專門檔案4

試論我校檔案管理工作現(xiàn)狀和對策

——攀枝花市第十五中學(xué)校 陳增萍

【摘要】學(xué)校檔案是學(xué)校廣大教職工在從事教育活動、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中凝聚而成具有保存或參考價(jià)值的檔案資料,是從事教育教學(xué)活動、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評估必不可少的資料。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案 管理現(xiàn)狀 對策

檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作，是衡量一所學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志之一。學(xué)校檔案也是學(xué)校教育教學(xué)活動的真實(shí)記錄，對推動學(xué)校教育教學(xué)改革、科學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量、開展教學(xué)研究、維護(hù)學(xué)校的權(quán)利、展示學(xué)校的輝煌業(yè)績和發(fā)展歷程具有重大作用；學(xué)校檔案還是一個(gè)學(xué)校的廣大教職工在從事教育活動、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中凝聚而成的具有保存或參考價(jià)值的檔案資料,它反映了學(xué)校各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動情況,在學(xué)校工作中起著承前啟后的作用,分析利用學(xué)校檔案,能有效幫助提高教育管理和學(xué)校教學(xué)水平。做好學(xué)校檔案管理工作,對教育、教學(xué)、教研活動,有著十分重要的作用。

一、我校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段,我校和很多學(xué)校一樣，都存在著對檔案管理工作不夠重視,檔案管理資源不足和管理手段不高,其主要表現(xiàn)在以下幾方面:

1、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理意識淡薄,利用率不高。長期以來,由于學(xué)校各級、各部門的工作人員對檔案管理工作意識不強(qiáng),認(rèn)識不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性,是檔案管理工作得不到重視的一個(gè)重要原因。

2、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高,檔案管理工作開展難度大。我校原來沒有設(shè)定專職檔案管理崗位,甚至有一段時(shí)間學(xué)校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時(shí)配備的,其中一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗,缺乏系統(tǒng)培訓(xùn),檔案管理手段落后,嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。

3、重文書檔案，輕教學(xué)檔案。我校文書檔案上通下達(dá)，收集、歸檔有較為固定的渠道，形成比較完善的制度。而教學(xué)檔案是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，由于存在只重視教學(xué)不重視檔案的思想意識，造成制度不健全，無專職人員管理，缺乏教學(xué)檔案資料的完整性。

4、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo),檔案資料不全。學(xué)校檔案應(yīng)客觀完整記錄學(xué)校各方面的工作,為學(xué)校發(fā)展留下真實(shí)的軌跡。目前在很多學(xué)校普遍存在的現(xiàn)象:一是有的不具備最基本的保管檔案的條件，如檔案保管室的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火等條件不能滿足要求,使已有的檔案容易缺失或遭受破壞；二是檔案保管設(shè)備不齊全,規(guī)格不一,不能滿足新時(shí)期檔案多樣化的需要。如我校的原始檔案多為紙質(zhì)打印檔案,仍有部分手工抄寫、頁面規(guī)格紛歧的卷宗,而電子、音像、磁盤等介質(zhì)的檔案卻很少，形成檔案資料不夠完整。又如檔案的錯(cuò)歸錯(cuò)放、隨意歸檔、資料不全的現(xiàn)象,也使得學(xué)校檔案管理工作開展的難度進(jìn)一步加大。

二、加強(qiáng)我校檔案管理工作的對策

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),完善檔案管理工作體系。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作,要真正實(shí)現(xiàn)加強(qiáng)檔案管理工作，首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任。學(xué)校每年在制訂工作計(jì)劃時(shí)，要具體落實(shí)本年度檔案管理工作的目標(biāo)，并列入到學(xué)校整體工作計(jì)劃中去。應(yīng)該成立以校長為組長、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,建立完善的檔案管理制度,以積極推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作發(fā)展。

2、加強(qiáng)檔案管理人員的自身素質(zhì)，專職人員管理,是強(qiáng)化檔案管理工作基礎(chǔ)。檔案管理是一門復(fù)雜的科學(xué)，作為學(xué)校的專職檔案工作人員，必須具有較高的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng),還必須做到業(yè)務(wù)精通。

檔案管理人員的自身素質(zhì)是搞好檔案管理工作的一個(gè)十分重要的條件，檔案管理人員在工作中要不斷鉆研業(yè)務(wù)，取長補(bǔ)短，精心操作，加強(qiáng)自身建設(shè)，不斷提高自身素質(zhì)。我校對檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)加大了培養(yǎng)力度,一方面積極組織檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識；另一方面建立健全學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò),運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備,提高管理水平,跟上辦公自動化步伐。

3、全校參與,增強(qiáng)檔案管理工作意識。通過向全校教職工宣傳檔案管理工作的重要性,舉辦檔案法規(guī)和制度的講座，開展檔案知識競賽,來提高教職工的檔案意識,促使各科室人員都重視并支持學(xué)校檔案管理工作。學(xué)校各科(組、處)室設(shè)兼職檔案員,積極參與和配合學(xué)校檔案管理工作,開展檔案的收集、整理、歸檔,從組織上、人員上保證檔案工作的順利開展。

4、加強(qiáng)硬件建設(shè),保證檔案管理工作質(zhì)量。硬件建設(shè)是提高檔案水平的保障,同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要設(shè)立專門的綜合檔案室,添購檔案管理設(shè)施設(shè)備,分類存放,編檔管理,做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施,確保檔案材料保管安全、使用方便、管理規(guī)范。

5、多點(diǎn)開花,豐富檔案管理工作內(nèi)容。檔案工作是一項(xiàng)累積性工作,首先需要檔案管理人員在日常工作中注重學(xué)校各類資料的收集和整理,全方位收集相關(guān)檔案資料,倡導(dǎo)學(xué)校全體師生支持學(xué)校檔案的管理工作,積極提供有記錄價(jià)值的教育教學(xué)資料,也要努力拓寬檔案收集范圍,挖掘檔案資源,比如收集分散的知名校友檔案等,使室藏檔案內(nèi)容豐富充實(shí)起來。

6、實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化,拓寬服務(wù)領(lǐng)域。隨著社會科技的進(jìn)步,檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向,一方面利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率,使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。另一方面利用現(xiàn)代化管理手段將管理檔案信息及時(shí)提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各教研組和社會有關(guān)部門,提供查閱便利,提高使用利用率,使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值,促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。

7、與時(shí)俱進(jìn),努力與校園文化建設(shè)相結(jié)合。學(xué)校檔案是展示學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)成果的重要載體。因此，學(xué)校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下,努力體現(xiàn)多姿多彩的生命魅力和獨(dú)具個(gè)性的文化氛圍,努力與德育教育各類活動相結(jié)合,成為校園文化建設(shè)的重要基地,最大范圍反映學(xué)校的文化風(fēng)貌和歷史面貌。

總之,學(xué)校檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分,我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí),主動提供檔案利用服務(wù),做到檔案管理工作和管理方法的科學(xué)化,管理手段的高效化,檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化,建立檔案管理工作長效機(jī)制,使檔案價(jià)值得以充分體現(xiàn),推進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

[1] 周楓,辛梅菊.做好學(xué)校檔案管理工作初探[J]山東檔案

[2] 佚名《提升檔案管理人員素質(zhì)的對策與建議》