（１）整理上的區(qū)別：采用現(xiàn)代化管理手段的單位，檔案信息檢索的查全和查準(zhǔn)已不成為問題，因而對文件材料的排列要求并不十分嚴(yán)格，只要適當(dāng)照顧事由原則即可。而沒有采用現(xiàn)代化管理手段的單位，為解決檢索問題，在文件材料排列時(shí)則應(yīng)當(dāng)按照事由原則來排列。
　　（２）檢索工具編制要求的區(qū)別：采用現(xiàn)代化管理手段的單位，由于信息檢索的方便快捷以及檢索途徑的多樣化，因此一般說來只要編制歸檔文件目錄以備特殊情況下使用即可。而對于沒有采用現(xiàn)代化管理手段的單位，為更好地解決檢索問題則必須編制如歸檔文件目錄、專題文件目錄、文號(hào)索引等多種手工目錄。
　　（３）達(dá)標(biāo)要求的區(qū)別：采用現(xiàn)代化管理手段的單位，由于檢索、登記等方面的現(xiàn)代化，在開展達(dá)標(biāo)工作時(shí)，再去編制專題文件目錄、文號(hào)索引、專題文件匯編、發(fā)文匯集等編研材料已無太大必要，因此這方面的工作可以從簡。而在沒有采用現(xiàn)代化管理手段的單位，這方面的工作則是必須的。