淺談如何加強重點工程檔案的管理

鈦業公司鈦白粉廠 程世萍

[摘要]本文以加強重點工程檔案管理的意義為源頭,闡述了檔案部門如何遵循檔案形成規律,采取應對措施,做好重點工程項目的檔案管理,并指出了管理中應注意的幾個問題。

重點工程檔案是指從重點工程的提出、立項、審批、勘查設計、施工、生產準備到竣工投產（使用）的全過程中形成的具有利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。它是重點建設項目的歷史真實記錄，不僅對鑒定工程內在質量有重要的憑證作用，而且又是項目投產后運行、管理、維修、技改和擴建等工作的重要依據。可見，重點工程檔案對企業經濟、社會發展具有重大的意義。為此，我結合自己參與過的重點工程檔案管理，針對存在的主要問題，就如何加強重點建設工程檔案工作進行了研究。

一、制定切實可行的檔案管理制度，將檔案管理納入重點工程建設計劃和管理程序，納入項目質量領導責任制，使檔案管理工作有章可循，有據可查。

1．在制訂重點工程建設的計劃、協議、合同時同時列入檔案工作內容。

2．建立重點工程檔案管理體制，落實檔案管理人員，建立各項管理制度，建立項目領導分管、辦公室主管和檔案管理人員具體管理的工作機制。

3．重點工程項目部應根據國家、行業有關文件、規范、標準，結合本項目的實際建立健全檔案的收集、整理、保管、統計、鑒定、保密和利用等管理制度；制定頒發《編制工程竣工檔案的管理規定及標準》，供參建單位遵照執行，以明確職責，理順關系，共同抓好工程竣工檔案資料工作。如攀鋼檔案處制定的“工程竣工技術資料的編制、交付歸檔和驗收實施細則”，對各單位的職責、工程竣工技術資料的內容、范圍、編制、提交方式、審核、驗收、質量保證措施、認可程序和竣工結算等一系列具體問題都有作出了明確統一的規定，使各單位在竣工資料的收集、編制及交付時有章可循，對保證竣工檔案資料的完整、準確、系統就起到了積極的作用。

4．根據統一領導、分級管理的原則，建設項目施工單位、設計單位、監理單位都應建立重點工程檔案管理制度，明確項目檔案管理職責，將責任落實到人。明確各職能部門在工程建設期間應形成和積累哪些文件材料，什么時候歸檔，由誰負責把符合標準、要求的文件材料收集齊全后向檔案部門移交歸檔。

二、堅持重點工程建設開始與檔案工作同步、工程建設過程與檔案工作同步、工程竣工驗收與檔案交付同步，保證工程竣工檔案達到真實、完整、準確、系統。

項目申請立項時，就配備專職人員開始進行文件材料的收集積累、整理、審查工作。由此，可避免工程籌建期間因無人管理、職能人員各負其責以及崗位時有變動，造成日后歸檔中前期工程準備資料、建設期間有關會議文件材料難以收齊的局面。

工程建設過程中，建設單位檔案員尤其要做到五點：1.建設過程中形成的文字、圖紙、聲像等各種形式的材料均應進行登記，并妥善保管，借閱時要辦理手續，用后及時歸還，杜絕泄密、被盜、散失等現象。2.工程項目建設的依據性、基礎性及管理性文件，特別是征用土地、各類合同、協議、許可證、執照、商檢、索賠等法律性依據應復印若干份，以備在工程管理中使用，原件留存歸檔。3.設備開箱時項目檔案資料管理人員必須參加，負責及時清點并登記隨機資料。隨機資料應首先滿足工程建設需要，但必須保證工程完工后有一套正本存建設單位檔案室。隨機資料只有一套的，可購買副本或復制（可只復制利用頻繁部分）交設備安裝單位；如因復制數量太大或無法復制而需使用正本的，則由項目檔案管理人員按照檔案資料借閱管理規定辦理登記手續，并應經常檢查，以防散失損壞。4.凡有引進技術或設備的建設項目，要及時做好引進技術或設備的圖紙、文字材料的收集、整理工作。無論通過何種渠道得到的與引進技術或設備有關的檔案資料，均應交檔案部門統一管理。5.外文資料由工程管理部門負責對案卷題名和卷內章節目錄進行翻譯，加入卷內目錄和備考表，并簽上譯者姓名，原件與譯文應同時歸檔。

工程建設過程中，項目部在檢查建設項目進度質量時應同時檢查檔案工作的情況和質量。由此，可避免有的施工單位不重視基建文件材料的管理工作，不注意在平時施工過程中對基建文件材料的形成積累，而是在工程項目竣工之后抽人搞突擊，偽造假資料蒙混過關。

項目竣工驗收時，應同時驗收工程檔案資料。驗收資料不合格，重新返工，直至符合要求為止，否則不予簽章、工程不予交工、財務不予結算。由此，可保證建設單位收齊各項目竣工資料。

三、把好重點工程竣工檔案專項驗收關。工程竣工檔案的驗收，是保證工程檔案質量的重要前提，因此，加強基建工程檔案的驗收工作，是十分必要的。

1．驗收工作的組織機構問題

重點工程竣工檔案的驗收，必須組織專門的機構負責，做到統一領導、統一制度、統一組織、統一技術審核，驗收合格后，方予交工。

2．驗收成員的組成問題

為了保證這項工作的順利進行，要求從事這項工作的人員既要懂得土建、工藝、給排水、電氣等工程技術方面的有關專業知識，又要對施工現場了如指掌，并且要熟悉國家有關工程竣工檔案方面的規章制度。但是，在各單位，集多種專業知識于一身的工作人員不多。解決這個問題的行之有效的辦法就是：實行工程技術人員和檔案人員相結合。前者為一審，負責技術內容；后者為二審，負責檔案內容。這樣就能使工程技術人員和檔案人員融為一體，協調配合，在審查驗收工作中各自揚長避短，切實把握基建工程檔案質量關。

3．驗收的工作程序

工作程序的優劣是驗收工作完成好壞的重要的一環，我認為基建工程檔案驗收的程序，可分為四步走：

首先，在參加竣工資料驗收前，應該對竣工工程項目進行歸檔的超前工作，也就是在工程項目驗收交接前，依據工程發包通知書、施工圖的發放情況或工程項目竣工認證統計表，列出各參建單位應交的竣工工程項目文件材料一覽表，交項目部及有關單位，督促并要求施工單位對已竣工工程項目的文件材料，按要求盡快組卷移交。

其次，進行工程現場重點察看和詢問，做到對工程情況心中有數，確保審圖時做到圖物相符。

再次，是審核重點工程檔案技術資料，并對其進行質量評估，

最后，是寫出審核意見。

4．驗收的內容問題

基建工程檔案要達到“完整、準確、系統、安全”的質量要求，審查時應抓四個方面的內容：

首先，以專業、圖號為單位進行審查清點，審查每項工程的竣工圖是否齊全。每項工程一般有一個總圖（主項）圖紙目錄，根據總圖目錄可知該項工程具體包括哪些工程，如：土、水、電、自控、工藝、通風等等。然后根據目錄清點一個圖號的在內在工程施工中業已付諸實施的圖紙是否齊全。

其次，是對施工技術文件材料的審查鑒定，逐個審查每一個圖號內的配套資料是否有所短缺。

一般的土建工程和工業設備（含管線）安裝工程，通常形成的文字材料有：圖紙會審紀要及設計變更；技術交底、開工報告、竣工報告；施工安裝記錄；工程質量檢查記錄；隱蔽工程記錄；各種建筑材料及構件等的合格證、配合比、質量鑒定及試驗報告；測量成果；各種管線、設備的調試、調整記錄、試車、驗收記錄、工程質量事故處理方案、報告等等……所有這些工程方案材料對建設單位今后對竣工工程的管理使用、維護等都有是非常有用的文字材料，對它的鑒定是整個基建工程檔案驗收工作中較重要的一環。

再次，對竣工圖的編制情況的審核驗收

對竣工圖的編制審核主要是看其編制方法是否符合要求，如：變更依據性文字材料中所提到的變更材料是否都已更改，是否在相應處注明更改依據，圖與圖之間的相關處是否作相應更改，每個圖號內的每張竣工圖和與其配套的每張設計變更材料，是否都蓋上“竣工圖章”。“竣工圖章”內應當由有關負責人簽字的欄目是否均已簽字，應當填寫的其它欄目是否已全部填清。

最后，對審查出來的材料按其結果進行分流處理。

1、建設單位在審查驗收進對于經過審查認定合格的圖號，可直接歸檔，并出具竣工資料認可證明書。

2、建設單位在審查驗收中認為不合格的工程，應以圖號為單位逐條寫出其存在的問題，提出整改意見，由施工單位對存在的問題進行整改，直至符合要求后建設單位方可將其接收歸檔，并出具竣工資料驗收認可證明書。

3、建設單位在復審時發現經施工單位整改的竣工資料仍然存在錯、漏注現象，可按照“竣工技術資料的質量保證措施”規定執行。

這樣，檔案資料工作的建立與工程建設同步進行，做好了歸檔前的收集工作，保證了工程前期資料；在竣工驗收中，嚴格把關，保證了工程竣工技術資料的完整、準確。由此，確保了工程技術檔案的完整、準確、系統。

總之，重點工程檔案質量，不僅與工程技術人員、檔案人員息息相關，還涉及施工管理、企業管理等諸多方面。因此，要加強重點工程檔案管理，就要不斷完善基礎業務建設，建立依法治檔運行機制。

參考文獻：

1．王琪峰、金波虹等著：《做好重點建設項目工程檔案管理工作的體會》，《云南檔案》2007年第05期。

2．林莉著：《重點工程檔案管理存在的問題及對策》，《廣東科技》2006年第11期。

3．曾淑珍著：《重點建設項目的檔案管理》，《城建檔案》2008年第08期。

4．《攀鋼工程竣工技術資料的編制、交付歸檔和驗收實施細則》