檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案綜合管理功能。因?yàn)闄n案有數(shù)量大、專業(yè)性強(qiáng)、數(shù)據(jù)雜亂、涉及面廣、關(guān)節(jié)多等問題影響著檔案的規(guī)整，所以檔案系統(tǒng)不僅需要有功能完善、開發(fā)周期短、便于接口、跨平臺(tái)檢索等特點(diǎn)要應(yīng)用在本地上，它還應(yīng)該同時(shí)具備界面友好舒適便捷、嚴(yán)格控制權(quán)限、原始性保證、查詢簡潔高效等性能，從而使現(xiàn)有信息系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)得到充分利用，減少檔案著錄的人員操作。

1系統(tǒng)功能性需求

（1）根據(jù)現(xiàn)有的所有的檔案類型，加工整合各類檔案信息，建立多門類的檔案數(shù)據(jù)。（2）建立功能齊全的電子檔案綜合管理信息系統(tǒng)。（3）檔案信息收集。（4）檔案業(yè)務(wù)管理。（5）立卷歸檔功能。（6）檔案著錄功能。（7）檔案統(tǒng)計(jì)功能。（8）檔案編輯功能。（9）檔案鑒定銷毀。（10）權(quán)限管理。（11）日志管理。（12）檔案信息訂閱功能。

2系統(tǒng)非功能性需求

（1）遵循的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。要遵循《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》等。

（2）外部界面的具體需求。方便用戶操作，布局清晰合理，功能簡單明確，注重用戶體驗(yàn)是系統(tǒng)界面的最基本的要求，可謂風(fēng)格統(tǒng)一的功能界面，可使用戶觸類旁通，使客戶在學(xué)習(xí)應(yīng)用系統(tǒng)的時(shí)候能夠做到非常熟練，非常有利于培訓(xùn)的效率提升。

（3）可靠性。由于檔案管理的社會(huì)化和專業(yè)職能性的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)每個(gè)勞動(dòng)者的切身利益，電子檔案業(yè)務(wù)需要處理傳輸大量的信息從而對系統(tǒng)造成較大的壓力，這就需要電子檔案管理系統(tǒng)有很高的可靠性，要做到數(shù)據(jù)的備份的能力和持久化存儲(chǔ)及時(shí)在意外情況和緊急故障或重負(fù)載情況下，系統(tǒng)也會(huì)很穩(wěn)定的不確實(shí)數(shù)據(jù)。

（4）可維護(hù)性。國力的不斷增強(qiáng)也是人力資源的檔案管理不斷改進(jìn)，于是在系統(tǒng)運(yùn)行的時(shí)候也應(yīng)該根據(jù)政策有所調(diào)整，所以系統(tǒng)維護(hù)技術(shù)必須要提升。在現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程基本不變的情況下即可修整。但是由于不同的地區(qū)存在各自業(yè)務(wù)特點(diǎn)，所以系統(tǒng)必須支持用戶自主維修。

（5）安全性。人力資源電子信息檔案管理系統(tǒng)與勞動(dòng)者的利益密切相關(guān)，也許可能涉及到國家機(jī)密與個(gè)人隱私，所以系統(tǒng)的安全是非常重要的一個(gè)因素。必須要確保系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不會(huì)被惡意的篡改和受到非法攻擊。為了安全，對于任意的用戶不能提供直接訪問數(shù)據(jù)的權(quán)利，包括中心城市的用戶和系統(tǒng)管理員用戶，所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的請求必須通過應(yīng)用服務(wù)器，確保數(shù)據(jù)入口的唯一性，確保數(shù)據(jù)庫的安全性。也要在系統(tǒng)中及于其他系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸進(jìn)行加密，使數(shù)據(jù)在傳輸過程即使被獲捕也無法篡改。對進(jìn)入系統(tǒng)的操作用留痕技術(shù)保留，加強(qiáng)對合法用的管理。為了防止不可預(yù)見的硬件故障，要對數(shù)據(jù)進(jìn)行多重的備份。

（6）系統(tǒng)響應(yīng)的及時(shí)性。實(shí)時(shí)系統(tǒng)也稱為面向交易的處理系統(tǒng)是人力資源的電子信息檔案管理系統(tǒng)，人員的原始數(shù)據(jù)可以立即傳送到計(jì)算中心進(jìn)行處理，并在很短的時(shí)間內(nèi)給出處理結(jié)果是實(shí)時(shí)系統(tǒng)的基本特征。但是如果系統(tǒng)傳輸數(shù)據(jù)或者接收數(shù)據(jù)非常慢就會(huì)影響數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)狀態(tài)，而業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)狀態(tài)是不斷變化的。所以系統(tǒng)的及時(shí)性相應(yīng)非常重要。

（7）可擴(kuò)展性。通過硬件擴(kuò)展的方式滿足數(shù)據(jù)量及用戶量增加的需求，保證用戶滿意水平。當(dāng)人力資源政策作出調(diào)整時(shí)，系統(tǒng)要能夠迅速通過功能模擴(kuò)擴(kuò)展的方式及時(shí)幫助用戶落實(shí)新的政策。

（8）標(biāo)準(zhǔn)化與開放性。人力資源電子信息檔案管理系統(tǒng)采用的產(chǎn)品，網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)和通信協(xié)議必須符合國家相關(guān)的標(biāo)注、有關(guān)部門的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國際標(biāo)準(zhǔn)，服從國家管理信息系統(tǒng)有關(guān)規(guī)定。

（9）先進(jìn)性和成熟性。系統(tǒng)應(yīng)該綜合運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，現(xiàn)在化的軟件技術(shù)、多媒體技術(shù)等，采用先進(jìn)的成熟的軟件開發(fā)技術(shù)與工具。

3結(jié)語

電子信息檔案管理技術(shù)的提升必須要結(jié)合系統(tǒng)的需求去改進(jìn)，管理技術(shù)要符合一定的科學(xué)性、一致性、完整性、共享性、安全性等標(biāo)準(zhǔn)，要確保技術(shù)系統(tǒng)的功能性，根據(jù)現(xiàn)有的所有的檔案類型，加工整合各類檔案信息，建立多門類的檔案數(shù)據(jù)，建立功能齊全的電子檔案綜合管理信息系統(tǒng)，檔案信息收集，檔案業(yè)務(wù)管理，立卷歸檔功能，檔案著錄功能，檔案統(tǒng)計(jì)功能，檔案編輯功能，檔案鑒定銷毀，權(quán)限管理，日志管理，檔案信息訂閱功能。系統(tǒng)需要有可靠性，安全性，先進(jìn)性成熟性等技術(shù)特征。這樣電子信息檔案管理才會(huì)更便捷。

作者：崔萌萌 單位：東臺(tái)市人力資源服務(wù)中心勞動(dòng)人事代理科