檔案資源建設(shè)3
檔案征集工作中的幾點體會
攀枝花市檔案局 周玉芳
檔案資源是檔案館生存之本,藏品的珍貴、豐富與否,是決定國家檔案館“身價”和服務(wù)能力的要件,而藏品質(zhì)量、是受檔案征集工作制約的。征集工作作為豐富館藏、改善館藏結(jié)構(gòu)的一個重要手段,在檔案館工作中居于重要地位。檔案征集工作具有廣泛性和靈活性,不受時空限制,征集對象即可以是古代的,也可以是現(xiàn)代的;征集對象的形式可以是資料,也可以是音像。因此征集工作對于提高館藏的含金量,提升檔案館文化品味具有不可替代的作用。
在實際工作中要做好征集工作卻很難,特別是作為攀枝花這樣的新興工業(yè)城市,建市時間較短,歷史資料少,如何豐富館藏,征集到有價值的檔案,這無疑對檔案征集工作者來說是一個不小的挑戰(zhàn)。
一、征集工作面臨的問題
1、館藏檔案結(jié)構(gòu)單一
專門或部門檔案館紛紛建立,國家綜合檔案館不再一統(tǒng)天下。我市建市時間短,且是工業(yè)城市,有不少中央駐攀大企業(yè),他們也都有自己的檔案館(室),如攀鋼檔案館、攀煤檔案科、十九冶檔案科,再加上城建檔案館和房地產(chǎn)檔案館、攀大擋案館,我市有一半的檔案已不交綜合檔案館,致使我們綜合檔案館的檔案資源匱乏、單一。特別是反映我市工業(yè)建設(shè)方面的檔案資料更是貧乏。
2、征集散存檔案措施不力
由于我市是1965年成立,1965——1973年,攀枝花市沒有檔案事業(yè)管理機構(gòu),而攀枝花市檔案局(館)1980年才正式成立,故我市民間散存著數(shù)量不菲的對國家和地區(qū)具有保存價值的檔案材料,特別是反映我市建設(shè)初期的圖片、影像、實物等珍貴檔案資料,很大一部分仍保存在個人手中。而反映我市地域文化、民族特色的檔案資料仍有部分流傳與民間,更有甚者一些珍貴的材料流入文物拍賣市場,如何才能把這一部分珍貴的歷史檔案征集進(jìn)館?就國家層面而言,截止目前還沒有比較完善的切實可行的檔案征集工作規(guī)章或規(guī)范,是我們征集人員面臨的一大難題,總是感覺心有余而力不足。
3、經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)軌,使檔案移交工作變的極為復(fù)雜
第一,有移交檔案任務(wù)的立檔單位的性質(zhì)發(fā)生了很大的變化,這里既有吃皇糧的(國家機關(guān)),也有靠自身力量在市場中找飯吃的(國有企業(yè)或民營企業(yè)及私營企業(yè))。
第二,分配形式的變化使得價值取向多元化。五六十年代人們考慮、權(quán)衡檔案移交事務(wù)時,主要使用道義的尺度,遵從紀(jì)律約束,而在現(xiàn)今,經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)動成了重要因素。
第三,社會日益重視知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)使得檔案移交問題復(fù)雜化。例如,公共電臺、電視臺的素材和播出帶是反映所在地區(qū)社會情況的不可多得的珍貴資料,單從內(nèi)容上講,毫無疑問的應(yīng)被所對應(yīng)的國家檔案館收藏。但是,根據(jù)1967年7月14日在斯德哥爾摩簽訂的《建立世界知識產(chǎn)權(quán)組織公約》第二條的有關(guān)規(guī)定:“錄音、錄像和廣播享有的權(quán)利屬于知識產(chǎn)權(quán),對其的擁有和開發(fā)會帶來明顯的經(jīng)濟(jì)效益”①。加之,眼下的新聞媒體有計劃的一面,也有市場的一面,如不采用經(jīng)濟(jì)和其他手段,僅靠現(xiàn)有的檔案法規(guī)是不能解決其進(jìn)館問題的。
二、措施與對策
針對存在問題,如何破解檔案征集的難題,使檔案征集工作順應(yīng)時代發(fā)展?筆者提幾點設(shè)想,僅供參考。
1、在檔案征集工作中廣泛使用“收藏”一詞,對檔案移交和捐贈者大加褒揚
在豐富館藏環(huán)節(jié)中,博物館愛用“收藏”一詞,而檔案館幾乎“清一色”的使用“收集”和“征集”。在人們?nèi)找婧魡纠斫夂妥鹬氐漠?dāng)今社會,筆者總覺得“收集”和“征集”帶有高度計劃經(jīng)濟(jì)體制下的“平調(diào)”色彩,而缺乏一種對檔案移交、捐贈者的應(yīng)有的尊重。試想如果你有一件珍貴的東西,你是愿意被博物館“收藏”,還是愿意被檔案館“征集”?當(dāng)我們站在捐贈者的角度細(xì)細(xì)揣摩一番,就不難理解了。因為無論對于捐贈物的價值還是捐贈者的義舉來說,被國家博物館“收藏”本身就是被社會廣泛認(rèn)可,及富內(nèi)涵的評價,而被國家檔案館“收集”或“征集”,至少在目前,他的權(quán)威還不能像博物館“收藏”那樣深入人心、深得人們的認(rèn)可與接受。
在基層檔案室,我們經(jīng)常會聽到這樣幾句話:“我們的檔案交到檔案館了!”、“被檔案館收走了!”仔細(xì)品味這些話,有的是對細(xì)心照看了多年的檔案的眷戀,有的是無奈,至少缺少一種神圣感和榮譽感。向檔案館移交和捐贈檔案的神圣感和使命感建立不起來,它又怎么能變成一種自覺行為呢?所以,我們在與移交者、捐贈者交往過程中,要盡可能多的使用“收藏”這一莊重字眼。同時多向捐贈者介紹檔案館保管保護(hù)檔案的優(yōu)勢和條件,如溫濕度的控制上更科學(xué)合理、硬件設(shè)施設(shè)備上更齊全完整,使移交或捐贈者自愿、高興、放心的把檔案交給國家檔案館。并且采取相應(yīng)措施,對移交和捐贈者大加褒揚。例如對于移交和捐贈者貢獻(xiàn)大的應(yīng)頒發(fā)給榮譽證書和一定數(shù)額的獎金;檔案行政部門在對檔案室資質(zhì)認(rèn)定、達(dá)標(biāo)升級以及職稱評定環(huán)節(jié)中,都應(yīng)充分考慮有關(guān)單位和那里的檔案人員為國家積累、輸送檔案方面的貢獻(xiàn),以至在基層檔案部門和檔案人員中形成一種根深蒂固的觀念:我所管理的檔案有多少被國家檔案館收藏,這本身就是一種榮光,而不再是無奈。
如果能把基層檔案部門和檔案人員在征集檔案方面的積極性調(diào)動起來,那檔案征集的潛力不容忽視,面廣、量多、質(zhì)高的檔案征集將是單靠檔案館的征集人員無法相比的,這將是豐富館藏最有效、最直接、最經(jīng)濟(jì)的檔案征集方式。
2、政府財政要為國家檔案館安排一筆征集資金,使其有能力獲得企圖擁有的對國家或地區(qū)有保存價值的歷史檔案。國家檔案館常與一些散失在民間的珍貴檔案失之交臂,這里既有監(jiān)控乏力、信息不靈的原因,也有囊中羞澀的因素。
3、加大檔案法宣傳力度。
《中華人民共和國檔案法》第十六條明確規(guī)定“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案,檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對于保管條件惡劣或者其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的,國家檔案行政管理部門有權(quán)采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施;必要時可以收購或者征購②。”在檔案征集的過程中,要加大檔案法的宣傳力度,同時還要根據(jù)法律完善一系列行政法規(guī)和行政規(guī)章,最終樹立起國家檔案館擁有檔案的至高無上的權(quán)威。
4、檔案館在開發(fā)利用檔案中,要充分體現(xiàn)對檔案形成者和原保管者的尊重與知識權(quán)益的保護(hù),制止檔案的無序流動和開發(fā)。
如果認(rèn)為,“你的檔案交到檔案館,我愿意怎么用就怎么用,與你無關(guān)”,這便是大錯特錯了。檔案館行為即使是合法也還有一個“情感”問題。試想:若能在檔案館的展覽、出版物中見到檔案形成者和原保管者的名字,若能對一些特殊種類檔案的開發(fā)利用做適當(dāng)?shù)膮^(qū)別對待,這對推動和促進(jìn)館藏絕對是一件大好事。因為對檔案所有者和原保管者的不尊重甚至權(quán)益侵害,最終損害的只能是檔案有序流動,另一方面,這里損害的不僅僅是檔案征集工作,而且也有悖于歷史研究的嚴(yán)謹(jǐn)性和嚴(yán)肅性。對檔案移交和捐贈者最大的安慰莫過于所移交、捐贈的檔案安全、有序的管理和使用上的方便。如果單位和個人的檔案送到檔案館后,不僅節(jié)約了費用,而且檔案更加安全,使用也非常便捷,同時還可享受到利用其他單位檔案的權(quán)利,那么,單位和個人移交、捐贈檔案的積極性會得到進(jìn)一步激發(fā)。
5、順應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的形勢,建立投入與貢獻(xiàn)的利益平衡機制
重視和善于運用法律法規(guī)優(yōu)化檔案收集環(huán)境,無疑是我們著力的重點。但是,在市場經(jīng)濟(jì)體制下,由于利益和利益主體的多元化,用單純的法律行政手段管理社會事務(wù)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)形勢的發(fā)展。市場經(jīng)濟(jì)的一條重要原則是:對社會的過度干預(yù)會在一定程度上阻礙市場經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展,必須用市場這只“看不見的手”去調(diào)整各種社會關(guān)系,規(guī)范人們的行為。受此啟發(fā),也順應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的形勢,我們在處理檔案收集事務(wù)中,同樣善于運用“看不見的手”,建立投入與貢獻(xiàn)的利益平衡機制。對在豐富國家檔案館收藏工作中貢獻(xiàn)大的單位和個人給予褒獎,對捐贈屬個人所有的珍貴檔案給予經(jīng)濟(jì)補償。
綜上所述,改善和加強檔案館的檔案征集工作,有檔案法律法規(guī)的宣傳普及和嚴(yán)格執(zhí)法問題,更有檔案館自身行為的問題,在檔案征集過程中,我們要兼顧“法、理、情”,三者均不可偏廢,尤其要重視“情感”投入。
參考資料:
①《檔案學(xué)通訊》1999年第6期《檔案征集工作中的換位思考和“情感”投入》第30頁。
②1998年6月四川省檔案局編印的《檔案工作文件選編》(四)第3頁《中華人民共和國檔案法》第十六條。