一、做好住房公積金檔案工作的重要意義

(一)能防范和化解公積金貸款風(fēng)險(xiǎn)

住房公積金檔案是住房公積金管理機(jī)構(gòu)在貸款過(guò)程中形成的文件材料，是繳存單位及職工住房公積金帳戶設(shè)立、繳存、提取、使用、變更、轉(zhuǎn)移、貸款、封存、注銷等活動(dòng)中形成的具有參考利用價(jià)值的原始記錄。它保留著當(dāng)事人的真跡，具備法律效應(yīng)，是承擔(dān)住房公積金管理的職能部門、經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和繳存單位、公積金貸款銀行做好工作的依據(jù)，是防范和化解公積金貸款風(fēng)險(xiǎn)的有效憑證，當(dāng)發(fā)生法律糾紛時(shí)，住房公積金檔案可作為當(dāng)事人憑據(jù)，采取相應(yīng)措施，從而將風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

(二)能為繳存人的切身利益提供保障

住房公積金每一筆業(yè)務(wù)的記載都與繳存公積金的職工的利益息息相關(guān)，隨著住房公積金數(shù)量的增加，其檔案數(shù)量急劇上升，其業(yè)務(wù)的拓展和管理的加強(qiáng)，內(nèi)容更加豐富。加強(qiáng)新形式下的住房公積金檔案管理是不僅是當(dāng)前檔案規(guī)范化管理的需要，且做好因業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種住房公積金材料檔案的管理是住房公積金各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，其檔案管理的質(zhì)量決定了住房公積金管理的規(guī)范程度，決定了繳存人切身利益的保障程度。

二、目前住房公積金檔案管理存在的問(wèn)題

(一)思想認(rèn)識(shí)不夠深

目前我區(qū)在檔案管理方面普遍存在思想不夠重視的問(wèn)題，淡化政策性優(yōu)勢(shì)，防范意識(shí)不強(qiáng)，執(zhí)法不夠嚴(yán)，且檔案管理人員大都是臨時(shí)安排的，在檔案管理部門匆匆培訓(xùn)即上崗，對(duì)檔案管理的相關(guān)理論認(rèn)識(shí)不深，缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，易造成貸后管理不善而致資金流失。

(二)基礎(chǔ)設(shè)施不完善

住房公積金的檔案記錄著千千萬(wàn)萬(wàn)繳存人的公積金數(shù)據(jù)，其經(jīng)營(yíng)場(chǎng)地應(yīng)與金融機(jī)構(gòu)一樣安全、規(guī)范，但在我區(qū)其辦公設(shè)施與所承擔(dān)的管理職責(zé)差距太大，只有6名工作人員，沒有專門的公積金檔案室，檔案管理設(shè)備簡(jiǎn)陋，設(shè)置無(wú)法規(guī)范，檔案庫(kù)房無(wú)法保證，遺失、損壞的可能性極大，不僅難以保證其檔案的安全性和準(zhǔn)確性，且由于缺乏專門部門統(tǒng)一集中的保管，目前很多資料或凌亂或未分門別類擺放，也導(dǎo)致了資料查詢的困難。

(三)管理制度不健全

住房公積金檔案，作為一個(gè)新興的檔案門類，目前針對(duì)住房公積金檔案管理工作還未制定出一個(gè)全國(guó)性的管理制度和辦法．住房公積金貨款檔案工作尚處于起步階段。而隨著各級(jí)住房經(jīng)辦機(jī)構(gòu)形成的文件、憑證等資料增多，我區(qū)在檔案歸檔范圍、保管期限、保存方法上缺乏統(tǒng)一性，規(guī)范性，沒有一套具體的行之有效的管理制度，使檔案資源利用不足，服務(wù)范圍狹窄，針對(duì)性、互動(dòng)性差，另外，由于沒建立信息化管理制度和現(xiàn)行的“大而全”保存理念，使檔案資料過(guò)過(guò)度膨脹，且大量的紙質(zhì)檔案占據(jù)空間，既增加了成本，又增加了工作量，限制了住房公積金檔案資源的利用和共享，整體造成檔案管理質(zhì)量的低下。

三、加強(qiáng)住房公積金檔案管理的對(duì)策及建議

(一)提高對(duì)公積金認(rèn)識(shí)，依法進(jìn)行管理

加強(qiáng)公積金檔案管理是做好住房公積金業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)，針對(duì)我區(qū)管理防范意識(shí)不強(qiáng)的問(wèn)題，一方面需加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。建立住房公積金檔案工作組織體系，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證業(yè)務(wù)資料的統(tǒng)一性和數(shù)據(jù)的真實(shí)性，以利于審查和裝訂。另一方面需加強(qiáng)人員培訓(xùn)。對(duì)檔案管理的在崗人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，不斷提高其素質(zhì)，以管好住房公積金檔案。再次需加大宣傳力度。宣傳《住房公積金管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，同時(shí)，發(fā)放相關(guān)資料，讓人們了解住房公積金檔案管理工作，充分了解認(rèn)識(shí)其重要意義，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有效服務(wù)。

(二)完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保有效管理

應(yīng)高度重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立我區(qū)自己的住房公積金管理中心和規(guī)范化的住房公積金檔案室，配套辦公設(shè)備，完善管理辦公功能，有了標(biāo)準(zhǔn)的住房公積金檔案庫(kù)房和齊全配套的辦公設(shè)備，檔案的規(guī)范化管理才有了保障，才能提高辦公效率，確保檔案管理的有效性。

(三)健全檔案管理制度，提高管理質(zhì)量

一方面完善崗位責(zé)任制。以檔案規(guī)范化管理為工作核心，根據(jù)各個(gè)工作環(huán)節(jié)，研究制定住房公積金管理操作規(guī)范，并將實(shí)踐中的管理經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化為檔案規(guī)范化管理的制度和操作規(guī)則，嚴(yán)格操作，加強(qiáng)系統(tǒng)雛護(hù)和檔案管理，對(duì)于數(shù)據(jù)要及時(shí)歸檔和備份，防范風(fēng)險(xiǎn)。另一方面加強(qiáng)后臺(tái)監(jiān)控。對(duì)前臺(tái)操作員的操作，后臺(tái)財(cái)務(wù)要逐一核實(shí)，防止憑證遺失、數(shù)據(jù)失真，確保檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。再次，建立電算化制度。將住房公積金檔案資料做成電子檔案，利于備份、檢索、上傳、下載和還原，并將檔案的收集、整理、裝訂和歸檔制作詳細(xì)的管理規(guī)范，對(duì)其實(shí)行集中統(tǒng)一保管，確保其檔案的完整性和安全性。