怎樣引領(lǐng)檔案工作新常態(tài)
作者:楊冬權(quán)
以中辦、國辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》發(fā)布為標(biāo)志,我國檔案工作已進(jìn)入一個(gè)與以往有很多不同、當(dāng)前已不可逆轉(zhuǎn)、今后還將較穩(wěn)定持續(xù)一個(gè)時(shí)期的檔案工作新常態(tài)。目前和今后最為重要的是:我們必須不斷地正確引領(lǐng)這一新常態(tài)。
怎樣引領(lǐng)檔案工作新常態(tài)呢?引領(lǐng)新常態(tài)須有新思維。各級(jí)檔案工作者,應(yīng)逐漸具有以下幾種新的思維、新的意識(shí)。
第一,要有戰(zhàn)略思維,勇于并善于開辟檔案工作的戰(zhàn)略新疆域。
要放開眼界,經(jīng)常地、不斷地關(guān)注與檔案工作有關(guān)的新的各個(gè)方面。
一要關(guān)注新的檔案形成者,將其納入監(jiān)督、指導(dǎo)、服務(wù)范圍。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的不斷深入和深化,新的檔案形成者即新的形成檔案的單位和個(gè)人層出不窮,如新的機(jī)關(guān)、企業(yè)、社團(tuán)、家庭、個(gè)人不斷產(chǎn)生。對(duì)這些新的檔案形成者,需要建立檔案的,要及時(shí)指導(dǎo)其建立檔案;需要提供各方面支持或服務(wù)的,要及時(shí)提供支持或服務(wù);需要納入法律監(jiān)督范圍的,還要納入并開展監(jiān)督。
二要關(guān)注新的專業(yè)檔案,將其納入管理范圍。近兩年召開的黨的十八屆三中和四中全會(huì),都提出要建立各種新的“記錄”,這些“記錄”,實(shí)即檔案。今后,各種前所未有的新的“記錄”,即各種新的專業(yè)檔案還會(huì)不斷產(chǎn)生,我們必須經(jīng)常關(guān)注,及時(shí)把它們納入歸檔、接收和管理范圍,并同有關(guān)部門共同制定管理辦法,對(duì)這些新的專業(yè)檔案的歸檔、接收、管理等加以規(guī)范。
三要關(guān)注新的檔案載體,將其納入管理范圍。隨著信息技術(shù)的日新月異,各種新的檔案載體不斷出現(xiàn),如電子檔案、音頻檔案、視頻檔案、三維圖紙等目前已經(jīng)出現(xiàn)的新的檔案載體,還有各種今后還將會(huì)不斷出現(xiàn)的更新的檔案載體,我們都應(yīng)該隨時(shí)關(guān)注它們,一旦出現(xiàn),只要內(nèi)容應(yīng)該歸檔,就及時(shí)管理它們、規(guī)范它們。過去已有的檔案載體,我們已有制度和辦法加以有效管理了,不會(huì)缺失;但對(duì)新的檔案載體,我們往往還沒有意識(shí)到其存在,更沒有相關(guān)的制度、辦法去管理,因而容易忽視、容易成為管理盲區(qū),所以更要加以注意,否則就會(huì)導(dǎo)致新載體檔案散失。
四要關(guān)注新的檔案利用人群,開辟新的檔案利用領(lǐng)域。這些年,新的檔案利用人群不斷形成,但是我們關(guān)注得還不夠。
比如:省以下各級(jí)行政服務(wù)中心(或市民服務(wù)中心)的服務(wù)對(duì)象,實(shí)際上主要也是檔案利用人群。2014年,我先后考察過福建廈門市行政服務(wù)中心和廣東中山市一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村或社區(qū)的服務(wù)中心,發(fā)現(xiàn)他們的服務(wù)內(nèi)容主要有兩項(xiàng),一是“利用舊檔案”,二是“形成新檔案”。因?yàn)閬矸?wù)中心的人,大多是來辦各種證明或證件、獲取各種憑據(jù)的,工作人員一般要調(diào)用過去的檔案即老的“底子”,為他們出具各種新的證明、證件等憑據(jù),從而又形成新的“底子”。服務(wù)的過程和內(nèi)容,基本就是這樣利用舊檔案,形成新檔案。所以,我初步判斷:各級(jí)行政服務(wù)中心為服務(wù)對(duì)象辦證的過程,就是利用檔案的過程;各級(jí)行政服務(wù)中心的服務(wù)對(duì)象,也是檔案利用的人群。過去,還沒有人做出過上述這一判斷,還沒有人注意到來各級(jí)行政服務(wù)中心的人是檔案利用人群,更沒有把這些人群納入檔案利用的統(tǒng)計(jì)范圍。據(jù)了解,這一人群為數(shù)很大,全國每年總計(jì)應(yīng)該超過1億人次。因?yàn)閮H廈門市行政服務(wù)中心這一個(gè)單位,每天接待就達(dá)1萬人次左右。這是一個(gè)很大的數(shù)量,至少將超過目前當(dāng)?shù)匾鸭{入本級(jí)檔案利用統(tǒng)計(jì)范圍的檔案館和檔案室利用檔案、資料及政府公開信息人次之總和。對(duì)于這一新近興起的巨大檔案利用人群,我們理應(yīng)迅速予以關(guān)注,研究他們利用檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)、趨勢(shì)、存在問題等,以求改進(jìn)服務(wù),并調(diào)整改進(jìn)我們今后檔案的歸檔、收集范圍;同時(shí)也要研究并及時(shí)設(shè)立相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)或統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目,把他們納入檔案利用的統(tǒng)計(jì)范圍。因?yàn)槟壳斑€完全沒有納入。
再比如,網(wǎng)絡(luò)的利用人群、電視的利用人群,數(shù)量更是巨大。近幾年國家檔案局發(fā)布的檔案專題網(wǎng)絡(luò)視頻、拍攝的檔案文獻(xiàn)電視片,每部的觀眾總?cè)舜味紨?shù)以億計(jì)。目前,我國每年通過網(wǎng)絡(luò)或電視等新型大眾傳媒接受檔案利用的人次,肯定要大大超過到各級(jí)檔案館和檔案室利用檔案的人次。對(duì)這些潛力巨大的檔案利用人群,我們至今還缺少研究,同時(shí)也沒有納入檔案利用的統(tǒng)計(jì)范圍。今后,我們也應(yīng)該關(guān)注這些人對(duì)檔案利用的反應(yīng),研究他們對(duì)檔案內(nèi)容的喜好、對(duì)檔案利用方式的喜好等,以便今后針對(duì)他們的喜好去開發(fā)檔案;同時(shí)也應(yīng)該盡快研究并設(shè)立相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)或統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目,把他們納入檔案利用的統(tǒng)計(jì)范圍。
特別要指出的是:把各級(jí)行政服務(wù)中心的服務(wù)對(duì)象、把通過網(wǎng)絡(luò)和電視利用檔案的人群,納入檔案利用的統(tǒng)計(jì)范圍,是一件對(duì)檔案工作意義重大的事。因?yàn)榧{入以后,每年全國檔案的利用人次、件次、利用率、利用效益等都將大大增加,從而更加實(shí)際、更加準(zhǔn)確、更加客觀地反映出我國檔案的利用價(jià)值、檔案工作的作用與地位、檔案工作對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的貢獻(xiàn)等,大大增加檔案的利用價(jià)值和利用效益,提高檔案工作對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的貢獻(xiàn)率,增強(qiáng)檔案工作者的信心和工作動(dòng)力,加大領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)對(duì)檔案工作的重視支持,從而改善檔案事業(yè)發(fā)展的社會(huì)環(huán)境。
又比如:隨著黨和政府各項(xiàng)新的政策法規(guī)的實(shí)施,今后每年都會(huì)不斷有一些新的人群,需要利用某方面的專業(yè)檔案。這就像過去國家對(duì)新中國成立后水庫移民后期扶持政策出臺(tái),導(dǎo)致大批水庫移民集中利用移民檔案,或者像今年國家對(duì)所有抗戰(zhàn)老兵予以慰問,導(dǎo)致大批抗戰(zhàn)老兵及其家屬集中查閱抗戰(zhàn)檔案等一樣。所以,各級(jí)檔案館和檔案室要每年不斷關(guān)注上級(jí)和本級(jí)新出臺(tái)的政策法規(guī),關(guān)注由此將會(huì)引來的新的檔案利用人群,準(zhǔn)備好提供利用相關(guān)的專業(yè)檔案。
五要關(guān)注新的檔案工作合作者,吸收更多人參與、支持檔案工作。新的檔案工作合作者,既可以是教育部門、宣傳部門、黨委、工會(huì)、群團(tuán)、黨史、方志等各個(gè)專業(yè)主管部門,也可以是企業(yè)、科研單位、宣傳媒體,還可以是民間收藏家、檔案工作志愿者等。他們都有條件或可能從各個(gè)方面與檔案部門合作。我們必須打開視野,隨時(shí)關(guān)注他們、利用他們,積極并善于同他們合作,借用他們的力量或平臺(tái),搞好檔案工作。古人說,“君子善假于物”,也就是說,智者善于借用外力。任何部門、任何單位、任何個(gè)人,僅憑單打獨(dú)斗,難成大的氣候。檔案部門作為弱勢(shì)部門,必須善于借船出海,借梯上樓,乘風(fēng)而上,這樣才能事半功倍,以一當(dāng)十,大踏步前進(jìn)。
六要積極應(yīng)用新的檔案?jìng)鞑シ绞健?duì)當(dāng)今不斷出現(xiàn)的各種新的檔案?jìng)鞑シ绞剑缬?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)、客戶端等大眾傳播媒體,檔案部門要積極運(yùn)用。為此,要積極把傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化,以便與這些新媒體對(duì)接。
七要積極應(yīng)用新的檔案存儲(chǔ)載體。信息技術(shù)不斷催生出各種新的存儲(chǔ)密度越來越大、安全系數(shù)越來越高的檔案存儲(chǔ)載體,檔案部門必須積極應(yīng)用這些新的、性能更好的檔案存儲(chǔ)載體,來對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行備份。
八要積極應(yīng)用新的檔案保護(hù)技術(shù)和管理方法。無論是本單位還是外單位發(fā)明、應(yīng)用的,無論是檔案系統(tǒng)還是其他系統(tǒng)發(fā)明、應(yīng)用的,無論是國內(nèi)還是國外發(fā)明、應(yīng)用的檔案保護(hù)技術(shù)和管理方法,只要適用和有利于本單位的檔案工作,各級(jí)檔案部門都應(yīng)該積極應(yīng)用,只有這樣,才能不斷推進(jìn)檔案工作有新的變化、新的水平,出新的面貌。
第二,要有先行思維,先行介入,先行服務(wù),當(dāng)先行者。
一要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的“末位”觀念,樹立“先行”意識(shí)。長期以來,不論是非檔案工作者,還是專業(yè)檔案工作者,都認(rèn)為檔案工作是處于各項(xiàng)工作末端的,不管哪項(xiàng)工作,前邊各個(gè)環(huán)節(jié)都不是檔案工作,最后一個(gè)環(huán)節(jié)才是把前邊各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的文件材料收集歸檔,歸檔完畢,這項(xiàng)工作也就全部結(jié)束了。因此,通常在所有人的意識(shí)中,包括在我自己的意識(shí)中,都認(rèn)為檔案工作是“收口”的工作,是處于“末位”“末尾”“末端”的工作,是各項(xiàng)工作的“收容隊(duì)”。但兩年前我聽說的一件事,第一次改變了我的這一意識(shí)。2013年,有人向我介紹說:黨的十八大的籌備工作,檔案工作走在最前邊。籌備工作的第一個(gè)環(huán)節(jié),是查閱以前幾屆黨代會(huì)的檔案,了解黨代會(huì)籌備組的有關(guān)情況。檔案部門把上一屆黨代會(huì)的有關(guān)檔案全部復(fù)印裝訂成冊(cè),供籌備人員使用。我聽了以后,當(dāng)即感到:檔案工作既是上一件事情的“末端”,又是下一件同類事情的“開端”。之后,我又在別的不同的地方反復(fù)發(fā)現(xiàn)了同樣的情況。如在一個(gè)地鐵建設(shè)公司發(fā)現(xiàn),該公司每承建一個(gè)新的地鐵建設(shè)項(xiàng)目,都把此前已建好項(xiàng)目的設(shè)計(jì)檔案、施工檔案、工程管理檔案等拿來,取其適用者套用之,不適用者改進(jìn)之,從而制定出新的設(shè)計(jì)、施工、管理等方案。又如,在一個(gè)水電站建設(shè)公司發(fā)現(xiàn),該公司每新建一個(gè)水電站,都把已建好水電站中最成功或與之最相近的項(xiàng)目的設(shè)計(jì)檔案、施工檔案、工程管理檔案等拿來套用和改進(jìn)。在以上這些單位,已竣工工程的檔案,成為新開工工程套用的“模板”;新開工工程的第一件事,是復(fù)制相關(guān)檔案作為參考。后來我發(fā)現(xiàn),自己經(jīng)歷過的許多事情,實(shí)際都是如此。比如:每當(dāng)啟動(dòng)4年一次的表彰先進(jìn)工作,第一件事總是把上一次的有關(guān)檔案先調(diào)出來,仿照上一次的“成例”起草這一次的有關(guān)方案和文件;每當(dāng)制定“五年規(guī)劃”,第一件事總是從檔案里把上一個(gè)“五年規(guī)劃”找出來,看上一次規(guī)劃中寫了什么,哪些已實(shí)現(xiàn),哪些尚未實(shí)現(xiàn);就連每年召開全國檔案局館長會(huì)議前起草向上級(jí)的請(qǐng)示,自己也通常會(huì)把去年的請(qǐng)示從檔案中調(diào)出來,參考一下,行話叫“套模子”。可能不光是我,其他人如果稍微留心一下,就會(huì)發(fā)現(xiàn)有過同樣的情況。更進(jìn)一步,如果翻開歷史檔案看,歷史上這種“套模子”的事比比皆是,無處不有。在清代檔案里,每當(dāng)外國使臣來中國進(jìn)貢,接待部門總是先查閱過去的檔案,看以前是怎么接待的、皇帝是怎么賞賜的、使臣朝見時(shí)該怎么站位等等,然后才據(jù)此拿出此次的接待方案報(bào)皇帝批準(zhǔn),而且有關(guān)部門拿的方案,幾乎都是套用以前檔案中所載的“成例”或“故事”,如果比以前有所增減,那都是皇帝的事。
在以上所舉的所有這些事例中,檔案工作不都是起頭性、開端性、引領(lǐng)性、先行性的工作嗎?何曾處在“末位”呢?所以,現(xiàn)在看來,我們過去的那些觀念實(shí)際上是錯(cuò)誤的。事實(shí)上,無論在歷史上還是在現(xiàn)實(shí)中,人們?cè)谔幚砣粘9ぷ骰?ldquo;例行公事”時(shí),檔案工作在很多情況下,都既是前一件事情的“末端”,又是后一件同類事情的“開端”,只有在進(jìn)行創(chuàng)新性工作或“拍腦袋決策”時(shí)才不是如此。因此,我們必須迅速地、堅(jiān)決地克服成見,打破過去長期形成的思維定式,切實(shí)轉(zhuǎn)變舊有的、普遍存在的“檔案工作是末位工作”“檔案工作者是收容隊(duì)”的觀念,樹立新的“先行”意識(shí),在一切可能的情況下,用檔案工作為其他工作起頭、開路、領(lǐng)跑,當(dāng)先行者、當(dāng)排頭兵、當(dāng)引領(lǐng)人,從而更充分地發(fā)揮檔案工作的作用,最大限度地提高檔案工作和檔案人的地位。
二要先行介入對(duì)上游工作的管理,主動(dòng)進(jìn)行“前端控制”。檔案工作中,有不少屬于“上下游”即上下兩個(gè)不同階段的工作,我們要善于統(tǒng)籌,先行介入,對(duì)上游工作實(shí)行“前端控制”,以免“事后收容”時(shí)有些工作重復(fù)勞動(dòng)或無法補(bǔ)救。
比如:文書是檔案的前身,文書工作是檔案工作的上游,所以,我們要統(tǒng)籌文書和檔案工作,把檔案工作向上游的文書工作延伸,提前介入文書管理,實(shí)行“文檔一體化”,實(shí)現(xiàn)歸檔的前端控制。這樣,既可以確保文書歸檔齊全與及時(shí),又可以省掉一些重復(fù)勞動(dòng)。
再比如:檔案室檔案中有相當(dāng)部分是檔案館檔案的前身,檔案室工作是檔案館工作的上游,所以,我們要統(tǒng)籌檔案館工作和檔案室工作,把檔案館工作向上游的檔案室工作延伸,提前介入其檔案格式規(guī)范、檔號(hào)規(guī)范、檔案組卷及裝訂規(guī)范、電子檔案格式及載體規(guī)范等,實(shí)行“館室一體化”管理。
又比如:檔案接收征集工作是檔案利用工作的上游,我們要認(rèn)真分析現(xiàn)在的檔案利用趨勢(shì),及時(shí)調(diào)整現(xiàn)行的檔案接收征集范圍,更好地做好接收征集工作,以更好地滿足未來的檔案利用需求。
三要提前對(duì)檔案進(jìn)行異地備份甚至異質(zhì)備份,主動(dòng)防災(zāi),確保檔案安全。經(jīng)驗(yàn)告訴我們:檔案館和檔案室發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、震災(zāi)、蟲災(zāi)等的幾率很高,很難做到永遠(yuǎn)萬無一失。因此,我們必須提前對(duì)檔案進(jìn)行備份并異地保存,主動(dòng)地防患于未然。這樣,即使檔案在此地遭災(zāi)被毀,還可用存于彼地的備份檔案加以補(bǔ)救,不會(huì)使檔案信息徹底毀滅。特別對(duì)安全性能較差的電子檔案,其重要的還要異質(zhì)備份并存于異地。只有提前主動(dòng)做好各種防備,才能確保檔案萬無一失。
四要主動(dòng)提供檔案,引發(fā)領(lǐng)導(dǎo)決策。要更多地像不少單位已經(jīng)做的那樣,根據(jù)形勢(shì)和任務(wù),預(yù)判領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點(diǎn)或下一步將要進(jìn)行的工作,主動(dòng)提供相關(guān)檔案資料,預(yù)先供領(lǐng)導(dǎo)參考,引發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的決策,高層次地為領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮參謀助手作用。
五要提前服務(wù),引領(lǐng)有關(guān)工作。例如:召開黨代會(huì)前,檔案部門主動(dòng)把前幾屆黨代會(huì)的主要情況和精神提供領(lǐng)導(dǎo)參閱;再例如:新的領(lǐng)導(dǎo)班子換屆,檔案部門主動(dòng)把反映前幾屆領(lǐng)導(dǎo)班子思路、反映本地主要情況的檔案提供領(lǐng)導(dǎo)參閱;又例如:起草某一重要文件,檔案部門把此前的有關(guān)檔案先提供給相關(guān)人員參閱;還例如:某一建設(shè)工程開建前,檔案部門主動(dòng)把此前類似工程的檔案提供給有關(guān)人員參考。這些都將對(duì)有關(guān)工作起到引領(lǐng)作用。
第三,要有網(wǎng)絡(luò)思維,特別要有移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)思維,為檔案工作插上網(wǎng)絡(luò)的翅膀、移動(dòng)的翅膀。
目前,全球已進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代。互聯(lián)網(wǎng)已不只是一門科技、一種產(chǎn)業(yè),而是一種政治、一種時(shí)尚、一種文化。各國的政府、政客、商人、媒體人直至平民百姓,都在爭(zhēng)取向網(wǎng)絡(luò)版圖插上一腳,并擴(kuò)大疆界,網(wǎng)絡(luò)已成為各種法人和自然人的競(jìng)技場(chǎng)、展示臺(tái)。我們檔案人也要具有網(wǎng)絡(luò)意識(shí)和網(wǎng)絡(luò)思維,積極在網(wǎng)絡(luò)上插一腳、站根樁、占有一席之地,在網(wǎng)絡(luò)版圖上擴(kuò)大自己的疆域,在虛擬世界擴(kuò)大自己的影響。最近,國家提出“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略,我們檔案部門也要積極應(yīng)用這一戰(zhàn)略,搞“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”或“檔案+互聯(lián)網(wǎng)”,把檔案與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來,用互聯(lián)網(wǎng)來宣傳檔案、宣傳檔案工作、宣傳檔案工作者。近一兩年我到過一些西部山區(qū),發(fā)現(xiàn)那里的農(nóng)民已經(jīng)具有互聯(lián)網(wǎng)思維,開始利用互聯(lián)網(wǎng)向全國、向全球銷售他們的土特產(chǎn)品和手工藝品,搞電子商務(wù)了。我們檔案工作者絕不應(yīng)落在他們后面。我們必須具有網(wǎng)絡(luò)思維,特別是移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)思維。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)是當(dāng)代最廣泛的大眾傳播工具,而移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)又將成為網(wǎng)絡(luò)中最廣泛的傳播工具。最近幾年,移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速,目前已基本占據(jù)網(wǎng)絡(luò)的半壁江山,并大有在網(wǎng)絡(luò)中獨(dú)占鰲頭之勢(shì)。到今年底,我國的手機(jī)網(wǎng)民數(shù)就會(huì)超過固定網(wǎng)民數(shù),手機(jī)購物數(shù)也將超過電腦購物數(shù)。2014年下半年,美國智庫就發(fā)布報(bào)告稱:“移動(dòng)經(jīng)濟(jì)將對(duì)全球發(fā)展產(chǎn)生重大影響。”現(xiàn)在,很多地方的政府部門特別是行政服務(wù)中心,都在把檔案信息與手機(jī)等移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)掛鉤,讓網(wǎng)民通過手機(jī)獲取檔案信息;一些地方的檔案部門也開始進(jìn)行了在手機(jī)上發(fā)布檔案信息的嘗試。我把這稱為“移動(dòng)檔案”。我認(rèn)為,“移動(dòng)檔案”可使政府實(shí)行透明執(zhí)政和便民服務(wù),提高行政透明度和行政效率,改進(jìn)官民關(guān)系,將對(duì)全球政治治理和社會(huì)治理產(chǎn)生重大影響,它將成為一種不可抗拒的新的潮流而流行于各國檔案界和各國政府部門。我國檔案工作者必須積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)特別是移動(dòng)網(wǎng)絡(luò),為檔案工作插上現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)翅膀和移動(dòng)翅膀,使檔案飛翔起來、移動(dòng)起來,無遠(yuǎn)弗屆、無處不到,從而在網(wǎng)絡(luò)版圖上不斷開疆拓土,擴(kuò)大份額。
一要注意把網(wǎng)絡(luò)信息存檔,讓網(wǎng)絡(luò)信息變成檔案永久流傳后世。網(wǎng)絡(luò)信息,是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代人們的主要記錄和集體記憶,如果不把它們作為檔案加以保存,它們不久就會(huì)自生自滅,不復(fù)存在,十幾年前一些信息專家發(fā)出的“信息時(shí)代將成信息空白時(shí)代”的警告就會(huì)成真。這對(duì)個(gè)人、對(duì)單位、對(duì)國家、對(duì)人類都是一種不可彌補(bǔ)的損失。因此,包括中國在內(nèi)的世界各國檔案工作者,必須同網(wǎng)絡(luò)工作者聯(lián)手,共同把網(wǎng)絡(luò)信息存檔,讓它得以永久流傳。這是檔案工作者作為“記錄保存者”和“記憶守護(hù)者”的天然使命和當(dāng)然責(zé)任,出于檔案工作者的天性和良心,我們必須擔(dān)當(dāng)起挽救信息時(shí)代人類信息自然流失這一重要的、不可推卸的歷史責(zé)任,為今天的信息社會(huì)存檔,替未來的人類留憑證、留智慧、留記憶、留痕跡。
前幾年看到有人談把全部網(wǎng)絡(luò)信息存檔問題,自己當(dāng)時(shí)曾不以為然。直到兩年前才開始同一家著名信息公司探討對(duì)全國網(wǎng)絡(luò)信息存檔的問題。2014年我到一家著名的主要從事電子商務(wù)的公司參觀,得知他們把本公司成立以來十幾年的所有網(wǎng)絡(luò)信息全部多套備份并在幾個(gè)不同的地方異地存放。盡管該公司每年的網(wǎng)絡(luò)信息都是海量的,盡管歸檔并多套異地保存這些電子檔案每年的費(fèi)用相當(dāng)不菲,但他們認(rèn)為,在大數(shù)據(jù)時(shí)代,這些信息對(duì)他們不是包袱而是財(cái)富。這對(duì)我震動(dòng)很大,開始在全國大聲呼吁并著手布置網(wǎng)絡(luò)信息存檔問題。我的總體構(gòu)想是:把全國的網(wǎng)絡(luò)信息全部歸檔保存,是一個(gè)龐大的工程,可以先易后難,分三步走。第一步,各個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位、社團(tuán),先把自己本單位的網(wǎng)站信息分別歸檔保存。這一步最容易做到。有些單位過去已經(jīng)這樣做了。國家檔案局機(jī)關(guān)檔案室2014年開始也已經(jīng)這樣做了,今年將有更多的單位檔案室也會(huì)按照國家檔案局去年的要求這樣做。第二步,各級(jí)國家檔案館按照先機(jī)關(guān)和國有企業(yè),再其他企事業(yè)單位和社團(tuán)的次序,分別把本級(jí)機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位、社團(tuán)的網(wǎng)站信息集中歸檔保存。這一步,在各級(jí)國家檔案館已經(jīng)建立本級(jí)電子文件備份中心的情況下,也不難做到,因?yàn)槭聦?shí)上有些地方已經(jīng)這樣做了。如果各級(jí)檔案行政管理部門強(qiáng)力推行和引導(dǎo),三五年內(nèi)即可實(shí)現(xiàn)。第三步,國家檔案行政管理部門與國家網(wǎng)絡(luò)行政管理部門及國家各大主要網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營單位合作,由國家投資,把我們國家的現(xiàn)存網(wǎng)絡(luò)信息全部存檔(已由各級(jí)檔案部門存檔的可除外),為我國的網(wǎng)絡(luò)社會(huì)保存一套完整的記憶。
把網(wǎng)絡(luò)信息歸檔保存,是檔案部門實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”戰(zhàn)略的題中應(yīng)有之義,是檔案工作者對(duì)守護(hù)記憶這一天職的當(dāng)然履行,是信息社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的必然要求,它將大大豐富檔案的資源,擴(kuò)大檔案工作的領(lǐng)域,為國家積累大量的財(cái)富,為未來留下珍貴的遺產(chǎn)。我們必須充分認(rèn)識(shí)其意義,各負(fù)其責(zé),各行其是,分頭抓緊去做這項(xiàng)工作。
二要利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和共享。實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享,是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代對(duì)檔案工作的必然要求,是檔案工作者的最大愿望,是社會(huì)各方面的共同需要。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更為實(shí)現(xiàn)檔案資源共享提供了可能。實(shí)現(xiàn)資源共享的前提是進(jìn)行資源整合。各級(jí)檔案部門要積極把檔案目錄和檔案原文數(shù)字化,并通過網(wǎng)絡(luò)與其他檔案部門等進(jìn)行跨單位、跨區(qū)域的整合及聯(lián)動(dòng),互相查檔,互相出證,讓利用者無論身在何處,都可“一鍵利用”“一指解決問題”,享受“一站式”服務(wù),從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享共用和便捷利用。
三要利用網(wǎng)絡(luò),借助社會(huì)力量開展有關(guān)檔案工作。檔案部門的有些工作,如檔案編目、關(guān)鍵詞著錄、照片上人物的識(shí)別與標(biāo)注、展覽的設(shè)計(jì)、開放檔案的編研等,是可以由志愿者、專業(yè)公司、中介組織等社會(huì)力量在網(wǎng)上進(jìn)行的。我們可以通過網(wǎng)絡(luò)來組織社會(huì)力量進(jìn)行這些工作。國外的一些檔案館已經(jīng)開始這樣做,我們也應(yīng)該抓緊這樣做,充分利用網(wǎng)絡(luò)來動(dòng)員社會(huì)力量在網(wǎng)上參與檔案工作。這樣,一方面可以緩解檔案部門人手不足的矛盾,另一方面也可以擴(kuò)大檔案部門的社會(huì)影響。
四要積極利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)布檔案。不但要在本單位的網(wǎng)站上發(fā)布檔案,更要在各種公共網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上發(fā)布檔案,因?yàn)楹笳叩挠绊懥σ惹罢叽笄О俦丁?span lang="EN-US">2008年以來,國家檔案局已經(jīng)在國內(nèi)外各大知名網(wǎng)站上先后發(fā)布了十多個(gè)系列的專題檔案網(wǎng)絡(luò)視頻,每個(gè)專題網(wǎng)絡(luò)視頻都贏得數(shù)以億計(jì)的點(diǎn)擊量。現(xiàn)在,一些地方的檔案部門又開始在手機(jī)上發(fā)布檔案信息。今后,各級(jí)檔案部門應(yīng)該學(xué)習(xí)這些做法,積極運(yùn)用本單位網(wǎng)站特別是各種公共網(wǎng)站和手機(jī)等各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),發(fā)布檔案網(wǎng)絡(luò)視頻、檔案電子圖書、專題檔案目錄,舉辦網(wǎng)上展覽等。
五要開展網(wǎng)上業(yè)務(wù)指導(dǎo)。過去業(yè)務(wù)指導(dǎo),需要到現(xiàn)場(chǎng)、面對(duì)面,在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,則可以通過發(fā)視頻、短信、微信等方式進(jìn)行網(wǎng)上業(yè)務(wù)指導(dǎo)。有些地方檔案部門已經(jīng)開始這樣做。各級(jí)檔案部門要盡可能地運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)來開展遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)指導(dǎo),使業(yè)務(wù)指導(dǎo)更加及時(shí)、便捷、廣泛。
六要開展網(wǎng)上專業(yè)培訓(xùn)。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,一本好的教材或者一堂好的課放到網(wǎng)上,全國有網(wǎng)的地方和能上網(wǎng)的人,都可以看、可以聽、可以接受教育培訓(xùn)。近幾年,國家檔案局已制作了好幾部檔案業(yè)務(wù)多媒體教材,這些教材都可以在網(wǎng)上使用。一些地方檔案部門也開展了遠(yuǎn)程專業(yè)培訓(xùn)。各級(jí)檔案部門要更多地開展網(wǎng)上專業(yè)培訓(xùn),讓更多的人通過網(wǎng)絡(luò)接受名家的指點(diǎn),更廣泛地接受教育培訓(xùn)。
七要利用網(wǎng)絡(luò)宣傳檔案知識(shí)、檔案工作和檔案工作者。各級(jí)檔案部門要普遍建立自己的網(wǎng)站或政務(wù)微博,并有人負(fù)責(zé)打理它們,把它們真正辦好,在這些平臺(tái)上更多更好地宣傳檔案知識(shí)、檔案工作和檔案工作者。
八要在網(wǎng)上開展檔案學(xué)術(shù)交流和研究。各級(jí)檔案部門特別是檔案學(xué)會(huì),要更多運(yùn)用網(wǎng)絡(luò),在網(wǎng)上開展檔案學(xué)術(shù)交流和研究,使之更廣泛地開展起來。
九要把網(wǎng)上利用檔案納入檔案利用統(tǒng)計(jì)。隨著各級(jí)檔案館、室檔案數(shù)字化和遠(yuǎn)程利用工作的開展,通過網(wǎng)絡(luò)利用檔案的人已經(jīng)并將更加越來越多。目前,在不少檔案館、室,網(wǎng)上利用檔案的人次數(shù)已大大超過實(shí)地或現(xiàn)場(chǎng)利用檔案的人次數(shù)。這也是我國檔案利用工作的一個(gè)重大變化和重要拐點(diǎn),是我國檔案工作進(jìn)入信息化時(shí)代的一個(gè)重要標(biāo)志。可是在我國目前的檔案統(tǒng)計(jì)體系中,還沒有設(shè)立網(wǎng)上利用檔案和資料的人數(shù)、次數(shù)、件數(shù)這些指標(biāo),網(wǎng)上利用檔案數(shù)在現(xiàn)行檔案統(tǒng)計(jì)中還完全沒有得到反映。這是我國檔案統(tǒng)計(jì)工作落后于現(xiàn)實(shí)的一個(gè)表現(xiàn)。各級(jí)檔案部門要迅速研究并設(shè)立科學(xué)的網(wǎng)上利用檔案的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)或統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目,并規(guī)范其統(tǒng)計(jì)口徑和方法,從而準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)出網(wǎng)上利用檔案的數(shù)量,更加準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地反映出我國檔案利用的效果、趨勢(shì)、變化、規(guī)律等。
十要更加注意網(wǎng)絡(luò)安全。一要注意內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全。檔案部門的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),是各種敵對(duì)勢(shì)力和其他別有用心者實(shí)施網(wǎng)絡(luò)攻擊的重點(diǎn)對(duì)象,他們企圖通過攻擊檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來竊取或篡改檔案信息。這是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案安全所面臨的一個(gè)新的動(dòng)向和新的難題。我們必須時(shí)刻保持高度警惕,經(jīng)常檢查“防火墻”、修筑“隔離網(wǎng)”、更新“安全盾”。二要注意上網(wǎng)檔案信息的安全。各級(jí)檔案部門,在把政府公開信息、檔案全文、檔案目錄上傳到互聯(lián)網(wǎng)之前,一定要認(rèn)真審核,嚴(yán)格把關(guān),謹(jǐn)防把含有國家秘密、工作秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私和政府未公開信息的文件、檔案及其目錄上傳互聯(lián)網(wǎng),避免造成失泄密事故。
十一要積極運(yùn)用各種新的網(wǎng)絡(luò)媒體。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,過幾年就會(huì)出現(xiàn)一種新的網(wǎng)絡(luò)傳播形式,如微博、微信、客戶端、微信電話本等,從而形成新的網(wǎng)絡(luò)時(shí)尚和網(wǎng)絡(luò)受眾。各級(jí)檔案部門要隨時(shí)關(guān)注并積極運(yùn)用各種新出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)媒體,來發(fā)布檔案、宣傳檔案工作,與時(shí)俱進(jìn),占領(lǐng)各種新的網(wǎng)絡(luò)陣地,不斷更新網(wǎng)絡(luò)版圖,擴(kuò)大檔案影響。
第四,要有合作思維,善于同各方面合作,實(shí)現(xiàn)共享共贏。
檔案工作中的好多事,是可以同其他方面合作進(jìn)行的;社會(huì)上有很多方面,也是愿意并可以同檔案部門開展相關(guān)合作的。合作,可以借助各方面力量從而擴(kuò)大檔案部門力量;合作,可以成倍地?cái)U(kuò)大檔案工作的影響。合作,既可實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享,又可實(shí)現(xiàn)檔案工作與其他工作的共贏。為了達(dá)到共享共贏的目的,檔案工作者必須具有合作思維,積極同各方面開展合作。
一要同其他檔案部門合作。即同其他的檔案室、檔案館、檔案局,檔案報(bào)、刊、網(wǎng)站,檔案科研、教育單位,檔案學(xué)會(huì)等合作,舉辦各種活動(dòng)、完成各種項(xiàng)目等。
二要同其他收藏單位合作。即同圖書館、博物館、紀(jì)念館等收藏單位合作,共同舉辦各種展覽和各種活動(dòng),開展多種形式的合作。
三要同其他專業(yè)部門合作。比如:與黨校或干部學(xué)院合作,在那里辦展覽、講檔案,讓檔案進(jìn)黨校、進(jìn)干部學(xué)院;與教育行政部門或與學(xué)校合作,組織大中小學(xué)生到檔案部門參觀,利用檔案合作編輯鄉(xiāng)土教材發(fā)到中小學(xué)生手中,把檔案展覽辦到大中小學(xué)校,把檔案電視片光盤、檔案網(wǎng)絡(luò)視頻光盤、檔案電子圖書等發(fā)送到大中小學(xué)校,共建中小學(xué)愛國主義基地、大學(xué)生教學(xué)實(shí)踐基地等;與機(jī)關(guān)、企業(yè)的黨委部門合作辦檔案展覽,讓他們組織機(jī)關(guān)、企業(yè)的黨員、干部、職工觀看展覽;與宣傳部門合作,共同舉辦檔案展覽、拍攝電視片、開設(shè)專欄或?qū)iT節(jié)目,開展愛國主義教育,宣傳檔案;與其他部門共同開展各種形式的合作,把檔案工作影響擴(kuò)大到社會(huì)各個(gè)方面和世界各個(gè)角落。
四要同企業(yè)合作。要善于利用企業(yè)的信息技術(shù)、信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息的歸檔;利用企業(yè)的科研力量,搞檔案科研項(xiàng)目或檔案標(biāo)準(zhǔn);利用企業(yè)的資金,搞一些檔案工作的合作等。
五要同行政服務(wù)中心合作。要讓檔案部門進(jìn)入本地的行政服務(wù)中心,提供“一站式”服務(wù);要對(duì)行政服務(wù)中心利用檔案的情況進(jìn)行調(diào)查、研究,總結(jié)檔案利用規(guī)律,指導(dǎo)檔案利用和接收等工作;要把行政服務(wù)中心的檔案利用數(shù)量納入檔案統(tǒng)計(jì)體系。
六要同民間收藏家合作。要學(xué)習(xí)他們的執(zhí)著、吃苦精神,加深對(duì)檔案事業(yè)的熱愛和鉆研;要加強(qiáng)同他們的聯(lián)系,吸收他們加入檔案學(xué)會(huì),參加檔案工作;要吸引他們向檔案部門捐獻(xiàn)或寄存檔案、共同舉辦檔案展覽、出版檔案圖書、開展檔案宣傳等。
七要同其他熱心人士合作。如:與熱心公益事業(yè)的人士共同設(shè)立檔案基金,用于檔案保護(hù)、開發(fā)等;與熱心檔案工作的志愿者,共同開展某些方面的業(yè)務(wù)工作;與熱心歷史研究的人士,共同開發(fā)檔案資源等。
八要同外國檔案部門和有關(guān)人士合作。如:到國外征集有關(guān)檔案;與外國檔案部門或有關(guān)單位互辦檔案展覽,交流檔案復(fù)制件,互相舉辦學(xué)術(shù)研討會(huì)、技術(shù)培訓(xùn)班,互相開展人員交流等。
第五,要有人本思維,在檔案工作的各個(gè)方面都堅(jiān)持以人為本、以人為核心、以人為出發(fā)點(diǎn)。
一要在檔案接收、征集方面,注重與人相關(guān)的檔案,建立以涉及人的檔案為中心、覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系。為此,要轉(zhuǎn)變過去長期形成的重物輕人、重事輕人、重名人而輕群眾的檔案價(jià)值觀,樹立“人的檔案最重要”的檔案價(jià)值觀。為什么說“人的檔案最重要”呢?第一,人是群體的、社會(huì)性的,涉及人的檔案如果丟失,人們會(huì)集體鬧事,造成社會(huì)動(dòng)蕩。前些年日本發(fā)生丟失公民養(yǎng)老金檔案的事件后,全國輿論嘩然,結(jié)果導(dǎo)致執(zhí)政的自民黨喪失在國會(huì)的長期多數(shù)地位,接著又導(dǎo)致首相辭職下臺(tái),就是一個(gè)有力的證明。第二,人是代代相傳的,一個(gè)人死了,還有兒子、孫子,甚至子子孫孫還都會(huì)繼續(xù)用到關(guān)于他的檔案,所以,涉及人的檔案的作用時(shí)間,一般要比涉及物的檔案長。有些編寫家譜的人,甚至?xí)脦装倌昵捌渥嫦鹊臋n案。最近幾年我國檔案利用中,大多數(shù)利用者用的都是關(guān)于人(本人或其父母、親屬)的檔案。因此,無論是理論還是實(shí)踐,都證明人的檔案應(yīng)該全面接收和征集。
二要在檔案的利用方面,注重普通人群、困難人群、弱勢(shì)人群,建立方便最廣大人民群眾的檔案利用體系。關(guān)鍵是要把各種民生檔案數(shù)字化,然后鑒定,并及時(shí)把可開放的檔案上傳到網(wǎng)上,利用網(wǎng)絡(luò),開展遠(yuǎn)程利用、異地利用、網(wǎng)絡(luò)利用,讓遠(yuǎn)離城市的人、邊遠(yuǎn)地區(qū)的人、交通閉塞地區(qū)的人、身體不好行走不便的人,以及由于各種原因不便到檔案館利用檔案的人,可以通過網(wǎng)絡(luò),就近利用檔案、隨時(shí)利用檔案、便捷利用檔案。
三要在檔案開放中,注意保護(hù)個(gè)人隱私特別是負(fù)面信息,保護(hù)公民個(gè)人信息數(shù)據(jù)。無論是公開政府信息,還是開放檔案,都不要隨意公開個(gè)人負(fù)面信息、個(gè)人隱私等,不要泄露公民的各種個(gè)人信息數(shù)據(jù)。否則,會(huì)引起各種不必要的麻煩,形成社會(huì)熱點(diǎn),影響社會(huì)團(tuán)結(jié)和穩(wěn)定。
四要在檔案安全方面,注意以人為中心而采取各種防范措施。以往發(fā)生的檔案安全事故,大多與人有直接關(guān)系。或者是有人有意地、特意地、刻意地破壞或竊取檔案、竊取檔案中的國家秘密或敏感信息,或者是有人無意地、不自覺地、過失性地丟失檔案,導(dǎo)致檔案或檔案中的國家秘密及敏感信息被破壞或竊取。因此,檔案部門的安全措施,必須以防范人為重點(diǎn),防止人的有意竊檔、竊密、竊息或無意失檔、失密、失息。
五要在檔案工作中,注意調(diào)動(dòng)人的積極性。檔案各項(xiàng)工作,都是由人來從事的,人的積極性和素質(zhì),對(duì)各項(xiàng)工作的質(zhì)量和水平都尤其重要。因此,各級(jí)檔案部門的領(lǐng)導(dǎo),在檔案工作的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié),都要把做人的工作放在第一位,經(jīng)常做人的工作,用一切可能的辦法調(diào)動(dòng)和發(fā)揮人的積極性、能動(dòng)性、創(chuàng)造性,千方百計(jì)提高人的素質(zhì)和能力。只有這樣,才能使各項(xiàng)工作更出彩。
以上這五種新思維,是我對(duì)最近這幾年全國檔案工作實(shí)踐的新體會(huì)、新總結(jié)、新概括、新提煉,是我從這幾年社會(huì)發(fā)展的新趨勢(shì)所領(lǐng)悟到的檔案工作發(fā)展的新趨勢(shì),是面向未來、著眼于今后檔案工作的,是對(duì)我國檔案工作未來的預(yù)見和展望。在此,我用這種方式和全國檔案工作者分享,供大家在工作中參考,希望能對(duì)引領(lǐng)檔案工作新常態(tài),做好“十三五”時(shí)期的檔案工作有所裨益。
作者:楊冬權(quán),系全國政協(xié)委員、國家檔案局原局長、中央檔案館原館長
原載于《中國檔案報(bào)》2015年11月12日 總第2835期第三版