略談對(duì)企業(yè)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

攀鋼集團(tuán)四川長鋼公司辦公室 黃靜雅

內(nèi)容摘要：目前企業(yè)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理普遍存在一些問題，作者從工作實(shí)際出發(fā)闡釋了重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的體會(huì)和方法。

我公司作為大型國有軍工重點(diǎn)配套企業(yè)，企業(yè)檔案是國家信息資源和國有資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)建設(shè)、運(yùn)營與發(fā)展過程的真實(shí)記錄。確保企業(yè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效提供利用，對(duì)于提高企業(yè)核心競爭力、促進(jìn)國有資產(chǎn)保值增值，以及維護(hù)企業(yè)改革發(fā)展穩(wěn)定都具有不可替代的重要作用。結(jié)合我公司實(shí)際，筆者試談幾點(diǎn)對(duì)重大建設(shè)工程竣工檔案管理和竣工資料驗(yàn)收的認(rèn)識(shí)，供大家參考。

重大建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。由于項(xiàng)目投資大、資金來源多、建設(shè)工期長、工程系統(tǒng)龐大、參與建設(shè)單位多等特點(diǎn)，因而所形成的檔案具有價(jià)值高、數(shù)量大、種類多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特點(diǎn)。如何針對(duì)其特點(diǎn)，保證重大建設(shè)項(xiàng)目檔案收集的系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確、齊全，達(dá)到國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，是對(duì)檔案工作人員的嚴(yán)竣考驗(yàn)。筆者經(jīng)歷了我公司六噸真空感應(yīng)爐重大建設(shè)項(xiàng)目工程的竣工資料驗(yàn)收工作，體會(huì)頗深。

一、建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格制度執(zhí)行力

建立健全檔案管理制度是做好檔案工作的基礎(chǔ)。人們通常把工程設(shè)備設(shè)施、工程質(zhì)量比作硬件，把工程檔案資料比作軟件。但由于錯(cuò)誤的觀念和認(rèn)識(shí)，兩者相比較，在企業(yè)內(nèi)各層人員中，重硬件輕軟件的現(xiàn)象程度不同地存在。雖然我公司近年來建設(shè)了為數(shù)較多的大型技改工程，但這種現(xiàn)象仍然沒有明顯改觀。這樣狀況的存在，檔案質(zhì)量就無法保證，這是影響檔案管理不可忽視的重要因素。其次，企業(yè)重大建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行公開招投標(biāo)，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位來自不同地區(qū)，他們都按各自習(xí)慣進(jìn)行項(xiàng)目管理。為了加強(qiáng)對(duì)各階段檔案資料有序管理，保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范。就必須結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度，明確檔案資料的收集范圍、種類和要求，并為達(dá)到國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)以上進(jìn)行設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位做好監(jiān)督、指導(dǎo)工作。

我公司結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定了既符合《四川省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》，又符合集團(tuán)公司《企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的檔案管理制度。針對(duì)我公司這幾年的技改項(xiàng)目、新建項(xiàng)目以及今后災(zāi)后重建項(xiàng)目多的特點(diǎn)，在檔案管理制度里規(guī)定了從合同簽訂之日起就將檔案納入合同管理，并在對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位最后的工程結(jié)算中將檔案的完整、準(zhǔn)確與規(guī)范作為結(jié)算的重要依據(jù)。同時(shí)也明確了施工單位、監(jiān)理單位、工程技術(shù)人員以及檔案管理人員在工程資料形成過程中各自所承擔(dān)的職責(zé)。我們在六噸真空感應(yīng)爐工程檔案資料竣工驗(yàn)收時(shí)，嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求對(duì)建設(shè)、施工、監(jiān)理單位移交的竣工資料進(jìn)行了嚴(yán)格審查、驗(yàn)收，保證了竣工資料的系統(tǒng)、齊全、完整、準(zhǔn)確。為今后更好地做好本企業(yè)檔案管理工作奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。為今后企業(yè)的生產(chǎn)利用、技術(shù)革新、技術(shù)改造以及設(shè)備維修提供了準(zhǔn)確真實(shí)的原始記錄資料。

二、認(rèn)真進(jìn)行檔案收集整理，嚴(yán)把各階段檔案質(zhì)量關(guān)

嚴(yán)把每個(gè)階段檔案質(zhì)量關(guān)是做好企業(yè)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的關(guān)鍵。我們通常將項(xiàng)目文件的收集分為三階段，即項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、施工階段、試運(yùn)行階段。這樣的劃分有利于檔案部門開展檔案資料收集、歸檔。即在日常檔案管理中可根據(jù)建設(shè)過程不同階段的工作重心，縱向分階段明確責(zé)任主體和責(zé)任人。所以按照規(guī)章制度嚴(yán)把每個(gè)階段檔案質(zhì)量關(guān)是做好檔案工作的關(guān)鍵。

首先，在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段，工作重點(diǎn)主要是由進(jìn)入指揮部工作的專職檔案人員針對(duì)各個(gè)管理職能部門展開收集工作。工作對(duì)象主要是以工程建設(shè)前期資料即立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告及評(píng)估、批復(fù)、初步設(shè)計(jì)任務(wù)書、方案、施工準(zhǔn)備以及勘察、監(jiān)理、施工方面的招投標(biāo)文件等相關(guān)的文字資料。此外，還要認(rèn)真收集整理外部配套建設(shè)或協(xié)作的有關(guān)資料，以及工程項(xiàng)目建設(shè)期間上級(jí)或當(dāng)?shù)嘏c工程有關(guān)的各項(xiàng)文件，外購設(shè)備的外事活動(dòng)資料等。

其次，在施工階段，要以單位工程的檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部資料為重心展開收集，同時(shí)要注意設(shè)計(jì)變更、材料、設(shè)備報(bào)驗(yàn)等資料的收集。在施工進(jìn)行中，要認(rèn)真收集整理各種建筑材料及構(gòu)件等的合格證、配合比、質(zhì)量鑒定及試驗(yàn)報(bào)告，各種管線、壓力容器、設(shè)備等進(jìn)行的焊接、檢測、探傷、敷設(shè)、接地、絕緣、泄漏、試壓、防腐、隔熱、保溫、耐壓、防震、耐火、耐酸、脫脂、清洗、消毒、通水、滲水、防爆、密閉、強(qiáng)度及其它功能測試、校核試驗(yàn)的試驗(yàn)記錄以及各種管線、設(shè)備的調(diào)試試車記錄、安裝驗(yàn)收記錄等資料。

最后，在試運(yùn)行階段，工作重點(diǎn)主要是收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行中形成的文件。項(xiàng)目檔案人員要全程參與各階段設(shè)備試運(yùn)行工作，做好相關(guān)檔案的收集，這樣使檔案管理與工程技術(shù)管理相互依存、同步進(jìn)行，既提高了檔案收集的完整、準(zhǔn)確，又提高了檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

三、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高各類人員檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)

加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)是確保企業(yè)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的有力措施。近年來，通過檔案法制的宣傳，工程人員對(duì)檔案法制意識(shí)有所增強(qiáng)，但對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不足。特別是重大建設(shè)項(xiàng)目管理人員來自不同地區(qū)，各企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)又各有不同。因此，在工程項(xiàng)目一開始就必須加強(qiáng)檔案工作的宣傳，開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，做到工程一開始檔案資料的收集就制度化、規(guī)范化。重點(diǎn)是要加強(qiáng)對(duì)工程技術(shù)人員、施工單位的項(xiàng)目經(jīng)理和資料員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)指導(dǎo)，詳細(xì)介紹檔案工作的法規(guī)以及國家對(duì)竣工檔案驗(yàn)收的要求等，保證竣工檔案收集的質(zhì)量。

四、嚴(yán)格項(xiàng)目檔案自檢，是通過驗(yàn)收的保障

把好項(xiàng)目檔案自檢關(guān)，嚴(yán)格進(jìn)行重大建設(shè)項(xiàng)目檔案自檢自查，是做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的保障。竣工資料通過驗(yàn)收，是工程竣工驗(yàn)收的一個(gè)重要前提。因此，在申報(bào)上級(jí)主管部門驗(yàn)收之前，我們應(yīng)遵照四川省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收測評(píng)表進(jìn)行逐一檢查，確保合格。在竣工資料移交進(jìn)館時(shí)，對(duì)監(jiān)理、施工單位編制的竣工圖、文字資料進(jìn)行認(rèn)真審查，重點(diǎn)審查質(zhì)量保證資料、隱蔽工程資料以及主要部位的檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部、單位工程驗(yàn)收資料是否齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確，未達(dá)到國家項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的，責(zé)令整改。六噸真空感應(yīng)爐在接受上級(jí)主管部門檔案驗(yàn)收時(shí)，由于先做好了自檢工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行了及時(shí)整改，順利通過了驗(yàn)收。

當(dāng)前，正值我公司災(zāi)后重建工程項(xiàng)目全面實(shí)施之際，同時(shí)我們正在進(jìn)行50萬噸連軋棒材生產(chǎn)線、鈦材一期生產(chǎn)線等重大工程檔案審查、整編工作，筆者深刻體會(huì)到，做好企業(yè)檔案工作，對(duì)災(zāi)后重建的順利實(shí)施，對(duì)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展均具有非常重要的作用和意義；同時(shí)，有了制度作基礎(chǔ)，有了領(lǐng)導(dǎo)的重視，有了檔案工作人員的責(zé)任心，我公司的重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理一定會(huì)更上一層樓。

參考文獻(xiàn)：熊文勝：《論竣工文件的質(zhì)量控制》，《檔案學(xué)通訊》２００２年第１期。