如今，社會已步入了網絡信息時代，先進的計算機技術運用到社會眾多領域，形成了大量的電子文件，電子檔案。近年，設計院在工程設計方面已全部采用AUTOCAD繪圖，從而形成了大量的圖形文件。如何適應社會發展需求，科學高效地管理科技檔案，實現辦公自動化，成為我院管理的重要目標之一。
　　過去科技檔案一直采用手工管理模式，不僅工作程序繁瑣，而且遺留下一些不足之處。
　　一、傳統科技檔案管理模式存在的問題
　　（一）占庫存。我院在過去手工作圖中形成了大量的工程圖紙，這種紙質化的科技檔案經數十年日積月累下來，庫存量已相當大，但檔案庫房容量有限，再加上每年新增的檔案，導致庫房不能滿足需要。
　　（二）不利于長期保存。由于工程底圖是硫酸紙，紙質脆性大，易毀損，常不利于長期保存。但工程底圖尤為重要，一度成為科技檔案保管上的難題。
　　（三）在借閱中發生遺失后，無法彌補
綜上所述，再延用舊的科技檔案管理模式已不能適應企業的發展需要。為此，我院管理層非常重視科技檔案的計算機管理，現已納入今后管理工作的重點之一。
　　二、對策與措施
　　針對存在問題，我院擬采取以下措施加以改進。
　　（一）增加硬件設施的投入。我院先后投入人力、財力建立起內部計算機網絡管理系統。設計室與管理科室的計算機均已聯網運行，實現了辦公自動化，通過網絡化管理提高了工作效率。
　　（二）逐步推行電子文檔化管理。首先檔案管理人員參加了電子文檔化管理方面的業務培訓，提高了業務水平，其次樹立了全院職工電子文件歸檔的意識。
　　（三）用光盤保存科技檔案。具體方法是：設計人員通過網絡數據共享，將在計算機上完成的工程設計通過網絡傳送到計算機中心，由計算機人員將此圖形文件下載，并刻錄到光盤上保存。再定期移交到檔案室歸檔保管。如有查閱，可打開光盤進行瀏覽。光盤是電子文件的主要載體，它利于攜帶，存儲量較大，數據存儲的安全性高。將來建立一套光盤庫，與專業的科技管理軟件配套使用，完全摒棄傳統的檔案管理模式，將是檔案管理上的質的飛躍。
　　（四）利用專業的科技管理軟件，這是下一步檔案管理的工作計劃。選擇適用的科技檔案管理軟件，將全部的檔案管理程序在計算機上完成，完全擺脫手工方式。檔案室通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲等先進技術手段對設計室產生的工程圖紙電子文件進行集中統一的管理，離不開專業的科技檔案管理軟件，分類、整理、編目等工作都將在計算機上完成，并做多個備份。設計人員可以通過登錄內部網絡的方式，經檔案室進行身份確認并確定查閱權限獲得許可后，查詢有關的電子科技檔案。將利用多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。這樣避免了自然因素損壞和非法訪問，以確保科技檔案的完整與安全。
我院將對科技檔案采取自動化、標準化、網絡化管理的模式，從而為設計部門提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。