檔案信息化建設3

推進檔案信息化建設

促進仁和區檔案事業全面協調可持續發展

仁和區檔案局

[內容摘要]：隨著信息處理技術的不斷發展以及計算機應用的日益普及和深入，黨政機關和企事業單位信息化進程也不斷加快。作為信息化前沿的檔案部門，已經面臨著信息爆炸和技術變革帶來的強大壓力，如何變被動為主動，適應社會發展的潮流已經成為檔案部門不得不考慮的問題。仁和區檔案局在“十二五”規劃開局時期，認真總結“十一五”檔案信息化工作成績、經驗與不足，切實加強檔案信息基礎設施建設，努力加大檔案信息資源開發力度，著力解決檔案業務規范管理及信息化建設面臨的難題，努力探索實現檔案工作信息社會同步發展的新方法、新舉措。在探索中，檔案工作者已經越來越深刻地認識到，利用新的理念、新的技術、新的方法來管理檔案的重要性，正在探索一條檔案管理現代化的道路，而科學規劃，夯實基礎設施建設，加強人才隊伍建設，創新產業發展已經成為檔案管理現代化的最重要的內容。

[關鍵詞]：檔案信息化 全面可持續發展 集約化 資源共享

檔案信息化，是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。大力推動檔案信息化建設完全順應了“十二五”規劃提出的建設資源節約型、環境友好型社會，發展循環經濟，加快轉變經濟增長方式，實現“全面可持續發展”的主題，對于檔案管理工作和檔案工作者來說是具有劃時代的機遇和歷史性的挑戰。仁和區檔案局在“十二五”開局之年，把檔案信息化建設擺在重中之重，科學規劃檔案信息化發展進程，加強檔案信息基礎設施建設，加大檔案信息資源開發力度，著力解決檔案業務規范管理及信息化建設面臨的難題，努力探索實現檔案工作信息社會同步發展的新方法、新舉措。

一、仁和區檔案信息化建設概況

仁和區檔案信息化工作最早始于2000年，從早期使用《LUCK文檔》、《金沙文檔》，到現在使用的《四川省電子文檔管理系統》；數據庫建設從單一文書檔案目錄錄入的起步探索階段到現在開始建立各種門類的檔案目錄數據庫、重點檔案全文數據庫、網絡信息平臺、檔案數字化工作規范的跨越式發展階段，實現了檔案信息化從無到有，從粗放到規范的不斷發展階段。

回顧十一年的信息化建設歷程，取得的成績是較為顯著的。一是檔案信息化基礎設施建設進一步夯實。截至2011年，全區立檔單位的計算機普及率達100%。接入黨政網、建設仁和區檔案信息網、局（館）局域網等平臺建設初步構建起集成化的檔案管理業務環境。檔案軟件的應用從機關向農村、社區、學校推廣與覆蓋。全區100 %檔案館、室、立檔單位配置有檔案數字化設備和軟件，基本適應檔案數字化實際需要。二是數據庫建設的數量和質量進一步提升。2004年以來，全區基本建成館、室藏檔案目錄數據庫，有涉及文書、婚姻、土地、案件、科技、公證等專門檔案案卷級、文件級及現行文件機讀目錄等類別的數據85萬條，全文數據20余萬條。通過館、室藏檔案數據互動，基本實現利用計算機檢索檔案，極大的提高了檔案的檢索效率。積極籌劃建設數字檔案館，將其納入《仁和區檔案事業發展“十二五”規劃》，對利用率高、實用性強的專門檔案數據庫實現全文數字化處理、檔案查詢、資源發布、信息共享。三是加強人才隊伍建設。近年來，仁和區檔案局通過發揮檔案人才密集的優勢，在人才繼續教育方面有所作為，每年組織全區各單位檔案人員進行集中培訓，培訓內容重點涉及檔案信息化管理及相關軟件操作，并將其納入專業技術考核。同時，堅持業務學習制度，重點學習檔案業務特別是數字信息新知識、新技術和新規范等，務求實效。特別針對關系全區經濟社會發展重大項目的林權制度改革、災后恢復重建、土地承包經營權證換補發、城鄉環境綜合治理等進行專業系統的培訓，累計培訓2000余人次。全區檔案人才隊伍建設正朝著鍛造一支會管理、精業務、懂技術的復合型人才隊伍方向發展。

二、存在的主要問題

仁和區的檔案信息化建設起步并不算晚，也取得了一定的成績，但由于缺乏總體規劃、政策支持、建設資金等各種原因，信息化建設推進緩慢，究其原因，主要有四點：

（一）總體規劃缺乏有效論證

仁和區自2000年開始檔案信息化建設以來，已將其納入到全區“十五”、“十一五”、“十二五”檔案事業發展規劃中。由于缺少政策、資金、技術的有力保障，未能實現網絡、硬件、應用系統等方面的建設同步。導致規劃制定的發展目標與任務措施不能很好地執行、貫徹與落實，因此規劃的指導性、破解難題、規避風險的能力并不能得到有效的論證，影響了規劃與實際建設的統籌安排和協同發展，其規劃更多停留于初級的數據庫錄入和宏觀的構建藍圖中，很難有實質的建設進展。

（二）檔案部門創新發展理念不夠

檔案信息化建設是以轉變觀念為前提的創新性工作，需要一級檔案部門轉變發展思路，引導檔案工作者從傳統檔案管理工作思維和方法中跳出，積極主動地向現代化、信息化、數字化的檔案管理工作理念轉變。這樣的轉變也包括：檔案服務從封閉的機要服務轉向開放服務，從單純為黨政機關服務拓展到為全社會服務。然而在一部分檔案部門和檔案工作人員當中仍然存在：工作中重行政管理，輕開放服務，為公眾服務理念不強；面對不斷變化的新形勢、新任務、新要求等待觀望，停滯在原有的思維模式和習慣性、常規性、傳統性的工作方法上；面對檔案事業發展中的一些困難和問題，缺乏主動應對、克難攻堅和開拓創新精神等等。這些都導致了發展檔案事業特別是進行檔案信息化建設的思路不夠清晰，目標任務不夠明確，工作方式不夠創新，不能與時俱進地開展檔案信息化工作。

（三）人才隊伍建設落后

人才隊伍建設落后一直是制約基層檔案部門發展的一大瓶頸。很多單位部門的檔案管理人員不穩定，變換頻繁，導致檔案管理出現脫節現象。檔案人員在思想上對檔案工作及檔案工作發展的認識不足，轉變觀念，解放思想，改革創新，樹立服務意識等方面有待進一步加強；檔案干部隊伍結構素質與檔案事業發展不相適應，專業素質參差不齊，不能適應檔案事業發展的新形勢、新變化和新要求。

（四）開發利用滯后

一是檔案資源匱乏。館藏檔案門類單一，結構不夠合理。數字檔案信息太少，傳統的館藏結構分類已不適應當今高速發展的信息空間和資源共享的信息環境。二是現代化管理水平不高。不少檔案業務人員在管理信息系統的使用上，只局限于手工計算機化，僅用來儲存檔案的目錄數據，缺乏程序化和流程化的管理，沒有真正將網絡和計算機資源更有效地收集、組織、編研、利用起來，信息資源的有效開發與利用相對滯后，甚至處于“盲區”。三是資金支持缺乏。檔案信息化建設需要投入大量的資金。而目前，缺少項目資金與地方財政傾斜是眾多基層檔案部門信息化建設的困惑之一。

三、加快實施檔案信息化的措施

（一）抓好檔案事業發展的總體規劃

科學規劃是各項事業科學發展的基礎和前提。實施檔案信息化需要我們從宏觀和全局角度出發，高起點謀劃，全方位規劃，使“規劃”更好地反映發展規律，破解發展難題，駕馭發展大局。結合仁和區檔案事業“十二五”發展規劃和發展實情，我們認為基層檔案信息化建設規劃需要具體把握好以下五個“度”：

一是高度，即“規劃”要體現高起點、高標準、高水平。仁和區正處在“十二五”開局的攻堅時期，機遇與挑戰并存，為此，我們要充分利用仁和區的地域、文化、科技和人才等優勢，針對我區發展的社會需要，找準事業發展的目標、任務和舉措，使“規劃”真正體現時代特點、仁和發展實情。

二是廣度，即“規劃”要做到“全覆蓋”。在階段上，要根據數字信息檔案管理規范和文件生命周期的理論，覆蓋檔案工作的各個環節，包括企事業機關的文件管理、機關檔案室工作和綜合檔案館建設，其中各類機關文件管理是確保檔案收集質量的前端和難點，應著力加強。在范圍上，要覆蓋各門類檔案管理和各專業的檔案工作，其中專業檔案與社會民生關系密切，弱點較多，應著力加強。在層次上，要覆蓋全區各機關、企事業單位、鄉鎮、街道、村、社區等的檔案工作。

三是深度，即“規劃”要致力解決發展中遇到的深層次問題。當今社會的信息劇增、體制改革、社會開放，使檔案工作面臨諸多復雜的問題，其中有些問題已經成為發展的瓶頸，為此，我們要在總結、分析“十一五”工作成績、經驗的基礎上，認真梳理問題，從一般問題中找出帶有普遍性、關鍵性和緊迫性的問題，將其列入“規劃”的攻關對象，爭取在“十二五”期間有所突破。

四是亮度，即“規劃”要具有創新點、閃光點。結合仁和區區情，從仁和區“十二五”檔案事業發展的社會需要出發，準確地選擇檔案事業發展的著力點，即圍繞全區經濟社會發展、社會民生事業進步，運用信息化建設，抓好傳統檔案資源的整合與新興資源的開辟，逐步建立和完善檔案資源體系建設信息化、多元化發展戰略。

五是溫度，即“規劃”要滿懷熱情地貼近時代、貼近社會、貼近生活、貼近百姓。同時，我們應當把握當下信息技術帶給我們的便捷：把“3D”、“3G”、“4G”這些網絡技術運用到檔案記錄上來，采用高清和多媒體技術記錄當代歷史，可以通過微博了解當前的民情民意，開展檔案的利用咨詢或與大眾交流互動。

（二）加強人才隊伍建設

檔案信息化涉及信息技術軟硬件和網絡系統建設。信息資源的開發、利用、整合，人才是關鍵。因此培養高素質、復合型人才，顯得十分重要。一是進一步優化檔案干部隊伍結構，按照政治堅定、求真務實、開拓創新、勤政廉政、團結協調的要求，加強思想政治工作，開展愛崗敬業、勤政廉政教育，增強檔案工作者強烈的事業心和高度的責任感。二是加強崗位培訓，建立多層次的培訓系統，開展分級、分系統、分專業的業務培訓，努力提高檔案干部的業務素質和工作能力。三是努力創造有利于檔案隊伍穩定、優秀人才脫穎而出、健康成長的良好環境。

（三）加大檔案信息資源的開發利用

檔案信息化建設目的和生命力在于應用。檔案信息化建設必須著眼于服務中心、服務大局，結合人民群眾日益增長的檔案利用需求，以利用促開發。

一是要加快檔案信息化基礎設施建設，推動館藏檔案的數字化和數據庫建設。加強和完善檔案信息網、局域網、農村檔案信息共享、對接黨政網等網絡平臺建設，進一步提高檔案管理軟件的技術和應用水平，全面提升全區檔案工作信息網絡的質量和水平，優先建立可供有效利用的館藏檔案文件級目錄數據庫，逐步推進檔案數字化工作，把檔案目錄數據庫中心、專題檔案數據庫中心、實物檔案保管中心建設與推進政務信息公開、檔案信息資源的開發、利用、整合等內容作為檔案信息化建設的落腳點，讓社會各界和廣大群眾感受到電子政務、檔案信息化建設的便捷與實惠。

二是積極推動建設數字檔案館，支持檔案信息化建設。在整個檔案信息化架構中，數字檔案館是開發運用電子網絡支撐檔案資源管理、共享和利用的最主要硬件措施，因此，建設數字檔案館顯得格外重要。我們正處于數字檔案館建設的初級階段，對于其建設，技術層面不加累述，對于它的開發利用，需要注意的是，數字檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、編輯、發布、利用以及數字化全過程，要根據開發利用的目的進行擴展，盲目數字化會造成管理負擔與成本加重。我們在開發利用檔案信息資源時，應追求集約化，避免檔案資源的增長粗放式發展。

三是完善相關政策法規和搞好檔案宣傳，擴大檔案利用和開放的范圍，改善檔案利用環境。基層檔案部門在宣傳《檔案法》的同時，還應加大力度，采取多種形式，加強檔案信息的社會宣傳，為檔案信息開發利用創造良好的社會條件；基層檔案部門要認真貫徹執行《檔案法》及法律法規的規定，要適應社會發展的需要，維護公民利用檔案的權利。

四是大力推進檔案信息產品的專題開發和加工。圍繞一級黨委、政府的中心工作以及人民群眾關注的熱點，探索信息化條件下，檔案利用服務的新途徑和新方法。著眼經濟社會發展的關鍵環節和重要領域，充分利用規范化、可共享的數字檔案資源，建立一批直接服務大局和人民群眾的重要專題數據庫。利用信息技術加大對檔案信息內容的研究和開發力度，注重在檔案信息開發中編纂與研究相結合，進一步開發數字檔案資源，豐富編研成果，提高資政和為民服務效率。

檔案信息化建設還需要不斷的探索與開拓，我們應當堅持把檔案信息化建設作為一項長期的基礎建設性工作來抓，把“開發檔案信息資源，推動檔案數字化建設”作為基層檔案事業落實科學發展觀的重要實踐，進一步解放思想，開拓創新，以全新的精神面貌和扎實的工作，為仁和區檔案事業的發展做出更大的貢獻。

[參考文獻]：

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