摘 要：本文分析了企業(yè)檔案的雙套制管理在信息時(shí)代的今天存在的必要性和可行性，并對(duì)其具體的實(shí)施方法及范圍提出了一些自己的看法。
關(guān)鍵詞：信息化 雙套制 電子檔案

 　　檔案雙套制即：檔案部門同時(shí)保存兩套內(nèi)容相同的檔案。對(duì)這一問題，早就有人在探討，不過(guò)，那時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未在檔案管理工作中廣泛使用，數(shù)字化也只是初現(xiàn)端倪，因此，其雙套檔案指的是對(duì)同一紙質(zhì)檔案的雙套歸檔保存。筆者認(rèn)為在同一載體即同為紙質(zhì)的條件下，對(duì)同一內(nèi)容的檔案雙套保存雖然是一種保護(hù)措施，但也是一種重復(fù)，造成了資源和人力的浪費(fèi)，不符合我國(guó)國(guó)情。對(duì)于企業(yè)檔案工作而言也是如此，這里不排除很多企業(yè)檔案館、室都有少量珍貴檔案和使用率非常高的檔案雙套保存的現(xiàn)象，但這不是普遍現(xiàn)象。
　　一、企業(yè)檔案雙套制管理的必要性
　　（一）檔案載體的多元化是實(shí)行雙套制的先決條件
　　隨著時(shí)代的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代辦公自動(dòng)化(OA)的興起、發(fā)展、普及，縮微技術(shù)的應(yīng)用，以及當(dāng)前在建設(shè)數(shù)字檔案館過(guò)程中對(duì)現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，產(chǎn)生了大量電子檔案、膠質(zhì)縮微品檔案。檔案載體呈現(xiàn)出多元化趨勢(shì)，且這種狀況會(huì)隨科技的進(jìn)步，檔案信息數(shù)字化的發(fā)展而日益明顯。紙質(zhì)載體的統(tǒng)治地位將不斷受到其他諸如光介質(zhì)、磁介質(zhì)、膠質(zhì)等載體的挑戰(zhàn)而弱化，這就出現(xiàn)了同一內(nèi)容而不同載體的檔案文件是否都要同時(shí)保存的問題。這時(shí)的檔案雙套制與早先討論的檔案雙套制問題因條件與環(huán)境的不同而有了明顯的區(qū)別，同一內(nèi)容但不同載體的兩種檔案由于其作用、特點(diǎn)不盡相同，實(shí)行雙套制已不屬于重復(fù)保存，在這樣的背景下，企業(yè)檔案實(shí)施雙套制管理顯得尤為必要和迫切。
　　（二）不同載體的局限性決定了實(shí)施雙套制的必要性
　　1、電子檔案的可變性、對(duì)系統(tǒng)的依賴性及不安全性都決定了其固有的局限性。以磁盤或光盤等作為介質(zhì)的電子檔案，雖有體積小、信息量大、檢索迅捷的優(yōu)勢(shì)，但其局限性也很明顯。如：不能有效防止數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中泄露；電子檔案中的文字無(wú)個(gè)人字跡特征、無(wú)書寫墨跡的新舊之別、無(wú)文件形成過(guò)程中的稿本特征，一旦被篡改，無(wú)法識(shí)別；電子檔案沒有“原稿”概念，沒有確定的法律地位，這嚴(yán)重影響檔案的憑證作用；所支撐硬件系統(tǒng)和應(yīng)用軟件系統(tǒng)各不相同，對(duì)軟硬件依賴大；壽命短，其影像記錄的穩(wěn)定期限不長(zhǎng)。
　　2、紙質(zhì)檔案雖有真實(shí)性、可靠性、法律地位確定的優(yōu)勢(shì)，但有信息容量小、占據(jù)空間大、管理檢索不便的弱點(diǎn)。
　　3、縮微品檔案也有局限性，它的設(shè)備成本高，縮微膠片保管條件非常嚴(yán)格，一般檔案部門難以達(dá)到其所要求的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)，從實(shí)際應(yīng)用情況看，大多數(shù)縮微設(shè)備利用率普遍不高，操作技術(shù)較復(fù)雜，人員配備相對(duì)多，其存貯密度、信息容量、檢索速度等遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上光盤。
實(shí)行檔案雙套制管理可以很好地融合紙質(zhì)和電子等不同載體的優(yōu)勢(shì)，既可發(fā)揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價(jià)值作用實(shí)現(xiàn)，起到了優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的效果。可見，雙套制有其存在的必要性和合理性，在電子檔案的局限未得到根本克服之前，在電子檔案的法律地位未得到完全確認(rèn)之前，應(yīng)該實(shí)行雙套制，至少對(duì)重要檔案、珍貴檔案應(yīng)該實(shí)行雙套制。企業(yè)檔案雙套制管理的存在，意味著今后企業(yè)檔案館館藏中電子檔案與紙質(zhì)檔案將長(zhǎng)期共存，這將成為未來(lái)企業(yè)檔案館館藏結(jié)構(gòu)的一大特點(diǎn)。
　　二、關(guān)于實(shí)施雙套制的想法和建議
　　筆者認(rèn)為，在檔案信息數(shù)字化條件下企業(yè)檔案雙套制存在的必要性毋庸置疑，但在具體實(shí)施時(shí)要考慮到度的問題，即是全面的雙套制還是有選擇的、有側(cè)重的、有分別的雙套制。
　　（一）全面的雙套制既不需要也無(wú)可行性
　　實(shí)行全面的雙套歸檔制主要涉及兩個(gè)方面：一是現(xiàn)行的電子文件歸檔。由于以往辦公的制度和人們自然的閱讀習(xí)性，這部分文件一般伴隨相應(yīng)的紙質(zhì)文件，可按歸檔要求直接一并移交檔案部門。二是已有的館藏檔案。按照建立數(shù)字檔案館的要求，館藏紙質(zhì)檔案將逐步數(shù)字化，形成大量的電子檔案，例如攀鋼檔案館建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化項(xiàng)目，購(gòu)進(jìn)多臺(tái)相關(guān)設(shè)備用于紙質(zhì)檔案數(shù)字化。問題在于，由于多年的累積，多數(shù)企業(yè)檔案館館藏檔案高達(dá)十幾萬(wàn)卷（冊(cè)）乃至更多，而且企業(yè)檔案中的科技檔案存在很多大幅面圖紙，要將這些全部數(shù)字化要花費(fèi)巨大的人力和物力，在當(dāng)前我國(guó)檔案建設(shè)投入并不充裕的情況下，顯然是不可取的，甚至是有害的。簡(jiǎn)單地說(shuō)，這樣做必然會(huì)削弱在其他檔案管理環(huán)節(jié)的投入。
　　（二）實(shí)行有選擇的雙套制符合當(dāng)前企業(yè)檔案工作實(shí)際
實(shí)行有選擇的檔案雙套歸檔制最符合當(dāng)前企業(yè)檔案工作的實(shí)際，且最具可行性。建立現(xiàn)代企業(yè)制度要求企業(yè)檔案工作能夠高效的運(yùn)轉(zhuǎn)、便捷的查閱和高能動(dòng)性的信息利用，以便為企業(yè)在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和高速升級(jí)的技術(shù)更新下發(fā)展壯大提供及時(shí)有效的信息服務(wù)。因此，現(xiàn)代企業(yè)檔案利用工作在所有檔案管理工作環(huán)節(jié)中處于更突出、更迫切的地位，企業(yè)檔案部門不可能將全部工作重心轉(zhuǎn)移到數(shù)字化工作中來(lái)。鑒于此，對(duì)館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作只能有計(jì)劃地逐步開展，可先把珍貴的、年代久遠(yuǎn)和頻繁利用的檔案數(shù)字化。各企業(yè)檔案館可根據(jù)自身不同特點(diǎn)進(jìn)行規(guī)劃，這樣就會(huì)弱化數(shù)字化工作與檔案管理日常工作在人力、物力分?jǐn)偵系拿堋Ｔ诰唧w實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)應(yīng)著重考慮以下因素：
　　1、利用率因素。數(shù)字化的檔案信息可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案信息的種種缺陷，極大的方便利用者的查閱，更好的滿足企業(yè)的檔案信息利用需求。因此，對(duì)企業(yè)利用面廣、使用率高的紙質(zhì)檔案應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，盡可能發(fā)揮館藏檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。攀鋼檔案館針對(duì)攀鋼技改工程建設(shè)的需要，在檔案數(shù)字化系統(tǒng)改造完畢后，擬優(yōu)先把重點(diǎn)工程竣工檔案以及總圖和綜合管線（網(wǎng)）圖等數(shù)字化，將有效地滿足項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位、施工單位和工程管理部門的參考利用需求，為攀鋼生產(chǎn)建設(shè)做出更大貢獻(xiàn)。
　　2、價(jià)值因素。將高價(jià)值的檔案信息優(yōu)先數(shù)字化。高價(jià)值即：有長(zhǎng)遠(yuǎn)使用價(jià)值的檔案信息、珍貴的歷史檔案、有證據(jù)和情報(bào)價(jià)值的檔案信息、有地方特色或突出館藏特色的檔案信息。
　　3、搶救性因素。一些年代久遠(yuǎn)面臨毀損的紙質(zhì)檔案要盡快實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，使其得到及時(shí)的搶救性保護(hù)。如攀鋼一期建設(shè)期間形成的部分重要檔案，由于年代較久，出現(xiàn)了變黃變脆的現(xiàn)象，迫切需要優(yōu)先數(shù)字化。
筆者認(rèn)為企業(yè)檔案雙套制管理的重點(diǎn)還是在于近幾年生成的電子文件，這樣一步到位既可以保障電子檔案的質(zhì)量，又不會(huì)在大量堆積之后再做重復(fù)工作，更重要的是能解決檔案工作與辦公自動(dòng)化的接軌問題。
　　（三）實(shí)行雙套制的范圍
企業(yè)檔案雙套制管理的范圍這不僅僅是個(gè)學(xué)術(shù)問題，更是一個(gè)制度和法律要求，需要國(guó)家檔案局要盡快出臺(tái)有關(guān)方面的法規(guī)和規(guī)章，讓各級(jí)檔案館室在工作時(shí)有章可循、有法可依。筆者建議：
　　1、確定檔案雙套制范圍的依據(jù)。作為一種過(guò)渡性措施，企業(yè)檔案雙套制管理的范圍基本上可以以我國(guó)目前各類檔案的歸檔范圍及其保管期限表為依據(jù)。因?yàn)槲覈?guó)現(xiàn)行的檔案歸檔范圍及其保管期限表是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的調(diào)研和實(shí)踐而制定出來(lái)的，具有相當(dāng)?shù)目茖W(xué)性和可操作性，特別是保管期限表已考慮了檔案的重要程度和保存價(jià)值，這正是確定企業(yè)檔案雙套管理制范圍的重要依據(jù)，完全可以參照?qǐng)?zhí)行，不必另搞一套。
　　2、依據(jù)保管期限表，確定檔案雙套制的范圍。以前有觀點(diǎn)認(rèn)為雙套制的保存范圍只是永久保存的檔案。但由于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)更新速度的日益加快，企業(yè)技術(shù)改造與更新的周期也越來(lái)越短，企業(yè)檔案中長(zhǎng)期保存的檔案利用率大大提高，這在很大程度上延伸了企業(yè)檔案雙套保存的范圍。因此企業(yè)檔案雙套保存范圍應(yīng)當(dāng)限定在具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案部分，保管期限為短期的檔案不必實(shí)行雙套制。
　　此外，在企業(yè)檔案部門，兩套不同載體檔案如何統(tǒng)一保管且便于檢索也很值得研究，要把電子檔案和紙質(zhì)檔案做有機(jī)的對(duì)應(yīng)，建立相互準(zhǔn)確可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。電子檔案（數(shù)字化的紙質(zhì)檔案）通常采用硬盤在線保存和光盤離線保存，在線保存主要是方便提供利用，離線保存則是為了備份與恢復(fù)。對(duì)于離線保存的光盤，其光盤標(biāo)簽上注明光盤號(hào)，并把光盤號(hào)寫入相應(yīng)紙質(zhì)檔案的案卷信息，這樣就在電子檔案與紙質(zhì)檔案之間建立了必要的關(guān)聯(lián)，使紙質(zhì)檔案與電子檔案既處于不同模式的管理下，又存在著一條聯(lián)系紐帶。在線部分則可通過(guò)掛接附件的形式，使利用者可以在檢索條件下經(jīng)檔案部門授權(quán)進(jìn)行在線全文查閱。
　　（四）培養(yǎng)綜合型人才是實(shí)行企業(yè)檔案雙套制管理的迫切任務(wù)
　　在數(shù)字檔案館建設(shè)中，無(wú)論是從檔案工作的內(nèi)容還是從檔案工作的手段來(lái)看，僅僅具備傳統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)已經(jīng)無(wú)法滿足雙套制檔案工作的要求，需要我們企業(yè)檔案工作者在一定程度上熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)。企業(yè)檔案部門要積極開展計(jì)算機(jī)知識(shí)以及現(xiàn)代化通訊設(shè)備操作培訓(xùn)，以滿足檔案雙套制管理工作需要，為建設(shè)數(shù)字檔案館奠定人才基礎(chǔ)。
　　綜上所述，當(dāng)前及將來(lái)很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，企業(yè)檔案館的紙質(zhì)與電子檔案將雙套長(zhǎng)期并存，但筆者所闡述的雙套制不是目的，僅是手段，只是為了最終規(guī)范的現(xiàn)代企業(yè)數(shù)字檔案館的建成。

參考文獻(xiàn)
[1]　彭堅(jiān).關(guān)于檔案“雙套制”管理問題的探討[J].檔案學(xué)研究，2002,(1).
[2]　方瑩芬.試論電子文件歸檔的雙套制[J].浙江檔案，2000,(11).
[3]　黃忠華.企業(yè)檔案信息化管理之我見.中國(guó)檔案,2005,(9).
[4]　勾永雯.機(jī)關(guān)檔案實(shí)行雙套制管理好處多[J].四川檔案，1999,(5).
[5]　徐慶蓉.館藏檔案數(shù)字話的幾點(diǎn)思考.四川檔案,2005,(2).