檔案信息化建設5

淺議企業檔案信息化建設創新及對策

攀鋼釩綜合部 姜雪梅

【內容摘要】信息的迅猛發展帶動檔案業務的重心也開始向信息化、現代化轉移，加強檔案信息化建設成為檔案事業適應時代發展的必然選擇和提高檔案信息服務水平的必由之路。要做好企業檔案信息化建設，就必須在傳統檔案工作基礎上做到：觀念創新、業務創新、管理創新和技術創新。整合檔案信息資源，優化信息資源結構，完善檔案管理方法，提高檔案管理水平及人員素質，才是符合企業現狀實現企業檔案信息化建設的正確對策。

【關鍵詞】檔案 信息化 創新 信息資源

“百萬年蒙昧，數萬年游牧，幾千年農耕，八百年工商；如今親眼目睹，一場洶涌澎湃的信息化世紀風暴，正席卷著世界的每一個角落；從東到西，從南到北，從阿美利加到歐羅巴，從亞細亞到澳新大陸……不分種族、膚色、信仰、語言；不分地域、國度，信息化已經成為不可逆轉的歷史進程”這是1996年在信息基礎結構國際會議上用詩一般語言發表的《信息時代宣言》。十五年后的今天，信息化已成為當今世界經濟與發展的主題, 滲透到社會各個領域, 改變和影響企業的方方面面，信息化已經成為企業成長的一個重要標志。信息的迅猛發展帶動檔案業務的重心也開始向信息化、現代化轉移，在《全國檔案事業發展“十二五”規劃》中國家檔案局就明確提出：加強以計算機網絡設備和數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設；根據電子文件管理和數字檔案館建設的功能要求，配備和開發檔案數據庫管理系統、電子文件歸檔管理系統、電子檔案移交管理系統、數字檔案信息發布利用系統等；加快推進傳統載體檔案數字化、電子文件接收、重要數字信息采集等數字檔案資源建設。由此我們不難發現加強檔案信息化建設成為檔案事業適應時代發展的必然選擇和提高檔案信息服務水平的必由之路。企業如何抓住信息產業發展的機遇，充分發揮檔案信息資源的優勢，是擺在每個檔案管理者面前迫切需要解決的課題。

創新是一個民族進步的靈魂，更是企業興旺發達的不竭動力。創新理論先驅者熊彼得說過：“常規生產的管理者不能被稱為企業家，而真正企業家的獨特任務，恰恰在于要敢于打破常規，創造新理論、新的管理方式和方法?！币龊闷髽I檔案信息化建設，就必須在傳統檔案工作基礎上做到四個創新：

一、觀念創新是實現企業檔案信息化建設的前提

“觀念決定方向，觀念的更新比資金的投入更重要。”只有觀念創新了，才會有行動上的創新。二十一世紀以科技為導向，要在競爭中培育核心競爭力贏得優勢，不僅需要整體戰略的實施和物質資源的整合，還需要信息、技術和知識人才的相對優勢，誰最先掌握第一手信息，誰就會在競爭中取勝。目前大多數企業檔案管理現狀是紙質檔案與電子檔案雙軌并存的管理模式，由于紙質檔案占用庫房空間大，不易保管，并且歸檔及利用檔案的手續繁瑣、利用效率低等不利因素存在，傳統的手工管理檔案模式已不能適應高速、快捷的利用需求。人類跨入信息時代從“紙張文化”邁入了“電子文化”或“數字文化”,企業電子檔案數量與日劇增，網上利用電子檔案信息的要求越來越高，因此檔案管理部門要轉變觀念，加強檔案信息化建設，運用計算機和網絡技術，建立檔案數據庫，開通企業檔案信息系統網站，依托網站來改進利用檔案服務方式和手段，實現檔案信息資源社會共享。隨著企業生產經營活動日漸擴大，網上交易、電子商務、遠程交流、涉外經濟技術合作等一系列活動中產生了大量新型的、不同載體的檔案。這些檔案是企業經營管理活動中生成的重要信息資源，能夠為企業帶來不斷增值的經濟效益。因此，企業檔案要服務于企業整體創新發展，就必須轉變觀念，改變以往的工作方式，為企業謀求發展提供開放式、全方位的服務。

二、業務創新是實現企業檔案信息化建設的基礎

根據檔案行政管理部門的工作指導范圍，檔案信息化是指在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術，對檔案信息資源進行接收采集、處置、妥善保存和提供利用，即檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案保管為重點，向以多種形式的數字化檔案管理轉變的過程。企業檔案信息化建設按照檔案信息的加工處理程度劃分為兩個階段：實體收藏(收集、整理、鑒定、保管、統計)和檔案信息開發(編目與檢索、編輯與研究)。實體收藏是檔案信息化的基礎，其成果是信息準確、收集齊全、整理有序的檔案實體。檔案信息開發是利用專業方法和現代技術，從收藏實體中發掘有用的信息材料進行編研，強調檔案信息的加工處理，是檔案信息化建設的高級階段，其成果是配置合理、高度整合的檔案信息庫。面對知識經濟和國際化趨勢，企業間的交流與集團化合作已成為主流，檔案工作內容和創新必須以此為向導不斷發展。

三、管理創新是實現企業檔案信息化建設的關鍵

檔案管理最終的目標是實現檔案信息化管理。有人曾以微軟公司的總裁ＳＯＨＯ辦公模式為例，對電子文件的易操作性作了特例描述：比爾·蓋茨可以坐在自己的家里通過視頻系統和一些高層次員工開會，可以通過網絡與客戶在異地同起草一份合同文件。如果檔案系統全程實現微機網絡，那么開發利用檔案信息就十分便捷，服務領域也進一步拓寬。企業傳統的檔案管理是一種封閉式管理體制，主要局限于本企業特定的經營范圍內，服務對象主要是各職能部門和工程技術人員。隨著企業走向市場，企業經營發展對信息資源的依賴性越來越大，未來檔案部門應成為開放的企業信息服務咨詢機構。所以，企業檔案工作必須進入企業信息管理系統，擴大信息交流渠道，發揮檔案信息資源網的輻射作用，使檔案真正成為企業信息服務系統的重要組成部分。企業檔案管理創新要求在觀念和體制創新的基礎上對檔案管理全程進行創新。

四、技術創新是實現企業檔案信息化建設的手段

現代科學技術的發展，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質檔案高出許多倍。以光盤為例，一張光盤的容量可以達到600—4000ＭＢ，可以存儲35萬張打印紙上的文字或十萬頁圖形信息。一個保存30萬卷檔案中等規模省級檔案館，其紙質檔案的排列長度可達4-5公里，如果將其文字信息錄入計算機，用ＣＤ—Ｒ刻錄保存僅需400片，用DVD刻錄保存僅需6片，完全可以裝在一個公文包里。如果采用更先進的新技術，存儲容量將更為可觀。例如利用顯微全息存儲介質制造標準DVD光盤尺寸的光盤，其存儲容量可達500G，比DVD光盤存儲容量增加百倍。目前DVD光盤一般僅將信息存儲在光盤表面，與之不同的是，顯微全息存儲技術可充分利用制造光盤的所有介質來存儲信息。這種技術利用三維的全息圖來編碼信息，然后將全息圖刻入光盤表面以及內部，制造這種光盤的介質具有獨特光學性能，使得光盤在外部激光作用下能夠像顯微鏡一樣讀取全息圖并用于解碼。因此，技術創新為檔案實現信息化提供了有力支撐。紙質載體的文件一般只能記錄文字、圖形、圖表等信息，但電子文件卻可以在一份文檔里同時記錄文字、圖形、圖表、聲音、動畫等各種媒體信息，利用很小的空間就可以保存大量信息，而且開發利用的速度快，具有直觀性、選擇性和易操作性。企業檔案信息化建設要改變原有的手工操作方法和封閉的管理體系，就要大力引入現代科技手段，建立檔案信息中心，實現檔案信息收集、整理、鑒定、保存、檢索、利用自動化和網絡化，使檔案信息資源達到圖、文、聲一體化傳輸服務，使重要的歷史資料得以長久保護和有效修復，也為未來檔案信息資源進一步轉換利用創造條件。

當前，企業檔案信息的作用日益顯著，檔案管理工作的內容不斷升華,在現有條件下一味追求數字檔案館建設，增加檔案部門現代化設施購買，加大對檔案機構的投入，不是實現檔案信息化建設最有效的方法；相反，極有可能造成資金浪費、設備閑置、增加過于復雜且不切實際的工作程序。筆者認為整合檔案信息資源，優化信息資源結構，完善檔案管理方法，提高檔案管理水平及人員素質，才是符合企業現狀的正確對策。

第一、發揮專業優勢，整合檔案信息資源，建立檔案管理體系
　　檔案管理員在長期的工作實踐中積累了大量經驗，具備檔案信息資源收集、鑒定和整理的專業優勢。筆者認為，在實體收藏階段，特別是檔案收集、鑒定過程中就注入信息管理理念，不僅要收集正式文件，而且要加強相關文件和外部信息的收集，這樣建立的檔案信息資源體系才有利于檔案信息連續性管理和隱性知識的挖掘。如今，檔案不僅是組織內本源性的“歷史記錄”，而且是重要的戰略資源，除了發揮檔案的原始價值外，更要注重檔案參考價值的開發。為實現企業檔案信息化建設的目標，應建設一個檔案信息資源豐富、現代化水平較高的檔案管理體系，形成涵蓋企業生產、銷售、工程、研發等領域的信息應用系統。在信息采集方面，該系統應能夠實現信息的全面、自動、實時采集，檔案工作人員應根據完整性、準確性、適用性等標準及時對系統自動采集到的信息進行鑒別和篩選，將其中應作為檔案永久保存的部分，交由檔案信息化系統自動批量地提取檔案著錄項，標引出分類號和主題詞，并將文件保存在相應的檔案信息數據庫中，至此一份電子檔案正式形成。未經加工處理的檔案信息，要么偶爾發揮極其有限的作用，要么終年沉睡在檔案數據庫中不為人知，要實現真正意義上為企業經濟利益最大化服務的功能更是無從談起。因此，只有從企業檔案信息化工作的完整意義出發，針對一定題目，對分散無序的信息進行加工，使之有序化系統化，才能實現信息化的最終目標。

第二、優化檔案信息結構，完善信息化建設的基礎工作

隨著企業OA(辦公自動化)、MIS(企業管理信息系統)的廣泛應用，檔案管理系統作為整個系統的子模塊，檔案管理員應對檔案室擁有的檔案信息進行細致的分析和研究，收集企業各個業務環節形成的真實記錄，包括各種文檔、科研資料、合同等；并以此為基礎建立檔案信息網絡和電子信息資源中心庫，依托網絡為其管理現代化跨上一個新臺階。由于檔案信息化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此檔案信息化建設不僅在量，更在于質，“珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案”優先數字化,力爭做到數字化的檔案信息應該是高價值、高利用率、有序、標準、有特色的信息資源。從發展和戰略的角度，重新審視室藏結構和質量，增加高層次檔案信息含量，豐富檔案的載體形式。加強檔案的整理、鑒定，保證檔案信息資源的優化，制定合理的歸檔范圍和保管期限，確保室藏的精煉和優化。在檔案鑒定的基礎上，對永久保存的紙質檔案采取必要的保護措施；對可以通過計算機建立的檔案，利用邏輯組合方法設立“虛擬卷”。

第三、開拓思路，采取多種方式，構筑檔案信息資源庫

目前，檔案部門還存在注重檔案保管與實體控制而輕視檔案資源開發利用、注重顯性信息的獲取而輕視隱性信息挖掘的現象，在實際管理中具有嚴格制度化、程序化、規范化的特點，傳統檔案管理客觀上制約了檔案信息資源的深層次開發與利用。因此，檔案的保管不能拘泥于歷史記錄的保管，而應組織其內容信息并融入價值創造過程中為現實服務，充分發揮檔案的信息價值。電子時代的檔案強調對文件背景信息的獲取，即文件是由誰，在什么條件下、運用哪些數據、為了何種目的、采取怎樣的結構形式等方面的綜合信息。通過對這些背景信息的分析研究，不僅可以幫助人們更好地理解躍然紙上的顯性信息，而且可以為知識的連續性管理提供線索和幫助。除了以文件為線索搜集相關隱性信息外，隱性信息還大量蘊藏于組織運行、組織文化和組織成員頭腦中。檔案管理者要開拓思路，采取多種方式，積極主動地挖掘隱性信息并使其顯性化，構筑檔案信息資源庫。

第四、加強檔案信息標準化建設，增強保密意識，構筑檔案信息的保障體系

檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。其中，管理性標準規范是對電子文件檔案信息進行管理的一套規劃，包括計算機安全法規與標準及數字檔案信息資源合法化確認標準等；業務性標準規范是對檔案文件信息化處理的規范，其范圍包含電子文檔的標準及管理規范；技術性標準規范是指電子文檔數據存儲、壓縮、數據交換、數據加密、水印技術和系統軟硬件設施技術標準規范等。根據新形勢下企業自身發展的需要，檔部門盡快制定出檔案信息化工作管理制度和標準化體系。如：電子檔案歸檔標準化規范、電子檔案網絡運行安全與保密制度、電子檔案歸檔獎罰制度等，使檔案工作做到有法可依，有章可循，有據可查，職責分明，提高檔案工作質量和效率。檔案部門應樹立科學的檔案信息安全觀念，堅持“積極防御、綜合防治”的方針，以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《計算機病毒防治管理辦法》等法律法規為依據，結合本單位檔案管理工作的實際，制定嚴格的規章制度，形成計算機網絡管理檔案信息的安全保障體系。檔案管理人員必須要有保密意識，認真地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。同時，在現代信息社會中應樹立高度的安全意識，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。

第五、加強高素質創新人才的培養，為檔案信息化建設提供人才保障

隨著世界向信息時代的邁進，信息已同人、財、物并稱為當今社會的四大資源，成為人們決策的依據，能否及時、有效地開發利用信息，直接關系到決策成敗。在眾多的信息源中，檔案已成為一個巨大的軟科學信息資源寶庫，它以其原始憑證性、不可再生性及可重復利用性日益受到人們關注。但目前，豐富的檔案資源和偏低的檔案利用率反差還相當大，造成了巨大的資源浪費，檔案的信息價值未能得到充分發揮，因而使這個博大的信息資源庫沒有受到應有的重視。這一方面說明全社會對檔案信息這種“看不見的資源”缺乏了解，檔案意識尚有待提高；另一方面，檔案人員的素質也是其中一個重要原因。因為檔案人員的素質直接決定檔案管理質量的高低，而管理質量又進一步影響檔案利用率，所以檔案管理人員的素質在檔案信息化建設方面尤為重要。檔案長期單調而枯燥的工作方式，傳統落后的工作方法，使檔案工作在競爭中漸失活力和創新。因此，應努力提高檔案管理人員的綜合素質，使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者，形成檔案工作由事后收集材料變為事前介入、事中參與、事后優化新的檔案理念。

在信息時代，檔案人員首先應具有信息素質。筆者認為，信息素質是人們對信息與信息活動的認知能力和對信息綜合利用能力的一種體現。由于數字信息產生和傳播的特點，信息的密集程度、信息分布的復雜程度以及更新程度都是工業社會不可比擬的。檔案室是各類文獻信息的集中保管基地，檔案人員擔負著準確、快速地收集檔案信息，有效地提供檔案信息的重要職責，因此要求檔案人員必須具有較高的信息素養，具備較強的信息獲取能力,不僅要熟練、快速地獲取本室所藏的檔案信息提供給利用者,而且要充分利用網絡的便利和優勢,熟悉網上的檔案信息資源,引導利用者獲得更多的檔案信息。

其次，掌握檔案專業基礎理論與方法，熟練運用現代信息技術
　　作為一名檔案管理者，必須掌握檔案專業知識，了解檔案的收集、整理到利用的全套理論與方法，并能將這些檔案學理論與現代信息技術相結合?，F代檔案管理與傳統有很大的不同，需要既懂檔案學又掌握了先進的信息技術的“復合型”人才，這里的“現代信息技術”主要是指計算機網絡與通訊技術、聲像技術、多媒體技術、數據庫技術、數據存取技術、人工智能技術等。信息數字化和網絡化為利用者提供了在更大范圍內查閱信息的機會，但同時也把利用者帶入了一個陌生的數字信息海洋，這就要求檔案人員能盡快地適應信息環境，掌握必要的軟件操作和維護技能，提高辦公速度，能根據利用者需求及時通過網絡系統快捷地獲取檔案信息，并把分散的片斷信息組合整理出新信息提供給利用者，成為利用者信賴的檔案管理員。

再次，具有豐富的科學知識和科學管理能力。
　　檔案專業人員，除具備檔案專業知識外，還應具有比較全面系統的文化理論和科學技術知識，檔案信息化建設是一項實踐性很強的工作，檔案管理、流通借閱、藏用關系等都是檔案工作中值得研究學習和實踐的問題。一個好的檔案館員不僅要掌握檔案館的管理知識、運行規律，還要了解各業務部門之間的內在聯系。隨著網絡化程度的加強、聯機檢索的需要、資源共享的擴大，企業既要注重留住現有高級職稱的檔案人才，又要注重引進復合型的人才，盡快培養和建立一支適應現代化管理的高素質企業檔案管理隊伍，使他們具備強烈的事業心和良好的職業道德，具備較高的管理水平和熟練的技術技能，為企業發展獻策獻力。

隨著科技的進步,信息化已不可避免地進入了檔案管理的領域,信息高速通道的興起給企業檔案提供了一個挑戰與機遇并存的契機，為企業檔案工作帶來了前所未有的發展前程，因此企業檔案現代化管理和信息化建設，是檔案工作發展的必然趨勢。只有加快企業檔案的信息化建設, 才能及時高效地向企業管理者傳遞所需要的檔案信息, 發揮檔案的最大作用，成為企業提高核心競爭力的堅實后盾，才能使企業在競爭中立于不敗之地。

【參考文獻】：
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