一、房地產(chǎn)企業(yè)檔案信息化管理存在的安全問(wèn)題

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展也是一片繁榮，競(jìng)爭(zhēng)也是尤為激烈，企業(yè)的物業(yè)管理檔案、售后服務(wù)檔案等信息是競(jìng)爭(zhēng)的有力保障，安全性尤為重要，而信息化的檔案管理在給企業(yè)管理人員帶來(lái)了很大的方便的同時(shí)，也出現(xiàn)了一些安全隱患，因此，企業(yè)管理者在實(shí)行檔案信息化管理的過(guò)程中，要注意一些安全問(wèn)題，防止出現(xiàn)對(duì)企業(yè)造成損失。

（一）計(jì)算機(jī)負(fù)面影響對(duì)檔案信息的危害

對(duì)現(xiàn)代信息存儲(chǔ)的主要載體—計(jì)算機(jī)來(lái)說(shuō)，最大的威脅就是病毒，檔案電子管理系統(tǒng)以及在電子文檔進(jìn)行傳輸?shù)倪^(guò)程中等方面，都有可能被網(wǎng)絡(luò)病毒侵入，盜取、篡改檔案信息等，都會(huì)造成企業(yè)的損失。例如，網(wǎng)絡(luò)病毒在侵入房地產(chǎn)企業(yè)的電子檔案庫(kù)后，刪除了用戶的信息，這對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是巨大的打擊。

（二）保存期間的安全性問(wèn)題

電子檔案是需要長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)的，很容易會(huì)出現(xiàn)意外的情況，對(duì)檔案產(chǎn)生影響，比如計(jì)算機(jī)本身的問(wèn)題，包括使用壽命、人為因素等，都會(huì)對(duì)電子檔案造成威脅，管理者必須認(rèn)真對(duì)待，保護(hù)好信息的存儲(chǔ)。

（三）信息化管理真實(shí)性難以確認(rèn)

傳統(tǒng)的檔案信息都是以紙質(zhì)存儲(chǔ)，企業(yè)會(huì)在紙質(zhì)版的檔案上做出標(biāo)志，如管理者簽字或者蓋章等，容易區(qū)別檔案的真假，而采用信息化管理之后，電子版的檔案可復(fù)制性非常強(qiáng)，也很容易被他人修改，對(duì)檔案的合法性、真實(shí)性的鑒定工作很難進(jìn)行。所以，檔案管理人員要積極面對(duì)現(xiàn)代信息化管理過(guò)程中存在的安全性問(wèn)題，并采取適當(dāng)?shù)拇胧瑸槠髽I(yè)的發(fā)展提供保障。

二、積極采取措施應(yīng)對(duì)檔案信息化安全性問(wèn)題

房地產(chǎn)企業(yè)檔案信息的安全直接影響到業(yè)績(jī)的發(fā)展，雖然現(xiàn)代信息化管理的方式有很多優(yōu)點(diǎn)，但企業(yè)管理者要認(rèn)識(shí)到安全性問(wèn)題可能帶來(lái)的損害，要對(duì)其加以重視。

（一）建立健全完善的管理制度

第一，要明確電子檔案制作人員的責(zé)任，并對(duì)產(chǎn)生的后果負(fù)責(zé)，企業(yè)要派遣專人分工合作，對(duì)電子檔案進(jìn)行復(fù)查，防止因?yàn)槟承┮蛩貙?dǎo)致初始樣本出現(xiàn)差錯(cuò)；第二，要對(duì)電子檔案進(jìn)行積累，房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)客戶信息的積累很重要，經(jīng)過(guò)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人審核過(guò)的檔案要保留備份，不能出現(xiàn)需要時(shí)找不到的現(xiàn)象；第三，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案使用的監(jiān)督管理，企業(yè)的檔案要有三份，存入庫(kù)中后未經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人同意不可以外借，對(duì)使用者進(jìn)行監(jiān)督，防止在其使用過(guò)程中做出影響企業(yè)利益的行為；第四，建立完善的檢查制度，在電子檔案入庫(kù)之前，要對(duì)其進(jìn)行全面仔細(xì)的檢查，核查內(nèi)容的準(zhǔn)確性，與紙質(zhì)版的一致性，電子文檔的安全性，防止帶入病毒入庫(kù)；第五，完善電子檔案的保存制度，保管人員要對(duì)電子文檔進(jìn)行設(shè)置，使其處于只讀狀態(tài)，不能隨意修改，在因?yàn)樘厥庑枰獙?duì)電子文檔進(jìn)行轉(zhuǎn)換格式等時(shí)，要注意保持檔案信息的完整性，防止信息的丟失；第六，完善電子、紙質(zhì)雙存儲(chǔ)制度，雖然信息化管理是主流，但電子檔案存在較多的安全隱患，受到多種條件的制約，紙質(zhì)版檔案的一些功能仍然是電子版無(wú)法替代的，如不易修改，物理保存時(shí)間長(zhǎng)、檔案信息可靠性較高等，所以，紙質(zhì)版的檔案還不能完全被電子版的檔案所替代，很多大型企業(yè)都是采用信息化管理和紙質(zhì)版檔案管理雙向房展的方式，我們需要存儲(chǔ)一份紙質(zhì)版的備份，作為企業(yè)的原始信息，以供查詢檔案的真實(shí)性，而對(duì)電子版則要注重于管理、利用方面，兩者結(jié)合共同為企業(yè)創(chuàng)造利益。

（二）在技術(shù)層面加強(qiáng)安全性保護(hù)

檔案信息化管理就是基于高科技層面的，因此在技術(shù)層面的保護(hù)非常重要。第一，要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案的使用權(quán)限監(jiān)控對(duì)使用者的身份進(jìn)行驗(yàn)證，杜絕非法人員竊取信息的事情發(fā)生，可以采用給合法用戶發(fā)放固定的號(hào)碼，并設(shè)置密碼，這樣有效的防止信息被竊取，還可以按照檔案的重要程度對(duì)其劃分安全等級(jí)；第二是對(duì)檔案進(jìn)行加密，從技術(shù)層面來(lái)講就是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一種計(jì)算機(jī)算法處理，使之成為不可讀出的密文，企業(yè)管理者擁有查看檔案的密碼，在文件的傳輸過(guò)程中，發(fā)送方使用明文密碼發(fā)送，接收方只有在管理員輸入密碼之后才能讀出原來(lái)的檔案信息，加密和解密采用不同的密碼，這樣不法分子即使盜取了檔案文件也不能打開(kāi)，很好的保護(hù)了檔案信息；第三是對(duì)檔案文件進(jìn)行禁止編輯設(shè)置，利用一些計(jì)算機(jī)軟件，將電子檔案文檔設(shè)置成只能查看，不能編輯的狀態(tài)，這樣，用戶只能對(duì)檔案實(shí)行查詢的功能，不能對(duì)其進(jìn)行其他任何的操作，保證了檔案信息的真實(shí)性和可靠性；第四是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，在外部網(wǎng)絡(luò)與企業(yè)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置防火墻，對(duì)檔案信息的輸入和輸出進(jìn)行監(jiān)控，并做記錄保存，對(duì)不能識(shí)別的用戶禁止訪問(wèn)，對(duì)安全級(jí)別很高的檔案禁止輸出等，確保檔案信息庫(kù)的安全；第五是加強(qiáng)簽署技術(shù)的應(yīng)用，簽署技術(shù)是為了證明檔案的出處及可靠性，主要包括兩種技術(shù)手段，即手寫(xiě)式和電子證書(shū)式，手寫(xiě)式是管理人員在手寫(xiě)輸入板上簽名，通過(guò)技術(shù)轉(zhuǎn)換，保存在電子檔案里，證書(shū)式簽名是文件管理者對(duì)其進(jìn)行加密處理，另一使用者按照解密算法對(duì)文件進(jìn)行解密，有效的保證了電子檔案的安全；最后一點(diǎn)是要綜合加強(qiáng)電子檔案信息的安全，做好數(shù)據(jù)備份，升級(jí)技術(shù)手段，防范計(jì)算機(jī)病毒的侵襲或?qū)ξ臋n的改動(dòng)。

（三）建立綜合性強(qiáng)的專業(yè)隊(duì)伍

企業(yè)要廣招人才，逐步建立起一支既懂得房地產(chǎn)運(yùn)營(yíng)，又懂得檔案信息化管理的專業(yè)隊(duì)伍，培養(yǎng)他們成為企業(yè)檔案管理的先驅(qū)力量。讓他們運(yùn)用高科技的手段和現(xiàn)代化的管理理念來(lái)完成檔案管理的工作。加強(qiáng)管理者的意識(shí)觀念，正確引導(dǎo)他們多學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素養(yǎng)，擴(kuò)展視野，做好新時(shí)代的檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)版為主，而新時(shí)代的檔案管理利用計(jì)算機(jī)，檔案的輸入、修改、整理等流程都被大大的簡(jiǎn)化了，既節(jié)約時(shí)間，又提高了準(zhǔn)確性，企業(yè)要培養(yǎng)檔案管理人員學(xué)習(xí)掌握并且熟練的運(yùn)用這些現(xiàn)代化設(shè)備的操作方法，降低了人工手寫(xiě)存在的耗時(shí)長(zhǎng)、易出錯(cuò)的弊端，這對(duì)企業(yè)效率的提高有著很得大的幫助。

三、結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，檔案信息化管理對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)的快速發(fā)展起著重要的作用，企業(yè)管理者要熟練掌握檔案信息化管理的方法，迎接這一新的挑戰(zhàn)，注意管理過(guò)程中容易出現(xiàn)的安全性問(wèn)題，升級(jí)技術(shù)手段，完善管理制度，確保檔案信息的安全，為房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航。

作者：林東芳 單位：深圳市福田區(qū)深業(yè)置地有限公司