摘 要：檔案信息資源的開發利用是檔案工作的重中之重，本文分析了鋼城企業總公司檔案信息資源開發利用存在的突出問題，提出了鋼城企業總公司檔案信息資源開發利用的基本思路。
關鍵詞：檔案信息資源  開發  利用

 
檔案信息資源開發利用是檔案工作的根本目的和中心任務。是檔案工作賴以存在和發展的基礎。從鋼城企業總公司（以下簡稱總公司）檔案工作實際看，檔案信息資源的開發利用主要存在認識、基礎資料、設施及管理水平等問題。這些問題的存在，嚴重影響著總公司檔案信息資源的開發利用，使總公司內部和外部的各類信息不能完全有效整合，更不能形成目的性強、價值更高的增值信息服務于總公司生產經營建設。為此，切實做好總公司檔案信息資源的開發利用，已成為檔案工作和檔案人員刻不容緩的重要任務。
    一、總公司檔案信息資源開發利用存在的問題
1、觀念陳舊，人員緊張，知識結構不全面，使信息開發利用較為滯后
在實踐中，由于受傳統觀念和思維定勢的束縛，檔案人員基本上按照“收集、整理、保管、利用”的模式運轉。在工作上仍然按部就班，觀念上受“重藏輕用”思想影響，本原性的檔案資源多，研究現實的需求不夠，加之人手緊張，檔案人員知識結構不全面，進行系統加工編研的專題成果少，使大量的檔案信息資源埋沒在故紙堆里，影響了檔案信息資源開發利用的深入。
2、檔案信息資源不豐富，門類不齊全
總公司檔案系統普遍存在檔案門類和載體比較單一，結構不盡合理，信息比較陳舊的問題?？偣灸壳八貦n案14025卷，主要以文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案為主，而科研檔案僅占0.47%、產品檔案僅占0.95%、設計檔案僅占2.60%、照片檔案僅占0.22%，工程竣工圖紙的規范原始性得不到保證。其主要原因是由于資料的形成部門以沒有產生相關資料為由，在歸檔上交多少，交什么都任其自然，有的是將有價值的資料留于自己手中“獨享”，有的是責任心不強將資料丟失，有的靠著“特殊制度”可以把不規范的、不具有法律依據憑證的資料通過“溝通”繼而“特辦”進行歸檔。從今年歸檔資料看，如本應永久保存的總公司技術性應用成果檔案、產品設計檔案、總公司工程項目位置申請資料等，卻因技術管理人員已無存儲之地，為自己“減負”只好交出了比較陳舊而使用價值已逐漸衰退的信息。面對遲來十年的寶貴資源，檔案人員只好“望紙興嘆”。
3、管理意識差，編研種類單一
檔案管理人員對檔案工作的管理大多數依然沿襲著傳統的管理方法，缺乏先進的管理技術，沒有主動性，創新意識差，編研種類單一?？偣揪幯胁牧?mdash;《總公司大事紀要》屬通用性編研材料，基本集合了總公司各項重點工作和影響較大的活動，它積累了檔案信息，但在記錄信息的質量和時效上還有待提高。此外，真正能夠結合生產經營需要，選擇一定專題，經過研究考證，編寫、匯編檔案的參考資料，能為總公司提供市場競爭力的寶貴資源的深層次編研工作仍停滯不前。
4、服務技術手段落后
總公司檔案部門雖然配置了計算機，但大多用于辦公文字處理，檔案信息的加工、存儲和開發利用仍處于低效率的手工操作階段?？偣揪钟蚓W的建成也未改變紙質檔案與電子檔案共存的現狀，更談不上利用先進的軟硬件設備，采用新的縮微復制技術，對科技檔案進行信息化的處理，改變落后的儲存、檢索以及運用方式，去適應總公司跨越式發展的需要。
二、檔案信息資源開發利用的對策
開發和利用檔案信息資源的關鍵是開發，開發是利用的前提和基礎，利用是開發的最終目的。沒有開發就根本談不上利用，沒有利用的開發也毫無意義。檔案信息資源的開發是對信息的搜集、篩選、整理和加工的過程，而檔案信息的利用，是實現檔案信息的潛在價值轉化為現實生產力，創造出可觀的經濟效益和社會效益。因此，檔案人員只有為檔案信息利用者提供優質服務，才可望達到實現自己的工作目的和體現自身價值。
1、轉變傳統舊觀念，變被動服務為主動服務
傳統的觀念注重“知識儲存”，當今的觀念注重“知識開發”，在知識儲存式的觀念支配下，檔案工作處于被動的“看攤守業”狀態，檔案室類似于封閉式的“藏書樓”，檔案人員類似于“看門人”。在現代企業制度下，這種舊的傳統觀念要變革，檔案管理工作不僅是“藏”更重要的是“用”。只有把檔案從靜態利用轉化為動態利用，從被動利用轉化為主動提供，以各種方式滿足總公司的各項工作的需求，才是檔案人員應盡的責任，更是檔案工作的最終目的。
2、加強基礎、豐富庫藏。
豐富庫藏、熟悉庫藏，抓好文書、科技、業務等檔案的形成、積累、歸檔工作，廣泛收集整理各門類的檔案材料，保證文件材料的齊全完整，確保檔案“三率”達到標準。檔案人員要有敏銳的檔案“嗅覺”和“觸覺”，密切關注、積極參與本單位各項活動，及時歸檔，豐富庫藏，增加信息存儲量。一是依據《總公司檔案管理標準》和《鋼城企業總公司工程竣工技術資料編制、交付歸檔和驗收實施細則》，加大執法檢查力度，敢于實行經濟考核。二是檔案人員要積極參與總公司各項重大經濟活動，了解其發生、發展和終結的過程，對所形成的文件材料、音像制品等原始檔案嚴格把關，實行全方位、多角度、全過程控制，及時做好歸檔和跟蹤服務。三是不斷完善硬件設施，確保檔案絕對安全。
3、加強檔案編研工作
檔案編研工作要提高前瞻性、針對性，避免滯后性、盲目性，突出編研“精、快、靈”特色。
精，是指檔案室編研作品的內容要盡量濃縮，短小精悍。總公司領導和各部門利用編研作品的目的在于查考、借鑒，“對癥下藥”。因此，他們迫切需要經過濃縮，提煉的系統性專題性檔案信息，以便根據過去的經驗、做法，甚至是教訓迅速做出決策，解決問題。內容冗長的編研作品顯然不能適應總公司工作的需要。如：針對員工涉及工資待遇進行上訪事件的增多，可編輯《總公司現行勞資文件匯編》，讓員工準確了解掌握總公司的政策。根據總公司各單位生產、經營、管理、科研等需要和市場需求，有針對性地把分散零碎、不系統的檔案材料進行系統整理加工，匯編成各種專題資料，如：《科技檔案資料簡介》、《產品介紹》、《工程項目簡介》、《設備數據匯編》等編研成果，從而充分提高編研成果的使用價值。
快，是指把握好編研工作的時效性。時效性是不斷運轉的機關工作對檔案編研的必然要求。在工作實踐中我們深刻體會到，某一編研成果質量再好，倘若錯過領導決策和業務工作需要的時機，時過境遷，其使用價值就會衰減甚至消失。檔案室要盡量克服編研工作的滯后性，使編研成果發揮應有效益。在總公司開展重大活動前，提供相應的檔案資料服務。如在總公司資產評估中，需要大量有關房屋建筑數據，我們可根據現存的基建檔案編制《總公司房屋產權一覽表》，提供查閱，既省時又方便，提高工作效率。
靈，是指機關檔案室編研作品的形式要不拘一格，靈活多樣。如可借助多媒體技術，將文字配以圖形、圖像、聲音等，制成多媒體檔案編研作品等。
4、應用現代技術手段，提高檔案管理水平
隨著現代科技的飛速發展，檔案管理面臨著適應生產發展的需求問題。一是檔案數量的激增與有限的儲存空間和設備之間的矛盾日益突出，檔案存放和管理隨著歸檔資料的增多而顯得越來越困難；二是依靠傳統的方法和落后的技術設備無法準確及時滿足現代化對各種信息的需求；三是檔案部門的管理服務工作量日益加重，檔案人員完全依靠人工方式，難以進行整理、編目、檢索、統計等歸檔工作。所以，檔案的管理要適應總公司生產經營發展，要利用新的縮微復制技術，提高檔案的存儲密度，縮小檔案的體積，解決空間不足的問題，檔案部門應配備安全穩定的計算機軟硬件設備，實現檔案的信息化處理，文件數據的歸檔要移交軟盤、光盤或硬盤，利用好現有的局域網，實現檔案數據傳遞的網絡化，從時間、空間上為利用者提供方便。
5、大力加強檔案工作隊伍建設
檔案工作隊伍建設，在檔案信息資源開發利用中，具有決定性作用。隨著檔案業務范圍的不斷拓寬和現代化管理設備的逐步使用，對檔案管理工作的主體——檔案人員提出了新的要求。當前，總公司首先要考慮檔案隊伍的穩定性，在現有人員的基礎上拓寬視野，不拘一格，注重發現熱愛檔案工作、具有潛質的青年人才；其次要提供和保證必要的工作環境、工作條件、工作經費，爭取上級和總公司各單位的理解和支持；再次要加大業務素質的培訓力度，有針對性進行各種形式的業務培訓，特別要加強對計算機知識與技術、信息開發技術、網絡技術和基本技能的培訓。要通過體制創新、觀念創新，培養和鍛煉一支知識型、復合型的檔案專業人才隊伍，使檔案人才隊伍建設與總公司深化改革和生產經營等各項工作相適應。
綜上所述，改變陳舊觀念，做好庫藏檔案，精心編撰成果，應用現代技術手段，加強隊伍建設，變“死檔案”為“活信息”，使鋼城企業總公司檔案信息資源開發利用的潛在生產力作用得以充分發揮。