【摘要】 近年來，隨著信息技術高速發展，傳統檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質向數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變。 檔案信息化建設是不可阻擋的趨勢，看一個企業檔案管理現代化的水平，主要是看其檔案信息化的程度，本文主要介紹了中核四O四有限公司檔案管理信息化建設的背景、目標、實施步驟、效果及前景展望，以供借鑒。
【關鍵詞】檔案信息化，實踐，展望
1 公司檔案信息化建設的背景
檔案信息化就是以館室藏檔案為依據，在不改變檔案原來的內容信息的情況下，對檔案本身的內容及檔案的存在形式進行符合信息轉變原則的改變，使檔案信息數字化，實現檔案資源共享。
公司檔案信息化管理是檔案工作適應公司信息化發展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為公司各項工作服務的不可缺少的手段。公司檔案部門應以檔案信息化為契機，進一步加強檔案基礎工作，優化檔案工作管理體制與運行機制，努力實現檔案信息化。
公司檔案工作起始于1959年，五十多年來，在核工業檔案館等上級部門的大力支持和具體指導下，在公司領導的高度重視、關心、支持下，始終按照"統一領導，分級管理”的原則，緊緊圍繞公司中心工作，立足公司檔案事業發展，對各級各類檔案實行集中統一管理，對分公司檔案工作進行業務指導、監督檢查。堅持"依法治檔，創新理念”的管理思路，逐步完善管理職能，夯實檔案基礎業務建設、人才隊伍建設，積極探索檔案現代化與數字化建設，檔案工作得到了快速發展，為公司生產、經營、發展及各項工作開展提供了堅強有力的信息保障。公司共有檔案館1個，二級檔案室10個，截至2012底，共有文書、科技、會計檔案近23萬卷（件）。目前公司檔案管理工作中還存在一些問題：一是兩級檔案部門管理水平參差不齊，保存的紙質檔案重復的較多，數據錄入缺乏標準，技術上難以解決數據整合。二是復合型人才不足，目前，既懂計算機管理知識，又懂檔案管理業務的復合型人才缺乏，工作效率不高。
2011年以來，公司加快了信息化建設步伐，先后實現了OA系統、106變電所無人值守系統、三維管網系統、財務管理系統等信息化建設目標。目前，正在建設的有物資集中采購系統、人力資源管理系統、檔案管理系統等，努力創建信息化公司。在公司信息化建設開創初期，即將檔案信息化納入公司信息化建設的總體目標，2012年，公司檔案館配合信息中心完成了檔案管理軟件需求分析、硬件需求分析、工作流程梳理等工作，對幾家軟件公司進行了對比分析，為了與集團公司保持一致，最終與方正公司合作開展"文檔管理信息平臺建設項目”，目前，已配備了檔案信息化專業設備、專業軟件，開展了檔案人員的計算機操作培訓。文檔管理信息平臺已成功嵌入公司協同辦公系統，公司隨即全面推廣應用。
當前，檔案信息化建設的重點放在電子文件的管理上，這樣有利于把數字檔案信息資源建設前移至文件形成部門。因此，我們要立足實際，對于文書檔案、科技檔案等通用性檔案信息化應用系統，要在引進成熟軟件的基礎上，主要做好與現有辦公軟件的數據接口工作，積極探索出檔案信息化的新路。
2 公司檔案管理信息平臺應用的目標
公司檔案信息化工作按照"統籌規劃、分步實施、安全保密”的原則，加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數據庫建設，加快推進人才隊伍建設，逐步實現檔案管理現代化，努力適應信息化建設和檔案事業發展的要求，逐步實現公司檔案信息資源數字化、檔案信息服務網絡化。
公司檔案館根據自身工作實際，建成符合公司檔案業務工作要求的功能模塊和界面處理，以實現電子文件與電子檔案的全程管理。提出了"文件管理子系統、檔案管理子系統、檢索利用子系統和系統管理子系統”四層管理模式，實現了信息管理系統電子文件網絡采集、整合、處理、歸檔全過程數字化。
檔案管理信息平臺按照檔案屬性分為：文書檔案、科研檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：文件管理、預歸檔庫、檔案管理工作、報表打印、檔案鑒定、檔案銷毀、庫房管理、損壞丟失管理、導入接受、導出移交。
用戶可根據工作考查、學術研究、經濟建設、個人取證等不同目的進行檔案檢索。此外，還有一些特殊應用，例如，檔案分類并不完全采用業務職能分類方法，而是在按業務活動劃分類別的基礎上，綜合運用了機構級別、機構性質、所屬區域、文件格式等分類標準。
檔案管理信息平臺是一個一體化綜合平臺，使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺應用后，將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能，為企業生產、管理提供決策服務，真正實現檔案管理水平質的飛躍。
3 公司檔案管理信息平臺應用的實施步驟
3．1 加強領導，明確職責。
公司檔案信息化建設是公司信息化建設的重要組成部分，必須與信息化整體建設同步規劃、同步發展。各級領導要以對歷史負責的態度，重視和支持檔案信息化建設，加大領導力度，為公司經濟和社會發展提供良好的服務。為此，必須做到：第一，新開發的各種業務系統必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求；第二，對于已有的各種業務系統，建立其與檔案管理信息平臺的接口，使系統能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數據，盡可能地將檔案管理監控職責向前延伸；第三，對于文書檔案，明確各業務部門歸檔范圍和責任，提供檔案收集、整編及業務系統接口，實現對歸檔文件的前端控制和全程管理；第四，對于科技檔案，在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規則、歸檔責任，使歸檔工作與工程建設同步、有序進行。
3．2 規范管理，注重實效。
檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規范化。公司檔案館應結合實際制定相應的檔案信息化規范性文件和標準，對現有的工作進行一次梳理，對于不適應、不符合的堅決予以整改。同時要轉變工作理念，從傳統的"保管”上升到"服務”的理念。保證公司產生的有保存價值的電子文件真實、完整、安全，真正發揮檔案信息化的效應。
3．2．1 制定較為完善的規章制度。為加強公司檔案信息化工作，需要制訂電子文件（檔案）接收、保管、利用等方面的制度；錄音、錄像、照片、多媒體檔案接收、保管、利用等方面的制度；檔案信息系統、數據安全方面的制度；檔案數字化處理操作規程；檔案數字化處理和管理電子檔案（文件）有關崗位和人員責任制等制度，以保證檔案信息化工作持續、健康、穩步的向前發展。
3．2．2 形成全員參與的工作局面。文檔管理軟件的開發和應用，改變過去只有文書人員參與歸檔的局面，使檔案信息化成為全員參與的工作。
3．2．3 形成與信息技術部門相互依托的銜接機制。檔案館在開展檔案信息化建設的過程中，設備、人員等技術力量都較為薄弱，必須依托信息技術部門的信息技術裝備和計算機專業人員，形成一種緊密合作、優勢互補的態勢。公司檔案部門和信息技術部門通過兩年合作，已實現了2011、2012年部分文書檔案的文件級目錄和部分電子文件的全文機檢，積累了一定的電子信息，也積累了電子檔案生成、整理、移交、歸檔、利用等實踐經驗，為我公司檔案管理的高效優質運行提供了技術保障。
3．3 統籌規劃，分步實施。
公司檔案信息化建設必須做到統籌規劃、統一標準、統一部署、避免出現兩級檔案館（室）"自成體系、各自為戰”的情況，要緊密圍繞公司生產、經營、管理、科研等中心工作，按照公司信息化總體目標和階段要求，制定檔案信息化建設目標和發展規劃，使檔案信息化與公司信息化保持同步發展。同時，要清醒地認識到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細、周全的實施方案，分批分階段地實現。
階段要求：
3．3．1 2013—2014年，全面建成公司檔案數據庫。采用檔案信息化手段，整合公司檔案館（室）檔案資源，建立公司檔案管理數據庫，包括文書檔案、科技檔案、財會檔案、聲像檔案等多種檔案信息數據庫。2013—2014年著重對館藏檔案文件級目錄進行錄入工作，在已有的目錄錄入基礎上，有計劃、有步驟地充實完備館藏檔案目錄數據庫。
3．3．2 2014—2015年，全面建成公司電子檔案信息中心。2014年開始對館藏文書檔案進行數字化掃描、轉換，2015年逐步實現文書檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率和質量，為公司生產、經營、管理、科研等各項工作提供有利的數據支持。
3．3．3 2016—2018年，全面建成公司數字化檔案館。2016-2018年完成館藏科技檔案的數字化工作，實現全部館藏檔案數字化，最終實現數字化檔案館。
4 公司檔案管理信息平臺應用后的效果
檔案管理信息平臺是檔案工作標準化的重要手段，它將傳統管理手段和先進技術手段有機結合，實現了檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化。通過建立統一的檔案管理信息平臺，將充分發揮檔案管理部門的信息服務功能，推進檔案管理高素質人才隊伍建設，真正實現檔案管理思想理念創新與技術方法創新。
公司檔案管理信息平臺建設應用后，用戶只需在個人辦公OA界面輕點鼠標，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現。用戶或查閱數據，或打印復印，或資料收集，均可自行快捷完成。檔案管理將實現圖、文、聲、像信息融合及網絡一體化管理，檔案從收集、整理、編目到存儲、借閱、銷毀等一系列管理工作都在檔案管理信息平臺上完成。數字化檔案占用空間小、儲存信息量大、檢索方便快捷、應用能力強、傳輸速度快，將大大提高辦公效率，增強檔案服務的實用性、安全性和保密性，實現檔案管理現代化、檢索便捷化、服務人性化，滿足用戶對檔案信息快速傳遞和共享的實際需求。 因公司檔案管理信息平臺上線運行時間不長，普及性不強，應用用戶人數不多，有待進一步宣傳推廣，其他應用系統與檔案管理信息平臺的標準接口尚未建立，還需要抓緊建設。
5 檔案管理信息平臺應用的前景展望
在檔案管理信息平臺的應用基礎上，可進一步規范檔案數字化信息標準接口，開發檔案掛接輔助工具包，完善檔案日志跟蹤，強化檔案元數據管理和統計報表管理，提供主動性推送服務。待檔案管理信息平臺在公司逐步完善并深化應用后，將建立以高速信息網絡為基礎，檔案數據管理為核心，內容建設為重點的統一有序的綜合資源檔案管理系統。將實現對歷史、現在、將來的檔案管理，涵蓋檔案管理的接收、整理、利用和保管等環節，將檔案管理的全部流程納入系統一體化管理，并與各相關業務系統關聯對接，實現數據資源的共建共享。從而將公司檔案管理工作進一步打造成資源豐富的、功能強大的、自動化程度高的數字化檔案館。
