去年，我市成功創(chuàng)建了中國優(yōu)秀旅游城市和籌辦了四川省首屆冬季旅游發(fā)展大會。這是市委、市政府去年的兩項中心工作，也是我市的兩項重大活動，市檔案局積極配合市委、市政府的中心工作，抽調(diào)我負責冬旅會和創(chuàng)國優(yōu)檔案資料的收集、整理工作，通過近4個月的檔案整理進館，有以下體會：
　　一、存在的問題
　　（一）檔案資料收集不完整。在籌辦四川省首屆冬季旅游發(fā)展大會工作方面，主要缺少冬旅大會、百城市自行車賽、米易皮劃艇激流回旋賽、國際長江漂流賽、“陽光攀枝花”大型文藝演出等幾項重大活動的照片、錄像檔案；在開展創(chuàng)建中國優(yōu)秀旅游城市活動方面，主要缺少市領導在創(chuàng)優(yōu)工作會議上的一些講話材料，創(chuàng)優(yōu)省檢、國檢方案等重要文件和創(chuàng)優(yōu)活動的錄像。
　　（二）劃分冬旅、創(chuàng)優(yōu)檔案全宗不科學。市冬旅辦和市創(chuàng)優(yōu)辦工作領導小組均是一套人馬，而且兩項活動是一個整體，許多冬旅、創(chuàng)優(yōu)文件是不能分離的，原來將市冬旅辦和市創(chuàng)優(yōu)辦的檔案作為兩個全宗來整理是不科學的。
　　（三）沒有收集冬旅、創(chuàng)優(yōu)工作的電子文件。由于開始沒有具體要求各冬旅、創(chuàng)優(yōu)單位報送電子文件，未明確電子文件的格式，因此就出現(xiàn)了冬旅、創(chuàng)優(yōu)活動無電子檔案，最后在整理過程中，重新進行掃描制作電子文件，掃描的電子文件占用空間大、掃描速度慢，制作出來的電子文件在網(wǎng)絡上運行速度也慢，造成了人力、物力的浪費。
　　二、對策與措施
　　（一）加強宣傳，提高認識，為做好重大活動檔案工作營造良好氛圍。檔案行政管理部門要利用業(yè)務指導的機會，向重大活動承辦單位有關領導和有關人員宣傳收集、整理好重大活動檔案是檔案法律、法規(guī)賦予他們的職責；宣傳重大活動檔案記錄了整個活動的全過程，記錄了每一位參與人員的成績和辛勞，檔案是他們的功勞簿；宣傳通過檔案的作用可以為今后舉辦重大活動提供經(jīng)驗借鑒，避免走彎路。通過宣傳，提高認識，使各重大活動承辦單位的有關人員重視檔案工作，自覺搞好檔案的形成、收集、整理和移交工作。
　　（二）建立制度，規(guī)范行為。俗話說：沒有規(guī)矩，不成方圓，各級檔案行政管理部門應建立重大活動檔案的管理制度，該制度應包括重大活動檔案的收集范圍、檔案的全宗歸屬、重大活動承辦單位檔案工作的職責，如何收集、整理檔案等內(nèi)容；針對每一次活動，檔案業(yè)務部門應提前對活動涉及的范圍、具體的內(nèi)容進行研究，拿出具體的、具有可操作性的檔案收集、整理辦法，并對相關工作人員進行培訓，這樣，重大活動檔案的管理就有章可尋，使檔案的收集、整理工作將隨著重大活動的開始而開始，也將隨著重大活動的結(jié)束而圓滿結(jié)束。
　　（三）加強業(yè)務指導工作。由于各單位檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)不同，對各項重大活動檔案的歸屬全宗、檔案的收集范圍、格式要求、如何做到有效收集、電子文件的格式、檔案如何整理等問題的理解存在差異，在工作中不可避免的會出現(xiàn)一些難以預料的問題，所以檔案業(yè)務部門要加強對檔案收集、整理的全過程進行指導，做到有問題及時得到解決，使檔案的收集、整理工作圓滿完成。