隨著改革開放的不斷深入，特別是社會主義市場經(jīng)濟體制的初步確立，包括街道辦事處、居民委員會在內(nèi)的城市基層社會結(jié)構(gòu)面臨著改革和調(diào)整，社區(qū)建設(shè)迫在眉睫，國家對此提出了全面推進(jìn)社區(qū)建設(shè)的要求。檔案部門作為政府的職能部門，如何與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，在推進(jìn)社區(qū)建設(shè)中發(fā)揮積極作用，及時監(jiān)督、指導(dǎo)社區(qū)建立和完善檔案工作，我們作了有益的嘗試和探索，取得了一定的成效。目前，我市共有124個社區(qū)，有一個社區(qū)作為試點單位已全面完成了建檔工作，大部分社區(qū)建檔工作已全面展開，按今年的目標(biāo)任務(wù)考核，年底77個社區(qū)完成建檔工作大有可望，其余的將于明年全部完成。我們的具體作法是：
    一、統(tǒng)一思想、提高意識
    所謂意識就是覺悟，只有意識到了才能變成自覺的行動。社區(qū)建設(shè)是一項新的系統(tǒng)工程，社區(qū)檔案的建檔也是一項全新的工作。過去在傳統(tǒng)的檔案管理理念上，由于社區(qū)（居委會）是居民自治組織，因此，將其長期排斥在國家檔案管理的范疇之外，可以說社區(qū)（居委會）的檔案工作是檔案行政管理上的盲區(qū)，沒有得到應(yīng)有的重視和支持。面對新形勢下，國有企業(yè)深化改革，轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制和政府機構(gòu)改革、轉(zhuǎn)變職能，企業(yè)剝離的社會職能和政府轉(zhuǎn)移出來的服務(wù)職能大部分由城市社區(qū)來承接，社會成員也固定地從屬于一定社會組織的管理體制已被打破。大量的“單位人”轉(zhuǎn)為社會人，原來應(yīng)由國有企業(yè)或一些社會組織形成的檔案，轉(zhuǎn)為由現(xiàn)在的社區(qū)形成，客觀上使部分國有企業(yè)檔案轉(zhuǎn)化為社區(qū)檔案。如何來認(rèn)識新領(lǐng)域的檔案工作？是與時俱進(jìn)，不斷開拓創(chuàng)新，積極參與社區(qū)建設(shè)，指導(dǎo)、監(jiān)督社區(qū)建立和完善檔案工作，還是維持現(xiàn)狀，放任自流？我們通過學(xué)習(xí)國家社區(qū)建設(shè)的有關(guān)規(guī)定，提高了認(rèn)識，始終認(rèn)為在新形勢下，迫切需要建立一種新的社區(qū)檔案管理模式，將社區(qū)檔案工作納入國家檔案管理的范疇，并大力推進(jìn)城市社區(qū)檔案工作，這是改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的迫切要求，也是檔案工作服務(wù)政府工作大局和直接為社會服務(wù)的有效途徑。
    二、明確社區(qū)檔案的管理范疇，開拓新的工作視野
    在推進(jìn)城市檔案工作的過程中，我們首先碰到的問題是城市社區(qū)檔案工作是否屬于國家檔案管理范疇的問題。有的同志擔(dān)心，城市居民委員會屬于群眾性自治組織，按照現(xiàn)有的行政管理手段進(jìn)行管理是否違法？對此，我們查閱了有關(guān)的資料和法規(guī)，根據(jù)《城市居民委員會組織法》的規(guī)定，過去城市居民委員會的性質(zhì)是群眾性自治組織。現(xiàn)改為城市社區(qū)，并賦予其新的社會職能后，其性質(zhì)尚無新的定論。但有一點是可以肯定的即城市社區(qū)屬社會組織的范疇，按照《檔案法》第二條：“本法所指的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織和個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”對檔案概念的界定，既然城市社區(qū)是一種社會組織，它形成的檔案反映了城市社區(qū)的工作活動全貌和發(fā)展?fàn)顩r，無疑對國家和社區(qū)具有保存價值，也應(yīng)屬于《檔案法》調(diào)整的對象和范疇，將其納入檔案行政管理范疇不僅不違法，而且是我們履行法定職責(zé)的具體表現(xiàn)。因此，城市社區(qū)有建立檔案工作的職責(zé)，各級檔案行政管理部門也有監(jiān)督、指導(dǎo)城市社區(qū)建檔的法定職責(zé)。換言之，監(jiān)督、指導(dǎo)城市社區(qū)建檔，大力推進(jìn)城市社區(qū)檔案工作是檔案行政管理部門義不容辭的責(zé)任。有了這樣全新的認(rèn)識，也就拓寬了我們的工作思路和視野，使我們對全面推進(jìn)社區(qū)檔案工作有了較強的信心。
    三、主動介入，協(xié)調(diào)關(guān)系，尋求支持
    城市社區(qū)建設(shè)按照“二年打基礎(chǔ)、三年求發(fā)展、四年上水平、五年達(dá)目標(biāo)”的工作思路，有計劃、有步驟、有重點地推進(jìn)。城市社區(qū)檔案工作也應(yīng)貫徹這一基本的工作思路，目前正處在打基礎(chǔ)的關(guān)鍵時期，要想將基礎(chǔ)打牢，盡快打開工作局面，光靠檔案部門自身不行。各級黨委和政府是城市社區(qū)建設(shè)的責(zé)任主體，爭取其政策支持才是解決問題的根本途徑。因此，要提前介入，積極協(xié)調(diào)與社區(qū)建設(shè)有關(guān)部門的關(guān)系，為全面推進(jìn)城市社區(qū)檔案工作掃清障礙。一般來說，檔案部門不是城市社區(qū)建設(shè)的主要責(zé)任部門，在具體貫徹執(zhí)行國家關(guān)于城市社區(qū)建設(shè)有關(guān)規(guī)定的過程中，由于檔案意識淡薄和其它原因，有可能在制發(fā)《城市社區(qū)建設(shè)五年發(fā)展規(guī)劃》和《關(guān)于推進(jìn)城市社區(qū)建設(shè)的意見》等文件時，不會對檔案部門提出參與社區(qū)建設(shè)的有關(guān)要求，在召開區(qū)域性的城市社區(qū)建設(shè)工作會議時，也不會主動通知檔案部門參加。對此，我們沒有推諉，而是積極介入，主動參與，到社區(qū)建設(shè)的牽頭部門——市民政局和有關(guān)主管部門了解情況，并耐心宣講檔案法律法規(guī)和社區(qū)檔案工作的重要性，積極協(xié)調(diào)關(guān)系，爭取市民政部門和街道辦事處的理解與支持，并協(xié)商同意：第一將社區(qū)檔案工作納入社區(qū)建設(shè)的內(nèi)容之一，在文明社區(qū)、示范社區(qū)驗收時，檔案作為其中的一項驗收內(nèi)容，由檔案部門參加驗收，不合格的要限期整改；第二、同意我局在城市社區(qū)檔案建檔試點工作結(jié)束后，制定相應(yīng)的社區(qū)檔案管理辦法，由檔案局和民政局兩家聯(lián)合發(fā)文，對社區(qū)檔案工作進(jìn)行規(guī)范化管理。這樣就為社區(qū)檔案工作的全面推開奠定了堅實的基礎(chǔ)，也為以點帶面、全面推進(jìn)掃清了障礙。
    四、抓住重點，組織調(diào)查摸底試點，探索和積累工作經(jīng)驗
    城市社區(qū)檔案工作是一項全新的工作，就目前而言，國家沒有現(xiàn)成的業(yè)務(wù)規(guī)范，如何找到既符合城市社區(qū)檔案形成規(guī)律，又不違反國家有關(guān)規(guī)定方便、簡捷的管理辦法，也使城市社區(qū)檔案的建檔工作少走彎路，為制定科學(xué)、切實可行的建檔工作方案提供依據(jù)。我們首先組織有關(guān)業(yè)務(wù)人員外出參觀考察，開闊了視野。隨后，在認(rèn)真學(xué)習(xí)國家城市社區(qū)建設(shè)有關(guān)規(guī)定的同時，組織較精干的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員，多次到民政、街辦等社區(qū)建設(shè)的主管部門進(jìn)行了解全市社區(qū)建設(shè)的基本情況和工作進(jìn)度，在弄清了城市社區(qū)建設(shè)工作的目的、意義和工作內(nèi)容、程序、要求后，又深入到有一定代表性的社區(qū)作實地調(diào)查摸底。采用聽匯報、詢問、實地查看等方式，了解各個社區(qū)各種門類檔案的形成規(guī)律、特點和管理現(xiàn)狀。通過調(diào)查，基本摸清了社區(qū)的工作職責(zé)和檔案的形成渠道和規(guī)律及歸檔的范圍，為制定建檔工作計劃和采取相應(yīng)的措施辦法，提供了切實可靠的依據(jù)。同時，在調(diào)查摸底的基礎(chǔ)上，我們結(jié)合實際，選擇了客觀條件較好，形成材料較多的紫荊山社區(qū)作為試點單位，在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的精心指導(dǎo)和幫助下，對該社區(qū)歷年來形成的各種門類和載體的檔案進(jìn)行了徹底的清理，歷時兩周，共整理出文書檔案32盒，照片檔案6本，聲像檔案1盒，會計檔案25卷（冊），為全面推進(jìn)城市社區(qū)建檔積累了切實可行的實際工作經(jīng)驗。
    五、制定具體的實施辦法，規(guī)范社區(qū)檔案的管理
    社區(qū)檔案的建檔，光靠業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員一個一個的指導(dǎo)幫助來完成是不可能的。重要的是要有必要的政策措施來支持，要把具體的微觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)，轉(zhuǎn)化為面上的宏觀指導(dǎo)。即將調(diào)查摸底和試點工作摸索出的好的工作方法和積累的工作經(jīng)驗，及時轉(zhuǎn)化為具有普遍指導(dǎo)意見和可操作性的地方規(guī)范性文件，為社區(qū)檔案工作的開展提供有力的政策支持。因此，我們在調(diào)查摸底的基礎(chǔ)上，與市民政局聯(lián)合制定了《關(guān)于加強攀枝花市城市社區(qū)檔案工作的意見》下發(fā)到各縣（區(qū)）檔案局、民政局和參與社區(qū)建設(shè)的國土、公安、規(guī)劃、衛(wèi)生、教育、交通，司法、精神文明辦、政府目標(biāo)辦、各街道辦事處等單位貫徹執(zhí)行。文中明確了城市社區(qū)檔案工作的機構(gòu)（人員）和街道辦事處、參與社區(qū)建設(shè)的有關(guān)部門、檔案部門、民政部門等各自的職責(zé)和權(quán)限。要求各有關(guān)單位和人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到社區(qū)檔案工作作為城市社區(qū)建設(shè)的一項重要的基礎(chǔ)性工作，必須從服務(wù)全市工作的大局出發(fā)，切實抓好社區(qū)檔案的建檔工作；同時還明確了社區(qū)檔案的內(nèi)容和具體的歸檔范圍、各門類檔案的整理方法和社區(qū)檔案的歸屬與流向；提出了城市社區(qū)建檔工作的有關(guān)要求，特別是社區(qū)檔案工作要建立相應(yīng)的管理制度，并實行目標(biāo)管理。在年初的全市檔案工作會議上，由市政府與各縣（區(qū)）政府簽定目標(biāo)責(zé)任，然后各縣（區(qū)）政府與各街道辦事處簽定責(zé)任目標(biāo)，這樣就使城市社區(qū)檔案工作有了相應(yīng)的組織保障；同時還規(guī)定了城市社區(qū)檔案工作的驗收制度和程序，要求檔案部門參加社區(qū)檔案的建檔驗收，在年度目標(biāo)考核時，檔案部門要向目標(biāo)辦提出社區(qū)檔案考核的意見。
    六、召開現(xiàn)場會，總結(jié)推廣經(jīng)驗
    城市社區(qū)檔案工作的整體推進(jìn)，光靠調(diào)查摸底、試點、制發(fā)文件還不夠，關(guān)鍵是要及時總結(jié)、推廣試點所取得的成功經(jīng)驗，以點帶面，全面發(fā)展。為此，我們在調(diào)查摸底、試點、制發(fā)文件的基礎(chǔ)上，在試點單位召開了由各縣（區(qū)）民政局、檔案局局長和檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員，各街道辦事處分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員參加的社區(qū)檔案工作現(xiàn)場會，并邀請市民政局分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和基層政權(quán)處處長參加并講話，東區(qū)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)也到會并講話。紫荊山社區(qū)、炳草崗街道辦和東區(qū)檔案局就如何收集整理社區(qū)檔案、如何加強領(lǐng)導(dǎo)、如何指導(dǎo)社區(qū)建立檔案工作作了經(jīng)驗交流，我局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處處長就全市社區(qū)檔案建檔的操作程序、技術(shù)要求、應(yīng)注意的事項及下一步的工作進(jìn)行了詳細(xì)的講解和安排，局長作了全面總結(jié)，會后還組織參會人員進(jìn)行了實地參觀考察與交流。同時，為擴大社區(qū)檔案工作的影響，加大宣傳力度，我們還邀請了攀枝花電視臺、攀枝花日報社的記者對現(xiàn)場會進(jìn)行了宣傳報道，收到了預(yù)期的效果。通過召開現(xiàn)場會，使各縣（區(qū)）檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員和社區(qū)具體工作人員明確了社區(qū)建檔的要求和操作程序，紛紛表示回去后一定按照會議的要求，有計劃、有步驟的完成社區(qū)檔案的建檔工作。可以說，會議為我市在兩年內(nèi)全部完成社區(qū)檔案建檔的奮斗目標(biāo)打下了良好的基礎(chǔ)，也標(biāo)志著攀枝花市城市社區(qū)檔案的建檔工作已全面展開。
    七、幾點體會
    在推進(jìn)城市社區(qū)檔案工作的過程中，我們深深的體會到：第一、領(lǐng)導(dǎo)重視是決定社區(qū)檔案工作能否順利開展的根本保證。“存在決定于意識，意識反作用于存在”的論斷，在社區(qū)檔案的建檔工作中得以如實體現(xiàn)。如果各級領(lǐng)導(dǎo)檔案意識較強，他們就會在實際工作中予以重視和支持，不僅會為城市社區(qū)檔案工作的發(fā)展積極協(xié)調(diào)各種關(guān)系，提供應(yīng)有的政策支持，而且還會為檔案部門排憂解難，切實解決存在的實際問題。因此，社區(qū)檔案工作能否打開局面，很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)同志的檔案意識和對檔案工作的重視程度；第二、加強與城市社區(qū)建設(shè)主管部門的聯(lián)系是營造良好社區(qū)檔案建檔環(huán)境的重要途徑。社區(qū)檔案工作的建立，離不開民政、街道辦事處等部門配合與支持，與社區(qū)建設(shè)主管部門的聯(lián)系，能強化對城市社區(qū)檔案工作的管理，也是營造一個有支撐的、有保障的社區(qū)檔案工作體系必不可少的程序和手法；第三、調(diào)查、摸底、試點是推進(jìn)社區(qū)檔案工作切實有效的工作方法。“實踐出真知”，經(jīng)驗要從基層出，社區(qū)檔案工作是一項全新的工作，如何抓、如何搞并沒有現(xiàn)成的辦法，更何況各地千差萬別，如果一味的等和靠，不從實際出發(fā)，不搞必要的調(diào)查研究，就無法弄清社區(qū)檔案的基本情況、檔案的形成規(guī)律，也就找不到科學(xué)的管理方法，其結(jié)果往往是茫然不知所措，從而錯過了許多發(fā)展機遇，更談不上檔案工作的與時俱進(jìn)和開拓創(chuàng)新。
    以上是我局在推進(jìn)城市社區(qū)檔案工作的過程中，所做的嘗試和探索，我市的社區(qū)檔案工作處于剛剛起步階段，還有許多問題有待研究和探索，管理手段和措施也還有待于進(jìn)一步完善，我們將在今后的工作中不斷探索，開拓創(chuàng)新，以促進(jìn)我市社區(qū)檔案工作的向前發(fā)展，文中如有不對之處，懇請同行和專家批評指正。