一、面對挑戰,發現發展契機
集團公司規劃帶來的難題,對于檔案部門來說,既是挑戰,也是機遇。在這一系列的變化中,檔案部門面臨著信息化的問題,如何運用有效手段實現檔案安全傳遞,有效存儲、查詢,成為檔案部門首當其沖需要解決的問題。經過分析,檔案部認為,信息化是解決異地借閱、傳輸的有效方式,只有轉成數字信息后,才能實現遠程傳遞、存儲的可能。于是提出購置掃描儀,并成立電子檔案組,專門從事科技檔案的掃描工作。為加快掃描進度,四臺掃描儀以兩班作業方式進行,此舉為異地傳輸、借閱奠定了基礎。此項工作一直持續到2008年,完成了全部庫存260萬張的圖紙數字化轉化工作。與此同時,為了便于管理,檔案部門對電子文件的編輯、分類、入庫、借閱、管理工作與掃描同步進行,把所有電子檔案刻錄兩套光盤存放于密碼柜,實行異地保管。設計院正式搬遷大連后,檔案部經過分析認為,要提高工作效率,未來藍圖變白圖是圖紙打印的必然趨勢。圖紙管理是檔案部門的優勢,于是,他們又申請把原來設計院的autoCAD圖紙打印的職能接收過來。這樣,設計院原來電子數據傳輸、接收并打印的功能轉移到了檔案管理部,使檔案部門與設計、生產的聯系更加緊密,也使得企業檔案工作介入生產和管理的時間由原來的滯后運行轉變為超前參與。這一系列工作,奠定了企業檔案信息化管理的基礎,更指明了檔案工作發展的方向。
二、服務生產,研發自主管理軟件
檔案部的工作人員向記者介紹,2002年以前,檔案工作完全是傳統的管理模式。那時用氨水鍋醺圖,作業環境危害很大。工人用自行車向車間送圖,費時費力,所有工作完全靠手工操作,工作效率低。檔案部門的業務職能也相對簡單,只能“關門管理,被動服務”,屬于“被人遺忘的角落”。隨著電子數據的急劇增加,傳統落后的工作模式已經完全不能滿足企業生產經營的需要。檔案部門開始思考如何開發適合企業技術文件和檔案工作特點的檔案信息管理系統,以滿足高速發展的企業生產經營需求。2006年,經過反復的調研、需求分析,形成設計方案,檔案管理部開始與清華紫光公司聯合開發檔案信息管理軟件,整個開發過程都以一重的技術文件和檔案管理業務為軸線展開。2009年1月,由檔案管理部主導開發的中國一重檔案信息管理系統正式運行。一重的檔案信息管理系統不僅實現了自動接收設計圖紙、工藝文件入庫,并且可以判斷圖紙是否符合生產技術要求,除了電子文件的歸檔、整理、利用等工作以外,這套系統側重于電子文件運行過程的管理和控制。建立歸檔管理系統。即與一重的財務信息管理系統、辦公自動化系統、生產控制管理系統、物流管理系統、產品設計管理系統、產品工藝管理系統、人力資源管理系統,以及產品合同管理系統等各系統做好接口,將需要歸檔的各類電子檔案進行分模塊管理并開發。建立電子文件管理系統。根據不同部門檔案管理職能,實現圖紙、工藝等生產用技術文件的自動化分流;根據產品制造合同以及圖號、版次的不同,自動分解并分發電子版文件到指定生產單位。完全擺脫以往依靠手工從計算機圖庫中挑選圖紙的工作方法,提高工作效率和圖紙分發的準確率。通過檔案信息管理軟件,建立集團公司檔案管理聯合目錄,實現跨子公司、事業部和地域限制的目錄級檢索。將集團公司、子公司、(各行政)事業部形成的各類檔案集中體現在聯合目錄之中,方便利用人員隨時了解各類檔案的館藏結構。正如一重集團總裁馬克在接受本刊記者采訪時所說:“這套檔案信息管理系統是為一重量身打造的,適合一重的企業生產經營特點,不僅實現了工藝文件與檔案資料的異地傳遞,自動接收入庫,而且拓寬了檔案部門的職能,檔案部門由原來單純的文件分發、檔案保管部門變為了企業信息化的信息管理部門,由‘被人遺忘的角落’發展為與信息部門、技術部門并列的企業三大信息中樞系統。檔案管理與一線生產緊密結合,已經成為了一重生產經營中不可或缺的一個環節?!?/P>
三、精練內功,拓展服務職能
一重集團高層認識到,信息化是檔案部門發展的大方向,因此每年都要求檔案部門根據企業生產變化,圍繞信息化有所創新,并與檔案部門一起研究下一年度的發展目標。2004年,工藝、材料研發部門正式遷至天津研發基地,對工藝文件的入庫、打印、發放、管理等工作又提出了新要求。而隨著公司迅猛發展,產值連續翻番,在大連、天津、上海、鞍山等地又建造了加工基地,駐外子公司事業部對技術文件的需求越發廣泛。于是,檔案管理部門的遠程查詢、發放等網絡服務應運而生并迅速展開。由于一重檔案信息管理系統屬于聯合開發,源代碼知識產權歸屬一重,工作中,檔案管理部不斷培養檔案與計算機復合型人才。基于此,檔案信息系統得以不斷完善,每年都在調整和增加功能模塊,使系統越來越適應生產特點,服務也越來越快捷、安全、準確。在產品外協數量逐漸增多的情況下,檔案管理部利用信息系統引入加密功能,通過各事業部負責提交外協廠家的詳細名錄,檔案管理部記錄外協廠家準備的專用筆記本電腦基礎信息(包括硬盤序列號,網卡的MAC地址等信息),進行密鑰授權,并把每把密鑰與專用的筆記本電腦捆綁到一起,使用培訓、管理考核等流程,將原來需要8~10天的外協招標縮短為1天。經過實踐,總結形成了《外協招標技術文件加密管理實施辦法》,充分利用檔案信息管理系統的網絡平臺,提高外協管理部門招標用圖的傳遞速度,有效保障公司商業技術機密。隨著檔案管理部內部流程模塊、換版文件查詢功能、出廠文件管理模塊、圖紙加密管理模塊等功能模塊的不斷開發和系統調整,檔案管理部的服務職能不斷拓展。
四、篤定前行,提升服務質量
在不斷完善的同時,檔案部還根據企業的生產形勢變化和需求,利用檔案信息管理系統的資源優勢,為生產一線和技術人員提供了高效服務。如在產品包裝設計工作中使用電子版圖紙進行包裝圖、裝箱單等繪制工作,每年可節省圖紙18萬張,使設計師直接在原電子版圖紙上做包裝設計,大大提高工作效率,減少工作環節,并且避免了紙質文件在管理方面的失泄密隱患,充分發揮電子版圖紙快捷、準確的優勢。經過實踐,形成了《包裝設計電子文件管理辦法》。為提升服務質量,加強檔案管理部與各級檔案分室的業務聯系,2003年,檔案管理部以“定點服務”的方式,要求檔案部門的技術文件配套管理人員在進行圖紙回收、新換舊等工作時,要到定點單位了解情況、監督管理,并征求意見,以便及時完善服務方式,提高服務質量。檔案管理目標考核小組在對各分室實施考核的同時,也對檔案管理部定點服務人員進行考核,使考核工作起到一舉兩得的作用。利用檔案信息管理系統,擴大電子技術文件的應用范圍,提高效率,降低紙質成本。近年來,在各子公司事業部和技術部門的生產經營中在線瀏覽圖紙、工藝、質量大綱等技術文件已經成為檔案工作的主要內容,全公司3500名技術人員經過授權,實現了在線利用,并且在檔案信息管理系統中明確了瀏覽、下載權限,進行日志跟蹤管理,充分發揮檔案工作的主動性和創造性。
五、永不停步,前路無止境
“職能拓展,作用加強,地位提升,檔案部門的作用是否已經發揮到位了?”面對記者的提問,一重總裁馬克的回答卻是:“檔案部門的作用永遠不會到位!”2014年,作為一重深化改革、試行事業部制的開端之年,各事業部從訂貨、生產組織、售后服務全面獨立,面對公司市場化改革的大潮,一直免費為各事業部提供圖紙的檔案管理部該怎么辦?檔案管理部立刻制定了《中國第一重型機械股份公司制圖成本內部市場化實施方案(試行)》,與各事業部簽訂供圖合同,按月與各事業部結算。這一次,檔案管理部再一次實現了與一重的改革同步發展。
作者:紀方超