1信息化檔案管理的意義

信息化檔案管理是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃下，依照相關(guān)職能部門制定的檔案規(guī)范和法規(guī)，在檔案管理工作中加入現(xiàn)代化技術(shù)手段，創(chuàng)建檔案信息管理系統(tǒng)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化接收、傳遞、歸檔、查詢、借閱、保管等一系列工作，為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的過程。其規(guī)范檔案管理避免重建、亂建、丟失等現(xiàn)象發(fā)生。牡丹江廣播學(xué)院舊式的檔案管理工作復(fù)雜多樣，局限性強(qiáng)，流動性大，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。信息化檔案管理體系的介入將以往以實(shí)體保管為側(cè)重點(diǎn)的管理模式，轉(zhuǎn)換成為兼顧檔案實(shí)體保管與數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化一體管理模式，面向在校師生乃至社會提供服務(wù)。信息化環(huán)境下的檔案管理將檔案工作人員從繁復(fù)的工作中解脫出來，提高工作效率的同時(shí)，也相應(yīng)的提高了整個(gè)部門的技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量。

2信息化環(huán)境下檔案管理對我校檔案工作的影響

2.1提高檔案管理工作人員的工作較率和服務(wù)質(zhì)量

牡丹江大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院的檔案部門工作人員以往主要職能是目錄打字和檔案保管，從初期的檔案信息收集、整理、編目、立卷、歸檔、保管和幫助服務(wù)對象查閱，均靠人力完成，工作量大，耗時(shí)長，過程中潛在安全隱患大。運(yùn)用信息化檔案管理后，檔案工作人員首先收集檔案信息，然后利用電子設(shè)備通過信息化檔案管理系統(tǒng)建立電子檔案，對其進(jìn)行整編、歸檔、驗(yàn)收、整理、入庫到檔案信息的發(fā)布、查詢、借閱、銷毀等處理流程，檔案系統(tǒng)全過程對其進(jìn)行控制和管理。大大地提升了在崗工作人員的工作較率和工作狀態(tài)，提高服務(wù)質(zhì)量。

2.2轉(zhuǎn)化舊有的檔案管理模式

舊有的檔案信息主要載體是紙張。信息化環(huán)境下檔案信息資源依托電子設(shè)備和媒介為載體，將初始檔案信息轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識別的二進(jìn)制代碼的形式進(jìn)行呈現(xiàn)。由此，檔案信息管理過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都發(fā)生了改變。新式信息化檔案管理中信息數(shù)據(jù)只需錄入一次，就可使用檔案管理系統(tǒng)中的各功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理內(nèi)部的信息數(shù)據(jù)各項(xiàng)運(yùn)用。檔案管理部門從以往對檔案信息重保管、利用的管理模式向重信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)化。

2.3改變舊有的檔案管理方式

傳統(tǒng)的檔案利用方式是檔案管理工作人員先從成本的目錄編號中找出所需的檔案信息，在根據(jù)編號到檔案信息存放處查找相應(yīng)檔案信息，辦理查詢、借閱等相關(guān)手續(xù)，利用面窄、單一。信息化檔案管理的實(shí)施，拓寬了信息的利用方式，豐富了信息的傳遞多樣性。我們首先建立長效的檔案管理信息系統(tǒng)，結(jié)合院校本身的實(shí)際情況，利用電子設(shè)備從電子檔案的收集到最終的銷毀等處理流程進(jìn)行改革。按照其處理流程，設(shè)計(jì)檔案信息化系統(tǒng)軟件功能模塊。其流程中完善、規(guī)范檔案管理工作相關(guān)制度應(yīng)是第一優(yōu)先完成事情，使今后檔案從業(yè)人員有規(guī)可束，有章可行。為師生有效、合理、安全地使用各種學(xué)校電子檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

3優(yōu)化信息化檔案管理工作的應(yīng)對措施

隨著信息化檔案管理在高校辦學(xué)中使用率的逐漸上升，這種形式下相應(yīng)的也對檔案管理部門及工作人員提出了更高的要求，如何更好的發(fā)揮信息化檔案管理作用，如何應(yīng)對使用信息化檔案管理系統(tǒng)時(shí)的突發(fā)問題等，都是我們今后要面臨的挑戰(zhàn)。

3.1加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)道德修養(yǎng)，拓寬檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能

學(xué)院檔案工作者是檔案管理工作的核心要素。信息時(shí)代的檔案工作者必須時(shí)刻以黨和國家行業(yè)的方針政策為準(zhǔn)則，具備一定的政治理論素養(yǎng)，傳承前輩的無私奉獻(xiàn)思想和精神，開拓創(chuàng)新。在做好日常檔案管理工作的基礎(chǔ)上，要緊跟科技時(shí)代的發(fā)展腳步，加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)意識，增強(qiáng)對信息的敏感度，不斷充實(shí)自身的專業(yè)知識儲備。學(xué)院要定期組織檔案工作人員參加進(jìn)修，提供相應(yīng)學(xué)習(xí)機(jī)會。

3.2加強(qiáng)信息化檔案管理系統(tǒng)的安全管理，提升檔案信息的安全性

信息化環(huán)境下的檔案管理為我院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，相對而來的網(wǎng)絡(luò)化信息安全問題也顯露出來。學(xué)院檔案部門必須牢固樹立檔案信息安全意識，加強(qiáng)對檔案工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的操作規(guī)范、安全防范。學(xué)院檔案部門必須建立一套完整的崗位責(zé)任制和安全管理措施來加強(qiáng)管理。加強(qiáng)檔案工作者對現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全理論與技術(shù)的培訓(xùn)，提升綜合管理能力，應(yīng)對工作中出現(xiàn)的意外事件，維護(hù)系統(tǒng)的安全和正常運(yùn)行。

4.結(jié)束語

在當(dāng)今全網(wǎng)式信息化環(huán)境下，檔案工作正逐步向現(xiàn)代科技型管理轉(zhuǎn)化。學(xué)院檔案管理面對檔案信息化帶來的挑戰(zhàn)，必須做到勇于創(chuàng)新，直面困難，敢于突破，提高檔案工作人員專業(yè)知識儲備。完善相應(yīng)規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案體系管理，進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)院檔案信息化，充分開發(fā)利用檔案信息資源，更好地為社會服務(wù)。

作者：王憲民 單位：牡丹江大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院