現(xiàn)行文件利用中心建設(shè)存在的主要問(wèn)題及對(duì)策

市檔案局 李加強(qiáng) 張薔 李衛(wèi)坤

現(xiàn)行文件利用中心建設(shè)，始于“十.五”期間，是各級(jí)檔案行政管理部門和各級(jí)國(guó)家綜合檔案館貫徹“三個(gè)代表”重要思想，努力拓展檔案館社會(huì)服務(wù)功能，而采取的重大舉措。即將過(guò)去分散在各級(jí)黨委、政府部門已公開(kāi)或可公開(kāi)的對(duì)人民群眾生產(chǎn)、生活具有重要查考利用價(jià)值的現(xiàn)行各類政策、法規(guī)性文件，提前接收到各級(jí)國(guó)家綜合檔案館的“現(xiàn)行文件閱覽室”,集中提供利用的一種服務(wù)方式。其作用重大，效果明顯，深受廣大人民群眾的歡迎。檔案館現(xiàn)行文件利用中心，開(kāi)展已公開(kāi)現(xiàn)行文件利用工作符合“三個(gè)代表”重要思想的要求，是檔案部門貫徹“三個(gè)代表”重要思想的創(chuàng)新之舉和具體體現(xiàn)，對(duì)最大限度地滿足社會(huì)各界和人民群眾對(duì)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)公務(wù)活動(dòng)的知情權(quán)及檔案利用需求，搶占政府公開(kāi)信息制高點(diǎn)，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展空間具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義，顯示了檔案工作服務(wù)社會(huì)、造福人民的魅力與勇氣。我們要按照“科學(xué)發(fā)展觀”的要求，進(jìn)一步做好這方面的工作。

一、我市現(xiàn)行文件中心建設(shè)的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

（一）現(xiàn)行文件中心建設(shè)的基本情況

攀枝花市轄三區(qū)兩縣，共有6個(gè)國(guó)家綜合檔案館，其中市級(jí)檔案館1個(gè)，區(qū)(縣)級(jí)檔案館5個(gè)。現(xiàn)行文件中心建設(shè)始于2003年。當(dāng)時(shí)按照省檔案局的安排，市、縣（區(qū)）兩級(jí)國(guó)家綜合檔案館，逐步完成了“現(xiàn)行文件中心查閱室”的建設(shè)任務(wù)。全市6個(gè)國(guó)家綜合檔案館“現(xiàn)行文件利用中心”已全部建成，6個(gè)“現(xiàn)行文件利用中心”全部得到本地區(qū)相關(guān)部門的批復(fù)和認(rèn)可，文件中心機(jī)構(gòu)健全，制度比較完善，收集、整理、保管、利用各項(xiàng)工作運(yùn)轉(zhuǎn)基本正常。截止2009年，共收集了市、縣（區(qū)）兩級(jí)黨委、政府近200個(gè)單位已公開(kāi)的現(xiàn)行文件和政策法規(guī)文件近 15500份。從總的運(yùn)行情況看，大部分檔案館的“現(xiàn)行文件中心查閱室”已經(jīng)在逐步的開(kāi)展了提供利用工作，個(gè)別的正在不斷完善的過(guò)程中，但利用率不高，效果不很理想。

市檔案館于2004年月12月開(kāi)始著手建立了現(xiàn)行文件服務(wù)中心。市委辦公室、市政府辦公室發(fā)出了《關(guān)于報(bào)送現(xiàn)行文件材料有關(guān)問(wèn)題的通知》，在市檔案館保管利用部增掛了服務(wù)中心的牌子，對(duì)現(xiàn)行文件的報(bào)送工作提出了具體的要求。收集了市級(jí)63個(gè)相關(guān)部門2000年—2005年形成的可公開(kāi)的現(xiàn)行文件3453份(紙質(zhì))，并掃描成電子文件存儲(chǔ)。2005年5月開(kāi)始從黨政網(wǎng)上接收市級(jí)各單位報(bào)送的電子現(xiàn)行文件。截止2009年5月底，已收集電子文件1917件，向省檔案局現(xiàn)行文件中心上傳現(xiàn)行文件290件。

各縣（區(qū)）檔案館從2003年開(kāi)始，也逐步按照要求，由縣（區(qū)）黨委、政府辦公室聯(lián)合發(fā)文，分別成立了本地的現(xiàn)行文件服務(wù)中心，并明確了在檔案館增掛現(xiàn)行文件利用中心的牌子，對(duì)現(xiàn)行文件的報(bào)送工作提出了具體要求。同時(shí)，逐步開(kāi)展了現(xiàn)行文件的接收、整理和提供利用。截止目前，共接收137個(gè)縣（區(qū)）政府部門2000年以來(lái)10130份現(xiàn)行文件。

（二）現(xiàn)行文件利用中心建設(shè)存在的主要問(wèn)題

我市現(xiàn)行文件利用中心的建設(shè)雖然已初步建立，但從運(yùn)行的情況來(lái)看，前景不容樂(lè)觀，利用效果非常不理想，兩級(jí)檔案館的“現(xiàn)行文件利用中心”的利用率都非常低，有的甚至到無(wú)人問(wèn)津的尷尬境地。存在的主要問(wèn)題是：

1、“現(xiàn)行文件利用服務(wù)中心”的稱謂不規(guī)范

“現(xiàn)行文件利用服務(wù)中心”是《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》（以下簡(jiǎn)稱條例）頒布實(shí)施前檔案系統(tǒng)約定成俗的稱謂。根據(jù)《條例》的規(guī)定，“現(xiàn)行文件利用服務(wù)中心”收集、提供利用的已公開(kāi)現(xiàn)行文件應(yīng)是政府信息公開(kāi)的內(nèi)容。而“現(xiàn)行文件利用服務(wù)中心” 稱謂不管是從內(nèi)含還是外延上講都與“政府信息查閱場(chǎng)所” 稱謂有著本質(zhì)的區(qū)別。雖然二者的實(shí)質(zhì)都是提供信息利用服務(wù)，但“現(xiàn)行文件利用服務(wù)中心”的收集范圍是沒(méi)有明確的法律依據(jù)，只是憑檔案部門的需要而定，具有隨意性。而“政府公開(kāi)信息查閱場(chǎng)所”的主體資格與主體地位和收集范圍是有法律明確規(guī)定的，其收集范圍只能是政府各部門已經(jīng)公開(kāi)的現(xiàn)行文件，沒(méi)有公開(kāi)的檔案部門不能擅自接收。如果不從名稱上進(jìn)行正本清源，回到《條例》的規(guī)范稱謂“政府公開(kāi)信息查閱場(chǎng)所”的建設(shè)上來(lái)，容易引起群眾的混淆和誤解，更談不上信息服務(wù)社會(huì)、服務(wù)群眾和確保檔案部門依法行政。因此，“現(xiàn)行文件利用服務(wù)中心”，規(guī)范稱謂應(yīng)該是叫“政府公開(kāi)信息查閱中心”，這樣才是名正言順。

2、“政府信息公開(kāi)場(chǎng)所”建設(shè)還未提上政府的議事日程

傳統(tǒng)意義上的“現(xiàn)行文件利用中心”建設(shè)，是檔案部門一相情愿的主動(dòng)行為，而并沒(méi)有各級(jí)政府和相關(guān)職能部門的積極主動(dòng)參與，即使發(fā)了文件，掛了牌子，成立了中心，也是形式上的只有機(jī)構(gòu)而無(wú)人員編制和經(jīng)費(fèi)保證，使中心的工作受到嚴(yán)重影響。其表現(xiàn)是雖然《條例》要求建立“政府公開(kāi)信息查閱場(chǎng)所”，但從目前政府的角度說(shuō)，既沒(méi)有給市、縣（區(qū)）檔案館設(shè)置專門的機(jī)構(gòu)，也沒(méi)有增加必要的人員編制，更沒(méi)有把“政府公開(kāi)信息查閱場(chǎng)所”建設(shè)相關(guān)的費(fèi)用列入地方財(cái)政預(yù)算予以保證。

3、未建立起科學(xué)有效的政府信息查閱工作管理體制

《條例》頒布實(shí)施后，市政府發(fā)文對(duì)全市貫徹提出了具體的實(shí)施意見(jiàn)和要求，要求各相關(guān)部門要在2008年前完成本部門《信息公開(kāi)指南》和《信息公開(kāi)目錄》的編制，并在“攀枝花政務(wù)公開(kāi)網(wǎng)”站和本單位和部門網(wǎng)站上或相關(guān)政府查閱場(chǎng)所公布，但遺憾的是政府未把“政府信息查閱場(chǎng)所”建設(shè)納入到政府信息公開(kāi)總的管理體系之中一并進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃與協(xié)調(diào)。其具體表現(xiàn)：一未制定地方政府管理規(guī)范明確政府信息公開(kāi)后信息的最后歸宿與流向；二未對(duì)政府信息公開(kāi)部門提出在公開(kāi)信息的同時(shí)，向同級(jí)檔案館同時(shí)報(bào)送信息的具體要求；三是政府信息公開(kāi)考核體系未將已公開(kāi)信息向“政府信息查閱場(chǎng)所”報(bào)送情況納入考核內(nèi)容，一并進(jìn)行考核與督查。

4、未建立 “政府公開(kāi)信息查閱場(chǎng)所”信息資源建設(shè)的報(bào)送機(jī)制

“政府公開(kāi)信息查閱場(chǎng)所”建設(shè)關(guān)鍵的是要建立政府公開(kāi)信息的報(bào)送機(jī)制。但就我市目前的情況看，信息報(bào)送機(jī)制沒(méi)有完全建立，致使信息報(bào)送渠道嚴(yán)重不暢。雖然市、縣區(qū)均由黨委、政府發(fā)文對(duì)信息的報(bào)送作了要求，但因缺乏必要的考核機(jī)制，仍有大部分單位沒(méi)有按要求及時(shí)主動(dòng)的向“現(xiàn)行文件服務(wù)中心”報(bào)送政府已公開(kāi)文件。一些單位報(bào)送的文件大多數(shù)是信息、簡(jiǎn)報(bào)，基本上是處于應(yīng)付狀態(tài)，真正能滿足人民群眾利用需求的規(guī)范性、政策性文件較少。

5、無(wú)專用的現(xiàn)代化信息查閱檢索體系

現(xiàn)行文件已實(shí)現(xiàn)從黨政網(wǎng)上接收電子文件，而接收政府已公開(kāi)的信息目前無(wú)相應(yīng)的電子現(xiàn)行文件的管理軟件，從黨政網(wǎng)上簽收的電子文件只能存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)硬盤上，不能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檢索，給政府已公開(kāi)信息的提供利用帶來(lái)極大的困難，降低了利用質(zhì)量，影響了群眾對(duì)信息的利用和政府公開(kāi)信息作用的發(fā)揮。

6、未建立檔案部門政府信息查閱工作體系

我市盡管市、縣（區(qū)）都初步建立了現(xiàn)行文件查閱利用服務(wù)中心，但都處于散兵游勇各自為政的狀態(tài)，還沒(méi)有從總體上實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和市、縣（區(qū)）檔案部門政府信息查閱工作的兩級(jí)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，致使政府已公開(kāi)信息的查閱利用率極低，個(gè)別的幾乎無(wú)人查閱利用，出現(xiàn)了接收來(lái)的已公開(kāi)政府現(xiàn)行文件少有人問(wèn)津的尷尬局面。就其原因：一是已接收進(jìn)“現(xiàn)行文件中心”的大部分政府已公開(kāi)的信息都屬于不保密的文件，人民群眾可以從政府其他相關(guān)職能部門直接獲取，到檔案部門利用反而不便，因?yàn)閷?duì)公開(kāi)政府信息的咨詢答疑檔案部門并不具優(yōu)勢(shì)；二是所收集的政府公開(kāi)信息內(nèi)容涉及人民生產(chǎn)、生活的政策法規(guī)文件少。因此，表現(xiàn)出現(xiàn)行文件中心雖然建立起來(lái)了，但要運(yùn)行起來(lái)可說(shuō)是舉步為艱。

二、對(duì)策與措施

“政府公開(kāi)信息查閱場(chǎng)所”建設(shè)，既是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期的歷史任務(wù)。針對(duì)以上存在問(wèn)題，根據(jù)《條例》的規(guī)定和檔案館在新時(shí)期政府信息公開(kāi)中所承擔(dān)的職責(zé)，應(yīng)采取以下有效措施，有針對(duì)性地加強(qiáng)“政府公開(kāi)信息查閱中心”建設(shè)，突出服務(wù)性、體現(xiàn)時(shí)代性、注重整體性、堅(jiān)持聯(lián)動(dòng)性，以健全制度和創(chuàng)新機(jī)制為保證，以科學(xué)發(fā)展的理念，推動(dòng)政府信息公開(kāi)查閱場(chǎng)所建設(shè)，努力把我市的檔案館建成名副其實(shí)的“政府公開(kāi)信息查閱中心”。

（一）加強(qiáng)宣傳，明確檔案館政府公開(kāi)信息查閱場(chǎng)所的主體地位

“政府公開(kāi)信息查閱場(chǎng)所”建設(shè)的關(guān)鍵是要發(fā)揮政府信息查閱平臺(tái)的作用，為人民群眾集中查閱已公開(kāi)的政府信息提供方便，使群眾的利益通過(guò)檔案館提供的查閱政府信息平臺(tái)得以維護(hù)。因此，要加大對(duì)《條例》和檔案館利用政府信息的規(guī)定的宣傳力度，使各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和人民群眾明確和了解國(guó)家綜合檔案館是政府信息查閱利用場(chǎng)所。同時(shí)，突出檔案館在政府公開(kāi)信息查閱中的主體地位和作用，增加社會(huì)有關(guān)方面信息報(bào)送和配合檔案部門搞好信息資源建設(shè)的自覺(jué)性。

（二）加強(qiáng)與政府信息公開(kāi)主管部門的溝通與協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取政府的大力支持

《條例》第三條二款規(guī)定：“縣級(jí)以上地方人民政府辦公廳（室）或者縣級(jí)以上地方人民政府確定的其他政府信息公開(kāi)工作主管部門負(fù)責(zé)推進(jìn)、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督本行政區(qū)域的政府信息公開(kāi)工作”。因此，要緊緊依靠市、縣（區(qū)）人民政府的領(lǐng)導(dǎo)，積極主動(dòng)與政府信息公開(kāi)主管部門——政府辦公室的溝通與協(xié)調(diào)，加強(qiáng)政府信息公開(kāi)查閱場(chǎng)所的硬件環(huán)境建設(shè)。具體說(shuō)就是依托政府的支持，結(jié)合實(shí)際需要，向政府報(bào)送專題報(bào)告；爭(zhēng)取將政府信息查閱場(chǎng)所建設(shè)納入政府信息公開(kāi)工作的總體規(guī)劃，并爭(zhēng)取將建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)和硬件建設(shè)列入財(cái)政預(yù)算；爭(zhēng)取將所需的設(shè)備（觸摸式查閱儀、電腦、服務(wù)器等），列入政府采購(gòu)，統(tǒng)一解決，不斷改善政府公開(kāi)信息查閱場(chǎng)所條件，完善提供便利的查閱平臺(tái)，為群眾提供一條方便、快捷的信息服務(wù)渠道，建立科學(xué)有效的政府公開(kāi)信息查閱工作機(jī)制，真正發(fā)揮檔案館政府公開(kāi)信息查閱場(chǎng)所的功能。

（三）加強(qiáng)制度建設(shè)，制定政府公開(kāi)信息地方管理規(guī)范

《條例》第四條規(guī)定：“各級(jí)人民政府及縣級(jí)以上人民政府部門應(yīng)當(dāng)建立健全本行政機(jī)關(guān)的政府信息公開(kāi)工作制度……。”因此，要爭(zhēng)取以政府的名義制定政府公開(kāi)信息地方管理規(guī)范，明確全市政府公開(kāi)信息查閱場(chǎng)所建設(shè)的管理體制、信息報(bào)送的具體要求等，包括政府公開(kāi)信息查閱場(chǎng)所建設(shè)的規(guī)模、方式、運(yùn)作方式、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員、基礎(chǔ)設(shè)施配備、公開(kāi)信息報(bào)送范圍、報(bào)送程序、報(bào)送時(shí)間、報(bào)送方式、信息格式及載體形式、信息公開(kāi)的保密審查、監(jiān)督與考核、制度建設(shè)等，以規(guī)范政府公開(kāi)信息報(bào)送行為，為場(chǎng)所建設(shè)提供必要的組織和法制保障。

（四）加強(qiáng)政府公開(kāi)信息的資源建設(shè)，建立信息報(bào)送工作機(jī)制

政府公開(kāi)信息查閱場(chǎng)所建設(shè)最關(guān)鍵的是要搞好信息資源建設(shè)，而信息資源建設(shè)的關(guān)鍵是信息報(bào)送渠道的通暢。因此，檔案部門要緊緊依靠信息公開(kāi)主管部門和各行政機(jī)關(guān)信息公開(kāi)工作的整體推進(jìn)，搞好政府公開(kāi)信息資源建設(shè)。一是通過(guò)制定地方政府規(guī)范性文件，要求市、縣（區(qū)）政府部門建立健全政府信息主動(dòng)公開(kāi)機(jī)制，按照規(guī)定和法定程序，編制《部門信息公開(kāi)指南》和《部門信息公開(kāi)目錄》，該公開(kāi)的要及時(shí)向社會(huì)公開(kāi)，確保政府信息公開(kāi)的來(lái)源。同時(shí)，要求政府各部門建立健全向本級(jí)政府信息查閱場(chǎng)所提供主動(dòng)公開(kāi)信息的及時(shí)報(bào)送機(jī)制；二是要建立檔案館及時(shí)全面掌握和接收各部門主動(dòng)公開(kāi)信息目錄和政府已公開(kāi)信息的信息接收機(jī)制，以確保政府公開(kāi)信息的合理流向與安全。

（五）加強(qiáng)考核，建立政府公開(kāi)信息報(bào)送保障機(jī)制

《條例》第二十九條規(guī)定：“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)建立健全政府信息公開(kāi)工作考核制度、社會(huì)評(píng)議制度和責(zé)任追究制度，定期對(duì)政府信息公開(kāi)工作進(jìn)行考核、評(píng)議。”而參與考核的主體是主管政府信息公開(kāi)的主管部門和行政監(jiān)察機(jī)關(guān)，他們只負(fù)責(zé)對(duì)政府部門應(yīng)公開(kāi)信息的情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核，而各政府部門信息公開(kāi)后是否及時(shí)、主動(dòng)的將已公開(kāi)的紙質(zhì)和電子信息向當(dāng)?shù)卣_(kāi)信息查閱場(chǎng)所——檔案館報(bào)送的情況卻未納入政府信息公開(kāi)考核體系。對(duì)此，檔案部門要采取積極有效的措施，及時(shí)與信息主管部門或監(jiān)察機(jī)關(guān)溝通與協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取他們的理解與支持，把檔案部門作為政府已公開(kāi)信息報(bào)送情況的考核主體，并將各級(jí)行政機(jī)關(guān)根據(jù)《條例》規(guī)定，及時(shí)向國(guó)家檔案館提供、報(bào)送主動(dòng)公開(kāi)的政府信息情況納入各級(jí)政府年度目標(biāo)考核的內(nèi)容，占一定的考核分值，以此來(lái)保障各級(jí)行政機(jī)關(guān)及時(shí)向國(guó)家檔案館及時(shí)、主動(dòng)提供公開(kāi)的政府信息不流于形式。