1電子信息技術應用在檔案管理工作中的必要性

檔案主要指人們日常生活、工作中形成的圖像、錄像、文件等各種載體形式，檔案是社會生產和發展中非常重要的內容。伴隨著科學技術的進步和信息時代的到來，各種電子信息技術逐漸應用到檔案管理工作中，為檔案工作的進步一開展奠定了扎實、可靠的基礎。檔案信息作為個人、企業、社會、國家的重要基礎資源，在眾多的信息內容中占據著獨特的地位，其作用隨著信息時代的到來而越來越大。在當今的檔案管理工作中，實施電子檔案管理已成為未來社會發展的主流趨勢，也讓人們更好的認識到檔案信息化管理的重要性、高效性，為檔案工作的進一步開展提供了更加方便的效果。在檔案管理工作中應用電子信息技術，與傳統的檔案管理相比有著存儲量大、可靠性高、檢索速度快、查找方便、保管時間長、保管效果好的優勢，且這一技術的應用讓檔案工作者各項工作的開展變得更加正規、科學，為我國檔案信息管理技術創新創造了條件。

2電子信息技術在檔案管理中的應用

目前，我們所處的社會本身是一個信息化社會，各種信息資源和信息技術充斥著社會的各個角落，為人類生活和生產提供了重大方便。在檔案工作中，電子信息技術的利用讓檔案信息收集、加工、處理能力大大提升，并且讓信息傳輸不再受地域、時間的限制。但是在具體工作中，如何更好的讓電子信息技術在檔案管理中科學運用，還需要我們進一步分析和研究。下面我們就電子檔案信息技術在檔案管理中的具體運用方法做了闡述。

2.1電子信息技術在檔案內容管理中的應用

在檔案內容管理中，電子信息技術的運用包含了在檔案文件目錄存儲、檢索、復制中的應用；檔案信息內容的存儲、檢索方面的應用；檔案文件的編號、匯總、統計等內容的應用。在這些應用中，工作人員一定要高度認識到檔案管理工作的重要性，堅持高效、實用、科學的利用原則，讓整個檔案內容管理實現系統、科學管理。

2.2電子信息技術在檔案檔案管理系統中的應用

在檔案管理系統中，后臺數據庫可以采用SQLServer2003，客戶端瀏覽器可以使用IE8.0。檔案管理系一般分為8個模塊:收集整編模塊、檔案編研模塊、檔案分類整理模塊、借閱管理模塊、檔案統計打印模塊、資料鑒定銷毀模塊、用戶管理模塊和網頁查詢模塊。

2.3檔案管理資料的數據備份以及突發災難的恢復方案

一個完整的檔案管理數據備份以及災難恢復方案一定要包括備份硬件和軟件、備份策略以及災難恢復計劃。需要備份的檔案管理系統軟件包括系統軟件、應用軟件、工具軟件、外設驅動程序、芯片內的軟件。常用的備份硬件介質包括:硬盤、光盤和磁帶。硬盤的容量大但是成本相對高，而光盤的成本相對比較低，但是所用的訪問時間長而且容量比較小。如果需要備份大量檔案數據時，就需要大量的光盤和相對較長的保存時間，整體來說可靠性比較低.另外，磁帶存儲的容量很大還可以靈活的進行配置，訪問速度適中，還能夠長期的保存長，同時還具有先進的檔案信息自動管理功能，整體來說成本低、信息安全性高、能夠保證備份數據信息的可靠性，如果想選擇經濟一些的備份介質，就可以選擇磁帶。另外，檔案管理系統的數據庫也需要進行數據備份。這也是檔案管理系統建設中一項關鍵技術，其中涉及到檔案管理系統數據庫的安全恢復以及檔案管理數據庫與外界聯系和發布信息，同時也包括檔案管理系統數據庫的在遇到突發事樣是的快速重建。

3電子信息技術在檔案管理中的應用展望

近年來，隨著電子信息時代的到來和人們生活、生產中檔案信息資源的增多，人們對檔案管理工作技術要求越來越高。另外，大量的電子文件產生使得過去的檔案管理工作體系更加無法滿足當今檔案工作需要，尤其是在以快捷放似乎為主導的檔案信息管理中，檔案資源的生成、修改、復制、刪除與傳播都是有規可循的，而并非一個隨意開展的工作。基于此，電子信息技術的應用則顯得十分必要，同時為了更好的實現電子信息技術在檔案管理中的良好應用，在未來的檔案管理中我們從以下方面來引進電子信息技術。

3.1轉變檔案管理觀念

傳統的檔案管理工作面對日益復雜的市場環境和不斷上升的信息量要求，其局限性越來越突出，因此在檔案管理工作中要在觀念上順應信息化時代潮流要求，轉變管理人員思想觀念。首先，檔案管理工作者要積極學習和更新檔案管理觀念，且在思想上對檔案管理工作給予重視，支持電子信息技術在檔案管理中的應用，保證工作的順利進行。其次，檔案管理的工作人員也要更新觀念，徹底改變傳統檔案管理思維方式，重新分析檔案管理業務的處理流程，實現各個檔案管理部門之間的信息共享和檔案管理部門與各行業之間信息傳遞，對大量檔案信息資源進行多元、科學、有序的整合，為社會提供有用、有效的檔案信息資源。

3.2確保檔案信息數據安全

信息安全問題一直是電子信息技術中的重要部分，由于現在檔案管理的文件形式與存儲方式不同于傳統的檔案管理，電子檔案面臨更多、更復雜的安全問題，比如計算機病毒、檔案信息的盜取和惡意破壞。所以要在管理中建立嚴格的信息管理制度和規范，在保證檔案信息資源的時候做到防范于未然。

電子信息技術極大的影響和促進了檔案管理工作，另一種意義上來看，檔案管理也不斷為電子信息技術提出新的要求與革新方向。

作者：馬丹丹 單位：長春市水利規劃研究院