摘要：隨著實現檔案數字化的觀念越來越深入人心，檔案檢索中計算機的應用也越來越廣泛。作為連接檔案用戶與檔案館（室）藏的樞紐，檔案檢索系統優劣性很大程度上影響著檔案用戶檔案需求的實現以及新的檔案需求的激發。本文探討了檔案用戶、檔案檢索系統以及它們之間的交互關系，為完善這種交互關系提出了建議。

　　關鍵詞：檔案用戶  檔案檢索系統  人機交互 

　　交互，是指檔案用戶與檔案檢索系統之間所發生的交往和聯系。即檔案用戶和檢索系統對信息需求的生成、表達、傳遞、處理和反饋的過程。通過對這種交互行為的研究，可以提高檢索系統的檢索效率，建立面向檔案用戶的檔案檢索工具，使檔案檢索系統更好的服務于檔案用戶。本文將從交互雙方的基本情況和交互方式選擇兩方面來探討這種交互關系。 

　　一、交互關系的雙方

　　檔案用戶與檔案檢索系統的交互，由兩個方面構成：檔案用戶和檔案檢索系統。其中，檔案用戶的利用需求，是形成交互關系的基礎，沒有利用需求，交互就無法建立。同時，通過交互的過程檔案檢索系統也能夠提高用戶的基本信息素質，改進檢索系統，進一步刺激和誘發檢索需求。

　?。ㄒ唬n案用戶及檔案需求

　　檔案用戶，是形成交互關系的關鍵，用戶的利用需求則是交互關系建立的基礎。檔案用戶主體可以依照職業劃分為政府機關、企事業單位、科研單位、社會組織和個人等。這些主體的檔案需求既包括傳統的檔案需求如：檔案憑證需求、檔案查閱需求、檔案休閑需求和檔案編撰需求，還包括檔案咨詢服務需求、檔案整理服務需求、檔案寄存服務需求、檔案培訓服務需求、檔案鑒定服務需求等新型的檔案服務需求。而且隨著時代的發展，檔案需求還發生了新的變化。首先，網絡技術一方面提供了豐富的數字化檔案信息資源，極大滿足了檔案用戶需求，另一方面網絡發展所帶來的"信息爆炸”、服務方式雜亂等弊端也使用戶無所適從，對利用數字化檔案信息有了更高的要求。此外，在社會發展的大背景下，用戶需求發生了巨大變化,如用戶對信息和知識的渴望更為強烈,專深信息、個性化信息、特色信息需求增加明顯,用戶對信息的易用程度要求更高。

　　盡管用戶的需求增加了，但是由于檢索系統所響應的并不一定是用戶的檔案需求，而是用戶所表達的檔案需求，而用戶的需求表達和真實需求往往并不一致，這使得當前的檔案檢索系統不能滿足用戶日益增長的檢索需求。當用戶的需求表達小于實際需求時，查全率下降；用戶的需求表達大于實際需求，查準率下降；用戶的需求表達與實際需求僅在范圍上有交叉，并不完全吻合，則查全率和查準率都會受到影響；用戶的需求表達與實際需求完全不相符，檢索結果就沒有意義。因此，只有當用戶把檔案需求正確地表達出來，使需求表達與真實需求相吻合，才能達到預期的檢索目的，進一步刺激和誘發檢索需求。影響用戶需求表達的因素有用戶的信息素質以及用戶對檢索系統的認識。具體來說，用戶的信息素質主要體現在：1、用戶信息表達，這取決于用戶的信息認知能力以及對檔案檢索系統的熟悉程度和應用技巧。用戶在在構造檢索提問表達式時, 常常并不清楚自己所需檔案信息的具體特征，從而無法將泛泛的、模糊的利用需求轉換為清晰的概念表達出來。2、用戶的檢索行為，這點集中體現在用戶的檢索技巧上，不同用戶在檢索工具選取、檢索入口詞的選取和高級檢索方式(檢索式編寫)中存在差異。例如，用戶在利用檔案檢索系統時不能準確的將檔案需求轉換為系統所能處理的內容，如轉換為類目或主題詞。在檢索過程中，用戶的記憶、操作印象和檢索路徑存儲都是影響信息檢索效果的因素。因此，用戶與檔案信息檢索系統交互一方面應該提高用戶的基本信息素質，另一方面應該通過揭示和披露用戶信息素質，在系統層面建立與用戶素質相適應的使用與檢索體系，優先考慮用戶的適應程度。

　　（二）檔案計算機檢索系統

　　在交互中，檔案檢索系統對用戶的適用性狀況，也能夠刺激用戶的利用需求，完善交互關系。因此，除了檔案用戶外，檔案檢索系統也不因忽視。其中檔案檢系統的界面設計以及檔案檢索系統的質量狀況都對交互關系的發生有著重要的影響。

　　1、檔案檢索系統的界面設計

　　檔案檢索系統界面是用戶對檔案檢索系統的第一印象，也是檔案檢索發生的區域。因此，界面設計至關重要。檢索系統界面設計因遵循以下幾個原則:（1）以用戶為中心,在界面設計時，要把用戶放在第一位，設計時既要考慮到用戶的共性，也要考慮到他們之間的差異性。另一方面，設計者也需要考慮目標用戶（潛在用戶）的行為方式。例如針對科研人員和一般公民，就可以設計不同的檢索入口并為科研人員提供高級檢索方式等；（2）一致性，檢索系統界面設計還必須考慮內容與形式的一致性，保持統一的整體形象。檢索系統界面的形式是為內容服務的，但本身又有自己的獨立性和藝術規律，其設計必須形象、直觀、易于被瀏覽者所接受；（3）簡潔與明確，例如在檢索頁面的主要部分只提供檢索輸入框，其他功能模塊盡量少，減少對用戶查詢的干擾。此外，還應該盡量減少瀏覽層次，力求以最少的點擊次數找到具體的內容；（4）體現特色，檢索系統設計者應清楚了解檔案館（室）藏背景、體現主題和服務對象的基本情況，選擇合適的表現手法，展示關鍵信息和特色內容，形成獨特、鮮明的風格；（5）兼顧不同的瀏覽器，隨著網絡技術的發展，瀏覽器也在不斷更新換代，檢索系統在設計時，應當根據當時用戶瀏覽器分布情況決定設計所面向的瀏覽器類別和版本，在設計開發和使用某些功能時要在這些瀏覽器上進行全面測試，以保障其正常工作。

　　2、檔案檢索系統的質量狀況

　　檔案檢索系統對用戶的適用首先取決于檢索系統自身的質量情況。檔案文件檢索系統的資源情況、檢索效率、費用效果比、系統易用性等因素都對用戶需求有著重要的制約作用。（1）檢索效率，檢索效率反映了系統運行結果與用戶檢索需求的吻合程度，吻合程度越高，越接近用戶的預期目的，用戶的滿意程度就越高；（2）系統響應時間，是指一次檢索過程中，從用戶向檢索系統提出問題，到檢索系統完成匹配過程，形成檢索結果，交付用戶所需的全部時間。系統的響應時間不宜超過10 秒。此外，在用戶等待檢索結果時，還應通過顯示文件的大小、進度條或者其他形象化的方式讓用戶可以預測等待的時間；（3）系統資源因素，是指檢索系統所擁有的檔案信息的數量和質量。檢索系統所容納的檔案信息愈完整，價值愈大，利用頻率愈高；（4）系統易用性因素。檔案檢索系統的設計應當便于利用，越簡單易用的檢索系統，用戶的使用頻率愈高。

　　二、交互方式

　　檔案用戶與檔案檢索系統之間的交互方式可以根據用戶是否直接參與檢索過程，劃分為委托式檢索和非委托式檢索。在使用計算機檢索系統時，非委托式檢索又稱為人機對話式檢索。這兩種不同的檢索類型實際上是兩種不同的交互方式：非委托式檢索是一種直接交互的方式，委托式檢索是一種間接交互方式。

　　直接交互方式是用戶直接使用檢索系統查找所需檔案。這種交互方式的優點是：1、用戶選擇所需檔案的自由度比較大，用戶可以廣泛的瀏覽各種檢索工具和數據庫，從中篩選自己所需要的檔案，相比委托檢索有更大的選擇余地；2、反饋性好，系統信息可以迅速、準確地反饋給用戶，用戶可以隨時調整檢索內容和檢索策略；3、檢索及時，在計算機檢索中，直接交互方式可以通過增加終端使多人同時進行檢索，避免等候現象，此外還可以通過提供遠程查詢服務，為用戶提供便利，減少檔案工作人員的工作量；4、用戶信任度高，在直接交互方式中，用戶直接與檔案檢索系統發生關系，不存在交互媒介，用戶對檢索結果的可信度更高，更容易接受。但是直接交互方式對用戶的檢索能力和信息素質要求較高，如果對檢索系統不夠熟悉，檢索技能不高，就有可能走彎路，造成漏檢和誤檢。此外，現階段我國檔案館、室的檢索工具大部分是不公開的，實現直接交互的難度較大，部分檔案館網站提供的檢索功能，則存在數據庫較小，檔案信息內容不全面、數據訪問不穩定的問題。

　　為了更好地發揮直接交互方式的優越性，解決存在的問題，可以采取以下幾種措施：1、開放檢索工具，檔案部門應當進一步解放思想，創造條件，盡快提供可為用戶使用的檢索工具。如上海市檔案館就已經提供了網上查檔和預約調卷的服務，這樣一來不僅方便了人民群眾使用檔案，也減少了檔案人員的工作量。2、完善計算機檢索系統，設計友好的檢索界面，如上海市檔案館檢索系統同時提供瀏覽檢索和專題檢索兩種方式以適應用戶的不同需求。在條件許可時還應向用戶提供遠程查詢服務。3、開展咨詢服務，配合和支持直接交互方式。4、開展用戶培訓，幫助用戶了解和熟悉檢索系統。例如可以編制和分發檔案檢索系統使用手冊，對使用頻率高的用戶開展專題講座等。直接交互有利于提高利用檔案信息的時效性和從信息系統和信息網絡獲取信息的方便性。

　　間接交互方式是用戶將檢索需求告知專職檢索人員，由專職檢索人員使用系統檢索，再將檢索結果反饋給用戶。間接交互方式的優點是：1、對用戶的適應性強。2、檢索效果較好。作為用戶與系統之間的中介，檢索人員的素質在間接交互方式中起著至關重要的作用，檢索人員通常需要具備較寬的知識面和較強的檢索技能。此外，間接交互方式中系統對于用戶信息反饋的靈敏度較差，對檢索策略的調節也不夠及時靈活。

　　直接交互方式和間接交互方式具有不同的特點，在實際應用中，應根據實際情況的不同，靈活采取不同的交互方式，以滿足不同層次、不同要求用戶的檢索需求。同時，應當順應信息公開的需要，逐步公開檔案檢索工具，保證直接檢索，進一步實現網上檢索。

　　三、對檔案信息化建設的啟示

　　檔案信息系統的建設應采取頂層設計思路，真正建立全面的、系統的、面向公眾查檔需求的集成平臺與通用系統。逐步解決檔案系統不集成，信息結構不統一，檔案數據不系統、不完整、不共享的問題，真正實現檔案資源有效的整合、組織、存儲和提供利用。應針對公眾對檔案資源的利用需求提供高效率的查準、查全服務機制，研究開放的、靈活的、動態的、可擴展的檔案信息化建設模式。

　　檔案網站的作用不能只停留在檔案工作宣傳和館藏建設上，應向綜合服務功能轉變。除了開通檔案檢索、在線展覽、檔案編研、檔案教育外，還可以提供一些現行文件閱覽服務、網上預約查檔服務、在線互動服務、地方特色服務、愛國主義教育服務等。檔案網站應該在保持地方特色的基礎上，為公眾提供良好、及時的信息服務，不斷提高網站訪問量，擴大對檔案工作影響力。

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