淺談怎樣加強對聲像檔案的
收集、整理和管理工作
——陳健
摘 要：聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和利用。采取有效措施，加強聲像檔案收集、整理、管理工作刻不容緩。
關鍵詞：聲像檔案；收集、整理、管理；對策。
城建部門的聲像檔案是其在業(yè)務活動中形成的，以攝錄為手段，以感光膠片和磁性材料為載體的檔案。由于聲像檔案具有客觀、真實、形象、生動等特點，它在記錄和反映各項工作和活動時，具有以文字為記錄手段、以紙張為載體的檔案所不能替代的獨特作用，在城建工作和活動中尤為如此。一個城市的變化、變遷是不斷發(fā)展的，動態(tài)的，如果用聲像檔案記錄來表現(xiàn)，它對人們的影響力、感染力、作用力將是巨大的。因此做好它的收集工作，將是我們留給后人的一筆巨大財富。然而，目前我們不少部門和單位還沒有認識到這項工作的重要，使得這項工作的開展一直較為滯后，收集的聲像檔案數(shù)且少之又少，不僅直接影響到城建檔案部門的基礎工作，影響到檔案的齊全完整，而且還影響到檔案的提供利用和作用的發(fā)揮。
一、制約聲像檔案工作進一步發(fā)展的因素
（一）基層部門和單位不注意聲像檔案的形成和積累。這當中有三種情況:一是有的單位本身就缺少產(chǎn)生形成聲像檔案的設施設備，因此，也就不可能有聲像檔案可收。二是有的單位有條件卻不知道利用條件去拍攝一些珍貴的場面、原景和實物，事過境遷，錯過良機。三是有的單位雖然形成產(chǎn)生了聲像檔案，但疏于積累和管理，加之缺乏必要的業(yè)務指導，聲像檔案或散失、或損壞、或被有的人據(jù)為己有，最終還是沒能收集上來。
（二）城建檔案部門不注重聲像檔案的指導和收集。首先，表現(xiàn)在檔案工作人員業(yè)務生疏，第一不知道聲像檔案門類的構成和該收集的范圍，不清楚聲像檔案的重要性;第二聲像檔案形成的規(guī)律性不強，不知道怎樣收集。第三遇到積存較多的聲像檔案不知怎么整理，工作難度大，不去收集。其次，檔案工作人員缺乏責任感。一是規(guī)章制度的制定和執(zhí)行不到位，使得業(yè)務單位在移交聲像檔案的工作中無依據(jù)，無約束，隨意性大。想交就交，想交多少就交多少，工作被動。二是檢查、監(jiān)督措施不到位。檔案部門是較直接也比較容易發(fā)現(xiàn)間題的部門，但不少檔案部門對基層單位不形成、不收集、不移交聲像檔案熟視無睹，不指導、不要求、不檢查、不督促、不采取任何措施，持一種放任自流的態(tài)度，缺乏應有的責任感。
（三）檔案收集意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔 。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
（四）由于對聲像檔案管理缺乏重視，投入資金相對較少，不能及時配置和更新設施、設備。聲像檔案需要的專業(yè)設備和專業(yè)材料質(zhì)量的好壞、先進與否，直接影響到聲像檔案質(zhì)量和存檔質(zhì)量好壞。因為聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格，需要設置聲像檔案室或配備聲像檔案專柜，應具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。如果保管條件差，聲像檔案難以長久保存。
（五）由于給部門之間缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，許多區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重。檔案材料各歸東西，聲像檔案流失在所難免。因為活動從籌備到結(jié)束，沒有歸檔要求和相應的控制措施及貫穿始終的檔案管理、服務工作。
二、加強聲像檔案管理工作的對策措施
（一）城建部門要提高對聲像檔案特殊作用的認識
聲像檔案的特殊作用在城市建設工作和活動中顯得尤為重要，是任何一種載休的檔案所不能比擬的。它通過靜止或生動的畫面、聲音再現(xiàn)一個城市的歷史原貌，以及日新月異的變化，會給人們留下一個美好的對比和回憶，因此，城建部門的檔案館(室)應認真履行職責，指導好聲像檔案的形成和歸檔工作，一方面保證各門類檔案的齊全完整，更好地提供利用，另一方面也給國家積累檔案打下一個良好的基礎。
（二）宣傳貫徹《檔案法》，建立激勵機制
第一，各有關部門要認真宣傳貫徹《檔案法》，依法辦事。對那些不按規(guī)定要求收集、移交聲像檔案的部門和個人，要給以嚴格的處罰。第二，做好聲像檔案的收集工作還需要把聲像檔案移交工作納人到相關部門和人員的目標考核、達標升級、評先選優(yōu)、職稱評定等工作中去，通過建立激勵機制來考核他們工作的業(yè)績、業(yè)務熟練程度、責任心的大小，從而調(diào)動他們的工作積極性。
（三）相關部門要各負其責，嚴格把關
作為城建部門，尤其是業(yè)務部門或宣傳部門平時注意在一個工程開始或一個項目改造之前。拍攝、留存大量聲像檔案，為日后的整理歸檔積累檔案。作為城建部門檔案室來說，一方面要增強聲像檔案意識，建立切實可靠的聲像檔案收集、整理、保管、移交制度，每年都要按整理要求和其他門類的歸檔工作結(jié)合一并進行。另一方面，做好業(yè)務部門聲像檔案的業(yè)務指導工作，要教會他們?nèi)绾伟l(fā)現(xiàn)、形成、積累、整理、移交聲像檔案，要讓他們充分認識到做好城建部門聲像檔案工作的重要意義，從自身做起，從源頭做起，為接收工作打下良好的基礎。在建有城建檔案館的城市，在接收檔案的過程中，如發(fā)現(xiàn)缺少聲像檔案，應及時向基層檔案室甚至業(yè)務部門提出，并盡快采取相應的措施。如果間題嚴重，還可直接向行政管理部門反映和提出意見。
（四）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（五）搞好檔案工作不僅是檔案部門的事，也是各相關單位乃至全社會的事。只有加強宣傳，引起各級領導的重視和全社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。同時，要抓住機遇，服務中心工作，結(jié)合本地區(qū)、本部門的中心工作，通過館藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
（六）加強監(jiān)督，分類指導，注重業(yè)務培訓
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，加強監(jiān)督、指導，并把其作為檔案目標管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進行指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設備、有專業(yè)攝錄人員，注重業(yè)務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業(yè)知識和技能的培訓，為聲像檔案的形成和保管奠定良好的基礎。
（七）結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
要結(jié)合聲像檔案工作實際，從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒溫、防磁、防震、防光、防火等。目前，聲像檔案保管條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設專室又不現(xiàn)實。因此，要創(chuàng)造條件，力求妥善保管。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次，要嚴格控制庫房溫濕度，遠離管線、磁場等；再次，錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（八）建議檔案主管部門參與全區(qū)各類重大活動
針對地區(qū)重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保全區(qū)重大活動產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。
攀枝花市城建檔案館
2009年5月26日
