中山職業(yè)技術(shù)學(xué)院 胡曉慶

[內(nèi)容摘要]  對高職院校各業(yè)務(wù)部門檔案工作的考核有助于推進(jìn)高職院校檔案收集的規(guī)范化和全面化，本文以中山職業(yè)技術(shù)學(xué)院的實(shí)踐為基礎(chǔ)，試圖探索將360度績效評估法的理論應(yīng)用于對高校各業(yè)務(wù)部門檔案工作的年度考核中，以促進(jìn)高校檔案工作的規(guī)范化發(fā)展。

[關(guān) 鍵 詞]  360績效評估  檔案考核

高職院校中各業(yè)務(wù)部門的檔案是高職院校檔案的重要來源，各業(yè)務(wù)部門檔案收集、整理的質(zhì)量直接關(guān)系到高職院校檔案的完整性和科學(xué)性，關(guān)系到高職院校檔案工作水平的高低。

目前，高職院校各業(yè)務(wù)部門在檔案收集和整理的過程中存在諸如收集不齊全、對檔案收集重視程度不夠，立卷質(zhì)量參差不齊等諸多問題，及由此導(dǎo)致的館（庫）藏檔案種類單一、內(nèi)容單調(diào)，結(jié)構(gòu)不合理等現(xiàn)象。對部門檔案工作進(jìn)行科學(xué)合理的考核在一定程度上利于解決這些問題。

筆者所在的中山職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室嘗試將360度績效評估的有關(guān)理論應(yīng)用于對學(xué)院各業(yè)務(wù)部門年度檔案工作的考核，有效促進(jìn)了各業(yè)務(wù)部門檔案工作水平的提高，一定程度上提升了部門檔案收集整理的質(zhì)量，取得了較為明顯的效果。本文以此實(shí)踐為例，以360度績效評估為理論依據(jù)，試圖提出對各業(yè)務(wù)部門檔案考核的探索。

一、360度績效評估理論概述

360度績效考核法又稱全方位績效考核法或多源績效考核法，最早由美國Intel公司提出并實(shí)施的。該理論主要關(guān)注考核主體的多元化問題，考核信息的來源包括與與被考核者發(fā)生工作關(guān)系的多方主體，以此對被考核者進(jìn)行全方位、多維度的績效評估的過程。考核信息的來源包括：來自上級監(jiān)督者的自上而下的反饋（上級）；來自下屬的自下而上的反饋（下屬）；來自平級同事的反饋（同事）；來自企業(yè)內(nèi)部的支持部門和供應(yīng)部門的反饋（支持者）；來自公司內(nèi)部和外部的客戶的反饋（服務(wù)對象）；以及來自本人的反饋。

該考核理論較之于傳統(tǒng)的績效考核理論優(yōu)勢在于變傳統(tǒng)的單一的考核主體為多元的考核主體，不再只把上級的評價(jià)作為被考核對象績效信息的唯一來源，而是將在組織內(nèi)部和外部與員工有關(guān)的多方主體均作為提供反饋的信息來源。

    360度績效考核理論被大量應(yīng)用于企業(yè)對員工的考評過程中，因其科學(xué)性和客觀性獲得青睞。

二、360度績效考核理論在高校部門檔案考核中的應(yīng)用

基于360度績效評估法的理論基礎(chǔ)，與被考核對象工作相關(guān)的主體均參與對被考核對象的評價(jià)工作，依據(jù)與被考核對象工作相關(guān)度和重要性程度不同，占不同的權(quán)重。

在高職院校各部門檔案收集整理過程中，綜合檔案部門、各業(yè)務(wù)部門都是與被評價(jià)的部門相關(guān)的主體。據(jù)此，本文認(rèn)為，高職院校部門檔案考核評價(jià)過程中，評價(jià)主體應(yīng)包括綜合檔案部門和其他平行業(yè)務(wù)部門。其中，綜合檔案部門作為指導(dǎo)和評價(jià)各部門檔案工作的主要機(jī)構(gòu)，在評價(jià)過程中占主導(dǎo)地位，屬于被評價(jià)對象的上級指導(dǎo)機(jī)構(gòu)，因此在評價(jià)中占較大權(quán)重（大于50%）。其他平行業(yè)務(wù)部門屬于同事級的評價(jià)機(jī)構(gòu)，占較小權(quán)重。各高職院校在具體應(yīng)用過程中，應(yīng)根據(jù)本單位的具體情況確定不同的權(quán)重比例。

被評價(jià)部門，經(jīng)綜合檔案部門和各業(yè)務(wù)部門評分后，由綜合檔案部門將所得分值進(jìn)行加權(quán)平均后，成為該部門最終的考核得分。

三、中山職業(yè)技術(shù)學(xué)院的實(shí)踐

中山職業(yè)技術(shù)學(xué)院自2012年起以360度績效考核理論為指導(dǎo)，開展對學(xué)院部門檔案工作的考核，取得了較好的效果。

學(xué)院對各部門檔案工作的考核采用各部門自評、小組互評、綜合檔案室評價(jià)相結(jié)合的方式進(jìn)行全方位立體式評價(jià)。同時(shí)，根據(jù)高職院校教學(xué)和行政教輔部門形成檔案性質(zhì)的不同，分為教學(xué)組和行政教輔組兩個(gè)系列分別進(jìn)行。

（一）具體考核辦法及程序

學(xué)院成立檔案考核工作組，組長為學(xué)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長，副組長為學(xué)院辦公室主任，成員為學(xué)院辦公室分管檔案工作負(fù)責(zé)人、綜合檔案室負(fù)責(zé)人和基層檔案員。考核工作由綜合檔案室具體實(shí)施。

考核采取部門自評、小組互評、綜合檔案室評價(jià)相結(jié)合的方式進(jìn)行。檔案管理考核實(shí)行百分制（另設(shè)加分項(xiàng)），小組互評（50%，小組互評分由小組成員評分加權(quán)平均）和綜合檔案室（50%）評分加權(quán)后得出考核最終得分。考核結(jié)果設(shè)優(yōu)秀、合格、不合格三個(gè)等次，60分以下為不合格。根據(jù)考核得分，教學(xué)系部組和行政教輔部門組分別按30%確定優(yōu)秀等次。

考核程序包括自評、考核、反饋、審批四個(gè)環(huán)節(jié)。1.自評。各部門對檔案工作情況逐項(xiàng)進(jìn)行檢查打分，填寫考核表，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽字、加蓋單位公章后，于規(guī)定時(shí)間報(bào)送綜合檔案室。2.考核。收到各部門自評表后，綜合檔案室組織基層檔案員進(jìn)行小組互評、材料審查、實(shí)地檢查、綜合評分、初步確定各單位的考核等次。其中考核一級指標(biāo)“整理立卷歸檔”由綜合檔案室在每年4月底檔案移交工作結(jié)束后，分別組織教學(xué)系部組、行政教輔組進(jìn)行小組互評。3.反饋。綜合檔案室將初評考核結(jié)果向各部門反饋。各部門如有異議，可向綜合檔案室提出，綜合檔案室應(yīng)認(rèn)真核查，及時(shí)答復(fù)。4.審批。檔案考核工作組根據(jù)綜合檔案室擬定的初評考核結(jié)果和各部門反饋意見，審定各部門考核等次。

    （二）考核評定標(biāo)準(zhǔn)

    綜合檔案室對各業(yè)務(wù)部門的考核及各業(yè)務(wù)部門間的互評考核均包括組織領(lǐng)導(dǎo)（25分）、整理立卷歸檔（65分）、安全措施（19分）和加分項(xiàng)（10分）四個(gè)方面。組織領(lǐng)導(dǎo)主要考核業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視程度及部門檔案員的配置情況；整理立卷歸檔是考核的重中之重，主要考核各業(yè)務(wù)部門移交檔案的數(shù)量和整理質(zhì)量，以加大檔案收集的力度，促進(jìn)部門立卷質(zhì)量的提升；安全措施主要考核各業(yè)務(wù)部門檔案的保管條件，促進(jìn)平時(shí)立卷的規(guī)范化；加分項(xiàng)考核檔案創(chuàng)新和理論研究，以促進(jìn)業(yè)務(wù)部門檔案員參與檔案編研和檔案研究工作，進(jìn)一步提升檔案員素質(zhì)。

（三）  2013年度中山職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案考核評分結(jié)果

2013年，中山職業(yè)技術(shù)學(xué)院按照此方法對各業(yè)務(wù)部門檔案工作進(jìn)行了考核，考核結(jié)果因其客觀公正性得到了大部門部門的認(rèn)可。

各部門經(jīng)過自評、小組互評、綜合檔案室評分匯總，教學(xué)系部組評出了基礎(chǔ)教學(xué)部、機(jī)電工程系、計(jì)算機(jī)工程系三個(gè)優(yōu)秀部門；行政教輔組評出了團(tuán)委、招生辦公室、總務(wù)處、教務(wù)處、財(cái)務(wù)處五個(gè)優(yōu)秀部門，其他部門均為合格部門。

    （四）特色之處

1．注重多元主體考核。變原來的僅由綜合檔案室單一評價(jià)主體考核為現(xiàn)在的基層檔案部門、類別小組、綜合檔案室共同參與的多元主體考核，充分調(diào)動了基層檔案部門關(guān)注、參與學(xué)院檔案管理的積極性。

2．注重量化考核。考核辦法共分4個(gè)一級指標(biāo)10個(gè)二級指標(biāo)，每個(gè)指標(biāo)對應(yīng)不同的考核分值，考核內(nèi)容涵蓋了檔案管理工作的全過程，杜絕了考核的主觀性和隨意性，促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)。

3．注重過程評價(jià)。堅(jiān)持以評促建的工作理念，注重對基層檔案工作的實(shí)時(shí)跟蹤和評價(jià)。如一般考核的做法是年初移交檔案后等到年底才組織開展考核。而中山職業(yè)技術(shù)學(xué)院則是在每年4月底檔案移交工作結(jié)束后，分別組織教學(xué)系部組、行政教輔組進(jìn)行小組互評，讓各基層部門能及時(shí)了解本部門檔案工作質(zhì)量以及存在問題，以便整改提高。

4．實(shí)踐效果顯著。該考核制度在2012年學(xué)院基層檔案工作考核中進(jìn)行了試行，2013年正式實(shí)施，都取得了良好效果。尤其是通過互評這一環(huán)節(jié)，通過對當(dāng)年度其他部門移交檔案的實(shí)地觀察，使各部門檔案員能夠形象直觀地了解各部門檔案工作現(xiàn)狀，更好地促進(jìn)檔案員改進(jìn)本部門檔案工作。同時(shí)，由于全方位多角度的考核者對其工作成果進(jìn)行考核，考核結(jié)果公平性和可信度更高。2013年，學(xué)院將考核結(jié)果作為年度獎(jiǎng)勵(lì)基層檔案部門的主要依據(jù)，得到了各部門的一致好評。

參考文獻(xiàn)：

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