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淺談學校教務檔案管理

放大字體  縮小字體 發布日期:2018-11-15 11:52:09    來源:網絡    瀏覽次數:461    評論:0
導讀

學校教務檔案是學校檔案的一個重要組成部分,也是學校檔案的特色所在。教務檔案是教學管理活動中形成的、具有保存價值的歷史記錄,為校領導、管理人員、教師和學生提供政策性、指導性、連續性、發展性和使用性的依據。收好、管好、用好教務檔案,無疑是學校檔

  學校教務檔案是學校檔案的一個重要組成部分,也是學校檔案的特色所在。教務檔案是教學管理活動中形成的、具有保存價值的歷史記錄,為校領導、管理人員、教師和學生提供政策性、指導性、連續性、發展性和使用性的依據。收好、管好、用好教務檔案,無疑是學校檔案工作的重要內容之一。
  一、把教務檔案管理列入主管領導的議事日程
  學校領導要主動關心教務檔案管理情況,明確教務檔案管理工作在教學各項工作中的重要性,解決工作中的實際問題,并依據國家檔案局和教育部的有關法規,結合本校實際制定和完善《教務檔案管理的規章制度》,做到有章可循,同時要更新觀念,確定適合教務工作發展需要的檔案管理模式。檔案人員要積極參與教務工作管理活動,及時發現了解教務工作的發展動態,找準服務的切入點,積極的有針對性地研究開發檔案信息資源,改進服務方式和手段,尋找適合的管理模式,以實現檔案資源的最佳配置,走出一條檔案管理新路,充分發揮檔案的作用,為教育事業的發展當好參謀助手。因此加強領導,健全機構,在各方面給予指導和支持,把教務檔案管理工作順利進行,同時接受校檔案部門和地方檔案行政管理部門的業務指導,這是做好教務檔案工作必要的組織保障。
  二、加強教務檔案管理人員的培養
  隨著檔案管理的現代化,教務檔案管理也要伴隨著學校檔案管理現代化的腳步前進,這對教務檔案管理人員的素質提出了更高的要求。“事在人為”,教務檔案管理人員的素質決定著學校教務檔案的質量。首先要加強思想道德素質的培養,提倡愛崗敬業,強化服務意識。增強法制觀念,做到“依法治檔”,維護檔案安全。加強干部隊伍建設,提高教務檔案人員素質。提高檔案人員素質是做好教務檔案工作的前提條件。檔案人員的工作具有一定的特殊性,檔案人員在某種程度上可以說是教育信息資源的中介人,因此就要搞好崗位培訓,提高業務素質,定期對教務檔案管理人員進行培訓,有針對性地學習和討論,以提高檔案專業理論水平和檔案管理專業技能。組織他們學習教務檔案管理的有關制度規范,提高應用規范能力,加強計算機應用及網絡管理知識的學習,提高他們的專業技能。開展崗位練兵,制定崗位規范,提高他們學習主動性和積極性。只有這樣檔案從業人員才能具有高度的政治責任感,具備檔案工作者應有的職業道德及心理素質,才能精通檔案專業知識,了解本部門教務管理的歷史發展情況和世界教育事業發展態勢,了解檔案工作和相關的法律法規文件,學習和掌握現代辦公自動化知識和外語知識,為國家教育事業的改革和發展做出貢獻。
  三、進一步提高管理水平,實現辦公自動化
  隨著國家教育事業的飛速發展,教育教學改革的深入開展,和中央電大“項目試點”在我校的開展,原有的工作規模已不適應現在的發展趨勢。教務檔案數量增長速度顯著加快,面對繁雜的整理、編目、檢索、統計等工作,單純的手工作業方式很難完成。目前學校教務檔案的管理模式和管理手段都較落后,難于適應形勢的發展,要解決檔案服務的時效問題,只有充分解決檔案服務的技術設備才能實現,應用計算機管理教務檔案,提高工作的質量和效率。以學籍檔案為例,現行的運行方式是,學生成績一式三份,一份學校檔案室留存,一份班主任留存,一份教務處留存,很煩瑣。如果對教務管理軟件系統進行優化,實行全校網絡管理,那么需要成績的直接網上查詢,可以達到事半功倍的效果。
  四、有效開發利用教務檔案
  有效開發利用教務檔案,是教務檔案工作的落腳點,也是學校檔案人員和檔案部門的職責。將教務檔案作為資源,圍繞學校各項工作及時有效地開發利用,并為之服務,將會使學校教務檔案大放異彩,會使學校工作充滿朝氣。仍以學籍檔案為例,檔案管理人員定期對各屆各班及每個同學的學籍檔案資料進行統計、分析,并將統計結果上報相關領導和部門,學校領導根據這些數據分析出各屆各班的畢業率、優良率、及格率,從而對學校教學工作進行評估,調動教學人員的積極性。還可以分析出教學工作和學生管理工作中存在的問題,為制定教學管理措施,改進教學方法,提高教學質量,加強學生工作提供信息支持。

 
(文/小編)
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