電子文檔一體化管理，最直觀的解釋就是把文書工作和檔案工作整合一個(gè)工作系統(tǒng)，進(jìn)行統(tǒng)一控制和管理，其實(shí)質(zhì)就是將檔案管理的若干功能提前，實(shí)現(xiàn)文件、檔案的前端控制和全程管理。隨著鋼城企業(yè)總公司局域網(wǎng)的建成，對(duì)檔案信息的收集、管理和開發(fā)、利用提出了新的要求。隨著總公司產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、機(jī)構(gòu)改革等工作的不斷深入，電子文檔一體化管理面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，同時(shí)也面臨著跨越式發(fā)展的良好機(jī)遇。
　　一、總公司文檔管理現(xiàn)狀
　　現(xiàn)狀一：電子文件與紙質(zhì)文件的共存狀態(tài)（由秘書科專職文書處理）
　　從總公司局域網(wǎng)建成，電子文檔由此而誕生，電子文件與紙質(zhì)文件并存，大體上可以歸結(jié)為以下兩類情形：第一類是收文管理，先有紙質(zhì)文件，執(zhí)行對(duì)上級(jí)來文進(jìn)行收文登記，轉(zhuǎn)相關(guān)人員批閱流傳、辦理，流轉(zhuǎn)結(jié)束后根據(jù)存儲(chǔ)、利用等方面的需要由專職文書歸入檔案數(shù)據(jù)庫，形成相應(yīng)的電子文件。第二類是在發(fā)文管理中用計(jì)算機(jī)自動(dòng)辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）直接生成電子文件，但出于對(duì)文件證據(jù)要求或長久可讀的考慮，又將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件（在OA系統(tǒng)中這種轉(zhuǎn)換，未執(zhí)行發(fā)文擬稿、核稿、會(huì)簽、發(fā)文登記等流程），由專職文書歸檔，形成的紙質(zhì)文件于次年向檔案科移交。
　　現(xiàn)狀二：電子文件歸檔管理（由檔案科檔案管理員處理）
　　在總公司OA系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)辦公條件下，檔案管理模塊由檔案管理員對(duì)各職能部門歸檔的各種文件（如收文文件、發(fā)文文件和其他文件等）進(jìn)行修改，組入案卷。在案卷未封卷之前，可以對(duì)檔案中的文件進(jìn)行卷內(nèi)文件移動(dòng)，卷間文件移動(dòng)，甚至可以移出案卷，封卷后，可以對(duì)案卷進(jìn)行拆卷，案卷移交，提供方便的檔案目錄和檔案內(nèi)容檢索、查詢及借閱管理功能。普通用戶可按需要提出借閱申請(qǐng)，經(jīng)管理員批準(zhǔn)授權(quán)后，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上借閱。
根據(jù)上述情況，我們不難發(fā)現(xiàn)總公司在文檔管理中“文”和“檔”分離，實(shí)行各盡職能、各司其職，無疑對(duì)總公司文檔管理帶來不利。具體表現(xiàn)在：
　　第一，在工作環(huán)節(jié)上，文件管理部門與檔案管理部門既不協(xié)調(diào)，甚至脫節(jié)。如文書歸檔整理工作（立卷），本來應(yīng)由文書處理部門或人員完成，而現(xiàn)在卻是由檔案人員來做，其結(jié)果是文件材料的完整性、歸檔率等得不到保障，影響整理工作的質(zhì)量。
　　第二，在同一個(gè)機(jī)關(guān)部門內(nèi)，分散了有限的財(cái)力和設(shè)備，不能將資金集中統(tǒng)籌安排使用，一方面造成不必要的浪費(fèi)；另一方面不利于文件、檔案工作物質(zhì)條件的改善。
　　第三，文檔人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不夠全面。表現(xiàn)在：一是文件管理人員對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不清，例如，文件管理人員對(duì)文件存檔價(jià)值界定不清，認(rèn)為只要是文字材料就應(yīng)該存檔形成檔案；二是文件管理人員對(duì)文書的立卷工作不清，概念不明，甚至還不知道文書立卷是文件管理人員職責(zé)所在；三是檔案人員對(duì)《國家公文格式》、文書處理程序不清；四是檔案人員在分類整理“遲到”的文件時(shí)，對(duì)總公司當(dāng)年的大局、要事把握不準(zhǔn)，組卷時(shí)主次不分、輕重不分、文件的完整性、系統(tǒng)性心中無數(shù)。
　　第四，在檔案管理公眾信息平臺(tái)上非保密的、公開的檔案信息、日常辦公所需的內(nèi)部檔案信息不能在檔案信息平臺(tái)上自由查閱，必須通過提交申請(qǐng)得到授權(quán)后，方可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱。
   二、總公司實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理應(yīng)做到“四解決”、“一加強(qiáng)”、“一提高”
   （一）解決“文”和“檔”的管理體制。將文件處理工作和檔案工作統(tǒng)一由一個(gè)職能部門統(tǒng)管全程
總公司產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、機(jī)構(gòu)改革即將實(shí)施。電子文檔一體化管理是總公司發(fā)展的必然趨勢(shì)，在文件管理的系統(tǒng)里，文件管理和檔案管理有機(jī)的融為一體，兩種職能在“大文件”的概念下自然、有效地結(jié)合起來，由統(tǒng)一的文檔人員負(fù)責(zé)全程管理是符合機(jī)構(gòu)改革的“精簡機(jī)構(gòu)，轉(zhuǎn)變職能，提高效率”的總體要求。
其一：按照文件生命周期理論，文件從其產(chǎn)生、發(fā)揮作用到鑒定銷毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程，它是一個(gè)連續(xù)不間斷、前后銜接的過程，而且前一階段的文件質(zhì)量將直接決定后一階段檔案的質(zhì)量。因此，從檔案的系統(tǒng)性看，有必要把文件管理和檔案管理看作是一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，采取統(tǒng)一的工作制度和方法來控制前后各有特點(diǎn)但又互相連續(xù)、銜接的工作程序，從組織制度和具體工作程序上將二者統(tǒng)一起來，避免重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)約管理成本。
　　其二：紙質(zhì)文件的提前歸檔是一個(gè)具有關(guān)鍵意義的變革。由于電子文件歸檔后不影響文件形成部門的使用，其他部門也可以直接在網(wǎng)上調(diào)用，無須到辦文部門來查閱，所以文件形成部門沒有必要把相應(yīng)的紙質(zhì)文件留在辦公室里，轉(zhuǎn)而采取隨辦隨歸檔的做法。這樣一來，紙質(zhì)文件和電子文件的歸檔幾乎是同步進(jìn)行的。紙質(zhì)文件的隨時(shí)歸檔不僅減輕了機(jī)構(gòu)內(nèi)各部門保管文件的壓力，也減少了個(gè)人存放文件保管不善等問題，提高歸檔齊全率。
　　（二）解決檔案實(shí)體管理的簡化問題
實(shí)行文檔一體化管理，還必須突破傳統(tǒng)的思維，打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，探索更加適合計(jì)算機(jī)管理的現(xiàn)代化文檔模式。過去對(duì)紙質(zhì)文件整理以“卷”為單位，電子文件的出現(xiàn)推動(dòng)了紙質(zhì)文件管理改革，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案實(shí)體整理由“卷”向“件”的轉(zhuǎn)變，一方面，以“件”為單位的管理，只需輸入關(guān)鍵字（詞）便可快速度多途徑的達(dá)到全文系統(tǒng)的檢索功能，隨時(shí)隨處在網(wǎng)上利用；另一方面，以“件”為單位的電子文件管理可以根據(jù)需要建立文件之間的多維聯(lián)系，只要在檢索軟件中標(biāo)明紙質(zhì)文件（檔案）的存放位置，便可以非常方便地查找到對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件。這樣，對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)體秩序的要求就降低了，只要排列有序，位置明確，就可以借助電子文件檢索功能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的快捷查詢。立卷的簡化帶動(dòng)相關(guān)工作的簡化，使檔案人員從繁重的整理業(yè)務(wù)中解脫出來，更多地關(guān)注檔案信息資源的建設(shè)開發(fā)與服務(wù)。
　　（三）解決檔案價(jià)值的利用問題
　　檔案的真正價(jià)值在于利用，檔案信息提供利用網(wǎng)絡(luò)化，就是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為利用檔案的人們及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)地提供檔案信息的查閱使用。一是非保密的，公開的檔案信息，在公眾信息平臺(tái)上自由查閱，無需向檔案管理員提出借閱申請(qǐng)，得到授權(quán)后，方可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上借閱；二是日常辦公所需的內(nèi)部檔案信息，利用辦公網(wǎng)絡(luò)實(shí)行個(gè)人授權(quán)方式在專用服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中查閱；三是保密檔案信息，通過檔案管理部門信息管理人員對(duì)有權(quán)查閱的對(duì)象在檔案專用服務(wù)器中調(diào)用和提供。
    （四）解決檔案數(shù)據(jù)庫的安全管理
　　檔案數(shù)據(jù)庫的安全管理是檔案信息化建設(shè)首要的前提條件。檔案安全管理的重要性是由檔案本身和檔案管理的性質(zhì)決定的，檔案信息化建設(shè)必須充分考慮安全問題，處理好方便、高效與安全管理的關(guān)系。一是存儲(chǔ)安全，數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)應(yīng)使用帶自動(dòng)備份功能的專用服務(wù)器，設(shè)置工作站與辦公網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)接，同時(shí)使用光盤定期備份，采取第二個(gè)異地保管的備份。
　　（五）加強(qiáng)文檔標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
　　文書檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是文檔一體化管理的基礎(chǔ)，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，則無法進(jìn)行一體化管理，在制定標(biāo)準(zhǔn)化時(shí)既要考慮國家標(biāo)準(zhǔn)，又要符合文書（檔案）企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，形成文檔一體化的規(guī)范體系，例如，在對(duì)文檔一體化進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，既要參照《國家公文格式》、《檔案著錄規(guī)則》、又要參照（集團(tuán)）公司《公文格式》、《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》，使文書、檔案的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一到一個(gè)系統(tǒng)上來。
　　（六）改變?cè)械墓芾矸绞剑岣呷藛T綜合素質(zhì)
　　實(shí)行文檔一體化管理，要求文檔人員調(diào)整自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)提高綜合素質(zhì)，打破按部就班的管理方式。文檔工作對(duì)象與相關(guān)技術(shù)發(fā)生了變化，那么其管理方式及對(duì)人員素質(zhì)的要求也必須相應(yīng)的加以改變。管理方式方面應(yīng)該從以前的庫房式管理、文件簡單收發(fā)管理向信息化管理方面過渡。文檔人員素質(zhì)也應(yīng)有所提高，不但要熟悉檔案工作、文件處理工作，還應(yīng)熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，也就是說，他們不僅是管理專家，還是技術(shù)專家。
　　總之，二十一世紀(jì)是信息化的時(shí)代，隨著新時(shí)期信息工作和檔案工作的發(fā)展，文檔一體化管理是文書工作和檔案工作發(fā)展的必然結(jié)果，也是適應(yīng)總公司跨越式發(fā)展的必然趨勢(shì)。