二十一世紀(jì)是一個(gè)信息時(shí)代，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的提出，各行各業(yè)都開(kāi)始引進(jìn)信息技術(shù)。在人事檔案管理方面，鑒于傳統(tǒng)人工管理方式的繁瑣性和封閉性，對(duì)人力資源信息管理系統(tǒng)進(jìn)行了引入，旨在使人事檔案管理更加方便，人力資源信息更加開(kāi)放。本文對(duì)人事檔案管理中人力資源信息系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)行了相關(guān)的分析。
1 人事檔案管理及人力資源信息系統(tǒng)的概念
人事檔案是一種紙質(zhì)的文件材料，檔案中記錄著一個(gè)人的基本信息，主要包括個(gè)人的學(xué)歷信息，政治面貌，職業(yè)信息等情況。公司通過(guò)查閱一個(gè)人的人事檔案對(duì)一個(gè)人進(jìn)行客觀全面的了解，以此來(lái)確定一個(gè)人的選拔和任用。人事檔案管理在傳統(tǒng)意義上來(lái)講就是對(duì)個(gè)人的學(xué)歷信息、職業(yè)履歷、各種證書(shū)證件等紙質(zhì)材料進(jìn)行統(tǒng)一匯總收集、鑒別、整理、歸檔和轉(zhuǎn)遞的工作。
人力資源信息系?y是企業(yè)以人力資源管理為目標(biāo)，以信息化管理為基礎(chǔ)，以先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)為方法的一種科學(xué)的人力資源管理模式[1]。人力資源信息系統(tǒng)以人事檔案為核心，并在此基礎(chǔ)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，分類(lèi)匯總?cè)藛T的各種信息并對(duì)各種信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，以實(shí)現(xiàn)對(duì)人員的精細(xì)化管理。例如對(duì)單位或企業(yè)人員的工資狀況、考勤記錄、人員流動(dòng)狀況和聘用狀況等進(jìn)行記錄并以此為依據(jù)進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，方便人力資源管理人員的管理工作，或挖掘其中蘊(yùn)含的信息對(duì)管理工作提出指導(dǎo)性建議。
2 傳統(tǒng)人事檔案管理的特點(diǎn)和缺陷
2.1 檔案內(nèi)容十分豐富
人事檔案可以說(shuō)記錄了一個(gè)人從入學(xué)開(kāi)始一直到離退休以后所有的個(gè)人經(jīng)歷，包括詳細(xì)的學(xué)歷信息，政治面貌，就業(yè)信息，在職業(yè)生涯中的各種人事變動(dòng)信息、獎(jiǎng)懲信息，醫(yī)療信息等等。人事檔案中不僅包含了個(gè)人在人生各個(gè)時(shí)期關(guān)鍵的角色定位，比如學(xué)生角色、從事的工作中的角色等等，還記錄了在各個(gè)時(shí)期中的詳細(xì)信息，比如在就學(xué)過(guò)程中參加的競(jìng)賽，獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)，受到的批評(píng)懲罰，在人事變動(dòng)過(guò)程中的職位調(diào)動(dòng)信息，獎(jiǎng)懲信息，工作的突出貢獻(xiàn)等等。
2.2 檔案信息真實(shí)可靠
人事檔案的中的信息是真實(shí)并且非常可靠地，這是人事檔案必須做到并能夠給以充分保證的一點(diǎn)，若人事相關(guān)信息并不可靠，那人事檔案就失去了其存在的意義，而且會(huì)使得人事檔案在個(gè)人在就業(yè)過(guò)程中起不到任何作用，公司領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)根據(jù)人事檔案對(duì)個(gè)人進(jìn)行了解，更不會(huì)相信人事檔案中的信息。人事檔案中的內(nèi)容每年都需要進(jìn)行補(bǔ)充更新，人員所在單位會(huì)對(duì)個(gè)人在這一年中的各種表現(xiàn)，人事變動(dòng)，獎(jiǎng)懲信息等等個(gè)人的具體經(jīng)歷進(jìn)行詳細(xì)的收集整理和鑒別，從而對(duì)這些信息進(jìn)行歸檔，并保證信息的真實(shí)可靠性。
2.3 傳統(tǒng)人事檔案的缺陷
傳統(tǒng)人事檔案是以紙質(zhì)材料為記錄媒介的，這對(duì)人事檔案的保存提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因?yàn)樵诩堎|(zhì)檔案的保存和查閱過(guò)程當(dāng)中由于時(shí)間長(zhǎng)久等關(guān)系，在翻閱過(guò)程中可能對(duì)檔案造成損害。另外，當(dāng)工作人員需要對(duì)人事檔案進(jìn)行查詢或更新時(shí)，隨著時(shí)間的增加，人員數(shù)量變多，工作量也就會(huì)大大加劇，這會(huì)耗費(fèi)較多的人力物力和時(shí)間。
3 人力資源信息系統(tǒng)的優(yōu)越性
3.1 對(duì)人員管理更加方便，大大減小了管理人員的工作強(qiáng)度
通過(guò)信息系統(tǒng)的建立，管理人員能夠方便的對(duì)人事信息進(jìn)行收集匯總管理，并對(duì)信息進(jìn)行甄別，完成對(duì)人事檔案的補(bǔ)充。同時(shí)能夠更加方便的對(duì)人事檔案進(jìn)行查閱，減少了人力、時(shí)間的支出。
3.2 傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案得到保護(hù)，同時(shí)有益于工作人員身心健康
系統(tǒng)建成以后，除了首次對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入和每年對(duì)檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充以外，其余時(shí)間對(duì)檔案的利用均可使用信息系統(tǒng)進(jìn)行管理和查閱，減少了對(duì)紙質(zhì)檔案的翻閱，使其得到保護(hù)。
3.3 充分利用人力資源信息，擴(kuò)展信息的的使用方式
信息系統(tǒng)在查閱人事信息上的便利性使得工作人員的工作量大大減少，管理人員有更加充裕的時(shí)間對(duì)人事信息進(jìn)行更深入的挖掘研究，發(fā)覺(jué)其中蘊(yùn)含的有價(jià)值的信息，為員工的管理和招聘提供更加切合實(shí)際的建議。
4 人力資源信息系統(tǒng)在人事檔案中的應(yīng)用實(shí)踐
4.1 系統(tǒng)組成情況
人力資源管理系統(tǒng)涵蓋單位人員的各種詳細(xì)信息并提供相應(yīng)的各種管理功能，主要包括以下幾個(gè)模塊：人事檔案模塊、人事調(diào)動(dòng)模塊、財(cái)會(huì)模塊、機(jī)構(gòu)模塊、福利模塊、證件模塊等等[2]。其中人事檔案模塊根據(jù)個(gè)人紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行編寫(xiě)錄入，包括人員的學(xué)歷信息、政治面貌、職業(yè)履歷、獎(jiǎng)懲情況、健康狀況等等，要注意充分重視電子檔案和紙質(zhì)檔案的一致性，保證數(shù)據(jù)可靠真實(shí)。
4.2 系統(tǒng)建設(shè)的原則
人力資源信息系統(tǒng)在搭建的過(guò)程中要注意遵循以下幾種原則：（1）完整性原則，保證人力資源信息完整，系統(tǒng)功能完整；（2）自助性：要保證單位各個(gè)人員都能夠在自身權(quán)限范圍內(nèi)對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行訪問(wèn)查閱；（3）安全性：這是非常重要的一點(diǎn)，人力資源信息是一項(xiàng)非常寶貴的信息，而且涉及人員的部分隱私，該系統(tǒng)要充分重視保護(hù)信息的安全性；（4）長(zhǎng)遠(yuǎn)性：系統(tǒng)開(kāi)發(fā)要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，精細(xì)完善系統(tǒng)及其功能。
4.3 信息系統(tǒng)的功能
人力資源信息系統(tǒng)的核心是人事檔案信息，所有首要功能要能夠?qū)θ耸孪嚓P(guān)信息進(jìn)行錄入，并對(duì)人員經(jīng)歷的實(shí)時(shí)信息進(jìn)行匯總錄入。第二要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能，對(duì)人力資源的各種信息進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，還可以從中挖掘有價(jià)值的信息。第三查閱管理功能，要保證管理人員能夠?qū)θ肆Y源信息進(jìn)行有效快捷的管理，同時(shí)支持公司人員的在線查看功能。
4.4 信息系統(tǒng)的維護(hù)
系統(tǒng)建成以后，管理人員除了要對(duì)系統(tǒng)能夠熟練使用以外，還需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，包括資源信息的備份整理，人力資源信息的準(zhǔn)確性核對(duì)、完整性核對(duì)，保證相關(guān)信息準(zhǔn)確完整。
通過(guò)人力資源信息系統(tǒng)的建立，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)人事檔案管理的缺陷，兩者相互結(jié)合大大提升了人事檔案管理的效率和質(zhì)量。傳統(tǒng)的人事檔案最為人力資源系統(tǒng)最堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為人力資源系統(tǒng)的建立提供了強(qiáng)有力的保證，同時(shí)人力資源信息系統(tǒng)的建立又大大提升了關(guān)于人力資源的管理效率，并使得管理人員能夠從更多的角度對(duì)人力資源信息進(jìn)行更加充分有效的開(kāi)發(fā)利用，從而更好地對(duì)人員進(jìn)行選拔，對(duì)人力資源進(jìn)行更好地配置以使單位或企業(yè)更好地更有效率的運(yùn)轉(zhuǎn)。
1 人事檔案管理及人力資源信息系統(tǒng)的概念
人事檔案是一種紙質(zhì)的文件材料，檔案中記錄著一個(gè)人的基本信息，主要包括個(gè)人的學(xué)歷信息，政治面貌，職業(yè)信息等情況。公司通過(guò)查閱一個(gè)人的人事檔案對(duì)一個(gè)人進(jìn)行客觀全面的了解，以此來(lái)確定一個(gè)人的選拔和任用。人事檔案管理在傳統(tǒng)意義上來(lái)講就是對(duì)個(gè)人的學(xué)歷信息、職業(yè)履歷、各種證書(shū)證件等紙質(zhì)材料進(jìn)行統(tǒng)一匯總收集、鑒別、整理、歸檔和轉(zhuǎn)遞的工作。
人力資源信息系?y是企業(yè)以人力資源管理為目標(biāo)，以信息化管理為基礎(chǔ)，以先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)為方法的一種科學(xué)的人力資源管理模式[1]。人力資源信息系統(tǒng)以人事檔案為核心，并在此基礎(chǔ)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，分類(lèi)匯總?cè)藛T的各種信息并對(duì)各種信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，以實(shí)現(xiàn)對(duì)人員的精細(xì)化管理。例如對(duì)單位或企業(yè)人員的工資狀況、考勤記錄、人員流動(dòng)狀況和聘用狀況等進(jìn)行記錄并以此為依據(jù)進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，方便人力資源管理人員的管理工作，或挖掘其中蘊(yùn)含的信息對(duì)管理工作提出指導(dǎo)性建議。
2 傳統(tǒng)人事檔案管理的特點(diǎn)和缺陷
2.1 檔案內(nèi)容十分豐富
人事檔案可以說(shuō)記錄了一個(gè)人從入學(xué)開(kāi)始一直到離退休以后所有的個(gè)人經(jīng)歷，包括詳細(xì)的學(xué)歷信息，政治面貌，就業(yè)信息，在職業(yè)生涯中的各種人事變動(dòng)信息、獎(jiǎng)懲信息，醫(yī)療信息等等。人事檔案中不僅包含了個(gè)人在人生各個(gè)時(shí)期關(guān)鍵的角色定位，比如學(xué)生角色、從事的工作中的角色等等，還記錄了在各個(gè)時(shí)期中的詳細(xì)信息，比如在就學(xué)過(guò)程中參加的競(jìng)賽，獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)，受到的批評(píng)懲罰，在人事變動(dòng)過(guò)程中的職位調(diào)動(dòng)信息，獎(jiǎng)懲信息，工作的突出貢獻(xiàn)等等。
2.2 檔案信息真實(shí)可靠
人事檔案的中的信息是真實(shí)并且非常可靠地，這是人事檔案必須做到并能夠給以充分保證的一點(diǎn)，若人事相關(guān)信息并不可靠，那人事檔案就失去了其存在的意義，而且會(huì)使得人事檔案在個(gè)人在就業(yè)過(guò)程中起不到任何作用，公司領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)根據(jù)人事檔案對(duì)個(gè)人進(jìn)行了解，更不會(huì)相信人事檔案中的信息。人事檔案中的內(nèi)容每年都需要進(jìn)行補(bǔ)充更新，人員所在單位會(huì)對(duì)個(gè)人在這一年中的各種表現(xiàn)，人事變動(dòng)，獎(jiǎng)懲信息等等個(gè)人的具體經(jīng)歷進(jìn)行詳細(xì)的收集整理和鑒別，從而對(duì)這些信息進(jìn)行歸檔，并保證信息的真實(shí)可靠性。
2.3 傳統(tǒng)人事檔案的缺陷
傳統(tǒng)人事檔案是以紙質(zhì)材料為記錄媒介的，這對(duì)人事檔案的保存提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因?yàn)樵诩堎|(zhì)檔案的保存和查閱過(guò)程當(dāng)中由于時(shí)間長(zhǎng)久等關(guān)系，在翻閱過(guò)程中可能對(duì)檔案造成損害。另外，當(dāng)工作人員需要對(duì)人事檔案進(jìn)行查詢或更新時(shí)，隨著時(shí)間的增加，人員數(shù)量變多，工作量也就會(huì)大大加劇，這會(huì)耗費(fèi)較多的人力物力和時(shí)間。
3 人力資源信息系統(tǒng)的優(yōu)越性
3.1 對(duì)人員管理更加方便，大大減小了管理人員的工作強(qiáng)度
通過(guò)信息系統(tǒng)的建立，管理人員能夠方便的對(duì)人事信息進(jìn)行收集匯總管理，并對(duì)信息進(jìn)行甄別，完成對(duì)人事檔案的補(bǔ)充。同時(shí)能夠更加方便的對(duì)人事檔案進(jìn)行查閱，減少了人力、時(shí)間的支出。
3.2 傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案得到保護(hù)，同時(shí)有益于工作人員身心健康
系統(tǒng)建成以后，除了首次對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入和每年對(duì)檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充以外，其余時(shí)間對(duì)檔案的利用均可使用信息系統(tǒng)進(jìn)行管理和查閱，減少了對(duì)紙質(zhì)檔案的翻閱，使其得到保護(hù)。
3.3 充分利用人力資源信息，擴(kuò)展信息的的使用方式
信息系統(tǒng)在查閱人事信息上的便利性使得工作人員的工作量大大減少，管理人員有更加充裕的時(shí)間對(duì)人事信息進(jìn)行更深入的挖掘研究，發(fā)覺(jué)其中蘊(yùn)含的有價(jià)值的信息，為員工的管理和招聘提供更加切合實(shí)際的建議。
4 人力資源信息系統(tǒng)在人事檔案中的應(yīng)用實(shí)踐
4.1 系統(tǒng)組成情況
人力資源管理系統(tǒng)涵蓋單位人員的各種詳細(xì)信息并提供相應(yīng)的各種管理功能，主要包括以下幾個(gè)模塊：人事檔案模塊、人事調(diào)動(dòng)模塊、財(cái)會(huì)模塊、機(jī)構(gòu)模塊、福利模塊、證件模塊等等[2]。其中人事檔案模塊根據(jù)個(gè)人紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行編寫(xiě)錄入，包括人員的學(xué)歷信息、政治面貌、職業(yè)履歷、獎(jiǎng)懲情況、健康狀況等等，要注意充分重視電子檔案和紙質(zhì)檔案的一致性，保證數(shù)據(jù)可靠真實(shí)。
4.2 系統(tǒng)建設(shè)的原則
人力資源信息系統(tǒng)在搭建的過(guò)程中要注意遵循以下幾種原則：（1）完整性原則，保證人力資源信息完整，系統(tǒng)功能完整；（2）自助性：要保證單位各個(gè)人員都能夠在自身權(quán)限范圍內(nèi)對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行訪問(wèn)查閱；（3）安全性：這是非常重要的一點(diǎn)，人力資源信息是一項(xiàng)非常寶貴的信息，而且涉及人員的部分隱私，該系統(tǒng)要充分重視保護(hù)信息的安全性；（4）長(zhǎng)遠(yuǎn)性：系統(tǒng)開(kāi)發(fā)要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，精細(xì)完善系統(tǒng)及其功能。
4.3 信息系統(tǒng)的功能
人力資源信息系統(tǒng)的核心是人事檔案信息，所有首要功能要能夠?qū)θ耸孪嚓P(guān)信息進(jìn)行錄入，并對(duì)人員經(jīng)歷的實(shí)時(shí)信息進(jìn)行匯總錄入。第二要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能，對(duì)人力資源的各種信息進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，還可以從中挖掘有價(jià)值的信息。第三查閱管理功能，要保證管理人員能夠?qū)θ肆Y源信息進(jìn)行有效快捷的管理，同時(shí)支持公司人員的在線查看功能。
4.4 信息系統(tǒng)的維護(hù)
系統(tǒng)建成以后，管理人員除了要對(duì)系統(tǒng)能夠熟練使用以外，還需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，包括資源信息的備份整理，人力資源信息的準(zhǔn)確性核對(duì)、完整性核對(duì)，保證相關(guān)信息準(zhǔn)確完整。
通過(guò)人力資源信息系統(tǒng)的建立，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)人事檔案管理的缺陷，兩者相互結(jié)合大大提升了人事檔案管理的效率和質(zhì)量。傳統(tǒng)的人事檔案最為人力資源系統(tǒng)最堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為人力資源系統(tǒng)的建立提供了強(qiáng)有力的保證，同時(shí)人力資源信息系統(tǒng)的建立又大大提升了關(guān)于人力資源的管理效率，并使得管理人員能夠從更多的角度對(duì)人力資源信息進(jìn)行更加充分有效的開(kāi)發(fā)利用，從而更好地對(duì)人員進(jìn)行選拔，對(duì)人力資源進(jìn)行更好地配置以使單位或企業(yè)更好地更有效率的運(yùn)轉(zhuǎn)。
