一、高校人事代理檔案管理的特點

1.對員工管理實現了分工合作

高校與員工通過簽訂相應的合同實現了學校與員工之間的合同關系。高校和其員工也必須依照合同履行相應的責任和義務。人事代理制度使高校對員工的管理實現了社會化，那么高校員工的人事檔案也就相應地歸人事代理機構管理。一般情況下，高校人事檔案的代理機構是人才服務中心。在合同期內，學校可以依據相關內容對員工檔案進行相應的管理，一旦合同關系解除，員工的個人檔案就會轉到人才中心。這樣的人事代理檔案管理機制能夠減輕高校在人事管理上的壓力，實現自主用人。

2.代理部門和高校共同協作

高校人事代理檔案管理主要包括教職工檔案和進行人事代理的人員檔案。教職工檔案是學校聘用教職工的傳統基本信息，由學校檔案室或相關的人事部門進行管理。而實行人事代理的人員檔案則是與學校簽訂相應合同以后的員工的一系列檔案信息，由相應的人事代理機構代為管理。與此同時，人事代理機構應該對代理人員的人事檔案進行良好的保管、傳遞，為高校人事部門提供方便快捷的相關服務。高校人事部門也應及時將聘用人員的檔案資料進行收集、整理，及時轉交給人事代理機構，以方便其進行統一管理。

二、高校人事代理檔案管理中存在的問題

1.檔案管理不規范

一些代理機構在對相關的代理人事檔案進行管理時，往往只是簡單地進行一些檔案接收和檔案存放等流程性工作，而對檔案的審查、歸類、裝訂、錄入等方面的工作則十分欠缺。這就導致所代理的人事檔案存放比較散亂，不能通過一些現代化的手段進行有效的查找，甚至存在導致檔案丟失等現象的隱患。一些高校檔案管理部門對員工的人事檔案管理也不是很重視，沒有嚴格按照流程對員工檔案進行審核、歸檔等。

2.人事代理檔案的日常利用不方便

由于檔案管理規定比較嚴格，使得高校或個人在查閱或應用相關代理檔案時需要經過一系列的流程，這就給人事檔案的利用帶來了諸多不便。高校各部門由于各種需要而對其代管人員的檔案信息進行查閱時，往往需要由高校人事管理部門的相關人員到代理機構進行借閱，高校員工需要使用相關檔案信息時，必須要通過用人單位開具相關證明之后自己才能前去查閱。

3.人事代理檔案完整性缺失

人事檔案需要進行不斷的補充和完善，才能更好地體現出相關人員的信息和人事檔案的價值。然而一些代理機構的管理工作在這方面則顯得比較被動，往往不能及時對被代理人員的相關信息進行收集和補充。在檔案內容上，由于一些管理人員的管理素質和管理水平有限，導致被代理人員的檔案內容往往存在呆板、單一的情況，使一些能夠反映出被代理人員能力的檔案不能全面地呈現出來。此外，一些高校員工的進修、學歷學位變化、職位調動等情況在人事代理檔案中存在缺失的情況。

4.人事代理檔案存在重新建檔和遺棄檔案的現象

重新建檔本來是針對那些人事檔案丟失或者查找不出相關信息的情況而采取的一種人事檔案補救的辦法。但隨著聘用制的實施，高校為了防止人員流失情況的發生而采取扣留人事檔案的措施，有些高校為了引進人才就對那些被扣留人事檔案的應聘者采取重新建檔的辦法。雖然重新建檔能夠吸引一些人才，但也直接導致了“一人多檔”、“有檔無人”等情況的產生，違背了人事檔案管理原則。而有些高校的員工為了職業發展，尋找更適合自己的崗位，往往會主動放棄自己的檔案。高校不但不能將這些檔案處理掉，還得花費很多的時間和人力、財力對這些檔案進行相應的清理和管理，這就給高校造成一定的經濟損失。

三、完善高校人事代理檔案管理制度的對策

1.提高對人事代理檔案管理工作的重視程度

良好的檔案管理意識有助于推動高校人事代理檔案管理的發展。因此，人事代理機構人員和高校人事管理部門人員都應該樹立正確的檔案管理意識，充分認識到人事代理檔案管理工作在高校人事檔案管理中的重要性。人事代理機構人員應轉變觀念，重視被代理人檔案的收集、整理、分類等工作，并及時對這些檔案信息進行電子錄入，以方便查閱利用。同時，高校人事管理部門人員應重視人事代理檔案，并及時將相關員工的人事檔案材料送交人事代理機構補充留存。

2.提高相關人員的業務素質

一些人事代理機構和高校人事檔案管理人員由于自身素質不高，不能夠完全掌握人事檔案管理的相關業務環節和技能，從而導致不能高效合理地管理人事檔案。因此，應加強對人事代理機構和高校人事管理部門相關人員的培訓與考核，使他們能夠充分掌握人事代理工作的相關流程和操作技能。此外，高校或人事代理機構在對人事檔案管理人員的聘用上也應加強對人員綜合素質的考察，聘用合格的高素質人才從事人事代理檔案管理工作。

3.推進人事代理檔案標準化管理

標準化操作就是指在人事代理檔案管理的過程中實現各個步驟的標準化操作，使人事代理檔案管理更加規范化。人事代理機構在對被代理人員檔案進行收集、審核、整理、裝訂、錄入等流程時，應嚴格按照標準化操作模式進行，使每份人事代理檔案的整理都達到規范化、標準化。同時，高校在對員工人事檔案材料進行收集、整理時也要進行相應的核實和規范化整理，保證人事代理檔案真實可用。

4.建立健全人事代理檔案管理制度

針對目前高校人事代理檔案管理的現狀，建立健全人事代理檔案管理制度是一項緊迫的任務。高校應根據人事代理檔案的相關流程和工作要求，與相關代理機構制定分工明確的管理制度，以實現高校人事管理部門與人事代理機構的有效分工合作，共同促進高校人事代理檔案管理的規范化。同時，高校人事管理部門應嚴格按照相關法律和制度，將解除勞動關系的員工的檔案及時退回，并嚴格把控重新建檔的相關情況，使人事代理檔案的管理更加合理規范。隨著人事制度改革的深入，高校根據自身發展需要實行人事代理檔案管理制度是切實可行的辦法。雖然目前高校人事代理檔案管理還存在一些問題，但這種人事代理檔案管理制度對于高校人事檔案管理工作的完善、人才的有效競爭和合理流動都具有積極的促進作用。為了使人事代理制度在高校人事檔案管理中更好地發揮作用，高校和相關部門機構應不斷地實踐和探索。

作者：閉線林 單位：右江民族醫學院