檔案征集工作漫談
市檔案局 曹修源
檔案征集，主要是針對散存在民間的對國家和社會具有保存價值的檔案而言，從征集對象上看，可以是單位和組織，也可以是個人；從征集內容上看，可以是《中華人民共和國檔案法》上規定的檔案的內容，即“過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”，也可以是實物等有價值的資料；從征集方式上看，可以是捐贈、寄存，也可以是購買。
通過檔案行政主管部門，依照《中華人民共和國檔案法》，將機關企事業單位的檔案，接收進國家檔案館的，我們一般把這種行為稱作檔案接收，或者叫檔案收集，或者叫正規渠道進館。黨政機關、人大政協機關、群團組織、法院檢察院、民主黨派、國有企事業單位等單位和部門，都有專門的人員從事檔案的收集、整理、歸檔、移交進館等工作,這構成了檔案工作的主要內容。以這樣依法接收的方式進館的檔案，我們習慣叫做正規渠道進館的檔案。因此，一般而言，檔案征集，就是通過非正規渠道，即通過捐贈、寄存、購買等方式把檔案資料收集進館的行為。
2011年11月21日，國家檔案局局長楊冬權發布國家檔案局9號令，即《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》（以下簡稱規定）。這個規定，共十二條，對檔案館接收檔案的范圍進行了明確的界定，對于建設覆蓋人民群眾的、內容豐富、結構合理的國家檔案資源體系，具有重要意義。但是，規定沒有對“收集檔案”，特別是“收集”的含義做一個說明。規定也沒有明確說到征集工作，甚至連征集這兩個字都沒有，只是在第三條“。。。。。。經協商同意，綜合檔案館可以收集或代存本行政區域內社會組織、集體和民營企事業單位、基層群眾自治組織、家庭和個人形成的對國家和社會有利用價值的檔案，也可以通過接收捐贈、購買等方式獲取。”里隱隱約約感覺到好像有檔案征集工作的意思。那么，如何理解收集檔案呢？業內人士認為，收集檔案，應當是接收檔案和征集檔案的總和。我個人贊同這個觀點。
下面，結合攀枝花的實際和自己的工作實踐，談談對檔案征集工作的看法，不妥之處，敬請批評指正。
一，檔案征集工作是非常重要的工作，我們一定要提高認識，高度重視這項工作。
近幾年來，國家檔案局提出要全面加強檔案資源體系、利用體系和安全體系三大體系建設。檔案資源體系建設是三大體系建設之首，是三大體系建設的基礎，是三大體系建設的重中之重。沒有良好的檔案資源體系建設作基礎，檔案利用體系建設和檔案安全體系建設就是無源之水、無本之木。所以，建設覆蓋人民群眾的、內容豐富的、結構合理的國家檔案資源體系，具有十分重要的意義。國家檔案資源體系建設怎么抓？最重要的也是最簡單的辦法，就是要千方百計把社會上的檔案資料收集進館，就是要不遺余力地把檔案接收和檔案征集這兩方面的工作同時搞好。檔案接收工作，就是我們平常所說的正規渠道的檔案接收工作，從國家檔案局到基層區縣市檔案局，我們已經有了一整套比較完整的模式和方法，我們只需要強化和細化有關的措施，檔案的接收工作都可以平穩、持續和健康地開展。而檔案的征集工作，往往會因為經費緊張、沒有人力、沒有好的征集辦法、工作難度大、沒有目標考核等激勵措施等原因而被大家忽略，得不到應有的重視，檔案的征集工作一般都做得不好。檔案接收和和檔案征集這兩個方面存在著接收強而征集弱的現象。因此，我們必須提高對檔案征集工作重要性的認識。
新形勢下，檔案征集工作具有特別重要的意義。第一，檔案征集工作是傳承人類文明、搶救人類文化遺產的重要行動。中華民族五千年悠久的歷史和燦爛的文化，為我們留下了大量的、珍貴的檔案資料。遺憾的是，這些檔案資料是散存在社會上的，大部分是在居民個人手中，隨著時間的流逝，這些檔案資料也在悄無聲息地消失。檔案人有權利、有義務主動承擔起搶救人類文明成果的神圣職責。第二，檔案征集工作是豐富和優化館藏的重要手段。檔案館的檔案資料，只有兩個來源，接收和征集。接收的檔案資料主要是機關文書檔案、會計檔案、科技檔案、照片檔案及一些專業檔案，內容比較單一；而征集進館的檔案就豐富多彩得多了，以攀枝花市檔案館為例，這幾年我們征集了攀枝花之父常隆慶教授等名人檔案、城市記憶檔案、攀枝花市地方特色餐飲文化檔案、苴卻文化檔案等新門類的檔案。這些獨具特色的檔案資料的進館，極大地豐富和優化了館藏。第三，檔案征集工作是獲得有價值的檔案資料的重要途徑。一個國家綜合檔案館，館藏的檔案資料動輒幾十萬卷，有的甚至多達上百萬卷。但真正有價值的檔案資料是不多的，大多數檔案資料記載的都是部門之間的文件，重復內容的很多，到期應當銷毀的是絕大多數。而一個檔案館真正有價值的需要永久保存的檔案資料，往往是通過征集得來的。
總之，檔案的征集工作十分重要，檔案人應當立雄心，樹壯志，以“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的精神，認真做好檔案的征集工作。
二，要準確把握檔案征集的范圍和內容
檔案的征集范圍非常廣，涵蓋了人類社會實踐所形成的一切物質和精神成果。一定意義上講，檔案已經超越了文物（文物是文化的產物，是人類社會發展過程中的珍貴歷史遺存物。）的范疇。怎樣準確把握檔案征集的范圍和內容，是檔案工作者必須首先要搞清楚的問題。原則上，只要是正規渠道不能進館，或者不易進館的檔案，都是檔案征集的范圍。為了便于實際工作中可以把握和操作，攀枝花市檔案局制定的檔案資料征集范圍和內容如下：
一、黨和國家領導人、省部級領導、著名人士和外國友人來我市檢查指導工作、視察、考察、調研、觀光、訪問等活動所形成的各種文字、照片、錄音、錄像、光盤及有價值的實物等；
二、中華人民共和國成立前，反映中國共產黨及其領導的革命組織、革命根據地、革命政權，以及革命活動家的檔案資料；
三、中華人民共和國成立前，反映各個歷史時期的政權機構、社會組織和著名人物的檔案資料；
四、歷屆市級領導的生平事跡、照片、手稿、日記、信札、著作、研究成果、回憶錄、自傳、傳記、書畫、題詞、證書、圖像(冊)、實物等檔案資料；
五、反映我市地域、地形、地質、水利、氣候、物產、資源、風土人情、方言諺語、鄉規民約、地方戲曲、民間傳說、民間工藝、宗教信仰、文物古跡、非物質文化遺產等地方特色的各種文字材料、圖表、照片、資料等；
六、原籍我市的中外著名人士或曾在我市戰斗、工作、生活過的省部級以上領導干部、有聲望的科學家、文學家、藝術家、教育家、企業家、戰斗英雄、體壇明星、省部級以上勞動模范及其他著名人士的生平事跡、照片、手稿、日記、信札、著作、研究成果、回憶錄、自傳、傳記、書畫、題詞、證書、圖像(冊)、實物及各種有關史料；
七、獲得省部級以上等級認定的優質、名牌、特色產品，有較高知名度的民間傳統特產（包括產品工藝規程、技術條件、圖紙、產品鑒定會文件、證書、產品發展歷史、論文等）的檔案資料；
八、民間的各種有價值的家譜、碑文、墓記、拓片、年表、經文、珍貴版本的古書籍等檔案資料；
九、各個不同時期形成的一切縣志、鄉志、鎮志、年鑒、家譜、族譜以及各單位新編修的地方志、年鑒、年譜、行業志、革命斗爭史、革命回憶錄、廠史、公司史、校史、街道史、鄉史、鎮史等史志資料；
十、反映我市城鄉發展變化的照片、錄像等檔案資料；
十一、其它散存在民間的具有攀枝花地方特色的檔案資料。
這是檔案工作者結合攀枝花市的實際，制定出來的檔案征集范圍和內容的一個指導性文件，簡稱“征集十一條”。這個文件可能不是很全面，甚至有的地方很重復和啰嗦，文字上也可能還有很多值得推敲的地方，但是，它具有一定的操作性，執行起來也能夠起到按圖索驥的作用。為了便于理解和記憶，我們把“征集十一條”編成了“征集三字歌”，歌詞為：
一二三，國重全，四市級，五非遺，六名人，
七名品，八古文，九史志，十城記，十一其，
字像音，實物真，蘭臺愛，一生情。
這個征集三字歌，一共十四句，看起來雜亂無章，實際上結合檔案工作并運用聯想記憶法，很快就記住了。這里簡要解釋如下：
“一二三，國重全”。第一、第二、第三條，全部是國家重點檔案。什么是國家重點檔案？是指由各級國家檔案館保存，在中國各個歷史時期形成的，在政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等方面具有重要的研究和利用價值，國家需要永久保存的珍貴檔案。主要范圍包括：
（1）1949年以前，反映中國共產黨及其領導的革命組織、革命根據地、革命政權以及革命活動家的檔案；
（2）1949年以前，反映各個歷史時期的政權機構、社會組織和著名人物的檔案；
（3）中華人民共和國成立以來，反映黨和國家領導人活動的檔案；
（4）經省級以上檔案部門鑒定確認的，并報國家檔案局批準的其他重點檔案。
國家重點檔案是我們檔案征集工作的首要任務，所以要排在前面，但是，我們是一個市級檔案館，有國家重點檔案的情況一般不多，所以，我們在黨和國家領導人后面增加了省部級領導、著名人士和外國友人的范圍。這個是要特別注意的不同的地方。
這里要特別說明的是，我們很容易忽略的“黨和國家領導人”的范圍，一般人都會把省部級領導，或者是把中共中央總書記、人大常委會委員長、國務院總理、政協主席、中共中央政治局常委等當成黨和國家領導人。前者是范圍擴大了，后者是范圍縮小了。按照新華網新華資料上提供的“黨和國家領導人”的標準范圍是：中共中央總書記，中共中央政治局常委，中共中央政治局委員，中央書記處書記，中央軍事委員會主席、副主席，中央紀律檢查委員會書記（注意，副書記不是）；中華人民共和國國家主席、副主席；全國人民代表大會常務委會會委員長、副委員長；國務院總理、副總理、國務委員；中國人民政治協商會議全國委員會主席、副主席；最高人民法院院長、最高人民檢察院檢察長。
“四市級”，就是我們市過去和現在的市級領導的檔案資料。這個是我們也要認真做好的征集工作的重要環節。我們到市級領導那里去征集他們自己的個人檔案，市領導一般來講會很驚訝，因為他們還不會想到他們的檔案資料會是國家檔案館保存的內容。做好市級領導的檔案資料的征集工作，一方面擴大了檔案征集工作的宣傳和影響，另一方面也很容易讓領導理解和支持檔案征集工作，為檔案事業的發展營造了良好的氛圍。
“五非遺”，這是以非物質文化遺產為主要內容的檔案。
“六名人”，這個是名人檔案。
“七名品”，這是名優特色產品檔案。
“八古文”，這個是古經文等古籍檔案。
“九史志”，這個是史書志書之類的檔案。
“十城記”，這個是指攀枝花市檔案局每年專門開展征集的攀枝花市城市記憶檔案。
“十一其”，這就是前面沒有包括的其它的需要征集進館的檔案資料。
“字像音”，這個說的是檔案征集的主要內容。字，代表文字資料方面的檔案；像音，代表照片檔案、錄音錄像檔案。
“實物真”，實物檔案是檔案征集工作中要特別重視的地方。很多人認為，檔案主要以文字音像為主，實物檔案是可有可無的。許多國家綜合檔案館的館藏現狀也是這樣，重視文字音像檔案，不重視實物檔案，即使有一點實物檔案，也是各種獎牌、領導題詞、友好城市之間的往來禮品和印章之類。這是一個嚴重的誤區。《中華人民共和國檔案法》對檔案的定義很長，但最后落腳在“．．．．．．有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”實物，只要是具有保存價值的歷史記錄，當然是檔案，而且是最直觀的檔案。實物檔案最大的要求就是必須是真的原件，不能是翻拍或者模仿的，所以，這里專門講實物真。
“蘭臺愛，一生情”，這個大家很好理解。檔案征集工作是一項很富有挑戰性的創新的工作，意義很大，但是難度更大。檔案工作者要有博大的愛心，要用一生的真情，持之以恒地勤奮工作，才能打開檔案征集工作的新局面。
十四句“征集三字歌”的記憶方法，主要以聯想記憶為主，以兩句為一段落。“一二三，國重全”，理解了國家重點檔案的定義，就記住了；“四市級，五非遺，”聯想成語“似是而非”就很好記；“六名人，七名品”，先記前面，“六名”聯想“名流”，后面的“名品”是前面的“名人”的作品；“八古文，九史志”，機關文風建設不是要反對“八股文”么？這樣第八條就記住了，“九史志”呢，家喻戶曉的古典名著《水滸傳》中，排名第二十三位的就是九紋龍史進，第九條一下就記住了；“十城記，十一其”，中國古代四大名著之一《紅樓夢》原名叫《石頭記》，英國著名作家狄更斯的代表作是名著《雙城記》，這樣，第十條就可以用中西合璧的兩部文學巨著記住了，第十一條是其他類，前面十條中沒有包括的所有有價值的歷史記錄，都在這里了，所以是“十一其”；“字像音，實物真”，是講的檔案資料的內容和要求，每一個檔案人一聽就明白一看就知道；“蘭臺愛，一生情”，可以用每一句的后面一個字來記，愛情，這是人類最偉大的情感之一，對檔案征集工作傾注了熱愛和真情的人，當然最后都會收獲美好的愛情的。
三，創新檔案征集工作理念
怎樣創新檔案征集工作理念呢？我以為，應當依次做好以下工作。一是檔案行政主管部門要高度重視檔案征集工作，健全征集機構，完善征集網絡。檔案行政管理部門的主要領導要親自抓征集工作，分管領導要具體負責，協同主要領導抓征集工作；要建立健全檔案征集工作的機構，配足配齊征集檔案工作的人員，選拔那些能干事、想干事、會干事、不惹事，思想素質好、業務能力強、能吃苦耐勞，同時最主要的是熱愛檔案征集工作的同志從事檔案征集工作。二是增強檔案意識，營造良好的征集氛圍。要利用廣播、電視、報紙、網絡、手機短信、博客、LED、移動或者固定廣告牌等現代傳媒，向全社會大力宣傳《中華人民共和國檔案法》，特別是要宣傳檔案征集工作的有關知識，增強全社會的檔案意識，為檔案征集工作營造良好的氛圍，在廣大的人民群眾中為檔案征集工作打下堅實的征集基礎。三是要加大征集投入。巧婦難為無米之炊，要做好檔案征集工作，必須加大征集專項資金的投入。檔案征集的方式主要是捐贈和購買。我們當然可以想盡千方百計、走遍千山萬水、說盡千言萬語、克服千難萬險，讓檔案所有者以黨和國家的利益為重，本著愛黨、愛國、愛文化、愛歷史、愛檔案事業的真心，自愿無償捐贈其所擁有的檔案，但是真正被說動了的和被檔案工作者的真誠和熱血感動了的只是少數。大部分珍貴檔案擁有者，都是在按照市場經濟的規則，對所擁有的檔案待價而沽。這樣，捐贈檔案的少，出售檔案的多。目前，檔案部門最大的問題是工作經費不足，當然征集經費就更加緊張了，這樣，要購買那些珍貴的檔案就會因為囊中羞澀使征集工作停滯不前。這正是檔案征集工作在當下面臨的困境。檔案工作，就其本身的職能來講，絕不可能是一個地區黨委和政府的中心工作，它只能是圍繞中心工作搞好服務的基礎性、輔助性的工作。檔案工作的特殊地位決定了，政府的有限資金不可能向檔案工作，特別是向征集工作傾斜。因此，檔案行政主管部門的領導要努力打破這種被動的狀況，要勤于向黨委、政府的主管領導匯報征集工作，爭取黨委、政府對征集工作的支持；要勤于向人大、政協的領導匯報檔案征集工作，爭取他們在社會的不同層面幫助檔案人呼吁；更要加強和同級政府財政部門的溝通，爭取政府財政對征集工作的專項支持 。四是要建立目標考核機制，確保征集任務的完成。黨委、政府要給檔案行政主管部門下達征集任務，并與年終考核、績效考核和干部任職考核掛鉤；上級檔案行政主管部門也要對下級檔案部門定目標下任務，平時督處檢查，年底目標考核。五是要在具體工作方法上下功夫。要時刻繃緊檔案征集這更弦，努力發現有用的線索。要圍繞是黨委和政府的中心工作開展工作。比如，2011年，中共攀枝花市委搞了一個全市性的“感動攀枝花十位共產黨員”的評比活動，這是攀枝花1965年建市以來第一次搞這樣的活動，所以全市上下，各行各業都行動起來了。為了配合市委的這個活動，攀枝花市檔案局主動介入，和市委組織部聯合開展了“感動攀枝花十位共產黨員”檔案資料專題征集活動，通過短短的一個月的努力，這十位共產黨員的榮譽證書、獎杯、錦旗、獎章等十分珍貴的檔案資料700余件全部被征集進了國家檔案館。要圍繞豐富館藏來開展征集工作。攀枝花市檔案局這幾年所開展的城市記憶檔案、地方特色餐飲文化檔案、書畫作品檔案、名人檔案的征集都是圍繞豐富館藏來進行的。總之，只有創新檔案征集理念，檔案的征集工作才能夠取得實效。
四，檔案征集工作中要注意的幾個問題
檔案的征集工作是一項操作性很強而且很難的工作。檔案的擁有者憑什么就相信你，要把他們一直珍藏的檔案捐贈給檔案館呢？僅這一條，檔案的征集工作就會遇到天大的難題。在實際征集工作中，我覺得要特別注意以下幾個問題。
第一、要盡最大努力講清捐贈檔案的意義。可以從以下幾個方面說。
（一）一件檔案，能夠被國家檔案館征集，不僅是這件檔案有保存價值，更是檔案擁有者終身的崇高的榮譽。要盡最大努力樹立檔案捐贈者的自豪感。
（二）國家檔案館有十分良好的保存條件。國家檔案館有恒溫恒濕的特藏室，可以最大限度地延長檔案的壽命；而檔案擁有者個人家里面根本不可能具有這樣的條件。要讓檔案擁有者相信，他捐贈的檔案會在國家檔案館得到很好的保護，使他對檔案的安全和保存放心。
（三）不論檔案在國家或者在個人那里，檔案都是文化的載體。如果檔案在檔案擁有者個人那里因為保管不善等這樣那樣的原因損壞了，或者遺失了，不僅是檔案所有者的損失，更是國家文化的損失。所以，要從保存國家文化的國家利益大局出發，鼓勵檔案擁有者捐贈檔案。
（四）國家檔案館經費緊張，除特別重要的檔案以外，一般不考慮購買個人檔案的問題（這個是為了打消檔案出售者的獅子大開口的念頭而主動說的，很重要的欲擒故縱的技巧）。但是按照《中華人民共和國檔案法》第十六條的規定，向國家捐贈檔案的，國家檔案館應當予以獎勵。國家檔案館會盡最大努力獎勵捐贈檔案的單位和個人，至于獎勵多少，可以慢慢和捐贈者協商。
第二，要適當把“檔案征集”和“檔案文物收藏”這兩個說法結合起來。檔案征集，是檔案系統的專業稱呼，一般的人是搞不明白的。而說到文物或者收藏，社會上特別是電視上到處都在說，所謂盛世收藏熱。所以，老百姓很喜歡說文物說收藏。當我們面對老百姓的時候，為了讓他覺得他的檔案有用而重要，就要說國家檔案館要收藏他的文物檔案。這讓人們一聽就懂，而且有一種自豪感。
第三，當一件檔案涉及到知識產權時，一定要向檔案擁有者講清楚這件檔案的所有權和版權的關系。檔案所有者向國家檔案館捐贈或者出售其檔案后，檔案實體所有權屬于國家檔案館，而檔案的知識產權（版權）任然屬于檔案制作者本人。檔案館在今后要利用這件檔案時，要把握兩個原則，如果是公益事業方面的利用，國家檔案館可以不經檔案版權所有者的同意而提供利用，否則，必須經檔案版權所有者的書面同意才能提供有關的利用。同時注意，檔案版權的期限是作者本人的有生之年和過世后50年，作者過世后的50年版權由其法定繼承人依法享有。
第四，要注意工作細節。常言講，細節決定成敗。檔案征集工作尤其要注意細節。一般來講，擁有檔案的人，都是有文化的人，而有文化的人又是最講面子最要面子的人，所謂的人活一口氣。中國的知識分子是很注重禮儀的，所以，以下幾個環節要特別注意。第一個環節，就是先要摸清他的基本情況，越詳細越好。基本情況包括他的工作經歷，工作業績，生活經歷，生活中特別重大的事件，生活中的喜怒哀樂，甚至包括他的親人和朋友的情況，都要做到心中有數，以免和他攀談起來沒有話題可說。第二個環節，真誠拜訪他。這個千萬不可冒昧地隨便去，以免一下就吃了閉門羹，將來沒有辦法解開這個扣。最好是有他的最要好的同事、領導陪著一起去。當然，去的時候，還是要帶一些水果啊茶葉啊之類的禮物，讓他覺得受到了尊重。這個禮物還要注意，不能太輕，讓他覺得你不真誠；也不能太重，讓他一下就看出來你有想他的檔案心情。第三個環節，聯絡感情。第一次拜訪，很可能只是建立一種聯系，一般都不會有好結果，檔案擁有者都會用這樣那樣的原因推掉你的要求，但是他不會拒絕你再次拜訪他。所以，第一次拜訪，能夠留下聯系電話就不錯。過一段時間，要主動和他聯系，請他吃飯喝茶聊天都可以，特別是他一生中比較重大的時間，比如生日啊等等都要記住問候，但是對征集檔案的事，不要主動提，千萬不要急于求成。第四個環節，幫他做事。幫他做他想做的比較難的事情，讓他覺得欠了你的情。當然，做事是要你能夠力所能及，違法的事不能做，這是原則。第五個環節，請他參觀檔案館。參觀檔案館的保管保護條件，如特藏室，精品檔案展，特別要讓他看看那些無償捐贈的很有價值的珍貴檔案。第六個環節，耐心等待電話。在某一天，他會突然主動和你聯系，把檔案捐贈該檔案館。第七個環節，真誠回訪。要常到他家看看。不能夠收到了檔案就人走茶涼，這是大忌。
參考書目
1、 《檔案“五五”普法基礎讀本》，國家檔案局政策法規研究司編寫，中國檔案出版社，2007年5月第1版。
2、 《我的檔案征集路》，陳寧寧，《中國檔案》2012年第五期。
3、 《攀枝花市檔案館指南》，攀枝花市檔案館編，1998年9月，內部出版。
4、 攀枝花市檔案局局長李加強同志在攀枝花市檔案征集工作專題培訓會上的講話，2012年5月15日，根據錄音整理。
5、 《做好檔案征集工作的思考》，彭輝，《南京檔案》2009年第一期。
6、 《檔案征集工作中的幾點體會》，周玉芳，《檔案探索》2011年第一期。
