一、嚴(yán)把質(zhì)量驗(yàn)收關(guān)，以合同條款監(jiān)控管理全過程

為保證工程項(xiàng)目檔案工作的有序管理，檔案管理從簽訂招投標(biāo)合同就同步啟動。以合同約定為抓手，嚴(yán)格執(zhí)行合同考核條款，嚴(yán)抓過程質(zhì)量驗(yàn)收關(guān)，強(qiáng)化管理執(zhí)行力。在項(xiàng)目合同中列入檔案管理?xiàng)l款，主要包括檔案工作管理職責(zé)，歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，移交時間及進(jìn)度，工程檔案的質(zhì)量，數(shù)字化信息源數(shù)據(jù)、視頻材料及竣工圖紙規(guī)范等。合同執(zhí)行過程中，采取檔案資料移交保證金及檔案室驗(yàn)收簽名的雙重管控措施，共同約束各參建方檔案資料管理程序。以合同考核條款，控制檔案質(zhì)量，確保文件內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確。接收階段性檔案移交時應(yīng)注意層層把關(guān)，尤其是隱蔽工程材料檢測及驗(yàn)收記錄等，核查檔案材料以專項(xiàng)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩，驗(yàn)收成績?yōu)橹笜?biāo)，達(dá)到相應(yīng)的考核成績，各參建單位方可獲取合同條款中約定的相應(yīng)的檔案質(zhì)量保證金。以合同條款為依據(jù)，規(guī)范項(xiàng)目檔案工作，是建設(shè)項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的有利保障。全過程管理的思路、完善的管理制度標(biāo)準(zhǔn)、健全的監(jiān)督機(jī)制、成為電力工程項(xiàng)目檔案管理控制的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的超強(qiáng)引擎和重要舉措。

二、應(yīng)用信息化手段，數(shù)字化管理提供利用服務(wù)

1.工程檔案管理的高度數(shù)字化做好檔案資料的收集、歸檔管理工作，其目的就是為了更好開發(fā)利用檔案信息。工程建設(shè)檔案的形成，是檔案工作者勞動智慧的結(jié)晶，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源只有提供利用，才能產(chǎn)生價值和效益。提供檔案信息資源利用服務(wù)，是檢驗(yàn)檔案工作有效性的關(guān)鍵指標(biāo)。近年，檔案信息化建設(shè)探索工作在不斷的推進(jìn)，工程項(xiàng)目信息化管理也列入了工作日程。目前國家重大項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)雖然沒有明確數(shù)字化的具體要求，但是廣東省檔案局對建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收數(shù)字化要求已經(jīng)更趨于嚴(yán)格，而電力工程項(xiàng)目信息化建設(shè)在不斷的發(fā)展中已經(jīng)更上了新臺階，基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)90%以上的全過程數(shù)字化，這也給檔案人員增加了很大的工作難度和強(qiáng)度。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案全程電子化管理的創(chuàng)新理念，雖然受到多方的阻力，但是項(xiàng)目檔案全程數(shù)字化管理還是逐步實(shí)現(xiàn)了較高的程度。項(xiàng)目檔案信息化管理對電子文件實(shí)行全程控制，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對電子文件的全生命周期進(jìn)行全過程管理，記錄電子文件從“出生”到歸檔，到成為電子檔案的一切活動過程和處理情況。項(xiàng)目建設(shè)過程檔案人員對電子文件的生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、保管和處理情況適時監(jiān)控，以便及時發(fā)現(xiàn)和糾正失誤。在過程管理中，所有有助于電子文件重要屬性和有效管理過程的信息都記錄在案，以證實(shí)電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，確保電子文件的管理質(zhì)量，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范，充分利用管理系統(tǒng)的各種資源，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)工程軟硬件資源和信息資源的最大共享。項(xiàng)目建設(shè)前期，重要立項(xiàng)文件及前期文件的管理，檔案信息主要來源于辦公室自動化應(yīng)用系統(tǒng)（ＯA）、工程建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)（MIS系統(tǒng)）。通過統(tǒng)一的管理流程，規(guī)范電子文件過程管理，包括電子源數(shù)據(jù)的管理，工程資料在信息系統(tǒng)中完成全部審核及發(fā)放流程，以便捷的自動歸集方式實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享及歸檔管理。竣工圖紙審核階段，可以同時發(fā)放至不同專業(yè)專工及參建單位審核簽批，既節(jié)約了審核流程的繁瑣環(huán)節(jié)和等待時間，更重要是解決了修改圖紙版本可能出現(xiàn)的差異性問題、來源的可靠性等問題，大大提高了工程資料的管理效率。工程項(xiàng)目的電子文件應(yīng)用檔案信息系統(tǒng)，完成各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的歸集整理，并生成有效的電子檔案。檔案信息管理平臺依據(jù)《電子文件歸檔元數(shù)據(jù)規(guī)范》，從各業(yè)務(wù)系統(tǒng)收集相關(guān)的電子文件數(shù)據(jù)資料，檔案人員經(jīng)過鑒定整理開發(fā)，檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源可再次通過ＯA系統(tǒng)推向各用戶的信息平臺，便捷有效的提供電子檔案閱覽，實(shí)現(xiàn)全過程電子檔案的有效歸集和利用。檔案信息系統(tǒng)通過收錄規(guī)范的元數(shù)據(jù)，確保電子文件的真實(shí)、完整、安全、有效和可持續(xù)性。

2.檔案信息化的高效服務(wù)檔案管理工作在項(xiàng)目建設(shè)前期提前介入，讓參建各方有明確的目標(biāo)，建設(shè)單位建立統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，包括檔案收集范圍及整理規(guī)范，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)以及電子文件規(guī)范，使國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范較好的運(yùn)用到項(xiàng)目檔案管理中，各參建單位在整個項(xiàng)目的檔案信息網(wǎng)絡(luò)中，可直接實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息的資源共享，也可在線查閱和跟進(jìn)項(xiàng)目的進(jìn)度和更改，應(yīng)用效果尤其明顯，得到各方的一致好評。有一個深刻的案例，一臺新建機(jī)組項(xiàng)目開展安全性驗(yàn)收評價工作，驗(yàn)收專家組到檔案室收資，專家組原定為此項(xiàng)工作預(yù)留了7個工作日，結(jié)果僅僅用了一天半，已經(jīng)完成了全部的收資工作。這節(jié)省下來的五天時間讓專家們大大驚詫之余，對該電廠項(xiàng)目工程檔案的信息化程度、檔案管理的規(guī)范程度、檔案的齊全、完整和有效性給予了高度評價。電力建設(shè)工程檔案信息化，不僅實(shí)現(xiàn)了工作效率的提升，更為實(shí)現(xiàn)電子文件網(wǎng)絡(luò)與工程建設(shè)同步，推動檔案數(shù)字化邁進(jìn)了一大步。

三、結(jié)束語

通過合同約定，采取有效的控制手段，過程嚴(yán)格驗(yàn)收把關(guān)是項(xiàng)目檔案質(zhì)量保證的重要舉措；工程建設(shè)全程數(shù)字化管理，以檔案資源信息利用服務(wù)為目標(biāo)的管理理念，是電力工程建設(shè)檔案工作嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，大膽創(chuàng)新的的全新管理模式。

作者：林兵 單位：廣東省粵電集團(tuán)有限公司