隨著計算機技術的不斷發展，已使文件與檔案管理經歷了由傳統的手工管理到利用計算機分別進行管理，再到綜合利用計算機實行一體化管理三個階段。目前，隨著計算機網絡技術在企業的不斷普及和應用，電子文件的大量涌現，文件與檔案管理已經進入第四個發展階段——電子文件與檔案管理階段。如何對電子文件信息進行有效的控制和管理，使之在企業的生產經營中發揮更好的作用已經成為我們亟待解決的問題。“文檔一體化”為我們提供了電子文件信息控制和管理的主要手段。
    一、“文檔一體化”的概念。
    “文檔一體化”是從文書和檔案工作的全局出發，實現從文件生成、制發到歸檔管理全過程控制。它包括：文檔實體生成一體化，即對公文從生成、流轉、歸檔形成檔案，直至檔案被銷毀為止的整個生命周期進行全面管理；文檔管理一體化，即從管理體制、組織結構、人員配備等方面保證一體化的實現；文檔信息利用一體化，即利用時不考慮信息是文件信息還是檔案信息，用一條檢索命令即可查到所需的全部文檔信息；文檔規范一體化，即要制定出符合公文辦理和檔案管理實際情況的文檔一體化規范①。其中，文檔管理一體化是前提。目前，文書工作與檔案工作實行的是分別管理的體制，這是阻礙文檔一體化各項工作組織與實踐的一個重要因素。必須將文書與檔案工作實行統一管理，成立相應的機構，從解決文書、檔案工作中帶有普遍性的問題出發，使文件的形成處理、立卷歸檔與檔案的收集、整理、利用在統一的監督指導下機銜接在一起。文檔規范一體化是保證。沒有統一的規范，文書與檔案的工作仍然各行其事，文檔一體化綜合管理網絡就很難建立。文檔實體生成一體化是方式。為了實現對信息的有效控制和管理，減少重復勞動，提高工作效率，就必須對電子文件從生成、流轉到歸檔等各環節進行全面控制。文檔信息利用一體化是目的。網絡信息時代的一大特點就是信息資源的共享，我們實行文檔一體化管理也就是要將本機關、本企業在工作中形成、收集到的信息以最快捷、最安全的方式提供給每一位管理者。
    二、網絡環境下文檔一體化管理與傳統的文檔一體化管理的區別。
    首先，它們的內涵不同。“文檔一體化”并不是一個新概念，以往，也有許多企業、事業單位曾對實施文檔一體化管理進行過探索，內容僅包括文書紙質檔案。但是網絡環境下，文檔一體化的內容并不僅限于對傳統的文書紙質檔案的管理，而是應擴展到各種職能部門產生的各種不同載體和門類的檔案，如使用會計電算化后形成的會計檔案、使用CAD（計算機輔助設計）后形成的設計資料等。其次，網絡環境下，文檔一體化管理模式與以往文檔一體化管理模式是截然不同的。以往的文檔一體化管理模式是建立在獨立的文件與檔案管理體系基礎之上，都是遵循文件與檔案手工管理的程序和方法，即使是采用計算機技術，也僅僅是使原有手工管理更加規范化、系統化和效率化，并沒有給檔案管理帶來質的變化。在當今網絡環境下，要從事文檔一體化管理應該用信息化建設的思想統攬全局，只有這樣，檔案管理工作才能取得歷史性的飛躍。因此，網絡環境下，文檔一體化管理模式是建立在現代信息技術與先進的管理手段高度結合的基礎之上，按照現代企業管理、科技開發及生產、信息資源共享的要求重組管理體系，根據電子文件與檔案的形成和作用劃分管理程序與內容，制訂管理方法。
    三、網絡環境下企業文檔一體化管理體系的構建。
    網絡環境下大量電子文件的出現，決定了文檔一體化管理體系就是電子文件、檔案實體管理和控制體系。這里的“實體”不同于傳統的“原件”或“紙質文件”等狹義的物理意義上的“實體”，而是以處于離散狀態的文件、檔案內容和其所依附的載體為對象的廣義的“實體”。文件、檔案信息可以依附于不同的載體上，與載體不是一對一的關系，對文件、檔案信息的管理也就不是簡單的文件、檔案內容和“原件”和管理。因此 ，網絡環境下，文檔一體化管理體系應以電子文件、檔案的內容和載體為管理對象，以企業信息主管、數據管理人員、開發人員和數據載體維護人員為管理主體，以計算機網絡技術為手段，以信息管理制度和規范為保障來構建。
    （一）管理者的構成
    目前，我們企業的文書與檔案管理人員是文檔管理者構成的主體，他們在工作上相互獨立。在網絡環境下，隨著信息的傳遞速度和效率的提高，傳播方式的改變，文件與檔案同時作為一種信息，他們之間的界線已變得越來越模糊，特別是電子文件的大量涌現，幾乎消除了這一界線，這使得文件與檔案管理者已不能獨立承擔文件與檔案的管理職能。文件與檔案管理者再不是相互獨立的群體，也不是簡單地合二為一。具體地說，對電子文件信息的錄入和整編需要文書、檔案人員，對整個系統功能的完善、改造、開發新的功能及對電子文件安全性的檢測需要技術開發人員，保持系統正常運行需要系統維護人員，確定信息政策、標準、程序和方法，監督、組織、協調系統全面工作需要企業主管領導。整個文件、檔案管理體系功能的發揮，取決于以上人員的有機結合、共同努力。
   （二）組織機構設置
    信息化建設要求我們必須根據集成、規范的原則對機構做出相應的整合與優化。為了達到減少數據重復，提高信息處理效率和質量，最大限度實現企業內部信息資源共享的目的，企業可以組建一個信息中心來統一管理各項信息資源，即將企業內部矛盾各種文件、數據集中由一個信息中心來收集、整理、傳遞、存儲，并由該中心對電子文件實體管理系統建設進行統一規劃，制定企業信息管理政策、管理標準及工作程序；負責整個信息系統日常管理、維護。對于設有下屬機構的企業，還可在下屬機構設立分中心，配備專、兼職文件、數據管理人員，但為了各信息系統分散的資源能有機聯接，需要有統一要求，制訂統一制度，實行統一領導。總之，只有在目標高度一致和領導有效行使職權的前提下組建的文檔一體化管理體系才能保證文件與檔案工作者各負其責，密切合作，與技術開發人員、設備維護人員一同承擔起信息管理的職能。據有關資料介紹，美國近75%的大企業建立了自己的信息中心，設立了相當于副總裁的CIO（首席信息主管），即由具有領導、協調能力、商業經營頭腦及技術知識背景、CIO主管文檔控制系統，規劃、協調各環節信息工作，使整個信息管理系統在其統一控制和監督下有序運行，提高了電子文件與檔案管理系統在企業經營決策中的地位，真正發揮了檔案在企業經營管理決策中的重要作用。
    四、網絡環境下文檔一體化的管理程序和內容。
    以計算機技術為主的現代信息技術，不僅豐富了電子文件與檔案的內容和形式，也改變了以手工管理為主的傳統文件與檔案管理的內容和程序。根據前文對網絡環境下文檔一體化管理機構及人員構成的分析，可將文檔一體化的管理程序劃分為信息管理和載體管理兩部分。
信息管理包括文件或數據的輸入、審批、校驗、收集、整理、鑒定、銷毀、安全保密等八項。
   “輸入”是由文件形成部門將數據通過鍵盤或掃描儀等輸入到計算機中。
    “審批”是為了確保輸入數據或文件既有保存和使用價值，又不會泄密，在發文或公布某些信息時要履行審批手續，經主管領導批準后方可在網上公布。電子文件及檔案管理人員只有在確認主管領導審批簽字后才能將文件進行網上發布及歸檔處理。
    “核驗”是為了保證計算機本身所存數據文件或來源于其它信息系統的數據或文件在傳輸中的完整性、準確性，對數據進行校對。對原始數據的校對工作可由數據的形成部門來完成，對于掃描或外來系統數據應由信息中心設專人來校對。
    “收集”是原紙質檔案管理的基礎工作，按照慣例，會計、文書檔案是由檔案部門每年集中收集一次，科技檔案在項目結束后收集。在網絡環境下，按照文檔一體化管理中文檔生成一體化的要求，檔案的收集工作必須從文件的最后階段轉移到信息的整個生命周期，把檔案管理的要求貫穿于信息工作之中，實現文檔的超前控制，對有保存價值的信息進行即時收集和整理，使文件自然過渡到檔案，模糊文件與檔案的界線。
    “整理”是對數據的加工集成，是文檔一體化管理的一項重要內容。它要求檔案人員對信息進行判斷，確定信息價值以及系統應該對信息保管的年限，對電子文件虛擬歸檔，同時按照“一文一卷”等新的歸檔方法對備份的紙質文件進行整理、歸檔、保管。當然，由于計算機技術的應用而給傳統的檔案分類編號方法帶來了沖擊，這里對此暫不作探討。
    “鑒定”與“銷毀”一方面是通過檔案人員對信息保管時限的事先界定，由系統自動將已達到保管期限的信息剔除，經信息使用部門與檔案部門共同認定其確無使用價值后，在計算機數據庫中予以清除；另一方面由信息中心派人負責清除數據庫中未歸檔且無保存和使用價值的數據和文件，以保證很好地利用網上有限的空間，合理安排使用數據庫。
    “安全保密”是為了使系統的數據和文件不丟失、不泄密、不被盜用和篡改而對文件和數據采取的安全保密措施。一方面要有制度保證，如對文件和數據的備份制度，包括備份的管理部門、責任人、數量、標識、對備份介質的保管；數據、文件的安全保密檢查制度，包括在每日開機和關機時確認數據文件是否完整、對備份文件的定期檢查；數據和文件管理人員的保密制度等。另一方面要有技術保證，如在計算機系統設置跟蹤程序，設置文件使用權限，對文件加密以及安裝殺毒、防毒軟件等。
    載體管理包括網絡設備、硬件系統的管理和存儲介質的管理。建立網絡設備、硬件系統的維護和管理體系是保證電子文件與檔案生成、加工集成及使用的物質基礎。首先要建立維護管理制度，規定由信息中心的專業維護人員定期對系統的硬件、網絡設備進行維護、檢測，平時發現故障及文件、檔案信息運行問題要及時進行處理。此外，隨著計算機網絡設備及系統軟件的不斷更新換代，要保證存儲在不同介質上的信息永遠具有可讀性，就必須將數據及時復制轉載到新的介質上，還需定期或不定期對載體進行安全性檢查，對正常保存五至十年的載體或損壞的載體也應進行復制。對存儲介質的管理包括：一、對存儲介質的“身份”標識及說明，如存儲信息的內容、運行的軟、硬件環境、版本號、形成部門、形成時間、密級、保管期限、形成部門負責人確認的簽字或蓋章、對文件、數據進行安全性技術性檢測的結果等。二、對存儲介質的備份，一般應一式三份，一份提供利用，兩份異地保存，保存的環境應遠離熱源和酸堿等有害氣體，防止盤片沾染灰塵和污垢，避免陽光直射等，具體應按國家《磁性載體檔案管理與保護規范》中的規定執行。
    電子文件與檔案管理是現代企業信息管理的發展方向與必然趨勢，必應賦予文檔一體化管理模式以更深、更廣泛的內涵。二十一世紀是網絡的世紀，是信息的時代。企業信息化建設的浪潮正向我們涌來，誰在信息的收集和傳遞中占有先機，誰就能更快、更準地把握商機，占領市場，檔案工作作為企業信息化建設系統中的一個重要組成部分，再也不是一個檔案管理部門就能獨立完成的工作，它應被納入企業信息化的管理體系中去，只有這樣，企業檔案管理工作才能走上健康發展之路。
（注釋：①陳兆祝、沈天樂主編《現代檔案工作實務》第820頁。