檔案應加快提高信息自動化系統管理

攀煤集團公司供應處 廖紅

檔案信息自動化系統是一項需要運用多種學科知識，多專業配合，多部門協作，多環節配套的復雜系統工程，系統建設發展到目前階段，研究探討對系統的協調組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。檔案是企業的重要組成部分，如何加快提高檔案信息自動化系統管理的應用水平呢？筆者認為：

一、推進檔案信息自動化，必須提高檔案標準化、規范化水平

檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，嚴重影響了系統整體水平的提高。系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，并且掌握好兩者是相輔相成、互相促進的辯證關系。

二、檔案信息自動化建設要著眼于提高系統的整體水平

檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。其中一個節點受到障礙，可能造成整個系統的梗阻。當然，要想每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持有條件的單位提高水平，在一些有條件的單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，這對整個系統是有利的，其基本出發點應是為了提高系統的整體水平。

三、檔案信息自動化建設要重點地抓好數據庫建設

目前檔案信息自動化系統從總體上看仍是由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術，對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，最主要的經驗有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

四、實事求是地改進管理體制

集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。首先應從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。

五、必須高度重視人才管理

推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被廣泛關注。檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。針對這一問題我們就應對他們進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規律，以形成最佳人才結構。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構和人員的活力。

總之，在信息技術發展日新月異的今天，推進檔案信息自動化系統建設是十分重要的，它是社會發展的迫切需要，充分發揮檔案信息自動化管理，才能使我們的企業在科學的道路上大踏步的邁進！