四川外語學院檔案館 周正容
一、概況
1、 現行文件利用工作現狀
在我國許多省市都已開展了現行文件利用工作，一些地方檔案部門也采取各種方式盡可能地方便普通老百姓查閱“紅頭文件”，普遍受到廣大人民群眾的歡迎，呈現出良好的發展態勢。2001年，國家檔案局提出：“地方檔案館在面向社會和群眾有準備地開放現行文件，增強老百姓對黨和政府的信任，給老百姓帶來真正的實惠。”實行現行文件的公開服務，架起了黨和政府與人民群眾之間的聯系的橋梁，它不僅滿足了人民群眾對信息的需求，而且增加了職能部門工作的透明度，使其有利于接受社會監督，其中更重要的一點是實現現行文件公開服務，能簡化職能部門的辦事手續，提高辦事效率，使其能更方便、更快捷地為人民服務。開展現行文件服務工作是檔案部門實踐“三個代表”重要思想，為廣大人民群眾了解黨和國家方針政策開設新的窗口，這對于密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護群眾的合法權益，推進高校校務信息公開具有積極的意義。
2、現行文件的定義
按照文件的運動周期理論，文件運動周期分四個階段，即文件的產生階段、現行階段、半現行階段、永久保存階段。現行階段是指文件正在運轉、傳遞、執行階段，半現行階段是指文件進入檔案館保存之前的階段，在我國通常是保存在機關檔案室中。永久保存階段是按照檔案工作的有關規定將有保存價值的文件移交到檔案館保存。目前，各高校檔案室(館)保存的檔案文件大部分都是半現行文件。
3、現行文件開放的意義
一般來說現行文件在其形成的前5年利用率最高，以后逐年遞減，而在進入檔案館形成檔案后須30年才向社會開放。在檔案封閉期期滿之前，一般人是無法利用的，致使許多利用者無法查到所需信息，同時也影響了一些重要信息的利用率。為了解決這一矛盾，需要在一定程度上開放現行和半現行文件信息，在國際上也是通常的做法。像瑞典、日本、加拿大等國家制定了情報公開制度，要求政府機關檔案文件在移交檔案館之前必須向社會各方面公開提供利用，保障公民對行政信息的知情權。在我國務行業、各單位也可借鑒，現行文件公開服務也不例外。而在高校，現行文件是在各職能部門。學校檔案室(館)保存的主要是半現行文件，這些文件從形成到在檔案室(館)集中保管期間仍有較長的時滯。我國現有政策通常要求，文件形成與處理部門在文件形成的第二年元月底以前(部分高校要求次年的六月底之前)，將前一年的文件向檔案室(館)移交。在實際工作中，相當多的單位在歸檔時間上只有滯后，而少有提前，這一時間規定，使高校檔案室(館)在工作中只能提供半現行文件而不能滿足社會大眾對即時性信息利用的要求。如果檔案室(館)在文件運動的前期階段就對文件進行控制，使辦理完畢的文件能夠及時收集到檔案室(館)，以其現行與半現行文件形式對外開放。因此，在高校成立現行文件服務中心，有著極其重要的意義。
二、政務公開、校務公開與現行文件服務
政府信息公開是指政府及其部門通過多種方式公開其政務活動，允許用戶通過查詢、閱覽、復制、下載、摘錄、收聽、觀看等形式，依法利用各級政府部門所控制的信息。總體原則是凡法律未明文禁止其公開，而公開后又不會對國家造成損害的一切與公眾切身利益息息相關的政府信息，均應納入政府信息公開的內容范圍。
為了深入貫徹黨的十五大關于加強基層民主政治建設的精神，落實全國教育工作深化改革，全面推進素質教育的精神，從中央到地方，推行政務、校務公開工作是新的歷史條件下學校民主政治建設的新發展，是教職工在學校的主人翁地位、民主權利的又一實現形式。校務公開，加強了學校與社會各界的溝通，也加強了與教職工及學生的溝通。讓各直屬單位、各級部門了解和掌握了學校各項工作情況和動態，讓群眾監督檢查學校的各項政務，調動社會、學校教職工及學生的積極性，推動學校教育事業的改革和發展。檔案室(館)作為檔案信息資源的收集和管理者，提供現行文件服務是適應校務公開的趨勢，也有助于推動檔案事業的發展。
三、推行現行文件開放服務有利于檔案事業的發展
檔案事業賴以存在和發展的社會基礎是社會對它的需求和它能滿足于社會對檔案信息的需求程度以及由此產生的社會對檔案事業的支持度。高校檔案室(館)開展現行文件服務不僅可以擴大檔案室(館)的職能，增強檔案工作的社會影響，提高社會成員對檔案工作的支持力度，同時還可以提高檔案的利用率，促進檔案事業的發展。
1、拓寬檔案室(館)職能，提高檔案利用效率。檔案室(館)為教職工及學生提供所需的現行文件，如果能使他得到所需要的信息，加之又方便快捷，就會形成習慣，常常會想到到檔案室(館)獲取信息，同時也提高了檔案利用率。
2、 通過為廣大教職工及學生提供現行文件服務，可擴大檔案室(館)工作的影響，增強人們對檔案工作的支持及自身的檔案意識。如果現行文件收集齊全，宣傳適度，服務周到，咨詢耐心細致，就可吸引更多的利用者。
3、 通過提供現行文件服務，可以進一步了解各種文件的利用情況和質量，為指導各職能部門文件整理和對館藏優化提供依據。檔案室(館)開展現行文件利用工作是改變社會對檔案工作的需求，也是檔案工作的創新，更是檔案服務機制的一項重要舉措，是改變檔案工作不受重視和被動服務局面的重大變革。
四、現行文件收集范圍和程序
除黨和國家機密、法律規定、學校按規定需要保密的事項和科技商業秘密，凡是涉及高校改革發展、建設的重大決策、事關師生員工民主權利、切身利益、群眾關心的熱點、焦點問題，政策規定，以及上級主管部門要求公開的事項，原則上都可以公開。比如，以往的“紅頭文件”只在黨政、各單位之間流轉、傳遞，老百姓看不到，而改革體制、房改、土地征用、養老、醫療、拆遷安置、勞動就業、災情疫情、突發事件等不涉密文件都是老百姓急于了解的。都應提供給公眾查閱。公開的程序：(1)原則上應遵循確定內容、審查把關、組織實施等程序，要堅持先研究后公開的原則；(2)公開的事項，必須經過學校主管領導閱查審核；(3)各單位、各部門將材料上報校辦；(4)定時將公開的文件目錄報告主管領導。
五、提供現行文件開放服務工作的實施
選擇檔案室(館)作為現行文件公開服務的承辦單位，充分利用現代化信息技術和校園網絡，建立一個已公開現行文件利用的電子網絡平臺，全面提高現行文件的收集、整理和管理水平，為教職工提供更快捷、更全面、更優質的現行文件服務，讓更多的老百姓更輕松地實現與“紅頭文件”的零距離接觸。建立現行文件服務中心，使檔案部門成為學校檔案信息服務工作的“載體”，是聯系廣大人民群眾的“橋梁”，是校務公開的“窗口”。
1、管理體制科學化
現行文件服務工作是一個系統工程，是檔案工作職能的拓展和延伸，把現行文件服務中心列入檔案室(館)的內設機構，確定編制，配備相應人員，為現行文件服務中心的建設提供有力的組織保障。
2、文件內容系統化
現行文件服務中心不但要收集上級黨政機關、權力機關、行政機關、司法機關形成的要求不涉密的正在貫徹執行的政策性、法規性、公益文件，還要收集學校黨政職能部門形成的現行文件以及一些二級單位形成的一些公告性文件。
3、管理機制規范化
現行文件服務中心要逐步建立建全現行文件的收集、審查、鑒定、管理、統計、保護、利用一系列規章制度和業務標準。文件鑒定應由學校及黨委辦公室擔任，準確劃定向社會開放的文件范圍，確保不失密、不泄密、不擴大控制知曉事項的范圍。也可采用計算機網絡定期公布現行文件開放目錄，條件成熟后可建立全文數據庫，通過網上查詢，提高效率。
4、對信息利用情況進行分析研究
有了穩定的信息來源，提高現行文件利用質量和效率成為關鍵因素。隨著社會對現行文件需求的增加，檔案室作為承辦單位應全面系統地收集反饋信息，研究現行文件的內容及利用情況，配備業務水平高、政策素養好的人員，最大限度地滿足教職工及學生各方面對現行文件信息的需要。一是加強基礎建設，做好文件的加工整理、分類、編目、檢索等工作，對文件信息進行深層次加工；二是要提高服務的針對性，充分了解社會需求，做好調研工作。
5、現行文件服務有多種形式
閱覽服務，就是設置現行文件閱覽室，向外提供現行文件服務；網絡服務，是圍繞黨委、行政的中心工作，把各部門的工作動態、社會熱點、焦點問題，研究現行文件匯編、編寫參考資料等，為利用者提供現行文件服務；咨詢服務，就是根據利用者的要求，以現行文件和有關資料為依據，通過綜合分析，以解答問題的形式向利用者提供現行文件服務；定點服務，是在檔案室以外設置場地，以展覽、櫥窗等形式向利用者提供服務。
六、做好現行文件利用中的安全工作
現行文件在運行中應注意安全問題。現行文件中心在對文件收集、組卷、歸檔中還存在不及時、不齊全、不科學、不規范現象，致使文件的準確性、時效性難以保證，同時，現行文件歸檔范圍大，涉及問題多。隨著電子檔案的產生，對于這種新型載體下檔案信息的保密工作提出了許多新的課題。因此要做好保密工作就極為重要。
1、首先要建立和完善一整套科學的收集、登記、造冊、立卷、歸檔以及開放利用制度，特別是對涉密文件要進行科學分類，單獨組卷存放和管理，限權利用。
2、現行文件進行定期或不定期鑒定，以確定文件的保密價值，該解密的及時解密，以便更好地開發利用。
3、加快發展保密技術，做好電子檔案技術防范等管理。
4、加強保密宣傳教育工作，提高涉密人員特別是領導干部對保密工作的自覺性，自覺執行規章制度，確保檔案信息保密工作落到實處。
結尾
隨著市場經濟的發展和科學文化建設高潮的到來，學院各項工作對檔案的需求在內容上越來越廣，在利用頻率上越來越多，越來越快，在服務方式上越來越活，為此高校檔案部門要緊跟時代步伐，抓住機遇，加快檔案工作的發展步伐，改變一切不適應新形勢要求的思想觀念和單一、被動的服務方式，按照“堅持創新，突出服務”的思想，加強檔案部門的業務建設，根據高校教學、科研工作的需求，提供編研資料和科研信息，改進服務方式，提高服務水平，最大限度地滿足高校發展對檔案信息資源的利用需求。
當然，要真正實現檔案文件的公開，我們還有許多工作要做。首先要完善發展檔案學理論，同時要通過立法建立檔案文件公開制度，改革檔案管理體制，并賦予檔案行政管理部門統一管理文件和檔案兩項工作職能，構成一個從文件的形成，到現行、半現行文件管理到檔案管理的系統工程，這樣有利于檔案工作的前端控制，有利于檔案收集完整及安全，避免各自為政，信息閉塞，甚至使檔案成為某些人的私人物品。也有利于群眾更方便地獲取信息，實現資源共享。
參考文獻：
1、王協舟、陳艷紅：“論現行文件公開服務及其存在的問題與對策”《檔案學通訊》2003.2 P17
2、馬玉玲、張曉霞：“論高校檔案工作的創新”《檔案學通訊》2003.3P94
3、劉國華：“開展現行文件服務發展檔案事業”《檔案學通訊》2004.3P86
一、概況
1、 現行文件利用工作現狀
在我國許多省市都已開展了現行文件利用工作，一些地方檔案部門也采取各種方式盡可能地方便普通老百姓查閱“紅頭文件”，普遍受到廣大人民群眾的歡迎，呈現出良好的發展態勢。2001年，國家檔案局提出：“地方檔案館在面向社會和群眾有準備地開放現行文件，增強老百姓對黨和政府的信任，給老百姓帶來真正的實惠。”實行現行文件的公開服務，架起了黨和政府與人民群眾之間的聯系的橋梁，它不僅滿足了人民群眾對信息的需求，而且增加了職能部門工作的透明度，使其有利于接受社會監督，其中更重要的一點是實現現行文件公開服務，能簡化職能部門的辦事手續，提高辦事效率，使其能更方便、更快捷地為人民服務。開展現行文件服務工作是檔案部門實踐“三個代表”重要思想，為廣大人民群眾了解黨和國家方針政策開設新的窗口，這對于密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護群眾的合法權益，推進高校校務信息公開具有積極的意義。
2、現行文件的定義
按照文件的運動周期理論，文件運動周期分四個階段，即文件的產生階段、現行階段、半現行階段、永久保存階段。現行階段是指文件正在運轉、傳遞、執行階段，半現行階段是指文件進入檔案館保存之前的階段，在我國通常是保存在機關檔案室中。永久保存階段是按照檔案工作的有關規定將有保存價值的文件移交到檔案館保存。目前，各高校檔案室(館)保存的檔案文件大部分都是半現行文件。
3、現行文件開放的意義
一般來說現行文件在其形成的前5年利用率最高，以后逐年遞減，而在進入檔案館形成檔案后須30年才向社會開放。在檔案封閉期期滿之前，一般人是無法利用的，致使許多利用者無法查到所需信息，同時也影響了一些重要信息的利用率。為了解決這一矛盾，需要在一定程度上開放現行和半現行文件信息，在國際上也是通常的做法。像瑞典、日本、加拿大等國家制定了情報公開制度，要求政府機關檔案文件在移交檔案館之前必須向社會各方面公開提供利用，保障公民對行政信息的知情權。在我國務行業、各單位也可借鑒，現行文件公開服務也不例外。而在高校，現行文件是在各職能部門。學校檔案室(館)保存的主要是半現行文件，這些文件從形成到在檔案室(館)集中保管期間仍有較長的時滯。我國現有政策通常要求，文件形成與處理部門在文件形成的第二年元月底以前(部分高校要求次年的六月底之前)，將前一年的文件向檔案室(館)移交。在實際工作中，相當多的單位在歸檔時間上只有滯后，而少有提前，這一時間規定，使高校檔案室(館)在工作中只能提供半現行文件而不能滿足社會大眾對即時性信息利用的要求。如果檔案室(館)在文件運動的前期階段就對文件進行控制，使辦理完畢的文件能夠及時收集到檔案室(館)，以其現行與半現行文件形式對外開放。因此，在高校成立現行文件服務中心，有著極其重要的意義。
二、政務公開、校務公開與現行文件服務
政府信息公開是指政府及其部門通過多種方式公開其政務活動，允許用戶通過查詢、閱覽、復制、下載、摘錄、收聽、觀看等形式，依法利用各級政府部門所控制的信息。總體原則是凡法律未明文禁止其公開，而公開后又不會對國家造成損害的一切與公眾切身利益息息相關的政府信息，均應納入政府信息公開的內容范圍。
為了深入貫徹黨的十五大關于加強基層民主政治建設的精神，落實全國教育工作深化改革，全面推進素質教育的精神，從中央到地方，推行政務、校務公開工作是新的歷史條件下學校民主政治建設的新發展，是教職工在學校的主人翁地位、民主權利的又一實現形式。校務公開，加強了學校與社會各界的溝通，也加強了與教職工及學生的溝通。讓各直屬單位、各級部門了解和掌握了學校各項工作情況和動態，讓群眾監督檢查學校的各項政務，調動社會、學校教職工及學生的積極性，推動學校教育事業的改革和發展。檔案室(館)作為檔案信息資源的收集和管理者，提供現行文件服務是適應校務公開的趨勢，也有助于推動檔案事業的發展。
三、推行現行文件開放服務有利于檔案事業的發展
檔案事業賴以存在和發展的社會基礎是社會對它的需求和它能滿足于社會對檔案信息的需求程度以及由此產生的社會對檔案事業的支持度。高校檔案室(館)開展現行文件服務不僅可以擴大檔案室(館)的職能，增強檔案工作的社會影響，提高社會成員對檔案工作的支持力度，同時還可以提高檔案的利用率，促進檔案事業的發展。
1、拓寬檔案室(館)職能，提高檔案利用效率。檔案室(館)為教職工及學生提供所需的現行文件，如果能使他得到所需要的信息，加之又方便快捷，就會形成習慣，常常會想到到檔案室(館)獲取信息，同時也提高了檔案利用率。
2、 通過為廣大教職工及學生提供現行文件服務，可擴大檔案室(館)工作的影響，增強人們對檔案工作的支持及自身的檔案意識。如果現行文件收集齊全，宣傳適度，服務周到，咨詢耐心細致，就可吸引更多的利用者。
3、 通過提供現行文件服務，可以進一步了解各種文件的利用情況和質量，為指導各職能部門文件整理和對館藏優化提供依據。檔案室(館)開展現行文件利用工作是改變社會對檔案工作的需求，也是檔案工作的創新，更是檔案服務機制的一項重要舉措，是改變檔案工作不受重視和被動服務局面的重大變革。
四、現行文件收集范圍和程序
除黨和國家機密、法律規定、學校按規定需要保密的事項和科技商業秘密，凡是涉及高校改革發展、建設的重大決策、事關師生員工民主權利、切身利益、群眾關心的熱點、焦點問題，政策規定，以及上級主管部門要求公開的事項，原則上都可以公開。比如，以往的“紅頭文件”只在黨政、各單位之間流轉、傳遞，老百姓看不到，而改革體制、房改、土地征用、養老、醫療、拆遷安置、勞動就業、災情疫情、突發事件等不涉密文件都是老百姓急于了解的。都應提供給公眾查閱。公開的程序：(1)原則上應遵循確定內容、審查把關、組織實施等程序，要堅持先研究后公開的原則；(2)公開的事項，必須經過學校主管領導閱查審核；(3)各單位、各部門將材料上報校辦；(4)定時將公開的文件目錄報告主管領導。
五、提供現行文件開放服務工作的實施
選擇檔案室(館)作為現行文件公開服務的承辦單位，充分利用現代化信息技術和校園網絡，建立一個已公開現行文件利用的電子網絡平臺，全面提高現行文件的收集、整理和管理水平，為教職工提供更快捷、更全面、更優質的現行文件服務，讓更多的老百姓更輕松地實現與“紅頭文件”的零距離接觸。建立現行文件服務中心，使檔案部門成為學校檔案信息服務工作的“載體”，是聯系廣大人民群眾的“橋梁”，是校務公開的“窗口”。
1、管理體制科學化
現行文件服務工作是一個系統工程，是檔案工作職能的拓展和延伸，把現行文件服務中心列入檔案室(館)的內設機構，確定編制，配備相應人員，為現行文件服務中心的建設提供有力的組織保障。
2、文件內容系統化
現行文件服務中心不但要收集上級黨政機關、權力機關、行政機關、司法機關形成的要求不涉密的正在貫徹執行的政策性、法規性、公益文件，還要收集學校黨政職能部門形成的現行文件以及一些二級單位形成的一些公告性文件。
3、管理機制規范化
現行文件服務中心要逐步建立建全現行文件的收集、審查、鑒定、管理、統計、保護、利用一系列規章制度和業務標準。文件鑒定應由學校及黨委辦公室擔任，準確劃定向社會開放的文件范圍，確保不失密、不泄密、不擴大控制知曉事項的范圍。也可采用計算機網絡定期公布現行文件開放目錄，條件成熟后可建立全文數據庫，通過網上查詢，提高效率。
4、對信息利用情況進行分析研究
有了穩定的信息來源，提高現行文件利用質量和效率成為關鍵因素。隨著社會對現行文件需求的增加，檔案室作為承辦單位應全面系統地收集反饋信息，研究現行文件的內容及利用情況，配備業務水平高、政策素養好的人員，最大限度地滿足教職工及學生各方面對現行文件信息的需要。一是加強基礎建設，做好文件的加工整理、分類、編目、檢索等工作，對文件信息進行深層次加工；二是要提高服務的針對性，充分了解社會需求，做好調研工作。
5、現行文件服務有多種形式
閱覽服務，就是設置現行文件閱覽室，向外提供現行文件服務；網絡服務，是圍繞黨委、行政的中心工作，把各部門的工作動態、社會熱點、焦點問題，研究現行文件匯編、編寫參考資料等，為利用者提供現行文件服務；咨詢服務，就是根據利用者的要求，以現行文件和有關資料為依據，通過綜合分析，以解答問題的形式向利用者提供現行文件服務；定點服務，是在檔案室以外設置場地，以展覽、櫥窗等形式向利用者提供服務。
六、做好現行文件利用中的安全工作
現行文件在運行中應注意安全問題。現行文件中心在對文件收集、組卷、歸檔中還存在不及時、不齊全、不科學、不規范現象，致使文件的準確性、時效性難以保證，同時，現行文件歸檔范圍大，涉及問題多。隨著電子檔案的產生，對于這種新型載體下檔案信息的保密工作提出了許多新的課題。因此要做好保密工作就極為重要。
1、首先要建立和完善一整套科學的收集、登記、造冊、立卷、歸檔以及開放利用制度，特別是對涉密文件要進行科學分類，單獨組卷存放和管理，限權利用。
2、現行文件進行定期或不定期鑒定，以確定文件的保密價值，該解密的及時解密，以便更好地開發利用。
3、加快發展保密技術，做好電子檔案技術防范等管理。
4、加強保密宣傳教育工作，提高涉密人員特別是領導干部對保密工作的自覺性，自覺執行規章制度，確保檔案信息保密工作落到實處。
結尾
隨著市場經濟的發展和科學文化建設高潮的到來，學院各項工作對檔案的需求在內容上越來越廣，在利用頻率上越來越多，越來越快，在服務方式上越來越活，為此高校檔案部門要緊跟時代步伐，抓住機遇，加快檔案工作的發展步伐，改變一切不適應新形勢要求的思想觀念和單一、被動的服務方式，按照“堅持創新，突出服務”的思想，加強檔案部門的業務建設，根據高校教學、科研工作的需求，提供編研資料和科研信息，改進服務方式，提高服務水平，最大限度地滿足高校發展對檔案信息資源的利用需求。
當然，要真正實現檔案文件的公開，我們還有許多工作要做。首先要完善發展檔案學理論，同時要通過立法建立檔案文件公開制度，改革檔案管理體制，并賦予檔案行政管理部門統一管理文件和檔案兩項工作職能，構成一個從文件的形成，到現行、半現行文件管理到檔案管理的系統工程，這樣有利于檔案工作的前端控制，有利于檔案收集完整及安全，避免各自為政，信息閉塞，甚至使檔案成為某些人的私人物品。也有利于群眾更方便地獲取信息，實現資源共享。
參考文獻：
1、王協舟、陳艷紅：“論現行文件公開服務及其存在的問題與對策”《檔案學通訊》2003.2 P17
2、馬玉玲、張曉霞：“論高校檔案工作的創新”《檔案學通訊》2003.3P94
3、劉國華：“開展現行文件服務發展檔案事業”《檔案學通訊》2004.3P86
