一、檔案信息數(shù)字化的發(fā)展現(xiàn)狀
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的作用越來越大，我國已經(jīng)進(jìn)入了檔案管理數(shù)字化的時(shí)代。所謂數(shù)字化是指運(yùn)用數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)字掃描等技術(shù)手段，將紙質(zhì)、聲像和已經(jīng)歸檔的電子文件，組織成信息資源庫。檔案信息數(shù)字化其目的是為了達(dá)到檔案管理和服務(wù)方式的數(shù)字化，加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)基礎(chǔ)和重要手段。然后，面對時(shí)代潮流，由于思想不夠重視、地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不協(xié)調(diào)、技術(shù)手段落后以及缺乏統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等等一系列原因，我國的檔案信息數(shù)字化發(fā)展還十分落后，目前，我國檔案信息數(shù)字化發(fā)展存在以下五個(gè)方面的突出問題。
（一）缺乏統(tǒng)一的具有信息管理功能的檔案軟件
檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號、規(guī)格不統(tǒng)一，各自開發(fā)的軟件沒有通用性，缺乏一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于沒有統(tǒng)一性和信息管理功能，影響了利用電腦完成信息管理的相關(guān)工作，不能夠快捷的出版信息編輯成果，制約了檔案的數(shù)字化進(jìn)程。
（二）缺乏數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)
目前我國還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)字交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式各行其是，層次不一，其開發(fā)性、服務(wù)性、共享性和規(guī)范性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
（三）缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范性的基礎(chǔ)工作
規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作是檔案信息管理數(shù)字化的前提。由于各種原因館藏室檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作缺乏規(guī)范性，案卷質(zhì)量不高，系統(tǒng)軟件移植性較差，檔案的錄制細(xì)則兼容性不強(qiáng)；檔案自動化工作沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，制約了檔案信息數(shù)字化的發(fā)展。
（四）缺乏與數(shù)字化管理相適應(yīng)的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定
現(xiàn)行的檔案技術(shù)水準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)沒有從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展去考慮，隨著社會的現(xiàn)代化發(fā)展，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤和電子文件等，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)等有關(guān)規(guī)定與檔案管理數(shù)字化已不能完全適應(yīng)。
（五）缺乏現(xiàn)代化高素質(zhì)的檔案信息管理人員
實(shí)現(xiàn)檔案的信息數(shù)字化，首先要有現(xiàn)代化的、高素質(zhì)的檔案工作管理人員，要精通檔案管理業(yè)務(wù)，要熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和安全防范等技術(shù)，并能及時(shí)掌握檔案管理工作的最新信息和技能。目前，很多檔案部門缺乏現(xiàn)代化高素質(zhì)的檔案工作管理人員，其中檔案管理和信息處理復(fù)合型人才奇缺，大部分的檔案人員專業(yè)技術(shù)水平過低，不具備現(xiàn)代化高科技操作技能，即使引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍然不能充分發(fā)揮其作用，就更談不上檔案信息的數(shù)字化了。
二、數(shù)字化電子檔案的類型
目前，數(shù)字化電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶等，為了做好數(shù)字化檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)按照檔案種類分別整理組盤。
（一）文書電子檔案整理
一是內(nèi)部文件。要以年度和組織機(jī)構(gòu)及保管期限來組盤。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。要掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。
（二）科技電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類較多， 可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項(xiàng)目歸檔。
1、基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)要按檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，對紙質(zhì)文件的實(shí)體掃描時(shí)，要將案卷號碼和圖文號碼及序號連接起來， 使終端用戶能直接檢索每一張圖紙資料。
2、設(shè)備檔案。企業(yè)在引進(jìn)技術(shù)和購買設(shè)備時(shí)，供應(yīng)商提供的資料和圖紙的載體形式多為電子文件， 企業(yè)本身的總圖管理也采用了電子化。在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中注明電子文件的必要條件，即：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。
3、會計(jì)檔案。（1）工資單。工資以光盤形式歸檔時(shí)應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，列出單位、姓名、代碼、人數(shù)、工資明細(xì)等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單， 作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。（2）賬簿。目前各單位的會計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。
三、檔案信息數(shù)字化的發(fā)展趨勢
隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息正逐步從以紙質(zhì)載體和文字記載向電子信息和虛擬信息發(fā)展，其記載方式正逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)了檔案信息數(shù)字化，用戶可以在辦公室或家中不受時(shí)空限制地通過網(wǎng)絡(luò)在全球范圍內(nèi)選擇，組織和形成以自我需為中心的檔案信息體系，檔案信息記載方式的數(shù)字化是未來檔案信息發(fā)展的方向。辦公的自動化和無紙化的出現(xiàn)，使檔案的形成方式發(fā)生了變化，文件的起草和簽發(fā)，催辦和歸檔這些運(yùn)作過程是在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。 我國的檔案事業(yè)正在進(jìn)入“以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為核心，建立在知識和信息的生產(chǎn)、分配和使用基礎(chǔ)上的知識經(jīng)濟(jì)”的時(shí)代。隨著社會信息化進(jìn)程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟(jì)活動的戰(zhàn)略資源。信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛的應(yīng)用使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了日程，給檔案工作帶來了新的生機(jī)。
四、數(shù)字化電子檔案的保護(hù)
數(shù)字化電子檔案以脫機(jī)方式保存，在管理工作中大都是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于數(shù)字化電子檔案的長期保存，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將電子檔案轉(zhuǎn)儲到光盤上。但是在刻錄儀還沒普及之時(shí)，仍是軟磁盤和光盤并存，所以，軟磁盤和光盤的保護(hù)是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)，必須制定相應(yīng)的保護(hù)措施。
（一）軟磁盤的保護(hù)
1、統(tǒng)一軟盤規(guī)格，嚴(yán)把軟盤質(zhì)量。首先要統(tǒng)一使用3.5 寸高密盤保存。其次要選購優(yōu)質(zhì)軟磁盤，軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10 年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。
2、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾和無塵、無震動及無腐蝕氣體的溫濕度適中環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40%-50%，溫度控制在14-24℃。
3、加強(qiáng)檢測，防范病毒。檔案管理工作人員要注重對計(jì)算機(jī)的病毒檢測，確保電子檔案的磁盤無病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。
4、加強(qiáng)對加密盤的科學(xué)管理。有的電子檔案在存盤時(shí)進(jìn)行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘， 電子文件就很難打開，影響工作正常進(jìn)行，所以對這類電子檔案應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。
（二）光盤的保護(hù)
1、規(guī)范排放和使用。光盤應(yīng)有序、直立存放于盒中，避免堆壓疊放，以防止光盤變形，在使用過程中應(yīng)避免摩擦、劃痕和污損，以利于長久保存。
2、保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃，相對濕度40%-65%。
3、意避光和定期復(fù)制。光盤材料的塑料保護(hù)層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子文件壽命的有效措施，光盤每5 年應(yīng)轉(zhuǎn)儲一次，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。
五、檔案信息數(shù)字化的益處
檔案信息數(shù)字化，就是以紙質(zhì)或機(jī)讀形式的館藏檔案資料為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息，為人們提供利用的過程。其益處有：
（一）可充分發(fā)揮和利用現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高微機(jī)利用率
目前，大多基層檔案館對微機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，如此的低效率利用造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其所用。
（二）可縮短二次文獻(xiàn)信息加工時(shí)間，提高檔案信息時(shí)效性
當(dāng)前手工的二次文獻(xiàn)信息加工，從選題、選材、編輯到出版，歷經(jīng)時(shí)間長，造成信息失效，影響檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息數(shù)字化，編研工作者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能來快速完成信息加工工作程序，快捷地開發(fā)出二次文獻(xiàn)，提高檔案信息的應(yīng)用時(shí)效。
（三）可降低信息加工的經(jīng)費(fèi)支出，加速編研進(jìn)程
手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，目前檔案部門經(jīng)費(fèi)不足，進(jìn)行信息加工、編研出版工作相當(dāng)困難，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。檔案信息數(shù)字化，可以減少信息加工和編研工作的經(jīng)費(fèi)支出，加速其工作進(jìn)程。
（四）可使檔案信息成果進(jìn)行多份拷貝
檔案信息數(shù)字化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，即擴(kuò)大了社會影響，又提高了檔案信息的利用價(jià)值，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
（五）可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌
目前“信息高速公路”在我國雖然正始起步，但檔案工作人員要密切關(guān)注其發(fā)展動向，做到快速反應(yīng)，制定超前對策，提高掌握最新技術(shù)的本領(lǐng)，使檔案工作盡快適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息而打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中需分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，執(zhí)行可持續(xù)發(fā)展之戰(zhàn)略。檔案工作者既要充分了解目前檔案信息數(shù)字化的實(shí)際水平，更應(yīng)牢牢抓住這一大好的發(fā)展機(jī)遇，做好本職工作。隨著知識經(jīng)濟(jì)的到來，信息化技術(shù)的運(yùn)用必將越來越廣泛，作為檔案管理工作來說，想要不被時(shí)代所拋棄，就要跟得上時(shí)代的步伐。做好檔案信息數(shù)字化工作，不但可以加快我國整體檔案工作的建設(shè)進(jìn)程，也必將大大有利于其他相關(guān)工作的開展，有利于幫助解決地區(qū)信息發(fā)展不協(xié)調(diào)問題、信息不對稱問題以及很多衍生出來的其他問題。做好檔案信息數(shù)字化建設(shè)，對于我國大力開展文化建設(shè)，加快構(gòu)建社會主義和諧社會的建設(shè)，以及實(shí)現(xiàn)偉大“中國夢”都有不可或缺的重要作用。
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的作用越來越大，我國已經(jīng)進(jìn)入了檔案管理數(shù)字化的時(shí)代。所謂數(shù)字化是指運(yùn)用數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)字掃描等技術(shù)手段，將紙質(zhì)、聲像和已經(jīng)歸檔的電子文件，組織成信息資源庫。檔案信息數(shù)字化其目的是為了達(dá)到檔案管理和服務(wù)方式的數(shù)字化，加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)基礎(chǔ)和重要手段。然后，面對時(shí)代潮流，由于思想不夠重視、地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不協(xié)調(diào)、技術(shù)手段落后以及缺乏統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等等一系列原因，我國的檔案信息數(shù)字化發(fā)展還十分落后，目前，我國檔案信息數(shù)字化發(fā)展存在以下五個(gè)方面的突出問題。
（一）缺乏統(tǒng)一的具有信息管理功能的檔案軟件
檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號、規(guī)格不統(tǒng)一，各自開發(fā)的軟件沒有通用性，缺乏一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于沒有統(tǒng)一性和信息管理功能，影響了利用電腦完成信息管理的相關(guān)工作，不能夠快捷的出版信息編輯成果，制約了檔案的數(shù)字化進(jìn)程。
（二）缺乏數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)
目前我國還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)字交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式各行其是，層次不一，其開發(fā)性、服務(wù)性、共享性和規(guī)范性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
（三）缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范性的基礎(chǔ)工作
規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作是檔案信息管理數(shù)字化的前提。由于各種原因館藏室檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作缺乏規(guī)范性，案卷質(zhì)量不高，系統(tǒng)軟件移植性較差，檔案的錄制細(xì)則兼容性不強(qiáng)；檔案自動化工作沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，制約了檔案信息數(shù)字化的發(fā)展。
（四）缺乏與數(shù)字化管理相適應(yīng)的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定
現(xiàn)行的檔案技術(shù)水準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)沒有從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展去考慮，隨著社會的現(xiàn)代化發(fā)展，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤和電子文件等，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)等有關(guān)規(guī)定與檔案管理數(shù)字化已不能完全適應(yīng)。
（五）缺乏現(xiàn)代化高素質(zhì)的檔案信息管理人員
實(shí)現(xiàn)檔案的信息數(shù)字化，首先要有現(xiàn)代化的、高素質(zhì)的檔案工作管理人員，要精通檔案管理業(yè)務(wù)，要熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和安全防范等技術(shù)，并能及時(shí)掌握檔案管理工作的最新信息和技能。目前，很多檔案部門缺乏現(xiàn)代化高素質(zhì)的檔案工作管理人員，其中檔案管理和信息處理復(fù)合型人才奇缺，大部分的檔案人員專業(yè)技術(shù)水平過低，不具備現(xiàn)代化高科技操作技能，即使引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍然不能充分發(fā)揮其作用，就更談不上檔案信息的數(shù)字化了。
二、數(shù)字化電子檔案的類型
目前，數(shù)字化電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶等，為了做好數(shù)字化檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)按照檔案種類分別整理組盤。
（一）文書電子檔案整理
一是內(nèi)部文件。要以年度和組織機(jī)構(gòu)及保管期限來組盤。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。要掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。
（二）科技電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類較多， 可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項(xiàng)目歸檔。
1、基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)要按檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，對紙質(zhì)文件的實(shí)體掃描時(shí)，要將案卷號碼和圖文號碼及序號連接起來， 使終端用戶能直接檢索每一張圖紙資料。
2、設(shè)備檔案。企業(yè)在引進(jìn)技術(shù)和購買設(shè)備時(shí)，供應(yīng)商提供的資料和圖紙的載體形式多為電子文件， 企業(yè)本身的總圖管理也采用了電子化。在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中注明電子文件的必要條件，即：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。
3、會計(jì)檔案。（1）工資單。工資以光盤形式歸檔時(shí)應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，列出單位、姓名、代碼、人數(shù)、工資明細(xì)等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單， 作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。（2）賬簿。目前各單位的會計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。
三、檔案信息數(shù)字化的發(fā)展趨勢
隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息正逐步從以紙質(zhì)載體和文字記載向電子信息和虛擬信息發(fā)展，其記載方式正逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)了檔案信息數(shù)字化，用戶可以在辦公室或家中不受時(shí)空限制地通過網(wǎng)絡(luò)在全球范圍內(nèi)選擇，組織和形成以自我需為中心的檔案信息體系，檔案信息記載方式的數(shù)字化是未來檔案信息發(fā)展的方向。辦公的自動化和無紙化的出現(xiàn)，使檔案的形成方式發(fā)生了變化，文件的起草和簽發(fā)，催辦和歸檔這些運(yùn)作過程是在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。 我國的檔案事業(yè)正在進(jìn)入“以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為核心，建立在知識和信息的生產(chǎn)、分配和使用基礎(chǔ)上的知識經(jīng)濟(jì)”的時(shí)代。隨著社會信息化進(jìn)程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟(jì)活動的戰(zhàn)略資源。信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛的應(yīng)用使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了日程，給檔案工作帶來了新的生機(jī)。
四、數(shù)字化電子檔案的保護(hù)
數(shù)字化電子檔案以脫機(jī)方式保存，在管理工作中大都是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于數(shù)字化電子檔案的長期保存，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將電子檔案轉(zhuǎn)儲到光盤上。但是在刻錄儀還沒普及之時(shí)，仍是軟磁盤和光盤并存，所以，軟磁盤和光盤的保護(hù)是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)，必須制定相應(yīng)的保護(hù)措施。
（一）軟磁盤的保護(hù)
1、統(tǒng)一軟盤規(guī)格，嚴(yán)把軟盤質(zhì)量。首先要統(tǒng)一使用3.5 寸高密盤保存。其次要選購優(yōu)質(zhì)軟磁盤，軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10 年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。
2、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾和無塵、無震動及無腐蝕氣體的溫濕度適中環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40%-50%，溫度控制在14-24℃。
3、加強(qiáng)檢測，防范病毒。檔案管理工作人員要注重對計(jì)算機(jī)的病毒檢測，確保電子檔案的磁盤無病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。
4、加強(qiáng)對加密盤的科學(xué)管理。有的電子檔案在存盤時(shí)進(jìn)行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘， 電子文件就很難打開，影響工作正常進(jìn)行，所以對這類電子檔案應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。
（二）光盤的保護(hù)
1、規(guī)范排放和使用。光盤應(yīng)有序、直立存放于盒中，避免堆壓疊放，以防止光盤變形，在使用過程中應(yīng)避免摩擦、劃痕和污損，以利于長久保存。
2、保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃，相對濕度40%-65%。
3、意避光和定期復(fù)制。光盤材料的塑料保護(hù)層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子文件壽命的有效措施，光盤每5 年應(yīng)轉(zhuǎn)儲一次，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。
五、檔案信息數(shù)字化的益處
檔案信息數(shù)字化，就是以紙質(zhì)或機(jī)讀形式的館藏檔案資料為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息，為人們提供利用的過程。其益處有：
（一）可充分發(fā)揮和利用現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高微機(jī)利用率
目前，大多基層檔案館對微機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，如此的低效率利用造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其所用。
（二）可縮短二次文獻(xiàn)信息加工時(shí)間，提高檔案信息時(shí)效性
當(dāng)前手工的二次文獻(xiàn)信息加工，從選題、選材、編輯到出版，歷經(jīng)時(shí)間長，造成信息失效，影響檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息數(shù)字化，編研工作者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能來快速完成信息加工工作程序，快捷地開發(fā)出二次文獻(xiàn)，提高檔案信息的應(yīng)用時(shí)效。
（三）可降低信息加工的經(jīng)費(fèi)支出，加速編研進(jìn)程
手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，目前檔案部門經(jīng)費(fèi)不足，進(jìn)行信息加工、編研出版工作相當(dāng)困難，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。檔案信息數(shù)字化，可以減少信息加工和編研工作的經(jīng)費(fèi)支出，加速其工作進(jìn)程。
（四）可使檔案信息成果進(jìn)行多份拷貝
檔案信息數(shù)字化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，即擴(kuò)大了社會影響，又提高了檔案信息的利用價(jià)值，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
（五）可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌
目前“信息高速公路”在我國雖然正始起步，但檔案工作人員要密切關(guān)注其發(fā)展動向，做到快速反應(yīng)，制定超前對策，提高掌握最新技術(shù)的本領(lǐng)，使檔案工作盡快適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息而打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中需分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，執(zhí)行可持續(xù)發(fā)展之戰(zhàn)略。檔案工作者既要充分了解目前檔案信息數(shù)字化的實(shí)際水平，更應(yīng)牢牢抓住這一大好的發(fā)展機(jī)遇，做好本職工作。隨著知識經(jīng)濟(jì)的到來，信息化技術(shù)的運(yùn)用必將越來越廣泛，作為檔案管理工作來說，想要不被時(shí)代所拋棄，就要跟得上時(shí)代的步伐。做好檔案信息數(shù)字化工作，不但可以加快我國整體檔案工作的建設(shè)進(jìn)程，也必將大大有利于其他相關(guān)工作的開展，有利于幫助解決地區(qū)信息發(fā)展不協(xié)調(diào)問題、信息不對稱問題以及很多衍生出來的其他問題。做好檔案信息數(shù)字化建設(shè)，對于我國大力開展文化建設(shè)，加快構(gòu)建社會主義和諧社會的建設(shè)，以及實(shí)現(xiàn)偉大“中國夢”都有不可或缺的重要作用。
