隨著我國市場經(jīng)濟制度的建立，住房制度的改革，城市建設(shè)和房地產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，人們的觀念在明顯的改變，那種完全依賴國家和單位無償分配住房的觀念已漸漸被打破，攢錢購買住房，特別是抓緊時間趕上各種優(yōu)惠政策購買房改房的住房增多。我市自1993年至今直管公房已出售房改6千多套次，這就意味著將建6千多宗房改房檔案，加上房屋的買賣、繼承、贈與等產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移，數(shù)量種類的擴大，這就給房改房檔案管理工作提出了新的要求，如何管理好房改房檔案，不僅是關(guān)系到檔案管理工作的大問題，也是關(guān)系到房改政策和房地產(chǎn)能否順利發(fā)展的大問題，尤其是對房改房出售后，二、三級房地產(chǎn)市場的順利開展將起重大的作用。所以我們的房改房檔案管理工作要適應(yīng)形勢的發(fā)展，我們要不斷加大檔案管理工作力度，強化措施，抓好基礎(chǔ)工作，不斷提高管理水平。
管理好房改房檔案，保障和促進房地產(chǎn)工作的深入發(fā)展，是我們檔案管理人員的責(zé)任。究竟怎樣管理好，因過去誰都沒有經(jīng)歷過，加上內(nèi)容復(fù)雜，涉及的范圍廣，保管的時間長等特點，是一個很值得探討和研究的問題。如果沒有一個較嚴(yán)密，較科學(xué)的“未雨綢繆”，將會出現(xiàn)“差之毫厘，失之千里”的危險。做為檔案管理人員，絕不可小視。為此，我們根據(jù)多年管理房地產(chǎn)工作的經(jīng)驗以及對將來房地產(chǎn)市場發(fā)展方向的預(yù)測，對如何管理好房改房檔案進行了以下初步的探索。
一、房改房檔案的收集工作重點把住來源質(zhì)量關(guān) 房改房檔案的內(nèi)容一般包括“個人購房協(xié)議書”、“購房職工基本情況審核表”、“出售房改成本價房計算表”、“現(xiàn)金交款收據(jù)”、“夫妻雙方身份證的復(fù)印件”等等。但是這些內(nèi)容的原始組成并不在檔案部門，而是由房屋基層管理部門、房改部門、交易部門、產(chǎn)權(quán)登記等部門進行的。這樣難免出現(xiàn)一些差錯，所以，我們在收集這些檔案的時候，一定要嚴(yán)格審查清點，缺一項都會鑄成將來的后患。因此我們認(rèn)為檔案部門要與檔案形成的各部門經(jīng)常取得聯(lián)系，互相配合。一是加強宣傳，強調(diào)檔案質(zhì)量的重要性，引起重視。二是加強監(jiān)督，并協(xié)助整理立卷，盡可能收集齊全不缺項，并按去偽存真的原則，剔除無用無關(guān)或假冒材料。三是加強檔案的質(zhì)量檢查關(guān)，對新建的房改房檔案，要一卷一卷的清點，缺項的一定做好記錄，雙方簽字蓋章，責(zé)任明確，并督促有關(guān)部門盡快補充。
二、房改房檔案的科學(xué)管理
1、房改房檔案要單獨編目分類
房改房分為個人購買1/3產(chǎn)權(quán)和個人購買全產(chǎn)權(quán)，購買全產(chǎn)權(quán)檔案要區(qū)別于購買1/3產(chǎn)權(quán)檔案，它們不能編在一個類目中，要分別立類編目立卷，這主要有利于辦證工作的開展，因為購買1/3產(chǎn)權(quán)的住戶就不能辦理全產(chǎn)權(quán)證，購買全產(chǎn)權(quán)的住戶就能辦理產(chǎn)權(quán)證。如果不單獨立卷，混為一起，就會給房屋辦證工作帶來混亂，給國家造成損失，所以做好房改房檔案單獨編目分類工作有利于房改工作的統(tǒng)計，各種數(shù)字的掌握以及制訂新政策時提供有關(guān)決策依據(jù)，同時對一種性質(zhì)檔案管理的連續(xù)性、規(guī)范性都是有好處的。
2、房改房檔案的上架排放要遵照科學(xué)化、規(guī)范化的原則
房改房檔案的形成，不是短時期的，而是需要很長一段時間，逐漸積累才能形成。另外，隨著房改房進入二、三級市場后產(chǎn)權(quán)人還要不斷的發(fā)生變化，房改房檔案也要不斷的發(fā)生變化，還有房改房售房單位多樣化，有政府部門，有市政各局，有黨政機關(guān)等等。各部門售出的房屋的時間又差別較大，同是一個單位的一棟樓房，可是售出每套每戶的時間卻不同，甚至能相隔許多年等等。由于這些復(fù)雜的特點，所以房改房檔案上架排放時，就要考慮一個萬全之策，既要適應(yīng)當(dāng)前需要又能適應(yīng)將來變化的特點，既要考慮建檔時間的順序問題，又要考慮整棟樓房的完整性問題，也就說要科學(xué)化、規(guī)范化管理必須做到以下幾點：
 ⑴按區(qū)域劃分上架排列的原則
我們認(rèn)為按區(qū)域劃分有更多的優(yōu)越性，我市直管公房分布于東區(qū)、西區(qū)、仁和區(qū)，共計每棟均有房改房售出，我們不管它是哪個企事業(yè)單位，不管原先是什么產(chǎn)權(quán)性質(zhì)的公房，只要是在某個行政區(qū)內(nèi)售出的房改房，我們都將其放在一個排架上。這樣做的好處是便于統(tǒng)計掌握各行政區(qū)內(nèi)售出的房改房的情況，便于區(qū)分房改房的位置，便于調(diào)閱查詢，便于以后的動態(tài)管理。
 ⑵按一棟樓房一個檔案的原則
在行政區(qū)域劃分上架排列的原則下，最好還是再按一棟房屋一個檔號的原則保管房改房檔案。我們根據(jù)實際情況分析覺得按一個產(chǎn)權(quán)人一檔會有許多麻煩不便。比如：一棟樓房的數(shù)十套房子可能要分好多次好多年售出，如不放在一起將不能統(tǒng)計在某個時期內(nèi)這棟樓究竟已售出多少套房子，還有多少套沒售出。其次是售出的房子將來還要發(fā)生產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移，每轉(zhuǎn)移一次也會出一次相同的房管號和門牌號，既不便于管理又不便于查清一套房子在整個存在期間內(nèi)發(fā)生演變的全過程。
 ⑶按兩種時間概念的順序排列的原則
這里所說的時間順序，是在以棟房屋為一個保管單位的原則進行的，是有條件的時間順序。就是說大的原則是以一棟房屋售出的時間先后排列，在一棟樓房的檔案內(nèi)再按每套房子售出的時間順序排列，這里是有兩個“時間”概念的，不能混為一談。
3、做好房改房檔案的動態(tài)管理，為房產(chǎn)工作的發(fā)展起到保障作用
房改房售出以后陸續(xù)將進入二、三級市場，產(chǎn)權(quán)交易行為肯定會相當(dāng)活躍，這是房產(chǎn)工作發(fā)展的必然趨勢，這就要求我們檔案工作者要做好房改房檔案的動態(tài)管理，為房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展做好服務(wù)，做好保障。 做好動態(tài)管理，最關(guān)鍵的就是要做到“及時”“準(zhǔn)確”。所謂“及時”就是在產(chǎn)權(quán)人發(fā)生變化時，檔案的變化要及時，要采取來一件變更一件的辦法，不能積累成堆以后再去變更，也不能因為人少，變更有麻煩，客觀條件有困難等原因而拖延變更。         
所謂“準(zhǔn)確”，就是在檔案變更中，一定要認(rèn)真仔細(xì)，本著對法律對社會負(fù)責(zé)的態(tài)度，對各種資料的來龍去脈要填寫清楚，滅失的檔案滅籍要準(zhǔn)確要有標(biāo)記，新生的檔案增籍要準(zhǔn)確。不管是產(chǎn)權(quán)人的增滅籍，還是房屋自然狀況的增滅籍都應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確無誤，絕不能出現(xiàn)張冠李戴現(xiàn)象。有的房屋隨著城市的變化，門牌號碼可能也要發(fā)生變化，這時檔案工作者就應(yīng)及時調(diào)查了解，準(zhǔn)確進行變更登記，必要的時候，還應(yīng)到現(xiàn)場進行調(diào)查核對。原先產(chǎn)權(quán)人是張姓后來又變成李姓，再后來又變成王姓，整理時及時并入新的檔案記錄演變歷史過程。
三、要做好房改房檔案的開發(fā)利用工作
房改房檔案的利用率將來是很高的，比如，發(fā)生交易行為時，發(fā)生租賃行為時，發(fā)生財產(chǎn)抵押時，發(fā)生糾紛時，發(fā)生拆遷時，發(fā)生自然災(zāi)害時，發(fā)生夫妻離婚行為時，發(fā)生繼承行為時，發(fā)生改變用途等等，都需要房改房檔案的證據(jù)作用。這就給房改房檔案的開發(fā)利用工作即帶來生機活力又帶來新的問題，我們檔案工作人員應(yīng)該好好研究一下，既能發(fā)揮檔案的作用，又能保障房改工作的順利進行，這是一件很好的事，我們進行了一些探索，認(rèn)為應(yīng)做好以下兩個方面的工作。
1、加強縮引目錄的編號，力求簡明科學(xué)
這么大的數(shù)量，這么長的形成時間，這么活躍的變化，沒有一個簡明科學(xué)的目錄索引是很難實現(xiàn)方便利用這句話的。究竟怎樣編號為好，我們覺得應(yīng)該注意以下幾個原則：一是按區(qū)域編號的原則；二是按街名的原則；三是按原售房產(chǎn)權(quán)單位的原則；四是按房管號的原則；五是按檔號的原則。以上這些原則，既可以合并使用，也可以單獨使用，縮引目錄可以形成二種以上的形式，用戶查閱時，提供的哪種條件最準(zhǔn)確就用哪種目錄縮引形式調(diào)出。
2、利用微機建立機讀目錄
有了微機，有了科學(xué)的軟件程序，將會給我們檔案工作人員減少無數(shù)的麻煩和勞苦。但是微機的軟件程序編制需要考慮如下幾個因素：產(chǎn)權(quán)人姓名、門牌號、房管號、檔號、購房時間、房屋面積、原產(chǎn)權(quán)單位、存放位置等，由于微機的神奇作用，只要用戶任意提供其中一個因素，微機都能在很短的時間內(nèi)準(zhǔn)確的調(diào)出所要查閱的檔案資料。
以上是我對房改房檔案管理工作的一點粗淺認(rèn)識，以后還要結(jié)合實際工作不斷的探索，力求在房改房檔案管理工作中，不斷提高管理水平。