檔案資源建設2
基層檢察院檔案工作規(guī)范化建設之我見
攀枝花市東區(qū)人民檢察院 趙娟
檢察檔案工作是反映檢察機關整體工作水平的一項基礎性工作，也是反映檢察業(yè)務工作和檢察隊伍建設的重要憑證。同時，檔案工作的規(guī)范化管理是檢察工作發(fā)展的基礎，借助檢察檔案能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預見未來。隨著檢察事業(yè)的不斷發(fā)展，對檔案信息的需求也越來越高。所以，作為基層檢察院基礎工作的檔案工作，只有切實提高檔案規(guī)范化建設的水平，才能更好地促進檢察工作的全面開展。筆者認為，可以從以下幾點入手，強化措施，努力提高檔案質(zhì)量和管理水平，促使檢察檔案工作步入規(guī)范化、制度化的軌道。
一、夯實檔案工作規(guī)范化建設基礎是關鍵
怎樣為檔案工作創(chuàng)造良好的條件？這就需要從組織、硬件的建立健全入手，全面夯實檔案工作基礎。
（一）健全組織網(wǎng)絡。而健全組織網(wǎng)絡就必須有檔案管理工作領導小組這一必要條件，可以是一把手檢察長負總責，組成由檢察長任組長，分管副檢察長任副組長，各部門負責人為成員的檔案工作領導小組。領導小組應定期開展活動，學習傳達上級院、檔案部門有關檔案工作的文件精神，統(tǒng)一思想，提高認識，研究確定各年度檔案工作的具體目標任務。同時，在配備專職檔案員的基礎上，應明確由部門內(nèi)勤兼職檔案工作,負責本部門檔案的收集整理，在全院形成專兼職結合、檔案室與部門相互貫通、縱橫協(xié)調(diào)的工作網(wǎng)絡，從而在組織和人員上保證檔案工作的正常開展。堅持將檔案工作納入全院發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃和年終目標考核中，作為科室工作目標考核的一項重要內(nèi)容，與其他重點工作同計劃、同檢查、同總結，并將其納入年終考核目標年底由院檔案工作領導小組負責進行量化驗收，對完不成目標任務的，按照目標考核辦法兌現(xiàn)獎懲，使檔案工作從“軟任務”變成了“硬指標”，保證了檔案資料的齊全完整，從根本上保證了檔案工作的持續(xù)發(fā)展。
（二）加大投入，完善硬件設備。從基層檢察院檔案工作的現(xiàn)狀來看，資金不足、檔案室不達標、科技含量低是普遍存在的問題。這就需要院領導高度重視檔案工作的基礎設施投入，積極爭取財政經(jīng)費：一是要保證有專門的庫房、閱檔室和實物檔案室，實現(xiàn)庫房、閱檔、辦公三分離。庫房要嚴格按照各類檔案存儲的要求配備空調(diào)、抽濕器、滅火器等設備以及安裝保密防盜設施，確保檔案的安全存放。二是投入經(jīng)費提升檔案工作的科技含量，配備高速掃描儀、刻錄機、筆記本電腦、服務器等現(xiàn)代化辦公用具，在硬件上為檔案數(shù)字化、信息化的開展提供技術保障。
二、強化檔案工作規(guī)范化建設管理是保障
強化措施，規(guī)范管理，提高檔案管理的標準化、規(guī)范化水平。
（一）強化業(yè)務學習，提高人員素質(zhì)。檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵在于人，新形勢下的檔案工作需要高素質(zhì)的檔案人員，所以一定要重視檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)，從各方面給予保證。基層檢察院應該注重抓好檔案管理人員的業(yè)務學習和培訓，不斷提高他們的業(yè)務素質(zhì)和工作能力：如每年安排人員參加檔案部門組織的檔案業(yè)務培訓，切實掌握檔案工作新要求，適時組織計算機操作、軟件管理、法律法規(guī)等基礎知識培訓；通過以會代訓和集體辦公等形式，組織各科室內(nèi)勤學習檔案的梳理、歸類、立卷、查詢等業(yè)務知識，檔案人員也定期不定期地到各科室進行業(yè)務指導，有效地提高了各科室內(nèi)勤和承辦人員的整體業(yè)務素質(zhì)，努力使檔案人員成為適應新形勢檢察工作發(fā)展的復合型人才，以此推動基層檢察院檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。
（二）以查漏補缺為手段促進制度的落實。制度是質(zhì)量的保證，檔案室在修訂制度的基礎上，要切實狠抓制度落實，嚴格規(guī)范各類臺帳，使檔案工作不斷走上規(guī)范化道路。一是完善各項制度。根據(jù)檔案管理要求，積極查漏補缺，對原有制度不斷地進行修改和完善，建立健全了一整套檔案管理制度，促進檔案管理不斷走向規(guī)范化和制度化從而使檔案管理有章可循。嚴格執(zhí)行《檔案保密制度》、《檔案查、借閱制度》、《檔案工作人員職責》、《檔案銷毀制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案交接制度》等制度，按要求制定《電子文件歸檔管理制度》，切實明確基層檢察院檔案室的管理和檔案人員職責、任務，使檔案工作正常有序開展。
（三）應有效加強監(jiān)督，做到防微杜漸。基層檢察院專職檔案員作為檔案工作領導小組的辦公室工作人員，應加強對各業(yè)務科室檔案經(jīng)常性的歸檔監(jiān)督，督促科室兼職檔案人員對于應當歸檔的文件及時立卷歸檔，并對科室移交到檔案室的檔案應嚴格審查驗收。堅持做到用筆、用水、用紙三統(tǒng)一，對不合格的案卷，一律退回重新整理、著錄、裝訂，直到符合標準為止。院檔案工作領導小組應每半年定期對全院檔案的歸檔率、完整性和合格性進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。確保所藏檔案不會出現(xiàn)霉變褪色、蟲蛀鼠咬等情況，杜絕檔案失密、泄密等現(xiàn)象，努力使歸檔率、完整率、合格率達到百分之一百。
三、做好檔案工作規(guī)范化建設服務和利用是根本
從服務和利用入手，才能充分發(fā)揮檔案的價值作用。強化檔案工作的服務和利用功能，從而使檔案工作真正發(fā)揮出在檢察業(yè)務工作中的“歷史見證”作用。
（一）加速信息化進程，提高服務質(zhì)量。為了迅速、準確、全面地向利用者提供檔案資料，可以將檢察檔案管理軟件與現(xiàn)代化辦公軟件相銜接，從收文登記開始，利用檢察機關局域網(wǎng)這一平臺實現(xiàn)文書檔案和訴訟檔案的收集、整理、歸檔、查閱、編目、統(tǒng)計、借閱利用等流轉功能，初步實現(xiàn)電子文件歸檔與管理功能。同時基層檢察院應加大經(jīng)費投入，積極購置多媒體檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索，進一步促進涉案信息資源在全院各部門的共享，從而有效提升檔案的管理水平、服務質(zhì)量和利用效率，檢察檔案功能才能得到進一步的拓展，為一線辦案工作提供更有力的保障。
（二）搞好深度加工，拓展服務深度。基層檢察院應積極編制各類檢索工具，在做好檔案的收集、整理的基礎上，努力提高對檔案信息的加工利用程度。通過編制《案卷目錄》、《文件目錄》、《全宗介紹》、《組織機構沿革》、《大事記》等檢索工具的編制，提高了編研資料的錄入率，深度挖掘了有用的信息，突出重點，及時為領導和干警提供需要了解和關心的信息資料，輔助領導研究問題，幫助干警撰寫檢察信息，發(fā)揮檢察信息的參謀作用。為領導指導工作、正確決策提供參考，為干警開展檢察調(diào)研、撰寫調(diào)研文章等提供最直接的可用素材，促進檢察工作健康發(fā)展，從而不斷提高檢察宣傳工作水平。
（三）建立完善的涉案信息檔案，提高服務水平。首先應由各科室的兼職檔案人員對掌握的有價值信息集中進行整理歸檔：如自偵部門對發(fā)現(xiàn)的成案可能性大、但證據(jù)不易獲取、初查時機不成熟的線索集成信息資料檔案，由內(nèi)勤人員收集、歸檔，為以后辦案提供案源；控申部門對接訪時收集的信息進行篩選、甄別及時入檔；而辦公室則根據(jù)每季度收集的本院歸檔的涉案信息和數(shù)據(jù)，分析案件升降比例及發(fā)展規(guī)律，將有用的案件信息、法律信息、證據(jù)和數(shù)據(jù)，及時提供給辦案部門。同時根據(jù)本院的案件升降比例及發(fā)展規(guī)律，有針對性地開展職務犯罪預防工作，有利于提高檢察檔案的利用和服務水平，從而取得良好的法律效果和社會效果。
