高校教學(xué)檔案是指高校在教學(xué)管理和教學(xué)活動中直接形成對學(xué)校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像和實(shí)物等不同形式的歷史記錄，是普通高等學(xué)校檔案的主體。具體包括:教學(xué)計劃與總結(jié)、學(xué)術(shù)研究、學(xué)科建設(shè)、教學(xué)大綱、教學(xué)日歷、學(xué)生成績與學(xué)籍、考試安排、課表和各種規(guī)章制度［1］。而二級教學(xué)單位的教學(xué)檔案管理工作，是學(xué)校衡量、評價各教學(xué)單位教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)秩序的重要指標(biāo)之一，對二級教學(xué)單位乃至整個學(xué)校的發(fā)展都有著重要的意義。所以，加強(qiáng)對二級教學(xué)單位教學(xué)檔案管理，進(jìn)一步提高其教學(xué)檔案工作質(zhì)量，使其科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，有利于更好的維護(hù)高校教學(xué)管理秩序，提高本科教學(xué)管理效率和服務(wù)質(zhì)量。

1提高二級教學(xué)單位教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的必要性

1.1二級教學(xué)單位教學(xué)檔案工作要適應(yīng)高校教學(xué)改革

隨著高校教學(xué)體制改革的不斷深入，實(shí)行校院二級管理使得學(xué)校二級管理的職能、內(nèi)容和權(quán)限范圍都發(fā)生了很大的變化，因此二級教學(xué)單位的教學(xué)檔案管理也隨之發(fā)生了根本性的變化，如一些教學(xué)文件的制定可由各二級教學(xué)單位完成。而高校招生的不斷擴(kuò)大，學(xué)校教學(xué)體制的重大變化，如實(shí)行彈性學(xué)制、選課體系等，為二級教學(xué)單位的教學(xué)檔案管理增加了更豐富更復(fù)雜的內(nèi)容。所以只有科學(xué)的進(jìn)行教學(xué)檔案管理才能適應(yīng)高校教學(xué)改革的要求。

1.2二級教學(xué)單位教學(xué)檔案工作要正確反應(yīng)教學(xué)成績

二級教學(xué)單位是高校基層的教學(xué)部門，二級教學(xué)單位教學(xué)檔案室在教學(xué)活動和教學(xué)管理過程中直接形成的原始資料，能真實(shí)、客觀的反應(yīng)在教學(xué)活動中各個環(huán)節(jié)的教學(xué)管理工作。尤其在對高校辦學(xué)條件，教學(xué)管理水平，教學(xué)質(zhì)量等方面做出了客觀真實(shí)的評價具有重要的作用。所以加強(qiáng)二級教學(xué)檔案工作的管理和建設(shè)，可以為教學(xué)評估提供更規(guī)范更系統(tǒng)的信息和數(shù)據(jù)。

1.3二級教學(xué)單位教學(xué)檔案工作要適應(yīng)信息技術(shù)的快速發(fā)展

紙質(zhì)性質(zhì)的檔案管理，手工方式的材料收集、檢索等都已表現(xiàn)出滯后性、低效率性，影響了教學(xué)檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的教學(xué)檔案管理工作，如開展網(wǎng)絡(luò)教學(xué)質(zhì)量測評平臺，學(xué)生成績網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，學(xué)生上網(wǎng)選課系統(tǒng)等，能大大提高教學(xué)檔案管理工作的效率［2］。

2二級教學(xué)單位檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案工作意識薄弱

受傳統(tǒng)習(xí)慣的影響，二級教學(xué)單位的領(lǐng)導(dǎo)和教職工，絕大多數(shù)只重視教學(xué)活動、科研工作及其他行政工作，往往忽視在此過程中形成的檔案材料的管理工作。在此期間形成的一些如學(xué)生成績、課程設(shè)置、師資隊伍建設(shè)、教學(xué)評價等的教學(xué)檔案材料也往往由非專業(yè)的檔案管理人員兼顧。這些檔案管理人員有的是該行搞檔案管理工作的，有的是其他工作人員兼職的。檔案工作意識薄弱，檔案管理水平普遍低，檔案建立缺乏系統(tǒng)性和完整性，導(dǎo)致了實(shí)際管理工作中出現(xiàn)管理檔案難、歸檔難、檔案開發(fā)利用難等被動局面。所以在教學(xué)檔案管理工作中迫切需要既有檔案專業(yè)知識又懂計算機(jī)的復(fù)合型人才。

2.2教學(xué)檔案資料收集不齊全

目前，大多數(shù)二級教學(xué)單位在整理收集教學(xué)管理部門組織教學(xué)過程中所形成的文件時，往往只注重紙質(zhì)文檔的收集，而忽略了電子文檔和影像資料的收集，應(yīng)當(dāng)歸檔的珍貴教學(xué)實(shí)踐和科研材料依然散落在教學(xué)單位或個人手中［3］。收集較多的材料是學(xué)校制發(fā)的各類文件，本院學(xué)生的畢業(yè)論文，以及教學(xué)管理中的一些常規(guī)性材料，而忽略了二級教學(xué)院人才培養(yǎng)特色，學(xué)科專業(yè)特色和科學(xué)研究優(yōu)勢。歸檔資料不完整，檔案的內(nèi)容雷同，利用價值不大，影響了二級教學(xué)單位教學(xué)檔案工作的開展。

2.3教學(xué)檔案的分類缺乏系統(tǒng)性和關(guān)聯(lián)性

有的學(xué)校各職能部門和教學(xué)系部檔案材料的收集和整理帶有很大的隨意性，沒有明確的歸檔范圍和要求，只重視紅頭文件的收集和整理，不重視本部門教學(xué)管理材料的歸檔。這不僅直接影響檔案的質(zhì)量，而且也影響其歷史憑證的作用。

2.4檔案管理制度不健全，體制不完善。

在不少二級教學(xué)單位檔案管理上還存在一些薄弱環(huán)節(jié)。如:還沒有制定或形成相應(yīng)的管理規(guī)章制度和實(shí)施細(xì)則，使檔案管理員職責(zé)不明確，工作上有很大的隨意性，再加上沒有配置專門的合理的機(jī)構(gòu)，基本上是誰收集使用材料，誰管理檔案，歸檔范圍和歸檔要求沒有明確規(guī)定，造成了檔案管理不規(guī)范，出現(xiàn)了集中管理檔案難、歸檔難、檔案開發(fā)難等局面。雖然在二級教學(xué)單位檔案室使用了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但記錄信息過于簡單，多數(shù)采取封閉式管理，只對本院師生開放，沒有聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資源共享。管理體制不完善，檔案管理手段落后，這在很大程度上影響了教學(xué)檔案管理的效率。

3加強(qiáng)教學(xué)檔案建設(shè)和管理的建議和措施

3.1增強(qiáng)意識，不斷提高檔案人員知識修養(yǎng)和組織協(xié)調(diào)能力，同時檔案管理人員還要樹立服務(wù)意識

由于在收集、整理各類教學(xué)檔案過程中，涉及學(xué)校和二級教學(xué)單位的眾多部門和個人，不僅要傳達(dá)教學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校教務(wù)處的工作安排，而且還要聽取、解決師生反應(yīng)的問題，最終將教學(xué)檔案完整系統(tǒng)的材料歸檔。這就需要管理人員具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力，時刻保持清醒的頭腦。教學(xué)檔案的最終目的是為教學(xué)服務(wù)，為廣大師生服務(wù)，管理人員要按照教學(xué)規(guī)律和系教學(xué)檔案資源現(xiàn)狀，把教學(xué)活動中的各種可利用的檔案資源可能以最優(yōu)方案組合起來，發(fā)揮其最大效用，以達(dá)到服務(wù)的目的，而服務(wù)質(zhì)量的提高，需要管理人員有良好的職業(yè)道德修養(yǎng)、健康的心理素質(zhì)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、特別是要有自覺的服務(wù)意識。

3.2規(guī)范管理，確立教學(xué)檔案歸檔范圍。

教學(xué)檔案材料要側(cè)重于教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理過程中的原始記錄和基礎(chǔ)材料，所有文件材料都必須歸檔，并保證材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。同時，必須遵循教學(xué)文件材料自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，符合教學(xué)管理和教學(xué)活動的成套性特點(diǎn)。

3.3建立健全切實(shí)可行的檔案管理制度

為保證高校檔案的完整齊全，必須制定相應(yīng)的規(guī)章制度，二級教學(xué)單位應(yīng)把檔案工作列入學(xué)校整體規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入教學(xué)、科研工作計劃和規(guī)章制度，把文件材料的形成積累、整理歸檔納入各項工作程序，列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍，要求教學(xué)任務(wù)的布置，教學(xué)工作的檢查，優(yōu)秀教學(xué)成果、畢業(yè)論文的總結(jié)，科研成果和教材的驗(yàn)收與檔案管理同步進(jìn)行;優(yōu)化考核制度，定期進(jìn)行考核，并將考核結(jié)果和個人經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，成為有約束力的法規(guī)體系，從而保證檔案工作順利開展。為了解決檔案收集難的問題，必須制定行之有效的規(guī)章制度，建立和強(qiáng)化立卷歸檔的責(zé)任體系［4］。

3.4為了適應(yīng)新時期檔案管理工作的需要，加強(qiáng)培養(yǎng)教學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

教學(xué)檔案的工作質(zhì)量的好壞，與檔案管理人員有直接的關(guān)系。要建設(shè)好的高素質(zhì)的檔案管理隊伍，首先要提高檔案管理人員的政治素質(zhì)，及職業(yè)道德修養(yǎng)、理論修養(yǎng)和紀(jì)律修養(yǎng)，提高責(zé)任心，使他們牢固樹立教學(xué)檔案必須為教學(xué)工作服務(wù)的思想。其二是領(lǐng)導(dǎo)重視。定期對檔案員開展崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，使檔案管理者能夠及時學(xué)到新知識、掌握新技術(shù)，從而提高檔案員的檔案管理水平。其三做好檔案管理員的計算及應(yīng)用理論和技能的培訓(xùn)，提高他們的計算機(jī)管理應(yīng)用能力，掌握計算機(jī)操作、數(shù)據(jù)庫的使用技能，具備計算機(jī)運(yùn)用、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用及對聲音、圖像、影像等多媒體資料進(jìn)行處理的能力，成為具備檔案管理能力，又能熟練使用現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才，只有這樣，才能適合新時期教學(xué)檔案管理的要求。

3.5注重教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)和利用

檔案的生命力在于它的實(shí)用性。因此，檔案管理人員要主動參與管理活動，進(jìn)行調(diào)查研究，及時了解和掌握各部門教學(xué)活動情況，避免教學(xué)文件材料亂扔亂放，用時找不著，不用時又嫌礙事的狀況。主動為教學(xué)工作服務(wù)，為深化學(xué)校的各項改革提供信息。教學(xué)檔案集中來源于教學(xué)管理業(yè)務(wù)部門，特別是學(xué)校教師需要解決教學(xué)方面的某些問題或是領(lǐng)導(dǎo)處理問題要作的決策，檔案人員能及時提供利用;還有畢業(yè)生就業(yè)，用人單位往往需要通過檔案獲取畢業(yè)生的第一手資料。如學(xué)生成績總冊、學(xué)生獎勵、處分材料及其愛好、特長等都能提供參考利用［5］。

總之，高校教學(xué)檔案，特別是二級教學(xué)單位形成的原始教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)管理，教學(xué)實(shí)踐和教育研究活動的真實(shí)記錄，反映了學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展的歷史全貌。在高校本科層次辦學(xué)過程中，要重視二級教學(xué)單位檔案管理工作，正確分析二級教學(xué)單位在檔案管理規(guī)范化方面存在的問題，同時，要針對問題制定加強(qiáng)二級教學(xué)單位檔案管理規(guī)范化的若干對策。只有這樣做，才能按本科教學(xué)規(guī)律的要求做好二級教學(xué)單位教學(xué)檔案的管理工作，不斷提高本科教學(xué)管理水平和服務(wù)質(zhì)量，從而為學(xué)校教學(xué)改革與發(fā)展提供基礎(chǔ)性保證。