推行工程竣工技術資料歸檔全過程管理新方式

攀鋼礦業公司    譚伯紅

近年來，礦業公司陸續開工建設的重點工程項目比較多，工程竣工技術資料作為工程驗收和保證今后工程項目的安全運行的重要依據，就必須保證竣工資料的完整、準確、系統、齊全、真實的記述和反映施工、竣工、驗收的全過程。做到原始資料和實物相符，技術數據可靠，簽字手續完備齊全。同時，又必須規范、標準，符合歸檔要求。目前，隨著工程竣工資料驗收工作的展開，通過檢查發現，竣工原始資料在施工過程中出現不準確、不齊全、不規范、管理不善、丟失等問題，嚴重影響工程竣工資料質量，嚴重影響了工程竣工驗收，造成公司國有資產的流失和缺失，給公司生產經營帶來諸多不良影響。為確保工程竣工技術資料歸檔的齊全、完整和真實，我們將系統科學方法應用到重點工程竣工技術資料管理，運用系統論、信息論和控制論的科學方法，突破了原有工程竣工技術資料管理的局限，進一步揭示重點工程竣工技術資料的普遍聯系和跨領域的復雜性以及管理的難點和重點，探索推廣了具有礦業公司特點的重點工程竣工技術檔案全過程管理的新模式。

一、推動領導抓，強化組織領導

由于工程建設資料包括工程立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收等各個階段形成的具有保存價值的各種載體形式的歷史記錄。工程資料不僅涉及施工單位、監理單位，還涉及到公司相關管理部門以及工程使用單位（小甲方）。因此，必須加強工程資料歸檔工作的組織領導，明確責任。

1、成立了公司和廠礦（單位）兩級工程資料歸檔領導小組，進一步明確了公司和廠礦（單位）兩級領導小組組長、副組長，以及相關部室和科室為成員單位。領導小組下設辦公室負責工程項目竣工技術資料檢查、指導和考核的工作。

2、明確了領導小組主要職責。第一，將工程資料歸檔納入工程建設的重要內容，做到與工程建設同時安排、布置、檢查與考核，定期組織召開工程資料歸檔會議，研究解決存在的問題；第二，領導小組成員部門負責向小甲方工程項目部移交工程前期資料；第三，對參與重點工程資料歸檔的檔案人員比照工程技術人員進行獎勵。

3、明確了小組責任。第一，未將工程資料納入工程管理的重要內容，未與工程建設同時安排、布置和檢查，追究工程管理部門責任；第二，未及時對施工單位和監理單位的工程資料的收集、形成、積累和編制進行指導、檢查，未組織開展專項驗收，編制達不到要求，追究檔案部門責任；第三，工程前期資料交付不及時，交付不齊全追究相關部門責任。

二、推動部門抓，管理橫向到邊

工程項目前期資料包括立項、地勘、招投標等主要在公司工程、規劃等部門，為加強這部分資料的收集和交付，進一步明確相關部門的職責。

1、將工程項目資料管理納入工程項目建設的重要內容，做到與工程建設同時安排、布置、檢查和考核。明確了工程管理部門負責向小甲方工程項目部移交工程建設的招投標文件、開工審批文件等資料，編制資料移交清單（簽字并加蓋部門公章），負責確認移交資料的真實、齊全和完整。督促小甲方工程項目部對應歸檔的工程技術資料進行專項檢查。工程完工之后通知檔案部門參加竣工驗收，配合檔案部門組織工程參建單位參加工程項目檔案的專項驗收。

2、將工程項目資料管理納入檔案部門的重要職責，定期對工程項目管理資料和竣工技術資料的收集、編制和交付的公司相關部門、廠礦（單位）和參建單位進行檢查、指導和考核；組織對重點工程項目檔案進行檔案專項驗收，驗收合格后報請集團公司進行檔案專項驗收；并負責接收、整編和保存一套規范、完整的工程項目檔案。

3、將工程項目前期的設計、征地、拆遷、勘察、測繪等資料的交付納入規劃發展部門的重要職責，負責工程項目開工2個月內向檔案部門填報《礦業有限公司重點工程檔案管理登記表》，工程管理部門配合；定期向小甲方工程項目部交付工程項目前期的設計文件，建設用地、征地、拆遷文件，勘察、測繪文件資料等。編制資料移交清單（簽字并加蓋部門公章），負責確認移交資料的真實、齊全和完整。

4、將設備隨機資料和大中修資料的交付納入設備管理部門的重要內容，負責對小甲方工程項目設備隨機資料的齊全、完整和保存情況進行檢查，向小甲方檔案部門提供大中修設備清單、設備考察報告，設備選型、新購設備技術交流報告、技術附件審核等材料。向小甲方檔案部門提供大中型設備的大中修記錄、修改補充的圖紙及修改說明，設備臺帳、設備轉讓或報廢記錄。

5、將設備采購相關資料的交付納入物資處的職責，要求將設備隨機資料納入設備采購合同條款，對供貨單位提供的隨機資料不全的，負責組織協調供貨單位補齊，確保設備隨機資料的齊全。負責清點設備開箱隨機資料，按要求在設備隨機資料移交清單上簽字。

6、將安評、環評等資料交付納入安環部的重要內容，明確了安全環保部的職責：一是負責向小甲方工程項目部移交重點工程環評（批復）、安全預評價、職業衛生評價、安全驗收評價和安全專篇（批復）、勞動衛生等文件資料。編制資料移交清單（簽字并加蓋部門公章），負責確認移交資料的真實、齊全和完整。

7、明確了武裝保衛部負責向小甲方工程項目部移交消防驗收等資料。編制資料移交清單（簽字并加蓋部門公章），負責確認移交資料的真實、齊全和完整。

8、明確了財務部負責依據小甲方檔案部門出具的資料交付合格認可證明，返還施工單位和監理單位的資料保證金。負責按照公司檔案部門提供扣款事項，對施工單位和監理單位進行考核。

三、促使參建單位抓，管理縱向到底

工程項目竣工技術資料的主體主要集中在工程項目的施工單位和監理單位，為加強對施工單位和監理單位資料的收集和交付，進一步明確施工單位和監理單位的職責。

1、明確了工程施工單位的職責。一是加強對施工資料的管理、收集、編制工作，做到施工資料的形成和積累與施工進度同步。二是按照攀鋼集團公司《工程竣工技術資料編制、交付和驗收實施細則》要求，及時規范地向小甲方檔案部門交付三套真實、齊全和完整的工程竣工技術資料。三是在工程項目竣工（竣工時間以實際竣工驗收日期為準）后，施工單位必須在30 天內（其工程建安費在一千萬元以上的項目可延長至45天）將經過工程質量監督部門、監理單位和使用單位審查合格的工程竣工技術資料移交工程使用單位。四是凡經審核交付的資料達不到要求的，自通知整改之日起，施工單位必須在30 天內（其工程建筑安裝費在一千萬元以上的項目可延長至60 天）整改完畢。五是資料員必須具備從事資料工作的職業資格。

2、明確了工程監理單位職責。一是加強對監理資料的管理、收集、編制工作，做到監理資料的形成和積累與工程建設進度同步。二是按照攀鋼集團公司《工程竣工技術資料編制、交付和驗收實施細則》要求，負責向小甲方交付三套真實、完整、齊全的工程監理資料。三是負責審查施工單位提交的工程竣工技術資料，并出具資料審查意見，確認資料合格后，在“工程竣工資料驗收認可證明書”上簽字認可。四是資料員必須具備從事資料工作的職業資格。

3、明確工程使用單位（小甲方）職責。一是小甲方工程項目部必須設立專職資料員，負責收集工程項目的立項文件，建設用地、征地、拆遷文件，勘察、測繪、設計文件，招投標文件，工程開工文件等前期資料，以及工程交工驗收形成的文件資料，編制完成后向小甲方檔案部門移交；二是小甲方工程項目部負責監督、檢查各參建單位工程資料的形成和積累是否與工程建設進度同步，確保工程資料的真實、齊全和完整；三是小甲方工程項目部向小甲方檔案部門報送工程項目圖紙總目錄（圖號清單必須得到工程部門、施工單位和設計單位簽字確認）和設備資料清單；四是小甲方工程項目部必須逐一對工程施工技術資料和監理資料進行審查，并出具審查意見，督促工程參建單位整改存在的問題；五是小甲方設備管理部門牽頭負責檢查、審查工程項目參建單位的設備隨機資料、設備安裝調試記錄等交付的齊全和完整；六是小甲方檔案人員負責初審和整編工程參建單位交付的工程資料（含光盤）。合格后，再由小甲方組織工程技術人員、檔案人員、設備管理人員等進行復審合格后進行整編。向公司檔案部門移交一套完整的工程項目資料。七是經集團公司檔案管理中心驗收合格后，由小甲方檔案部門統一向施工單位和監理單位簽認“工程竣工資料驗收認可證明書”，返還資料保證金。

四、推動專業人員管，實行“五級”審查制

為改變工程項目技術資料交付的工程前期資料、施工資料和監理資料等的不全、不齊、不規范等問題，推行“五級”審查制，解決工程項目資料存在的問題。

第一級，實行工程竣工技術資料（工程有監理單位）先由監理單位先審核，并出具全面、完整的審查意見。對達不到要求的施工資料，監理單位要求施工單位進行整改，直至達到要求為止。

第二級，監理單位審查合格后，再送小甲方工程技術人員對工程技術資料進行審核，出具資料審查意見直至合格。

第三級，經監理單位和小甲方工程技術人員審查合格后，施工單位和監理單位再向小甲方檔案部門進行移交。小甲方檔案部門必須見到監理單位和小甲方工程技術人員分別出具的資料審查意見和整改合格的意見后，才可接收移交資料。否則，小甲方檔案部門有權拒收工程竣工技術資料。

第四級，對小甲方檔案部門初審合格的工程項目資料，再由小甲方組織工程技術人員、檔案人員、設備管理人員等進行復審，合格后進行整編。

第五級，對小甲方編制完成工程項目檔案，公司檔案部門組織人員進行檔案專項驗收合格后，報集團公司進行檔案專項驗收。

通過“五級”審查制在選礦廠磁滑輪拋尾工程竣工技術歸檔的實際運用，徹底改變過去工程竣工技術資料交付不真實、不齊全、不完整、不規范的“四不”問題，提高該工程竣工技術資料的質量和水平，順利通過集團公司的檔案專項驗收。

五、實行全方位考核，做到違規必究

為改變過去工程項目資料歸檔只有檢查、指導，效果不好的實際，結合工程項目竣工技術資料參與的部門、單位等職責，制定出考核實施細則，將“十項”內容納入考核事項，做到從嚴考核。

1、對公司部門和單位，沒有達到要求一項（次），考核責任部門或責任單位500～3000元。

2、對施工單位的施工資料和監理單位的監理資料沒有與工程進度同步進行，工程技術資料的形成和積累明顯滯后于工程節點進度的扣5000元—20000元。

3、對施工單位未按規定時間移交，每拖延一天從竣工資料保證金中扣除1000 元，超過10 天加倍扣款，直至扣完竣工資料保證金。

4、對施工單位未在規定時間內整改完畢，每拖延一天從竣工資料保證金中扣除1000 元，超過10 天加倍扣款，直至扣完竣工資料保證金。

5、審查發現施工單位應當交付的變更材料未交，除要求施工單位補齊外，每缺一張變更材料從施工單位的竣工資料保證金中扣取300 元。

6、施工單位編制和交付歸檔的竣工資料經審查和整改尚未達到國家規定和公司要求，按工程監理費或工程建安費的0.12%—0.20%扣取竣工資料整改編制費用。

7、工程監理資料交付不全，缺一頁或監理資料填寫不達要求一項（次），從監理保證金扣取300元。

8、監理單位不審核或不認真審核施工單位的工程技術資料，施工單位因資料交付不全、達不到要求受到考核的，監理單位承擔連帶責任。

9、施工單位或監理單位交付的工程竣工技術資料經審核達不到要求經整改后，仍達不要求，影響工程竣工驗收，要承擔違約責任，資料保證金不夠扣取的，將從質量保證款中扣取。

10、施工單位、監理單位從事資料的人員不具備從業資格，扣5000元。

考核實施細則制定后，通過對公司相關的工程項目竣工技術資料的同步形成、交付資料情況的檢查，對違反規定的白馬二期工程相關的工程小甲方、施工單位和監理單位進行經濟考核。

通過實施工程項目資料歸檔新管理模式，確保工程項目竣工技術資料的收集和交付的齊全、完整和真實，為公司生產經營和工程建設服好務。