陜西省江河水庫管理局簡稱省江河局，多年來形成和保存有大量珍貴的水利科技檔案和其他檔案，對陜西省渭河流域綜合治理以及陜西省水利事業的總體規劃和發展提供了重要的技術支撐，其檔案工作也受到單位歷屆領導的重視，一直走在全省水利行業的前列。而信息化時代的到來，對江河局檔案信息管理系統和檔案信息數字化加工工作也提出了更高的要求。
1檔案信息系統建設的必要性和緊迫性
（1）建立全局檔案信息管理系統，不僅是檔案工作的需要，也是新形勢下水利現代化管理工作的需要。隨著計算機的普及和網絡的發展，各類電子產品和數字化產品的廣泛應用，紙質載體的檔案終將一步步被數字化載體完全替代，大量的檔案文件都需要以電子文件格式產生、存儲和提供利用，建立檔案信息管理系統，是檔案工作發展進步的必然趨勢。
（2）建立全局檔案信息管理系統，是保護重要檔案和提高利用價值的需要。省江河局自成立以來，產生和保存有大量珍貴的水利調查、水利規劃、工程建設與管理、水文測驗與分析、水利基礎研究等多方面的水利文件、材料、圖紙、聲像等各類載體的檔案，隨著今后檔案室藏數量的日益增加，以及重要檔案因保養不善、技術失誤或受自然災害的影響，急需通過專業檔案軟件和數字化加工技術對重要檔案進行全面的規范化數字化加工和管理，以延長檔案的保存時間和質量，更好地發揮其作用。
（3）建立全局檔案信息管理系統，是檔案工作與單位建設同步發展的需要。省江河局近年來在電子政務系統、工程管理系統、防汛會商系統、基礎地理信息系統等各方面均已實現信息化管理，但是檔案管理還停留在以實物借閱利用為主的舊階段。檔案信息管理系統的建立和應用將大大提高檔案利用效率，為做好單位各項中心工作和重點工作提供更加快速、準確、便捷的查詢利用服務。
2建設檔案信息系統應遵循的原則和要求
建立省江河局檔案管理信息系統，是一個系統性工程，必須加強領導，統一思想，統籌規劃，協調發展。機關和基層要步調一致，使用統一建設標準，開發出具備功能強大且能夠不斷升級和完善的操作應用系統，并與單位其他應用軟件同步規劃，才能逐步在全局建立起可共享的分布式檔案信息數據庫體系，真正達到資源整合、信息共享的目的。
2.1檔案信息系統建設原則
2.1.1標準化原則
省江河局機關和基層單位位置比較分散，分別位于西安、渭南、大荔、華陰等地，如果沒有統一的標準作為建設依據，各基層單位檔案信息化工作必將是各行其是，類別混亂，互不統一。只有制定出符合省江河局檔案管理工作特點和便于操作應用的檔案數據庫信息系統建設標準并嚴格按標準統一實施，才能為最終建立全局一體化的檔案信息管理系統打下基礎。因此，標準化原則是實現檔案管理工作現代化、科學化及數字化管理的必要條件。
2.1.2實用性原則
省江河局檔案信息管理系統的建立要主要以本單位內部利用者需求為導向，在數據庫建立初期，不適合全面鋪開，從頭來過，而是首先要選擇重點檔案和常用檔案優先進行數字化加工。筆者認為就江河局機關而言，首先應該把2001年以來的所有永久類文書檔案統一進行數字化加工，發文部分可以通過檔案軟件與OA接口程序實現自動轉化，收文部分可以通過高端掃描儀進行數字化加工后，批量掛接于檔案信息數據庫中，便可實現局機關所有按“件”整理的永久類文書檔案電子原文的利用。接下來就應該選擇重點水利工程建設項目檔案中的竣工文件，如建設管理工作報告、財務決算工作報告、水利工程項目合同及竣工圖紙等比較重要和利用率高的科技檔案進行數字化加工。最后還應該對單位常用資料匯編、機構嚴格、大事記和基礎數據匯編等綜合性編研資料進行數字化轉換。
2.1.3分步性原則
省江河局檔案信息管理系統的總體建設目標是建立集中式的、虛擬化的檔案數據中心，實現全局系統檔案資源信息數據互聯互通，互享互用。但由于受資金、技術、環境等條件的限制，總體目標難以一步完成，應該遵循分步建設、步步推進的原則。首先，應建立起局機關檔案信息管理系統，實現機關部門獨自立卷，辦公室統一管理。然后，在機關檔案信息系統應用日益成熟的條件下，通過在每個基層單位安裝統一技術參數標準的檔案信息管理系統客戶端，并根據各個單位的實際情況建立不同的數據庫結構體系，實現各單位獨立操作，獨立應用，局機關統一監控，集中管理，逐步建立起覆蓋江河局全局系統的檔案信息管理網絡體系。
2.2檔案信息系統主要功能要求
（1）系統要能夠實現對word、excel、adobe、圖表圖像、多媒體動畫、影片以及各類聲音文件，圖片文件的兼容和基本管理，并可對管理的電子文件作相應的修改和存儲；能夠支持快速掃描，支持各種海量存儲設備，支持各種電子文件的導入導出。
（2）在日常工作中，系統應具備在OA收發文程序流轉完成后，對其形成的電子文件通過全文自動采集，自動著錄、自動標引，并自動轉化保存在檔案信息系統中的相關數據庫中，達到數據一次錄入，永久共享。
（3）能夠通過智能、模糊、分庫、全庫等檢索方法或按照文件題名、類別、時間、檔號、處室名稱等不同查詢手段自由結合，保證查準率和查全率達到99%以上。
（4）能夠實現檔案編研管理和分析統計功能，包括對信息著錄、大事記、組織沿革、專題匯編的綜合管理和對查詢記錄、移交接收、統計報表、打印輸出等數據的分析匯總，還能夠以圖像形式直觀地反映檔案歸檔與借閱利用的統計情況。
（5）系統在安全保障和權限限制上要具有數據備份、數據恢復、自動查錯、安全監控等功能，具備完整的安全保障體系。
2.3與單位其他應用軟件有機結合
檔案信息管理系統的建設是單位信息化工作的一部分，必須納入單位信息化建設的整體規劃之中，與單位其他各類應用軟件的建設同步建設，協調管理，要注意不同應用系統之間數據庫標準的統一性、兼容性，能夠輕松實現各程序之間各類數據的自動轉換和相互調用。只有促進不同應用系統的同步發展，才能真正達到避免浪費，實現各種信息資源共享和穩步推進檔案信息化建設的目的。
3加強檔案信息系統的管理和應用
3.1重視管理和應用
在檔案信息管理系統建設完成后，要重視和加強對檔案信息系統數據庫的日常應用和管理。從一開始，就要對各項錄入工作和操作規范提出明確要求，并制定詳細工作計劃和工作步驟，可以從簡入繁，先從檔案目錄級數據庫建設做起，逐步實現重要檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫的建設。從最簡單的現有的庫存檔案的案卷目錄和卷內目錄錄入工作入手，然后再通過購置專業檔案數字化加工設備，逐步實現從案卷級向文件級的轉移，最終達到檔案信息系統的全文檢索和全文管理。同時要嚴格做好檔案信息數據的安全保密工作，對檔案信息數據進行定期檢查、修復和備份。
3.2注重培養跨世紀檔案工作人才
加強檔案信息系統管理和應用，還應該重視對檔案工作人員計算機操作水平的培訓，要選擇具有真才實學和開拓進取精神的同志參與檔案信息系統的建設和應用，要積極組織檔案工作人員參加有關信息化技術培訓并經常進行互動交流，相互探討，取長補短，不斷進步。檔案工作人員只有掌握一定的計算機理論知識和操作技能，具備一定的英語基礎和程序編譯能力，才能不斷提高工作效率，才能根據日常工作實際和需要，對檔案信息系統的程序和功能進行不斷修改和完善，從而展現高質量的檔案信息化建設成果，為單位各項工作提供更加優質高效的服務。
