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論檔案提前進(jìn)館

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2018-08-18 19:33:23    來源:網(wǎng)絡(luò)    瀏覽次數(shù):511    評論:0
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上海市奉賢區(qū)檔案館嚴(yán)永官一、檔案提前進(jìn)館的提出1、檔案提前進(jìn)館提出的過程。首先是進(jìn)館時限的提出。新中國建立之初,主要是接收舊政權(quán)檔案和向社會廣泛征集革命歷史檔案。當(dāng)時不管什么檔案,只要一經(jīng)掌握線索并辦理有關(guān)手續(xù),即被有關(guān)部門接收。到20世紀(jì)50年代末60年代初,隨著各級綜合性檔案館的建立,檔案進(jìn)館工作本該提到議事日程上,但由于基層檔案工作基礎(chǔ)薄弱,檔案接收進(jìn)館條件尚不具備。隨即由于“文革”影響,在

上海市奉賢區(qū)檔案館 嚴(yán)永官
   一、檔案提前進(jìn)館的提出
   1、檔案提前進(jìn)館提出的過程。首先是進(jìn)館時限的提出。新中國建立之初,主要是接收舊政權(quán)檔案和向社會廣泛征集革命歷史檔案。當(dāng)時不管什么檔案,只要一經(jīng)掌握線索并辦理有關(guān)手續(xù),即被有關(guān)部門接收。到20世紀(jì)50年代末60年代初,隨著各級綜合性檔案館的建立,檔案進(jìn)館工作本該提到議事日程上,但由于基層檔案工作基礎(chǔ)薄弱,檔案接收進(jìn)館條件尚不具備。隨即由于“文革”影響,在較長時期內(nèi)檔案接收進(jìn)館工作尚沒有真正走上正軌。1980年全國檔案工作恢復(fù)整頓開始,作為我國檔案事業(yè)主體的檔案館建設(shè)受到了高度關(guān)注,1982年全國檔案工作會議上明確提出“豐富館藏”是全國檔案工作的基本任務(wù)之一。1983年4月26日頒布了《檔案館工作通則》,第七條明確了檔案接收進(jìn)館的時限,即:“省級以上檔案館接收立檔單位保管20年左右的檔案;省轄市(州、盟)和縣級檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案。”其次是縮短檔案進(jìn)館時限,提前接收檔案進(jìn)館的提出。經(jīng)過一個時期的實踐,在檔案進(jìn)館時限上逐步產(chǎn)生了幾種觀點(diǎn):有的認(rèn)為檔案進(jìn)館的時限還應(yīng)當(dāng)延長:“檔案遲些進(jìn)館,可以使檔案館有充分的時間整理、開發(fā)檔案館現(xiàn)有的館藏檔案信息資源”。①有的認(rèn)為這一規(guī)定本身就考慮了在實際操作中有一定幅度的靈活掌握,各縣館可因地制宜,結(jié)合本地本館實際,確定具體的接收時間。②還有一種觀點(diǎn)認(rèn)為檔案應(yīng)當(dāng)提前接收進(jìn)館,“縮短接收期限是社會各界對檔案館利用工作的迫切要求,也是檔案館內(nèi)部自身改革的需要,是大勢所需。”③
   2、檔案提前進(jìn)館的幾個基本觀點(diǎn)。一是認(rèn)為檔案提前進(jìn)館可適應(yīng)社會各界對檔案利用的需要,有利于檔案的完整與安全。因為機(jī)關(guān)檔案室人員更換頻繁,檔案保管條件有限,不利于長久保管。而且某些社會利用面較廣、價值較大的檔案,長期保存在機(jī)關(guān)檔案室,將會影響檔案作用的全方位發(fā)揮。二是認(rèn)為檔案提前進(jìn)館可提高館藏檔案的利用率,從而能增強(qiáng)社會對檔案館的認(rèn)知度。三是認(rèn)為檔案館可以走上服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和人民大眾的前沿。認(rèn)為檔案工作必須與市場經(jīng)濟(jì)體制相融合,否則就有被市場經(jīng)濟(jì)淘汰的危險。
   二、檔案提前進(jìn)館的現(xiàn)狀
   1、檔案館依照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行的檔案提前進(jìn)館。此類的提前進(jìn)館是主要形式,部分檔案的提前進(jìn)館其實是各級檔案館的法定職責(zé),這部分檔案主要包括:撤銷機(jī)關(guān)形成的檔案、臨時機(jī)構(gòu)形成的檔案、由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀的檔案。
   2、由于檔案館自身建設(shè)的需要提前接收一些專門、重大活動的檔案。經(jīng)過實踐摸索發(fā)現(xiàn),以檔案全宗為單位提前接收檔案進(jìn)館在事實上存在著較大難度,于是便有了對一些專門重大活動、重要事件等形成的檔案提前接收進(jìn)館。
   3、出于檔案形成單位的需要而開展的檔案提前進(jìn)館。由于檔案形成單位人力不足或保管條件有限,所以自愿將檔案提前向檔案館移交。
   三、檔案提前進(jìn)館面臨的幾個問題
   1、法律問題。《中華人民共和國檔案法》的實施,標(biāo)志著我國檔案事業(yè)進(jìn)入了法制化管理軌道,那么檔案提前接收進(jìn)館是否有法律依據(jù)呢?《檔案法》第十一條規(guī)定:“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定,定期向檔案館移交檔案。”在《檔案法實施辦法》第十三條中又將其細(xì)化為“屬于中央級和省級、設(shè)區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案,立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交;屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案,立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級國家檔案館移交。”這一條是現(xiàn)行的《檔案法實施辦法》的修改重點(diǎn),“這一規(guī)定既彌補(bǔ)了《檔案館工作通則》關(guān)于進(jìn)館時間的不確定帶來的操作上的盲點(diǎn),同時又將原行政規(guī)章的有關(guān)進(jìn)館時間的規(guī)定,上升為行政法規(guī)。從法律效力上提高了一個層次。”④并指出:“除已撤銷單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀的檔案,可以提前接收進(jìn)館外,原則上檔案館不得以任何理由提前接收未到進(jìn)館期限的檔案。”⑤縱觀《檔案法》全部條文,在用詞方面只有四處用到了“必須”,其中一處就是對檔案進(jìn)館的規(guī)定。從這里不難看出,檔案接收進(jìn)館的時限是法定的,并且是有明確的標(biāo)準(zhǔn)可以掌握的。如此看來,我們提出檔案提前接收進(jìn)館與現(xiàn)行的檔案法律、法規(guī)的規(guī)定是有悖的。當(dāng)然《上海市檔案條例》第十七條有這樣的規(guī)定:“市或者區(qū)、縣組織或者承辦的在國內(nèi)外有重大影響的全國性、國際性會議和本行政區(qū)域重大的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、體育、宗教等活動所形成的檔案,應(yīng)當(dāng)依照規(guī)定及時移交市或者區(qū)縣綜合檔案館。”似乎部分檔案的提前(及時)接收進(jìn)館在地方檔案法規(guī)中是可以找到依據(jù)的,但這里有一個下位法服從上位法的問題,應(yīng)當(dāng)引起我們的注意。
   2、檔案館的管理問題。我國各級綜合檔案館的管理都是以全宗為單位進(jìn)行的,一個立檔單位形成的全部檔案視為一個全宗,是檔案館的基本保管單位。提前接收有多種情況,凡是以單位形成的所有檔案整體提前進(jìn)館的,或是提前進(jìn)館的部分是一些專門檔案、或在該全宗中本身就是另列類目管理的(如婚姻檔案對于民政局全宗來講就是一個專門的目錄),那就沒有什么問題。而對于一些重大活動、重要事件的檔案,如果提前接收進(jìn)館的話,以后在其他檔案進(jìn)館時會在管理上給檔案館帶來不小的麻煩。
3、館藏檔案的質(zhì)量問題。一是提前接收進(jìn)館后會在一定程度上激起形成單位因利用不方便而帶來的抵觸情緒。一些單位認(rèn)為移交進(jìn)館后,本單位利用時會很不方便,所以往往有意不顧檔案進(jìn)館的內(nèi)容和期限等有關(guān)規(guī)定,把真正需要長久保存的檔案留在本單位檔案室里,影響到進(jìn)館檔案的質(zhì)量,造成館藏檔案的先天不足。二是增加了科學(xué)確定檔案保存價值的難度。檔案價值的科學(xué)確定往往是一種對于未來利用價值的預(yù)測,如果在檔案形成很短的時間內(nèi)就將其接收進(jìn)館,那么日后要由不熟悉檔案來龍去脈的檔案館來做再次鑒定就會更加困難。而在保存了10年、20年后在進(jìn)館時再對其進(jìn)行鑒定,相對會容易些。
4、機(jī)關(guān)檔案室的建設(shè)問題。檔案提前進(jìn)館的實施,一方面會使館藏檔案數(shù)量及時增加,另一方面也會使機(jī)關(guān)檔案室的室藏量大幅度下降。機(jī)關(guān)檔案工作是我國檔案工作的基礎(chǔ),它保管的主要有進(jìn)館剩下而又尚未鑒定銷毀的檔案、尚未到進(jìn)館期限的所有檔案、由于檔案館在接收檔案進(jìn)館時為避免重復(fù)而剔除的,但對于本機(jī)關(guān)卻又很有保存價值的檔案。其中主體部分就是尚未到進(jìn)館期限的全部檔案。區(qū)縣級機(jī)關(guān)檔案室的檔案年形成量一般在100至150卷左右,如此算來10年也只有不足2000個案卷,如果我們再將進(jìn)館期限縮短,那么其室藏量即使再加上一些資料和科技檔案等,也將會寥寥無幾,這樣對于機(jī)關(guān)檔案室的建設(shè)必然會帶來很大影響。
   5、實際利用問題。這是研究檔案提前接收進(jìn)館問題的根本所在。如果檔案提前接收進(jìn)館以后利用問題確實能夠得到很好解決,那么提前接收無疑就是必要的,法律、法規(guī)就應(yīng)當(dāng)隨著變化了的情況而做出相應(yīng)的修改。那么檔案提前接收進(jìn)館后是否真能很好地解決利用問題呢?試作如下分析:
一是關(guān)于檔案利用率的問題。提出檔案要提前接收進(jìn)館,一個重要的原因就是想提高檔案館館藏檔案的利用率。首先我們應(yīng)當(dāng)將檔案利用率看成是一個系統(tǒng)概念,即只要是利用了檔案,就是檔案利用率的增加。而我們現(xiàn)在一談到檔案利用率的問題,往往直接聯(lián)想到的只是檔案館的利用率,或者說只考慮檔案館的利用率,而沒有把為數(shù)眾多的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案室的利用也作為一個考察對象,這是很成問題的。筆者以為,我們不能因為國家在檔案工作統(tǒng)計年報中沒有將區(qū)縣以下機(jī)關(guān)檔案室的利用統(tǒng)計在內(nèi),而對于這部分利用就視而不見,只在檔案館的利用率上做文章。
二是關(guān)于利用方便的問題。在檔案利用理論中有一條基本規(guī)律就是檔案在形成較短時間內(nèi),對于形成單位的利用率高,隨著時間的推移,本單位的利用減少、社會利用相對增加。由此可見現(xiàn)行的檔案法律、法規(guī)對檔案進(jìn)館時限的規(guī)定正是由于考慮了檔案發(fā)揮作用的基本規(guī)律后做出的,即在形成后的一個時間里由檔案形成單位保管更便于利用。
三是檔案館的公共性和親民性的問題。近年來,關(guān)于檔案館的公共屬性及其工作的親民性越來越引起業(yè)內(nèi)人士的關(guān)注,要增強(qiáng)檔案館的公共性和親民性,關(guān)鍵在于檔案所記載和反映的內(nèi)容,而并非是時間上的遠(yuǎn)近。當(dāng)然,在時間方面也不是一點(diǎn)兒關(guān)系也沒有。比如文物誰發(fā)現(xiàn)得早,誰就擁有了親民的優(yōu)先權(quán)。有些檔案、資料也一樣,要靠我們?nèi)グl(fā)現(xiàn)。而這光靠正常的檔案接收是難以做到的,真正起作用的應(yīng)當(dāng)是征集。
通過以上分析,筆者認(rèn)為檔案提前接收進(jìn)館既有利也有弊,利弊權(quán)衡結(jié)果應(yīng)當(dāng)是不言自明的,即檔案提前接收進(jìn)館應(yīng)當(dāng)緩行。
注釋:
   ①郭樹銀主編,《中華人民共和國檔案法實施辦法釋解》,中國法律出版社2000年6月出版,第66頁。
   ②柳瑛,“也談縣館接收檔案的時間”,《中國檔案》1994(11)。
   ③崔隆平、向昌慶,“市縣檔案館接收檔案期限的改革勢在必行”,《檔案與建設(shè)》1994(3)。
   ④同①,第64頁。
   ⑤同①,第65頁。
 
 
關(guān)鍵詞: 檔案 提前 前進(jìn)
(文/小編)
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