檔案信息化建設4

西區檔案館以信息化建設為核心推動業務建設

攀枝花市西區檔案局（館） 余元君

摘要 檔案館業務工作以信息化建設為核心是必然趨勢，當前西區檔案館信息化建設一是實施電子檔案的提前收集進館，二是館藏重要檔案的掃描刻盤存儲逐步建立全文數據庫，三是健全目錄數據庫逐步實現檔案信息電子化檢索，四是為檔案館信息化建設提供必要的技術支撐。要以信息化建設為核心全面推進檔案館行政管理措施的加強、館庫建設及設備的充實和完善、基礎業務建設的加強、開發利用的提高。

關鍵詞 西區檔案館 信息化建設 推動 業務建設

四川省檔案局提出了2011年是各級各類檔案館（室）業務建設年，西區檔案館于2007年12月達省一標并于2010年11月順利通過省一級館復查。三年來，在市檔案局的指導下，在區委、區政府的領導和支持下，經費有保障，機構構成合理，領導班子健全，管理措施到位，隊伍業務素質不斷提高，基礎設施建設不斷完善，檔案保管保護設備不斷充實和更新，館藏資源不斷優化，整理、保管、開放、鑒定、搶救、查詢利用、編研等各項業務水平不斷提高。但是也存在如館務水平需加強提高、保管保護設施還需完善、館藏結構需要優化、開發利用有待探索、檔案宣傳培訓有待加強等問題。結合檔案館（室）業務建設年活動，本人作為西區檔案館館長，認為西區檔案館在新形勢下應以信息化建設為核心推動各項業務建設。

一、檔案館業務工作以信息化建設為核心是必然趨勢

進入新世紀，信息化、電子化和網絡化技術在各領域進一步廣泛應用，2001年西區檔案局領全市之先在西區開展文書檔案整理改革，同時開始推廣計算機管理檔案， 2003年對機關檔案室文件級目錄數據進行檢查和接收，2004年黨政網開通后，全區機關統一使用“四川省電子文檔管理系統”，不斷推進檔案信息化進程。檔案信息化給檔案館業務工作帶來了根本變革，從傳統的手工運作轉變為實行計算機管理，如電子政務廣泛推行，電子文件、數字化檔案收集進館擺上了日程；對館藏重要檔案實施掃描并刻錄光盤的要求，使國家檔案資源建設內容格式、載體形式和存儲方式發生變革；可多角度、多專題檢索的檔案資料目錄數據庫的建設，根本改革了檔案館的目錄形式和檢索方式，大大提高了查檔效率；依法可開放檔案的目錄信息、全文信息通過計算機網絡和一定方式向社會提供，普通百姓可上網查詢利用，給檔案信息的資源共享和社會利用帶來了質的提升；檔案館網站網頁的開發建設，為檔案信息資源的編研形式和開發展示活動注入了新活力等等，這都使檔案館業務工作呈現新的氣象。

二、當前西區檔案館信息化建設的主要內容

1、實施電子檔案的提前收集進館。從當前情況看，隨著國家信息化建設和電子政務的迅速推進，新產生的電子文件、電子檔案的數量與日俱增，根據西區檔案館現有的檔案移交接收辦法，各立檔單位自檔案形成之日滿10年起向檔案館移交，但從我館在接收1996-2000年共48個立檔單位到期移交檔案和2001-2010年7個因政府機構改革撤并單位移交檔案情況來看，大多單位的電子檔案移交時質量都不高，原因一是有些單位因檔案員變動遺失了電子檔案備份，二是全文掛接沒按要求只有對照紙質檔案重新掃描返工，三是紙質檔案和電子檔案不吻合。因此有必要對各立檔單位的電子檔案實行每3-5年收集進館，避免電子文件數據在基層丟失，同時檔案館要配置內網服務器和數據庫存儲器或托靠政府網管中心內網服務器、存儲器，建立電子數據庫館，方便查詢利用保存。

2、館藏重要檔案的掃描刻盤存儲逐步推進全文數據庫建設。館藏重要檔案的掃描刻盤存儲是檔案信息化建設的基礎工程，也是四川省一標檔案館的基本要求。通過近幾年的努力，西區檔案館重要檔案、重要全宗檔案的掃描備份以及全文數據庫的建設雖有一定的進展，但對照檔案館的信息化建設要求，我們還存在;利用率較高如婚姻檔案、林權檔案、土地承包檔案等民生檔案沒有掃描存儲快捷查詢利用，掃描的區委、政府等重要全宗的存儲管理還不規范等等。圍繞檔案館（室）業務建設年活動，西區檔案館將：一是制定計劃，將操作規程、掃描標準、掃描進度、掃描后刻錄存盤要求等明確而細致，使之具有較強的操作性、規范性；二是恰當確定掃描范圍，除繼續對區委、政府等重要全宗的主要檔案進行掃描存儲外，還要將珍貴重要的、容易受損的、利用頻率高的紙質檔案以及館藏照片檔案作為重點掃描；三是規范處理相關問題，保證紙質檔案與電子檔案的一致性及存儲安全性。

3、健全目錄數據庫逐步實現檔案信息電子化檢索。目前西區檔案館館藏檔案90%文件級目錄共224728條實現了計算機管理，下步我們將館藏檔案空白的文件級目錄作為目錄數據庫建設的重點，組織力量錄入，實現館藏檔案100%文件級目錄進行計算機管理，同時實現高速度、多角度、高準確檢索。

4、為檔案館信息化建設提供必要的技術支撐。目前西區檔案館急需引進計算機人才，為檔案館的信息化建設提供強有力的人才支撐，同時要多渠道解決信息化建設所需的高清掃描儀、服務器等技術設備。

三、以信息化建設為核心推動檔案館各項業務工作上臺階

1、行政管理措施要不斷加強。領導認識要到位，機構要健全，職責要明晰，目標要明確，制度要健全，措施要到位。

2、館庫建設及設備要不斷充實和完善。按照一級館的要求不斷充實和更新檔案館的保管保護設備，利用中央對修建西部檔案館給予經費支持的契機，爭取西區檔案館遷（擴）建總面積不低于2894㎡，真正發揮檔案館“五位一體”功能。

3、基礎業務建設要不斷加強。不斷建立和完善全宗名冊、接收名冊，不斷修訂和實施檔案資料接收征集辦法、寄存辦法，建立和完善各項管理規章制度，嚴格落實“十防”， 保證賬實相符，開展特色檔案征集和有計劃地開展鑒定銷毀開放。

4、開發利用要逐步提高。多途徑宣傳檔案工作，發揮愛國主義教育基地功能，建立較完善配套的檔案資料檢索工具，保證檔案公共查詢服務查準率和群眾滿意率在95%以上，逐步推行檔案現代化自助查詢，編研成果社會價值要逐步提高。