管理系統隨著科技信息技術的發展，查新檔案的信息化管理取得了很大了進步，給圖書館信息化管理工作帶來了很大便利。但是，鑒于發展時間短，在軟件管理系統的研發上還存在一些不足，如界面友好度不夠、綜合對比分析性能不強、軟件使用缺乏穩定性、操作性不理想等，亟待完善。

1科技查新檔案管理系統概述

根據法律法規規定的性質，查新檔案可范圍文書檔案、模板性較強項目檔案兩種類型。本文主要就項目檔案的信息化管理進行探討。每個科技查新項目，通常包括科技查新報告、合同、相關文獻全文、檢索結果和必要的專家意見等，而查新項目的比較核心為查新合同和查新報告。在查新檔案管理中，使用NoteExpress平臺，即參考文獻管理工具軟件，可幫助用戶在科研流程中，準確而高效利用電子資源，進行文獻搜索和管理，從而有助于科研的順利推進。利用NoteExpress軟件開展查新檔案管理，在發展過程中，可實現查新檔案的信息化存儲、自動化檢索、多元化服務和人性化管理，進而可減輕工作人員的工作量和工作負荷，提高管理的效率，并還可拓展查新服務范圍。

2管理系統設計

NoteExpress軟件為中文操作界面，屬性表頭高達50多種，可以方便用戶進行隨意的更改，同時NoteExpress軟件也有利于實現系統的細節化管理。整個查新檔案管理系統的設計如下：首先搭建系統平臺，以NoteExpress軟件為基礎，第一步要對NoteExpress題錄進行修改，一般要修改13個屬性，包括項目屬性，如修改項目名稱、修改項目編號；包括檢索屬性，如修改檢索式、修改檢索范圍和結果、以及修改檢索詞與結論；包括委托屬性，如修改委托日期、修改委托單位與委托人；其他屬性還有查新點、完成日期修改等。題錄修改完后，第二步是數據導入，只要滿足NoteExpress過濾器文檔要求，就可以將查新報告直接導入題錄。或者也可以手工錄入，相比直接導入，逐條錄入操作簡單，也較為便捷。其中，數據錄入的流程為：第一步：搭建系統平臺。首先打開NoteExpress軟件，然后鼠標右鍵打開題錄菜單，完成屬性表頭編輯。第二步：逐條錄入。點擊新建題錄，在相應位置處依次粘貼字段內容。第三步：導入附件。在題錄菜單中找到添加附件，在文件窗口中找到需要添加的文件，然后鏈接到附件存放處。第四步：保存。完成上述步驟后，點擊保存題錄。

3管理系統技術兼容性

Windows2000、WindowsXP、Windows7和Unix等系統，均可安裝NoteExpress系統，適用于多種操作系統，且可應用于多種辦公軟件，比如Word2003、Word2007和OpenOffice等，具備晚上的網絡數據庫在線檢索功能。在單機上適用NoteExpress也可，技術的先進性確保了查新項目數據保密性、安全性，并可實現快速導出數據，且數據導入功能具有連續性，可實現數據的快速復制和共享。樹形結構文件夾，允許用戶隨時添加和重命名文件夾，便于查新檔案的聚類存放和有效管理。建立好查新檔案數據庫后，維護管理十分方便，同時也可保障管理屏的良好運行。

4管理系統功能實現

4.1批量處理

對于查新項目，基于NoteExpress軟件的查新檔案管理系統不僅能夠單個修改題錄信息，更可以批量替換字段，對字段進行批量編輯操作，更能夠對附件進行批量鏈接。對于查新檔案管理員來講，系統批量處理功能的實現在很大程度上提高了字段的整體編輯水平，減輕了工作壓力。

4.2及時檢索服務

基于NoteExpress軟件的查新檔案管理系統能夠實現及時檢索功能。檢索查新項目，只要輸入部分字段或者是相關字段，就能夠進行匹配定位，提供快速化的檢索服務。同時，對于查新項目，為給分組管理提供便捷化服務，系統還能夠實現優先級檢索標識功能。

4.3附件鏈接服務

題目錄的功能可實現檔案局部細節管理，且題錄欄中的附件連接功能，允許用戶查詢新報告、新合同和Dialog等數據，同時也可查閱相關文獻，將文獻全文連接至新項目下，便可查詢到詳細的信息列表處下的鏈接路徑下。還具備很好的筆記編輯功能，用來幫助用戶及時查詢和編輯記錄項目的有關信息。4.4項目查重與排序基于NoteExpress軟件的查新檔案管理系統為分析查新項目提供了良好的服務，可以按照優先級對查新項目排序，也可以對項目字段進行查重操作。例如，對查新項目委托人排序，有助于分析項目委托人分布，從而實現有效的用戶管理。

4.5提供多元化服務

基于NoteExpress軟件的查新檔案管理系統的構建給查新檔案管理員提供了極大的管理便利，在科研項目編寫工作中，通過管理系統的檢索分析服務能夠得到強大的信息支持，同時也有利于及時了解工作進展。

5結語

綜上所述，以NoteExpress軟件為基礎構建的科技查新檔案管理系統，解決了當前軟件系統使用中的不足，操行簡單，數據維護簡單，實現了存儲的精細化和檢索的快速自動化，具有多元化服務優勢，其人性化管理大大提升了工作效率。

參考文獻

[1]黃春曉.文獻管理軟件在科技查新中的應用——以NoteExpress文獻管理軟件為例[J].大學圖書情報學刊,2011,(1):54-55+89.

[2]任俊霞,姜長寶,季瑩.基于NoteExpress軟件的科技查新檔案管理系統構建[J].科技信息,2011,(19):241-242.

作者：馬永彪