攀枝花學院袁雙云

摘要：數字檔案信息系統(tǒng)是數字檔案館和檔案信息化建設的核心，文章指出了現階段我國各地的數字檔案信息系統(tǒng)大多存在功能不全、標準不一、技術落后、輕維護等問題，根據新形勢下檔案工作的要求，提出了建設標準化數字檔案信息系統(tǒng)的基本思路，并就標準化數字檔案信息系統(tǒng)的主要功能需求做了簡要概述。

關鍵詞：數字 檔案信息系統(tǒng) 建設

中共中央辦公廳、國務院辦公廳最新印發(fā)的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出:要把檔案信息化納入本單位信息化建設整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，要促進資源共享，保障檔案信息安全。意見中的五大條內容都提到了檔案信息化和數字化工作，體現了新形勢下檔案信息化工作的重要性，也為新時期的檔案信息化工作指明了方向。

數字檔案信息系統(tǒng)建設是檔案信息化建設、數字檔案館建設的核心和關鍵內容。數字檔案信息系統(tǒng)就是一整套的用于接收、存儲、管理所有數字檔案的設施設備，包括軟件系統(tǒng)、軟件平臺和配套的硬件設施，是數字檔案資源的存儲和處理中心，是一整套的用于開展數字檔案業(yè)務的檔案信息系統(tǒng)。根據國家檔案局發(fā)布的《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南》中對檔案信息系統(tǒng)類型的劃分，檔案信息系統(tǒng)是指開展檔案業(yè)務所使用的檔案信息管理系統(tǒng)、檔案信息服務系統(tǒng)和檔案辦公系統(tǒng)等三類信息管理系統(tǒng)。

一、數字檔案信息系統(tǒng)建設的現狀及存在的問題

我國的數字檔案館建設起步較晚，2010年11月國家檔案局召開了《數字檔案館建設指南》宣貫會議，拉開了數字檔案館建設序幕，各地紛紛開始積極籌備和啟動數字檔案館建設并研發(fā)各自的數字檔案信息系統(tǒng)。其中青島市檔案館“十五”期間已開始實施數字檔案館工程，被國家檔案局列為檔案信息化建設試點城市之一，到2009年歷時10年建成了青島市數字檔案館、青島市數字(電子)文件中心(2004年)、電子公文和檔案信息共享系統(tǒng)，是我國較為成功的案例之一[1]。其他較成功的案例還有深圳市數字檔案館、中國第一歷史數字檔案館等。這些成功數字檔案館的數字檔案信息系統(tǒng)的建設值得其他正處在起步階段的單位學習和借鑒。另外由于我國各地的數字檔案信息系統(tǒng)起步晚，投入有限，基本都存在一定的問題。主要表現如下：

1.功能不全

數字檔案信息系統(tǒng)應發(fā)揮數字檔案館的全部或大部分功能，目前我國絕大多數的數字檔案信息系統(tǒng)都還達不到這要求，所發(fā)揮的作用只是其中的一小部分，功能不全或很多功能無法較好的實現。尤其是其中的檔案信息服務功能不全，沒有提供網絡檢索功能或檢索不出結果。通過隨機訪問互聯(lián)網上10個省市的檔案信息網，其中只有北京的信息網上提供了檔案全文檢索并能檢索出結果，甘肅和廣東的信息網有開放檔案檢索欄目但沒能檢索出結果。安徽和江蘇提供了現行文件及目錄檢索，河南和重慶只提供了現行文件檢索，其余四川、云南、福建的檔案信息網沒有提供網絡查檔服務。還有如系統(tǒng)的安全保障功能也是國內大多數系統(tǒng)普遍存在的問題，沒有設置安全保障或存在很多的安全漏洞。還有如數字檔案的接收和管理功能，雖能提供基本的接收和管理操作，但由于很多系統(tǒng)的兼容性不夠，技術水平不高使得很多操作無法實現，如有些平臺間無法兼容連接，無法對數據進行加工處理，無法檢驗修復數據等。

2.標準不一

由于目前國家還沒有出臺關于數字檔案和信息系統(tǒng)建設的統(tǒng)一標準，各省市都是各自建設系統(tǒng)，使用的技術都各不相同，以致各系統(tǒng)的參數和標準都不一致，這大大增加了今后實現各省市數據共享的難度，也不利于國家對各地數字檔案館的統(tǒng)一管理。

3.技術落后

數字檔案信息系統(tǒng)的建設主要依靠的是計算機技術、網絡技術和通信技術。我國的計算機技術相對比較落后，同時由于資金投入的限制，不少系統(tǒng)的技術含量低，使用的是落后的、甚至是被淘汰的技術，工作效率低，同時還導致系統(tǒng)存在不少的安全漏洞和風險。如數據庫檢索技術是直接反映系統(tǒng)的利用效果，目前多數的系統(tǒng)還只能提供對條目的關鍵字檢索，甚至還只能提供條目的精確查找，無法實現更大范圍的對全文內容及多媒體圖像檢索的智能檢索，并且檢索速度慢，效率不高。

4.重建設，輕維護

數字檔案信息系統(tǒng)的建設和維護是一項專業(yè)性很強的事項，主要依賴計算機相關專業(yè)技術人員來進行。系統(tǒng)的維護與建設一樣重要，是系統(tǒng)能否正常和可靠運行的關鍵。由于計算機技術的高速更新，一般5年不到的技術就要被更新，要確保系統(tǒng)的可靠運行，就必須有計劃的不斷對系統(tǒng)進行必要的修改，以保證系統(tǒng)中的各個要素隨著環(huán)境的變化始終處于最新的、正確的工作狀態(tài)。系統(tǒng)的維護包括系統(tǒng)應用程序維護、數據維護、代碼維護、硬件設備維護。很多檔案部門由于缺乏計算機專業(yè)人員，往往對系統(tǒng)維護的重要性認識不夠，熱衷于建系統(tǒng)，系統(tǒng)建成后便與系統(tǒng)的研發(fā)單位脫離聯(lián)系，導致系統(tǒng)無人維護，系統(tǒng)用一段時間后便出問題，無法更新或升級。系統(tǒng)的數據也無人維護或備份，以致出現數據丟失或損壞的一些災難性后果。

二、標準化數字檔案信息系統(tǒng)建設的基本思路

1、統(tǒng)一部署，協(xié)同合作

我國《檔案法》規(guī)定“檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則”。同時我國檔案局（館）是合一建制，這種集中統(tǒng)一管理的管理體制有利于實現標準化數字檔案信息系統(tǒng)建設的四個統(tǒng)一（統(tǒng)一領導，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一設計，統(tǒng)一管理）的總體工作思路。由上級檔案管理部門制定檔案信息系統(tǒng)建設的整體規(guī)劃和實施步驟，制定檔案信息系統(tǒng)的總體功能要求，制定系統(tǒng)的各種技術和參數標準。下級檔案管理部門再按照統(tǒng)一的要求設計研發(fā)出標準化的、符合地方要求的系統(tǒng)，這樣的系統(tǒng)利于實現統(tǒng)一管理，同時也利于實現全國范圍內的數字檔案資源共享，為建成覆蓋全國范圍的數字檔案館提供了先決條件。

標準化數字檔案信息系統(tǒng)包含了一系列的數據庫系統(tǒng)、應用平臺，需要運用各種計算機技術、網絡技術和通信技術。要建成這樣的系統(tǒng)，就需要建立與各技術廠商協(xié)同合作的工作機制，需要與信息技術部門協(xié)作尋求信息技術支持，需要與網絡運營商協(xié)作尋求網絡運營支持。

2、統(tǒng)一標準，建立各應用平臺間的無縫連接

a基礎，只有進行了廣泛的意見征集，收集廣大用戶的各種需求意見，才能研發(fā)出真正符合用戶需要的高質量的系統(tǒng)。美國電子文件檔案館成功建設的關鍵就在于做了詳盡的需求分析，提出了共計有856項的功能需求[2]。

三、標準化數字檔案信息系統(tǒng)的主要功能需求分析

1.提供標準的檔案錄入和檔案接收功能模塊

提供統(tǒng)一標準的數字檔案元數據信息。元數據要能體現或證明數字檔案的真實有效性，要允許檔案人員錄入元數據中的數字檔案管理信息，同時還能自動生成數字檔案的遷移或來源信息。要允許內部用戶錄入檔案信息和導入檔案數據，包括目錄數據和全文數據。同時還能實現跨平臺接收檔案，實現各應用端口與政務網的無縫連接，允許對接收的檔案進行有效性和數據完整性檢查審核。允許對檔案進行格式轉化，以獲得標準格式的數字檔案。使用數字簽名技術對需要簽章的電子檔案進行簽名認證。

2.提供具有“一站式”檢索功能的智能檢索功能模塊

提供各數據庫間的數據共享，使內網用戶能夠一鍵檢索所有數據庫數據，不僅可以提供條目信息檢索、全文檢索，還能提供全文內容檢索、多媒體圖像識別檢索的高級智能檢索功能，使內網用戶能夠高效、快速的從海量信息中檢索檔案。同時要能對不同的用戶設定不同的檢索級別。使用數字水印技術、數據加密技術等對需要著作權保護或保密的數字檔案進行保護。

3.提供便民的在線檢索功能和特色專題檢索

要在檔案信息網上提供開放檔案的便民檢索，實現將內網中達到開放條件的檔案直接單線轉存到檔案信息網上，確保內網的數據安全。為方便廣大非檔案行業(yè)的人民群眾進行互聯(lián)網檢索，要提供一目了然的專題數據庫檢索、多字段的關鍵字檢索等。

4.提供具有永久存儲檔案的存儲功能模塊

采用先采集數據，后提供永久或長期存儲的后保管采集策略。提供對需要永久存儲的數字檔案進行存儲管理，確保所存儲的永久數字檔案的完整性和可靠性，具備數據備份、修復功能，數據轉存和文件格式轉換功能。能夠標識存儲載體實體的物理位置。

5.提供基于用戶的用戶交流平臺

為提供更好的檔案便民利民服務，檔案信息網還應該為用戶搭建用戶交流平臺，為用戶提供實時的網絡服務。堅持以人為本，服務用戶。要為新的網絡環(huán)境、新媒體客戶端提供支持，如手機客戶端、微信等提供訪問便利。

6.系統(tǒng)的安全保障功能

系統(tǒng)的安全保障包括系統(tǒng)的安全設計以及安全維護。做好系統(tǒng)的安全性設計，使系統(tǒng)具有足夠的強度來抵御和防范各種來自內部或外部的安全威脅。使用最新技術提供具有身份驗證、授權、數據保護和監(jiān)視記錄功能的系統(tǒng)。配備計算機專職人員來管理、維護系統(tǒng)安全，做好對軟件系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)和用戶的安全管理和維護，建立嚴格的操作規(guī)程，定期做好數據的備份和異地備份，做好服務器和網絡設備的安全維護，做好對用戶的安全管理和培訓。

結語

數字檔案信息系統(tǒng)的建設是適應新時期檔案工作發(fā)展的需要，是一項將計算機及相關技術與檔案工作融合的技術性工作，需要檔案部門與相關技術部門密切配合。同時這也是檔案工作的一項龐大的系統(tǒng)工程，需要分階段、分步驟、有計劃的落實，不能一蹴而就。美國電子文件檔案館從項目啟動到建成歷時13年，我國更應認清差距，吸取經驗，努力建成符合我國檔案工作需要的標準化數字檔案信息系統(tǒng)。

參考文獻： 

1.孫立徽,何畏,郭懿峰.青島市檔案局數字檔案館建設情況考察報告[J].云南檔案,2010(4)

2.杜曉宇.美國國家電子文件檔案館建設的功能需求研究及其啟示[J].檔案，2006(6)

3.肖秋會,沈茜.美國電子文件檔案館項目(ERA)進展[J].信息資源管理學報, 2012(2)

4.程妍妍.國外數字檔案館建設及核心運行機制分析[J].檔案與建設,2014(12)