分析防震減災(zāi)科研項目檔案管理現(xiàn)狀

1．缺乏系統(tǒng)的檔案管理規(guī)范

20世紀(jì)80年代以來，國家有關(guān)部門相繼發(fā)布了一些科研項目檔案管理的規(guī)范性文件，這些規(guī)范具有較強的概括性和普適性。隨著科研項目種類的增加，項目的規(guī)模、執(zhí)行期、管理方式、驗收要求等也有了一定差別，普適性的規(guī)范不能滿足各類科研項目檔案工作的實際需要。歸檔范圍方面，科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》(DA／T2—1992)仍是科研項目文件材料收集的基礎(chǔ)性依據(jù)，但隨著科研項目研究內(nèi)容的豐富和國家對科研工作管理要求的提高，它對各類項目檔案收集工作的指導(dǎo)作用已逐漸顯現(xiàn)出局限。案卷整理方面，科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB／T11822-2008)為科研項目檔案整理工作提供了明確依據(jù)。但目前各類項目缺乏固定的編號原則，往往是驗收前由項目主管部門或承擔(dān)單位確定臨時編號，項目驗收后各單位再根據(jù)《地震檔案分類表》編入本單位科技檔案。驗收要求方面，雖然科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》(1980年)和科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》(1987年)提出應(yīng)對科研項目檔案進行驗收，但各類科研項目的主管部門并未以制度形式對檔案驗收的條件、程序作出規(guī)定。

2．前端控制和過程管理相對薄弱

《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》提出的科研工作和建檔工作在任務(wù)下達(dá)、進度檢查、驗收鑒定、報獎考核各階段的“四同步”管理，是科研項目檔案管理工作的基本原則之一。但在防震減災(zāi)科研項目檔案管理實踐中，往往無法做到前兩個“同步”，即“下達(dá)計劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步”，大部分檔案工作集中在“驗收鑒定”階段進行。究其原因，一是檔案部門不掌握項目報批、啟動、執(zhí)行情況，無法及時指導(dǎo)、督促文件材料的收集整理；二是項目主管部門下達(dá)項目任務(wù)與年度或中期檢查通知時，未提及文件材料歸檔要求與檔案工作進度檢查要求，課題組人員未對檔案工作引起足夠重視。

3．電子文件材料管理不規(guī)范，檔案管理“重藏輕用”

在電子文件材料管理方面，文書檔案、基建項目檔案注重以簽字、印章等作為文件有效性的依據(jù)，紙質(zhì)文件材料原件在檔案中占有更重要的位置，電子文檔一般僅作為備份和檔案信息化的途徑進行保存和積累。而基于防震減災(zāi)科研項目的特點，項目執(zhí)行中形成較多的試驗數(shù)據(jù)、野外照片、測量資料、觀測數(shù)據(jù)、軟件、源代碼、電子圖紙等各種形式和載體的材料，其中部分材料無法形成紙質(zhì)檔案，電子文件材料具有不可代替性。但目前電子文件材料的收集和歸檔還未受到足夠重視，課題組人員往往僅收集紙質(zhì)文件對應(yīng)的電子文檔，造成項目重要過程材料甚至核心成果未得到歸檔。科研項目檔案不齊全，整理不規(guī)范，導(dǎo)致查詢不方便，利用價值降低。

4．檔案工作隊伍不穩(wěn)定，缺乏專業(yè)培訓(xùn)

課題組人員與檔案部門人員作為科研項目檔案管理工作隊伍的重要組成部分，都應(yīng)熟悉檔案工作流程，掌握檔案工作技能。在地震系統(tǒng)科研項目檔案管理實踐中，一些單位科研檔案人員流動性較大，年齡結(jié)構(gòu)偏大，人員經(jīng)驗不足。而課題負(fù)責(zé)人往往將檔案工作交給課題組中的在讀研究生完成，這些人員不熟悉檔案工作要求，且流動性大，易導(dǎo)致項目文件材料的流失，也增加了檔案部門指導(dǎo)、監(jiān)督檔案工作的難度。另外，與文書檔案、基建項目檔案人員相比，科研項目檔案人員的學(xué)習(xí)途徑和培訓(xùn)機會較少，業(yè)務(wù)能力無法得到有效提高。

提高防震減災(zāi)科研項目檔案管理水平對策分析

1．加強科研項目檔案管理制度體系建設(shè)

中國地震局檔案部門作為地震系統(tǒng)檔案工作的主管部門，首先應(yīng)制定統(tǒng)一的科研項目檔案管理辦法，對系統(tǒng)各單位的科研項目檔案工作提出統(tǒng)一的規(guī)范性要求；檔案部門還應(yīng)聯(lián)合各類科研項目的主管業(yè)務(wù)司室，針對各類項目的不同需求分別制定檔案管理辦法；對規(guī)模較大、形成文件材料多，或協(xié)作單位較多的科研項目，項目承擔(dān)單位的檔案部門也應(yīng)根據(jù)項目實際情況制定本項目的檔案管理實施細(xì)則。各層面的檔案管理制度應(yīng)根據(jù)其規(guī)范對象的特點，重點明確以下內(nèi)容：一是檔案管理各主體的職責(zé)。主要包括中國地震局檔案部門和科技管理部門的職責(zé)，項目承擔(dān)單位和項目協(xié)作單位的職責(zé)，各單位檔案部門、課題負(fù)責(zé)人和檔案兼職人員的職責(zé)。二是文件材料收集范圍。以科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》為基礎(chǔ)，一方面可根據(jù)防震減災(zāi)科研項目實際情況，增加具有行業(yè)、學(xué)科特色的內(nèi)容，如野外照片、測量資料、觀測數(shù)據(jù)、圖紙等；另一方面應(yīng)根據(jù)國家對科研、采購、軟件開發(fā)等工作的最新要求和項目所涵蓋工作內(nèi)容的增加，補充反映相關(guān)工作過程的文件材料。三是檔案編號原則。可為防震減災(zāi)各類科研項目檔案規(guī)定統(tǒng)一的編號原則，如采取“項目類別號一項目代號(一承擔(dān)或協(xié)作單位代號)一案卷流水號”的編號原則；或根據(jù)各類項目主管部門的要求分別為各類項目制定編號原則。四是檔案整理各環(huán)節(jié)工作要求。檔案整理過程需要參照的國家規(guī)范較多，為便于檔案工作人員理解和把握，應(yīng)將這些規(guī)范中對各環(huán)節(jié)工作的要求進行整合，主要包括文件材料收集、鑒定、分類、組卷、保管期限劃分、編頁、編號、編目、電子檔案整理、照片檔案整理、卷盒和表格規(guī)格等內(nèi)容。五是檔案驗收要求。檔案驗收的條件、驗收要求、工作報告和自查報告的格式和內(nèi)容等應(yīng)予以統(tǒng)一。檔案驗收的組織主體和形式可根據(jù)各類項目主管部門的要求分別進行規(guī)范。

2．加強科研項目檔案全過程管理

任務(wù)下達(dá)階段，項目主管部門應(yīng)在下達(dá)項目任務(wù)的同時，提出檔案收集和歸檔的要求；項目承擔(dān)或協(xié)作單位檔案部門應(yīng)及時了解項目下達(dá)情況，以制度規(guī)定的收集范圍為基礎(chǔ)，結(jié)合項目任務(wù)書，向課題組提出應(yīng)收集文件材料清單，并對課題組兼職檔案人員進行檔案工作培訓(xùn)。進度檢查階段，項目主管部門應(yīng)在下達(dá)年度或中期檢查通知的同時，提出對檔案收集整理情況進行檢查的要求；項目承擔(dān)或協(xié)作單位檔案部門和科技管理部門應(yīng)根據(jù)項目執(zhí)行進度，對照檢查檔案收集整理工作進度，對文件材料收集不齊全、不及時的，應(yīng)督促課題組進行補充，對分類、組卷、編目等工作不規(guī)范的，應(yīng)給予指導(dǎo)并協(xié)助整改。．驗收鑒定階段，項目承擔(dān)或協(xié)作單位檔案部門應(yīng)對項目檔案進行形式審查，并68I衛(wèi)國檔寨2014．7協(xié)助課題負(fù)責(zé)人完成檔案工作報告。項目承擔(dān)單位檔案部門應(yīng)對協(xié)作單位(子課題)檔案進行檢查驗收。在項目通過鑒定驗收后，檔案部門還應(yīng)繼續(xù)督促課題負(fù)責(zé)人提交驗收報告、驗收意見、成果獎勵申報、推廣應(yīng)用等方面的后續(xù)文件材料，補充完善項目檔案。報獎考核階段，項目承擔(dān)或協(xié)作單位檔案部門應(yīng)根據(jù)有關(guān)部門的需求如實出具歸檔情況證明材料，有關(guān)部門應(yīng)切實將其作為科技報獎、科研人員提職考核的重要依據(jù)。

3．推進檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案“藏以致用”

一是電子文件材料收集歸檔。應(yīng)根據(jù)科研項目檔案的特點對電子文件材料收集范圍、收集方式、整理要求進行細(xì)化界定。二是數(shù)據(jù)庫平臺建設(shè)。在電子文件檔案齊全、完整的基礎(chǔ)上，由中國地震局檔案部門組織建立科研項目檔案數(shù)據(jù)庫管理平臺，整合系統(tǒng)內(nèi)科研項目檔案信息資源。三是資源共享利用。通過科研項目檔案數(shù)據(jù)庫管理平臺，局屬各單位檔案部門可以更高效地做好本單位科研項目檔案的歸檔和查詢管理，同時按一定權(quán)限查詢利用其他單位的檔案信息。

4．加強檔案管理網(wǎng)絡(luò)和檔案工作隊伍建設(shè)

為加強對系統(tǒng)內(nèi)各單位檔案工作的歸口管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，中國地震局應(yīng)建立由檔案部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、科技管理部門協(xié)助配合的檔案管理體制。檔案部門負(fù)責(zé)檔案管理制度建設(shè)、人員培訓(xùn)、監(jiān)督指導(dǎo)和檢查驗收等。科技管理部門應(yīng)協(xié)助檔案部門，針對各類科研項目的特點確定項目檔案的歸檔范圍、管理流程、驗收要求等，并從科研項目制度建設(shè)和項目執(zhí)行層面加強管理，確保檔案管理作為項目管理的重要組成部分得到落實。而局屬各單位應(yīng)建立由檔案部門牽頭組織、科技管理部門協(xié)助配合、課題組具體負(fù)責(zé)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

作者：毛蒞霞 單位：地殼運動監(jiān)測工程研究中心