1）各部門在運用檔案信息管理類軟件的過程中所采用的技術水平不同

導致各部門間管理水平存在不同程度的差異，造成不少管理效率較低的檔案資源需要重新進行錄入，嚴重降低了檔案管理工作的質量與效率。此外，企事業單位內部在運用檔案管理軟時，還存在某些質量方面的問題，嚴重阻礙了檔案管理信息平臺的有效應用。當前，不少企事業單位內部的檔案管理制度存在不合時宜的情況，主要體現在檔案管理方式不靈活，管理效率較企事業單位檔案機構的調整稍有滯后，導致檔案管理無法很好地滿足新時期對檔案管理工作提出的新要求。

2）檔案管理軟件及設備難以滿足現代化需求

而且軟件管理系統智能化、數字化水平較低，此外，由于缺乏足夠的靈活性，難以很好地適應機構調整對于檔案管理工作提出的要求，用戶查詢檔案信息的效率較低企業配置的軟件應用水平較差，實際管理過程中極易導致重要的檔案信息數據丟失。

3）管理軟件現代化程度不高

導致檔案查詢及使用軟件過程中出現難以查詢，或查詢信息錯誤等狀況。由此可見，亟需進一步深化檔案管理信息平臺的應用，加快構建統一、標準的檔案管理信息平臺，以解決這些問題。

4）進一步明確應用需求及目標

就目前檔案管理信息平臺應用中存在的各種問題，相關專業人員全面考慮了企事業單位目前檔案管理信息化建設水平，認為應加快構建內部B/S多層應用體系，利用SOA、J2EE等現代化技術，進一步深化檔案管理軟件的全面應用，解決當前檔案管理中存在的諸多問題，進一步提升檔案管理信息化水平及管理效率。除此以外，應進一步明確應用目標，推動企事業單位的檔案信息逐步朝著橫向集成、縱向貫通、全面分享方向發展。具體而言，應積極開發檔案管理信息平臺的各項功能，全面實現信息化傳輸、網絡化利用、自動化管理等目標，充分發揮企業檔案管理功能。此外，還應進一步開發多種諸如全宗、門類定制等的定制功能，使檔案管理信息平臺能夠隨著業務變化而自行進行定制，減少由于業務變動所引發的二次開發的時間與費用，以便使用。要求檔案管理信息平臺應包括如下應用模塊：企業知識、部門知識、個人知識、應知應會以及你問我答等，其中，數字檔案主要在企業知識這一模塊中，針對不同檔案的屬性可將其分為如下幾類：文書、生產、科研、合同、基建、設備、聲像、實物、招標等檔案。其中，檔案檢索條件主要包括文號、題名、機構、主題、分類號、負責人、起止日期、文件主要類型、關聯詞等等。對于檔案管理信息平臺而言，其主要將保障檔案資源的真實性、完整性、可用性及可靠性等方面作為主要目標，明確該平臺的十大基本功能，即明確所需收集的檔案，確定檔案信息存儲日期，并完成檔案的收集、登記、分類、保管、儲存、跟蹤、開發利用、計劃實施，并完成檔案管理整個過程的全面記錄。用戶可以以學術研究、工作考查情況、經濟建設、政策落實等目標為依據，對檔案進行檢索。通常而言，檔案管理信息平臺內嵌智能操作平臺，在進行檢索的過程中能夠智能理解信息，并對檔案資源的內容展開各種分析，以及文本挖掘、提煉內容等文本智能化處理，從各種無序、龐大的數據中找出數據相互間的規律以及關聯性，從而實現了檔案信息資源應用價值地進一步提升。除此以外，檔案管理信息平臺還具有某些特殊化的應用，如檔案分類并非全部應用業務職能分類法，有些根據業務活動進行類別劃分，同時，綜合應用了機構的級別、性質，文件格式、所屬區域等分類標準。

作者：王萍 單位：南陽醫學高等專科學校