淺談如何做好災(zāi)后恢復(fù)重建檔案工作

仁和區(qū)檔案局 蒙 煒

2008年8月30日，仁和區(qū)發(fā)生的6.1級地震，不僅給人民生命財產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展造成了巨大損失，同時也使我區(qū)檔案館、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和單位綜合檔案室遭受到前所未有的破壞。面對突如其來的地震災(zāi)害，我們在震后第一時間把抗震救災(zāi)確定為全局最重要、最緊迫的任務(wù)，及時深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門檢查檔案受損情況，全區(qū)246個綜合檔案室不同程度受損，其中75個嚴(yán)重受損。

8.30地震后，我區(qū)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道在抗震救災(zāi)和災(zāi)后重建過程中產(chǎn)生了大量的文件、表冊、照片、圖紙等資料，這些資料十分珍貴，具有很高的保存價值。既對今后相關(guān)工作提供參考，又為今后查考地質(zhì)災(zāi)害和借鑒經(jīng)驗提供重要的依據(jù)，是化解矛盾糾紛，順利開展重建工作的有力保障。因此，認(rèn)真做好災(zāi)后恢復(fù)重建檔案工作尤為重要。

一、仁和區(qū)災(zāi)后恢復(fù)重建檔案工作的基本情況

在災(zāi)后恢復(fù)重建過程中，我區(qū)檔案部門在區(qū)黨委和政府的堅強領(lǐng)導(dǎo)下，發(fā)揚偉大的抗震救災(zāi)精神，在積極做好檔案系統(tǒng)自身恢復(fù)重建工作的同時，全力以赴為災(zāi)后恢復(fù)重建工作提供檔案服務(wù)。

（一）建立機(jī)制，落實責(zé)任

全區(qū)14個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道及時建立抗震救災(zāi)和災(zāi)后恢復(fù)重建檔案工作制度，成立災(zāi)后恢復(fù)重建檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，并落實專人具體負(fù)責(zé)災(zāi)后恢復(fù)重建檔案的收集、整理和歸檔工作。

（二）制定規(guī)范，強化培訓(xùn)

一是制定規(guī)范。以區(qū)政府辦、區(qū)抗震救災(zāi)指揮部、區(qū)檔案局的名義，先后印發(fā)了《關(guān)于加強抗震救災(zāi)中檔案安全檢查和收集工作的緊急通知》（攀仁抗指辦[2008]8號）、《關(guān)于加強抗震救災(zāi)及災(zāi)后重建檔案收集整理工作的通知》（攀仁檔[2008]45號）、《關(guān)于進(jìn)一步加強災(zāi)后重建檔案管理工作的通知》（攀仁府辦[2009]73 號）等切實可行的文件，明確了各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街辦災(zāi)后恢復(fù)重建檔案工作內(nèi)容和職責(zé)；對抗震救災(zāi)和災(zāi)后重建檔案的安全檢查、收集、整理、保管、利用和移交等方面作出了明確的規(guī)定，有力促進(jìn)了全區(qū)災(zāi)后恢復(fù)重建工作的順利開展。

二是嚴(yán)格考核。區(qū)委、區(qū)政府將災(zāi)后重建檔案工作納入區(qū)政府工作目標(biāo)督查內(nèi)容和各單位災(zāi)后重建年度綜合目標(biāo)考核范疇，要求區(qū)委、區(qū)政府目標(biāo)督查辦牽頭，會同區(qū)檔案局等成員單位定期不定期組織督促檢查。

三是加強培訓(xùn)。2009年5月8日，仁和區(qū)組織召開了仁和區(qū)災(zāi)后重建檔案工作專題培訓(xùn)會，全區(qū)14個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道參加了以災(zāi)后重建檔案規(guī)范化管理基本要求和各種載體檔案的收集、整理、分類和編目為內(nèi)容的專題培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，統(tǒng)一了災(zāi)后重建檔案工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，時間要求和整理辦法，為各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道的災(zāi)后重建檔案工作的及時開展和正確操作奠定了基礎(chǔ)。

（三）加強督查指導(dǎo)，跟進(jìn)服務(wù)

我局按照全區(qū)的統(tǒng)一安排，仁和區(qū)檔案局把服務(wù)災(zāi)后重建作為檔案工作服務(wù)中心、服務(wù)民生的一項重要工作來抓，與區(qū)目標(biāo)督查辦、區(qū)重建辦、區(qū)民政局等部門緊密配合，在災(zāi)后重建的每一個階段都積極參與，明確專人負(fù)責(zé)全區(qū)災(zāi)后重建檔案的收集、整理和歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，并將災(zāi)后恢復(fù)重建檔案管理工作納入2009年的重點工作，不斷加強對災(zāi)后重建檔案工作的指導(dǎo)，深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道加強督查指導(dǎo)、跟進(jìn)服務(wù)。

在跟進(jìn)指導(dǎo)時，我局靈活采用“一對一”的方式，分別對鄉(xiāng)鎮(zhèn)和所轄村負(fù)責(zé)災(zāi)后重建檔案工作的人員進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)和培訓(xùn)，對災(zāi)后重建檔案如何進(jìn)行收集、整理、歸檔、錄入和數(shù)據(jù)備份等問題再次進(jìn)行全面細(xì)致的講解。要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，認(rèn)真開展收集、整理和歸檔工作。要求14個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的6593戶農(nóng)房重建及21641戶維修加固檔案務(wù)必嚴(yán)格按照“一戶一檔”的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，并實行計算機(jī)管理，建立起災(zāi)后重建檔案數(shù)據(jù)庫。

（四）發(fā)現(xiàn)問題，及時整改

通過督查，我們發(fā)現(xiàn)部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)災(zāi)后重建工作普遍存在整理不規(guī)范，未按民政局給的統(tǒng)一編號順序進(jìn)行裝盒，未規(guī)范擬寫案卷封面；忽略了紙質(zhì)、電子照片檔案的收集、整理和全文掛接；部分災(zāi)后重建檔案資料分散在掛村人員手中，未進(jìn)行集中統(tǒng)一保管，存在一定的安全隱患；按“一戶一檔”錄入檔案管理軟件的工作嚴(yán)重滯后等問題。針對存在的問題，我局要求其抓緊時間認(rèn)真進(jìn)行整改，并確定全面完成災(zāi)后重建檔案的歸檔和著錄工作的時間，緊接著逐步加強對擴(kuò)大內(nèi)需和災(zāi)后重建工程項目檔案的收集、整理和歸檔。

（五）搶抓時間，完成目標(biāo)

為確保2009年9月10日以前災(zāi)后農(nóng)房重建全面驗收工作這一目標(biāo)任務(wù)的順利完成，9月1日起，我局分成兩個工作組，排出時間進(jìn)度表，分別由正、副局長帶隊，再次深入各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，對災(zāi)后重建檔案工作進(jìn)行督查，并對存在的問題及時進(jìn)行指導(dǎo)。協(xié)助各鄉(xiāng)鎮(zhèn)完成災(zāi)后重建檔案的收集、整理、裝訂、裝盒、編目和著錄工作，并將整理規(guī)范的檔案全部排列上架，實現(xiàn)了災(zāi)后重建檔案的集中、安全保管。為確保災(zāi)后重建檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)全部加派人員抓緊時間對災(zāi)后重建檔案進(jìn)行整理，并在規(guī)定時間范圍內(nèi)全面完成驗收目標(biāo)。

（六）提供利用，服務(wù)大局

災(zāi)情發(fā)生后，區(qū)檔案館及時對館藏中涉及房屋建筑的科技檔案進(jìn)行梳理，以最快速度編制了重災(zāi)區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)和117學(xué)校房屋科技檔案資料存放索引目錄，為全區(qū)范圍內(nèi)受損房屋的鑒定和恢復(fù)重建工作提供了有力依據(jù)。

（七）確保安全，及時接收

仁和區(qū)8.30地震抗震救災(zāi)指揮部成立后，我局副局長親自駐陣，擔(dān)任指揮部辦公室檔案資料整理組組長，負(fù)責(zé)指揮部檔案材料的收集、整理工作，指揮部撤銷后，及時將形成的文書檔案317件、設(shè)備檔案1盒、照片檔案237張依法接收進(jìn)館，確保抗震救災(zāi)檔案的集中統(tǒng)一保管和有效提供利用。遺憾的是，區(qū)檔案館由于受此次地震影響成為危房，從承重能力安全角度的考慮，近期內(nèi)無法將各鄉(xiāng)鎮(zhèn)產(chǎn)生的大量災(zāi)后重建檔案接收進(jìn)館，只能暫時由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)自己保管。

二、遇到的困難和問題

（一）硬件設(shè)施缺乏。各重災(zāi)鄉(xiāng)鎮(zhèn)受災(zāi)后，檔案硬件設(shè)施的損壞嚴(yán)重，加之災(zāi)后重建檔案形成數(shù)量較多，造成檔案裝具相對缺乏，不利于檔案的安全保管保護(hù)。

（二）檔案收集不齊全。8.30地震發(fā)生后，由于時間緊，形成材料多，各種資料沒有及時匯總，特別是照片檔案收集不夠齊全。

（三）檔案形成和整理不規(guī)范。存在資料形成不規(guī)范現(xiàn)象，由于救災(zāi)物資發(fā)放匆忙，造成具體數(shù)據(jù)和物資數(shù)量登記不準(zhǔn)確現(xiàn)象；部分文件無經(jīng)辦單位公章，缺少嚴(yán)肅性，使文件不具備法律效力，為今后矛盾糾紛留下隱患；由于各鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室不同程度受損，造成部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)的災(zāi)后重建檔案資料無法實現(xiàn)統(tǒng)一集中管理。

三、采取的措施

在具體實施過程中，我區(qū)主要采取以下幾項措施，確保做好災(zāi)后重建檔案工作：

一是通過災(zāi)后重建檔案培訓(xùn)班的舉辦，進(jìn)一步強化災(zāi)后重建檔案的規(guī)范整理，確保我區(qū)災(zāi)后重建檔案工作如期完成。

二是通過不斷加強與區(qū)目標(biāo)督查辦、區(qū)重建辦、區(qū)民政局等相關(guān)部門的配合，加大對各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)災(zāi)后重建檔案的跟蹤監(jiān)督和指導(dǎo)力度。

三是進(jìn)一步加大對抗震救災(zāi)和災(zāi)后重建檔案的征集工作力度，將抗震救災(zāi)和災(zāi)后重建過程中形成的珍貴照片、影像等資料征集進(jìn)館。

四是依法將整理規(guī)范的災(zāi)后重建檔案接收進(jìn)館。

五是確保我區(qū)抗震救災(zāi)檔案資料能夠規(guī)范整理、安全保管、及時接收、方便利用，為我區(qū)抗震救災(zāi)活動留存完整的歷史記錄。

四、災(zāi)后恢復(fù)重建檔案工作完成情況

通過一年多的不懈努力，仁和區(qū)災(zāi)后恢復(fù)重建檔案工作取得了明顯實效。截止2009年底，全區(qū)所有災(zāi)后恢復(fù)重建檔案，已全部按照要求收集、整理、著錄完畢，共整理43909件、張、盤，并實現(xiàn)計算機(jī)檢索，圓滿完成了災(zāi)后恢復(fù)重建檔案工作這一光榮而艱巨的目標(biāo)任務(wù)。