照片檔案是單位以及個人從事各種活動形成的對單位有保存價值的并按一定原則和方法經(jīng)過加工整理，集中保管起來的各種照片。企業(yè)的照片檔案是企業(yè)檔案全宗的一個重要組成部分，它能真實生動地反映出企業(yè)在各個方面的一些重要場面，其形象逼真的特點能對文字檔案作有力的補充。因此，對照片檔案的收集、整理和保護是非常必要和重要的。
    在基層企業(yè)單位，特別是一些規(guī)模較小的企業(yè)，每年產(chǎn)生的、具有保存價值的，并能充分反映本企業(yè)的重大事件、重要會議、重大情況的照片不多。但其作為記錄企業(yè)發(fā)展的另一種形式載體，又不能不歸檔保存。通過實踐，我們認為按內(nèi)容——年度或跨年度組卷（即按每年組一卷或數(shù)卷，或數(shù)年組一卷或數(shù)卷）較為適應(yīng)，也更利于照片檔案的整理、保管和利用。下面就談?wù)務(wù)掌瑱n案按內(nèi)容——年度或跨年度組卷的做法、體會及存在的問題。
    一、照片檔案按內(nèi)容——年度或跨年度給卷的方法
    （一）收集。照片檔案的收集是照片檔案整理的首要環(huán)節(jié)。由于照片歸檔并形成照片檔案這項工作起步較晚，人們對照片檔案的觀念意識較淡薄，甚至不將照片作為檔案的一個組成部分進行歸檔，致使大量具有保存價值的照片散落在各部門或攝影者手中。因此，要明確照片檔案收集工作的重要性，做好照片檔案全面、及時的收集工作。一是要通過制定規(guī)章制度和采取切實可行的措施，使有關(guān)部門或攝影者定期或按每季度向檔案室交照片，并通過讓檔案部門給有關(guān)部門或攝影者購買的膠卷和沖洗照片的發(fā)票簽字后，財務(wù)才能報銷的制約手段，強制照片歸檔制度的執(zhí)行；二是檔案部門要隨時了解掌握本企業(yè)各種重大活動和工作安排進行及時跟蹤收集；三是檔案部門根據(jù)年終本企業(yè)大事記，進行全面核查，看看有無遺漏，及時補交；四是年初收集文書檔案時同時下發(fā)歸檔通知催收。
    （二）整理。對于收集到的照片，不能急著一律存檔，首先應(yīng)對其進行鑒定、分類，將一組記錄同一內(nèi)容、時間的照片、底片進行排列，然后選出有保存價值的照片和相對應(yīng)的底片，分別用白紙包好，裝在同一編有順序號的信封里，并在封面上寫清楚本照片（底片）的文字說明、攝影者、拍攝地點、拍攝時間等內(nèi)容，集中存放。為了使整理照片有序不錯，平時要做好歸檔工作，待年終確定本年度照片確已收齊后，再集中利用一段時間進行統(tǒng)一立卷。
    對選出的照片要按內(nèi)容——時間順序分組編排，并在平時歸檔的基礎(chǔ)上，對每張照片（底片）進行編號。照片、底片要編同一個號，以便于查找。根據(jù)《攀鋼照片檔案管理辦法》（試行）要求，我們在照片背面右下腳編上“全宗號—目錄號—案卷號—照片號—底片號”，如：07—01—003—05—61；在照片檔案案卷芯頁記錄文字部分的地方，即每張照片旁編對應(yīng)的：照片號/底片號，如：05/61；在照片對應(yīng)的底片乳劑面片邊上用筆編寫：全宗號—底片號，如07/61。這三個號實質(zhì)是同一個號，都是記錄“1994年4月1日攀鋼耐火材料有限責任公司成立并掛牌”這一歷史活動組照片的其中一張照片和底片的號。照片號是以每卷照片檔案（一個立檔單位）編一個大流水號；底片號是以底片檔案冊（一個立檔單位）編一個大流水號。以此類推，每張照片（底片）都照此法編號歸檔，定不會出錯。
    基層企業(yè)單位由于年發(fā)生的重大事件、重大活動、重要會議較少，每年產(chǎn)生的照片不多，即使將一次活動的一級照片全用來歸檔，也不能單獨立為一卷，且重復較多，也沒必要。因此，如死搬硬套條文，必須按規(guī)定每年組一卷或數(shù)卷照片檔案，這對于基層企業(yè)單位來說就有些勉為其難。故我們通過實踐，將近幾年零星收集來的較有價值的照片（底片）進行了鑒定、分類、編排。根據(jù)照片反映的內(nèi)容，按內(nèi)容——跨年度組了幾個專題卷。如：組成了一卷跨年度的“重要會議”卷，即：從1994年4月1日至2000年1月24日止六年間，攀鋼耐材公司召開各種重要會議形成的照片檔案卷；一組榮譽照片檔案卷，一組各種重要活動照片檔案，我們還將組歷年產(chǎn)品照片檔案卷等專題卷。并在每卷案卷前分別編寫每組照片的總說明，在案卷芯頁每張照片旁編寫分說明，用詳細的文字說明介紹照片內(nèi)容，以保證整理出來的照片檔案有照片、底片和文字說明三部分組成，使零散的照片轉(zhuǎn)換成具有保存價值的照片檔案得以妥善保存，同是也保持了照片檔案的有機聯(lián)系，更有利于保管和利用。
    （三）按文書檔案組卷要求，給每卷照片檔案冊編案卷號、頁號，抄寫卷內(nèi)目錄，填卷內(nèi)備考表，擬寫案卷標題和編制案卷目錄。
    （四）將底片按大流水編號后，裝入底片袋，并在底片袋上編寫底片相應(yīng)的號碼后，再插入底片檔案冊保存。
    二、對照片檔案按內(nèi)容——年度或跨年度組卷的體會
    1、照片檔案按內(nèi)容——年度或跨年度組卷，有較多好處。這樣做不僅能夠很好地保護歷史照片，使照片檔案內(nèi)容具有連續(xù)性，也為查找利用照片檔案提供了方便。如按內(nèi)容——年度尤其是跨年度組卷，其特點在于查找利用某一時期內(nèi)的某一類活動照片時非常方便。例如，要查找本公司召開歷次職代會的照片時，只需從照片檔案案卷目錄上直接查找這一時段的“重要會議”類照片檔案卷即可很快查到。也可利用微機直接進入檔案管理系統(tǒng)點擊“照片檔案”查抄“重要會議”即可查到。其實，照片檔案按內(nèi)容——年度或跨年度組卷，實質(zhì)就是把照片按時段——專題分類。因此，為便于快速查找，最好是除編制照片檔案目錄外，還應(yīng)按照照片內(nèi)容編制照片檔案專題案卷目錄。如：重要會議專題、重要活動專題、各類產(chǎn)品照片專題、榮譽檔案照片專題等目錄供查找利用。我們認為照片檔案按內(nèi)容——年度或跨年組卷法，比較適用于年產(chǎn)照片較少的小單位或基層企業(yè)單位組卷。
    2、照片檔案具有的直觀性、生動性、專題性和集中性是其他文字檔案所不具備的，但它與文字相比具有無法詳盡記載信息、深入揭示事件內(nèi)涵的局限性，尤其是按內(nèi)容——年度或跨年度組卷的照片檔案跨年度時間長。因此，在整理和鑒定照片檔案時，應(yīng)將文字檔案與照片檔案二者有機地結(jié)合起來，即在照片檔案案卷中的每張文字說明部分的參見號欄內(nèi)，標明該照片內(nèi)容所對應(yīng)的文字檔案案卷的種類，保管期限和案卷號等，使二者形成互補，可極大地提高照片檔案的利用價值。
    三、按內(nèi)容——跨年度（年度）組卷存在的問題
    1、備用片增大了檔案部門的工作量。照片檔案按內(nèi)容——跨年度（年度）組卷法，照片需要積累到一定的數(shù)量，也就是一定時間后，才能組成一個照片檔案案卷。這樣照片在末形成照片檔案案卷之前既不便于統(tǒng)計、也不便于保管，更不便于利用。對此，為解決利用問題，只能采取保存?zhèn)溆闷姆椒ā＜疵看沃卮蠡顒踊蚴录紩a(chǎn)生較多的照片，而這些照片不可能也沒必要全部歸檔保存，在保證歸檔選片后，可將剩余部分照片選些作備用片保存，以發(fā)揮其利用價值。如反映本公司文明建設(shè)等方面的照片，我們就選取了一些具有典型性、代表性、綜合性的備用照片歸檔保存，在公司審報文明單位時便及時提供利用了。備用片平時應(yīng)保存在原分類照片信封內(nèi)，用時需將備用片背面寫上與信封編號相同的編號，這樣照片即使拿出來用后，也不會弄錯或出現(xiàn)混亂，用完后將備用片按信封上的編號順序排好，裝在信封內(nèi)一起保存，待日后需要時再用。
    2、照片檔案跨年度組卷在保管利用上存在有夠規(guī)范化的問題。照片檔案管理對庫房環(huán)境及保管裝具等條件要求較高。而基層企業(yè)檔案室目前大多不具備專門保管照片檔案的環(huán)境條件，一般照片檔案都同文書檔案保管一室。如遇未及時整理立卷，又未保管妥當，照片則很容易因潮濕高溫而發(fā)生粘連，底片長霉，造成畫面損壞。所以，照片收集到檔案部門后，一定要及時鑒定、分類、分裝、編排。并保持每年一次裝卷，待照片裝到一定量或時間（夠一卷后），再按規(guī)定組成一個規(guī)范的專題照片檔案卷。
    隨著企業(yè)生產(chǎn)，、經(jīng)營、科技事業(yè)的日益繁榮，照片檔案的數(shù)量在基層企業(yè)也會越來越多，對這一檔案資源的開發(fā)利用也越來起迫切。因此，應(yīng)制定更加完善的照片檔案管理制度和辦法，采取各種有效措施，使照片檔案的管理、整理、組卷等，更加規(guī)范、標準和適用。