隨著社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展，信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展提供了條件和基礎(chǔ)。檔案信息化管理是在計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息化技術(shù)結(jié)合中產(chǎn)生的一種先進(jìn)的科學(xué)管理方法，檔案管理已成為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的主要服務(wù)設(shè)施和服務(wù)基礎(chǔ)，提高檔案管理是確保當(dāng)前社會(huì)平穩(wěn)發(fā)展的前提。近年來(lái)檔案部門大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會(huì)發(fā)展同步。在當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用的過(guò)程中，檔案管理逐步的朝著電子檔案發(fā)展。在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，傳統(tǒng)書面形式的檔案已逐步的推出了社會(huì)的潮流，隨之出現(xiàn)了以電子格式文件代替書面文件的快速辦公軟件，其不但提高了辦公的速度，更節(jié)約了資源降低環(huán)境的污染。如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

1 檔案管理信息化的現(xiàn)狀

社會(huì)科技帶動(dòng)著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，促進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)的加速應(yīng)用。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷應(yīng)用，各個(gè)企業(yè)和單位都不同形式的出現(xiàn)了辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，在當(dāng)前文件的各種管理過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)已成為各種文件交流的主要形式，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。

1.1 社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。由于當(dāng)前檔案管理的過(guò)程中各個(gè)部門所使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不同，各種應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程不同造成在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)各種不協(xié)調(diào)因素和不利的影響，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

1.2 隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，生產(chǎn)力水平的不斷提高，檔案管理的效率也隨之不斷的提高和改進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法滿足當(dāng)前日益發(fā)展的需要，隨著當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理已成為當(dāng)前檔案發(fā)展的主體，但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，在當(dāng)前，由于在管理的過(guò)程中，各種計(jì)算機(jī)軟件和計(jì)算機(jī)記性的不同造成檔案自動(dòng)化你管理過(guò)程中的各種不一致和不標(biāo)準(zhǔn)，因此在未來(lái)發(fā)展過(guò)程中，電子信息檔案還有待加強(qiáng)。

1.3 檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

2 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

2.1建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)。隨著數(shù)字化信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的不斷應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)已成為未來(lái)檔案管理過(guò)程中的主要形式。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購(gòu)必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2.2 加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵。1）電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)變依賴機(jī)器識(shí)別的代碼型（電子檔案）。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。2）電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用。3）做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。4）解決好檔案電子文件的保存問(wèn)題。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證。

3 檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

3.1 加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。根據(jù)檔案管理的要求，對(duì)各種不同類型載體的檔案（如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案）進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂電子檔案管理辦法。

3.2 從穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型。保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展，人的因素是主要的。檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開(kāi)發(fā)又精通檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合人才；提高整支隊(duì)伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對(duì)性適合不同工作崗位的學(xué)習(xí)進(jìn)行知識(shí)更新，適應(yīng)對(duì)外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，克服人的惰性，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，有他們的用武之地和舒展才能的場(chǎng)所。

3.3 從提高現(xiàn)代化管理手段，實(shí)行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。檔案管理工作隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，逐步形成了一套具有系統(tǒng)性，完整性的管理工作體系。在檔案管理的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展成為檔案發(fā)展的主要基礎(chǔ)和前提條件，為檔案發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)和思想條件。在信息技術(shù)日益發(fā)展的過(guò)程之中，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化已成為未來(lái)檔案管理的主要發(fā)展趨勢(shì)。