摘要：本文認為現行文、檔分治管理體制已不適應現代辦公技術環境，提出并論述了建立文檔一體管理體制的時代要求、重點問題、指導思想、理論基礎、基本設想。
關鍵詞：文檔管理體制   改革   創新

　　構建適應文檔一體化運行機制的新型管理體制已勢在必行。筆者就此略陳管見。
　　一、構建文檔一體管理體制是時代進步的要求
　　各類機關機構改革的繼續深化，計算機技術、網絡技術和材料技術的快速發展，無紙化辦公環境的不斷形成，電子文件的大量涌現，文件歸檔方式的靈活多樣等等，既為文檔一體化管理提出了客觀要求，也為文檔一體化管理提供了強大的技術支撐。但是，文檔一體化管理至今尚未完全到位，根本原因就在于現行文、檔分治的體制性障礙。現在文書工作由“兩辦”（中共中央辦公廳、國務院辦公廳）領導，檔案工作由國家檔案局領導。這種管理體制，在建國初期為建立正常的機關文書、檔案工作發揮了重要作用，也與紙質文件為主體、手工操作為唯一方式的文、檔工作基本相適應。從20世紀80年代后期起，特別是近幾年來，隨著辦公自動化速度的加快，文、檔工作界限日益淡化，一體化管理已勢不可擋。2001年4月，在中央、國家機關檔案工作座談會上，中共中央辦公廳主任王剛講話指出：在中央、國家機關檔案信息化建設工作中，首先要堅持文檔一體化原則，并且強調，多年的實踐證明，機關的檔案信息化建設必須以文檔一體化為前提。可見，現行管理體制下文、檔工作分家的運行機制，現行行政規章所規范的文、檔工作行為，是有礙于貫徹“文檔一體化原則”和實現機關檔案信息化建設目標的。因此，解放思想，實事求是，與時俱進，改革現行管理體制，建立新的管理體制和運行機制，制定新的行政法規，開展實踐與理論創新，以適應新技術條件下文檔一體化的要求，就成了時代的呼喚。
　　二、構建文檔一體管理體制當前應重點解決的幾個問題
　　（一）認識問題。現行管理體制實行了近半個世紀，一些人已形成了一定的思維定式和行為習慣，新技術創造了文檔一體化新環境時，其認識并未與實踐的發展同步前進，仍停留在傳統思維定式上。這種滯后認識，對深化文檔一體化建設產生了嚴重的負面影響。因此，應以歷史唯物主義的科學態度，深入研究文檔工作運行規律和發展趨勢，認識文檔管理體制創新的必要性。
　　（二）觀念問題。改革不合時宜的現行體制，創建新的管理體制，關鍵要以先進的觀念作指導。首先是強化改革觀。構建文檔一體管理體制是社會發展對文檔工作的必然要求。當今世界高新科技突飛猛進，強烈地沖擊、震撼和改變著人們的生存環境、思想觀念與行為方式。面對高度發達的自動化技術、全新的信息記錄和傳輸方式，重新審視現在工作方式和工作環境，我們只有認清形勢，強化改革意識，敢于破舊立新，才能與時俱進。其次是更新價值觀。現行文檔管理體制、工作模式與運行機制是手工作業的產物，已不能適應先進生產力的發展要求，妨礙了文檔一體化的真正實現，不利于文檔工作資源的優化配置。因此，應以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，用“三個有利于”價值標準去認識現行管理體制的滯后性，積極探索新技術條件下文檔管理體制創新的必然性。
　　（三）文檔關系問題。長期以來，由于受現行管理體制所限，文、檔工作之間存在著一條人為的鴻溝，標準、規范各自為政，業務建設各行其是，造成文件材料歸檔完整率難盡人意，影響了檔案的整理、鑒定、編研質量，檔案信息資源利用效益不高。因此，應以鄧小平“開發信息資源，服務四化建設”思想為指導，樹立整體優化與綜合開發意識，徹底理順文、檔工作關系，疏通上、下游渠道，使文、檔工作在統一的管理體制和標準規范下形成一條龍服務體系，切實提高文檔工作的整體質量和效益。
　　（四）創新問題。一是體制創新。構建文、檔一體管理體制是一項系統工程，包括機構設置、隸屬關系、人員配置以及相關的法律法規、規章制度、運作機制等，既不能急躁冒進，也不能消極等待。應以實事求是、積極穩妥的態度，建立由行政官員、專家學者和基層人員組成的三結合研究隊伍，在充分調研和論證的基礎上，提出可行性方案供國家有關部門決策時參考。二是理論創新。實踐創新必然要求理論創新，為實踐的發展做出合理的解釋和提供科學的理據。因此，加快相關學科理論創新體系的建設已是當務之急。在基礎理論研究方面，應探索《文檔學概論》理論構架；在應用理論研究方面，應盡快建立《文檔管理學》理論體系，以適應實踐的需要并指導實踐健康有序的發展。
　　（五）體制轉型問題。應以歷史唯物主義態度來正確評價現行管理體制的歷史地位和歷史功績，并從實際出發，妥善解決新舊體制的轉換與銜接問題，正確處理和協調各方面的關系，以確保文、檔工作的健康運行。
　　三、構建文檔一體管理體制的指導思想和理論基礎
　　（一）構建文檔一體管理體制的指導思想。
　　以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，實事求是，解放思想，與時俱進，按照精簡效能和優化配置的原則，根據現代辦公條件變化及其對文、檔工作的新要求，構建適應辦公自動化新技術環境的新型管理模式，以提高文、檔工作水平，更好地為黨和國家的各項事業提供優質服務。
　　（二）構建文檔一體管理體制的理論基礎。
　　首先，辯證唯物史觀是構建文檔一體管理體制的哲學基礎。馬克思主義哲學關于經濟基礎與上層建筑的基本原理告訴我們，一定的上層建筑必須適應并保護一定的經濟基礎。從“科學技術是第一生產力”的科學論斷來看，文檔工作作為一種專業技術性工作，應當屬于經濟基礎范疇；文檔工作管理體制作為國家政治體制的一部分，應當屬于上層建筑范疇。就社會發展而言，現行檔案管理體制是建立在以紙質文件為主體、手工操作為唯一方式的傳統技術基礎之上的，因此，當傳統技術基礎已經動搖，傳統技術已經逐漸淡出歷史舞臺之時，其管理體制就不必繼續下去了。同時，當現代辦公自動化等新技術已經登上歷史舞臺并逐漸成為文、檔工作的主要方式時，構建適應并保護新技術的文、檔一體管理體制，也就成為歷史的必然了。
　　其次，信息論、系統論、控制論是構建文檔一體管理體制的一般科學理論基礎。當我們用“三論”的基本原理來認識文件到檔案的整個運動過程時，不難發現這樣一個顯而易見的事實：文件到檔案的發展變化過程是一個人工控制下的信息利用價值運動系統。因此，構建文檔一體管理體制，正是為了優化這個價值運動系統，使之具有更強的整合性、操作性和有序性，從而發揮出最大的整體功能。
　　其三，檔案形成與運動規律是構建文檔一體管理體制的專業理論基礎。文件從產生到消亡或永恒是一個完整的生命運動過程，經歷了現行作用——半現行作用——非現行作用三個階段，無論其運動狀態如何，它同所有的事物一樣，總是按照一定的客觀規律和特有的邏輯聯系向前發展變化的。人們只有認識、揭示、把握這一規律，去推動和強化文件作用向檔案作用作健康有序的轉化，才能實現文、檔運動過程的良性循環。反之，則損害文件與檔案的有機聯系及其整體作用。因此，當辦公領域處于手工作業時，文、檔工作界限明晰，實行文、檔分治的管理體制是具有積極意義的；但是在現代化辦公技術條件下，文、檔工作一體化已呈現出不可阻擋之勢的時候，就應該與時俱進構建和推行文、檔一體管理體制了。
 　　四、建文檔一體管理體制的基本設想
 　　（一）成立文件與檔案局。
　　成立各級文件與檔案局，列入同級政府行政編制，在各級黨委、政府的領導和上級文件與檔案局的指導下，統一領導和管理各級文件與檔案工作，包括文檔事業的政策法規、發展規劃、業務規范、教育科研、宣傳出版等，即由現在各級黨和政府辦公廳（室）所屬的秘書機構與檔案行政管理部門合并建成，履行其全部職責。各級各類機關均照此建立相應的管理體制，為貫徹“文檔一體化原則”提供組織保證。
　　（二）建立、健全相關的法律法規體系。
　　在現行的《中華人民共和國檔案法》和文件、檔案法規的基礎上，加快文件立法工作，做好文件、檔案法規的統一、修訂、健全、完善工作，建立起適應文檔一體管理體制的法律法規體系，為文、檔一體管理體制的建立和推進提供法律保障，使各級文件與檔案局能夠依法行使職權，并依法推進文檔一體化管理的法制化、規范化和標準化建設。
　　（三）建立文檔一體管理工作機制。
　　一是政府應加大機關信息化和檔案數字化建設投入，利用政府網建成開通文、檔信息高速公路，或由文檔管理部門建成獨立的文、檔工作網站；二是成立現行文件與檔案信息一體化社會服務機構，為文、檔信息資源綜合管理與開發提供便利條件，逐步實現文、檔信息利用的便捷化、制度化和社會化。
　　（四）增設文檔一體管理課程，加強文檔一體管理學術研究，搭建新的理論平臺，培育新型人才。
　　根據機關、企事業單位文檔一體化管理新形勢和政府文檔一體管理新體制對人才和理論的要求，應改革現在的檔案專業教學內容和課程設置體系，一方面增設《文檔學概論》和《文檔管理學》等專業課程，同時在其他相關課程中亦適當增加這方面理論與實踐的內容；一方面倡導專家學者和廣大文、檔工作者積極探討文、檔一體管理體制的實踐與理論問題，為文檔一體管理體制的建設和完善提供人才保障和理論支持。

參考文獻
1 王德康、鄒吉輝、李衛坤：《實現文檔一體化管理的研究》，《四川檔案》1999（3）
2 黃存勛、倪道善等著：《文檔一體化》，四川大學出版社，2000年。
3 鄒吉輝：《文件生命周期的實質是文件利用價值轉化過程》，《蘭臺內外》1999（3）