21世紀以來，網(wǎng)絡(luò)信息科技技術(shù)的不斷發(fā)展，帶動了社會經(jīng)濟的發(fā)展，全國各地企業(yè)如雨后春筍般冒出來。企業(yè)的增多，加大了市場經(jīng)濟的壓力，也使得企業(yè)之間的競爭更加激烈。因此，企業(yè)在不斷努力創(chuàng)造產(chǎn)品銷量和利益，同時降低想方設(shè)法降低企業(yè)生產(chǎn)成本。而企業(yè)檔案管理社會化就是為降低企業(yè)成本的需要而提出來的。企業(yè)檔案管理社會化不僅能降低企業(yè)生產(chǎn)成本投入，還能提高企業(yè)管理水平，最終為企業(yè)創(chuàng)造效益。下面就具體探討企業(yè)檔案管理社會化的問題。

一、企業(yè)檔案社會化管理理念

20世紀80年代，改革開放的春風吹遍了祖國大地，改變了經(jīng)濟體制和企業(yè)的發(fā)展。許多企業(yè)都進行了業(yè)務(wù)外包，利用與整合外部優(yōu)秀、專業(yè)的資源，使得企業(yè)降低生產(chǎn)成本，提高生產(chǎn)效率，從而提高企業(yè)效益。同時，改革開放也帶出社會化分工、社會化服務(wù)、社會化管理等詞語，并使得企業(yè)檔案管理社會化初出成型。目前，企業(yè)檔案管理社會化指的是企業(yè)為了降低生產(chǎn)成本，將部分檔案管理通過業(yè)務(wù)分包的形式，分給社會上專業(yè)的組織或個人進行管理，使檔案管理更加規(guī)范、科學，內(nèi)部管理得到更多利益與競爭優(yōu)勢。企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)主要有檔案數(shù)字加工、檔案管理業(yè)務(wù)、檔案庫房建設(shè)業(yè)務(wù)、檔案管理軟件開發(fā)、檔案管理相關(guān)工作業(yè)務(wù)。

二、不同企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)分包需求的分析

1.房地產(chǎn)類企業(yè)檔案管理分包需求眾所周知，房地產(chǎn)類公司涉及開發(fā)、銷售、物業(yè)等工作，檔案類型多。近年來，經(jīng)濟發(fā)展迅猛，房地產(chǎn)開發(fā)公司也越來越多，有些工業(yè)企業(yè)也加入到房地產(chǎn)開發(fā)隊伍當中。而房地產(chǎn)開發(fā)的項目也越做越大，參與施工單位多，產(chǎn)生許多復雜的工程項目檔案。對于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)產(chǎn)生的檔案，一般都會建立專門的檔案管理室，但是由于房地產(chǎn)類公司檔案繁多，管理起來仍然存在很多漏洞，單一的企業(yè)內(nèi)部管理，讓項目檔案就是一堆數(shù)字，并不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。所以，更多的房地產(chǎn)開發(fā)類公司會把檔案管理分包出去，以獲得更多優(yōu)秀的更專業(yè)的資源，幫助公司獲得更大的效益。房地產(chǎn)類公司檔案管理分包業(yè)務(wù)主要包括幫助企業(yè)建設(shè)檔案管理體系，企業(yè)長期的檔案管理業(yè)務(wù)。2.生產(chǎn)企業(yè)分包檔案業(yè)務(wù)的需求生產(chǎn)企業(yè)主要是以產(chǎn)品為主打的企業(yè)，由于生產(chǎn)需要而購入大量的原料，生產(chǎn)過程中涉及產(chǎn)品加工工藝，以及產(chǎn)品后期的銷售與售后服務(wù)，這些都產(chǎn)生大量的產(chǎn)品檔案。由于生產(chǎn)企業(yè)的檔案類型比較多，有工藝檔案、設(shè)備檔案、原料檔案、產(chǎn)品檔案、客戶檔案等，企業(yè)為了節(jié)約生產(chǎn)成本，一般不會聘請專門的檔案管理人員進行檔案管理。另外，還會把重要的檔案與不太重要的檔案分開管理，以便保護企業(yè)的商業(yè)秘密，防止泄露核心的生產(chǎn)工藝秘密。但是這種分開檔案管理存在著非常大的問題，很有可能丟失或者弄亂檔案，不利于長期保存檔案，以及查找相關(guān)檔案。企業(yè)隨著社會市場經(jīng)濟的發(fā)展，認識到分開管理檔案的弊端和問題的嚴重性，為了更好的企業(yè)發(fā)展與更規(guī)范的檔案管理，更多生產(chǎn)企業(yè)需要并選擇專業(yè)的檔案管理組織或個人來承接企業(yè)的檔案管理工作。3.國有企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的需求一般大型企業(yè)都會有專門的檔案管理室，而檔案管理室歸于行政部門管理。在國有企業(yè)中，檔案管理在原則上按照《企業(yè)檔案管理規(guī)定》或《國有企業(yè)文化材料的歸檔方法》等國家檔案管理的法規(guī)來管理企業(yè)檔案。雖然國有企業(yè)管理檔案方法方式比一般企業(yè)規(guī)范，但是相對一般企業(yè)，國有企業(yè)規(guī)模較大，檔案繁多，管理工作相對復雜。如政府中的檔案，會采取統(tǒng)一管理模式，不同等級的政府部門則分級執(zhí)行檔案管理。大型國有企業(yè)則較為重視檔案管理工作，設(shè)立專門的檔案管理部門及聘請專業(yè)的檔案管理人才來做檔案管理工作。即使如此，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，國有企業(yè)的規(guī)模不斷擴大，檔案隨之增多并復雜，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理難度增加，檔案管理工作需要分包出去。國有企業(yè)將檔案管理業(yè)務(wù)分包出去，不僅有利于企業(yè)內(nèi)部管理工作的進行，還為企業(yè)減少不必要的人力資源，同時，檔案管理工作更加規(guī)范，建立健全更加完善的檔案管理體系，獲得更多優(yōu)秀的專業(yè)資源，為企業(yè)創(chuàng)造更大的利益。

三、分析企業(yè)檔案管理社會化的必要性

1.社會化企業(yè)檔案管理降低管理成本、增加資源利用率企業(yè)檔案管理的社會化不僅能有效降低企業(yè)檔案管理的成本投入，還能增加企業(yè)檔案資源的利用效率，企業(yè)最終獲取更大的效益。企業(yè)檔案管理社會化的必要性有兩方面。一方面，企業(yè)將檔案管理的工作分包出去，而承接分包業(yè)務(wù)的組織或個人憑借自身的專業(yè)和實力，對檔案進行專業(yè)化、規(guī)范化管理。近年來，承接檔案管理的中介機構(gòu)越來越多，企業(yè)投入的管理成本相對減少。另一方面，專業(yè)的檔案管理機構(gòu)提供檔案管理服務(wù)的同時，利用企業(yè)的檔案信息，整合其他優(yōu)秀資源，為企業(yè)創(chuàng)造利益，實現(xiàn)資源再次利用。一般企業(yè)與檔案管理機構(gòu)達成業(yè)務(wù)合作關(guān)系，就會簽署相關(guān)保密協(xié)議。而檔案管理機構(gòu)想要贏得更多的業(yè)務(wù)和聲譽，必須為其合作企業(yè)維護并保守檔案信息及商業(yè)機密，為自身機構(gòu)長遠發(fā)展打下良好基礎(chǔ)，實現(xiàn)企業(yè)與檔案管理機構(gòu)的共同發(fā)展。2.企業(yè)檔案管理的社會化為社會提供更多機會企業(yè)檔案管理的社會化管理不僅能實現(xiàn)資源的最優(yōu)化配置，還能為社會提供更多市場，提供更多創(chuàng)業(yè)與就業(yè)機會。檔案管理本來是企業(yè)內(nèi)部管理的問題，但隨之企業(yè)檔案社會化管理的出現(xiàn)，就出現(xiàn)了專業(yè)的檔案管理機構(gòu)公司，學校就會培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，市場就會增加更多的檔案管理崗位。企業(yè)利用檔案管理機構(gòu)的人才技術(shù)資源，增強檔案資源的利用率。同時，檔案管理機構(gòu)得到相應(yīng)的發(fā)展，滿足市場發(fā)展的需求。3.有助于實現(xiàn)資源優(yōu)化配置進入新時期以來，隨著市場經(jīng)濟體制不斷深入，在這種情況下使得企業(yè)員工有以往終身制轉(zhuǎn)向聘用制，這對于提高人才流動性發(fā)揮了重要的作用，但從企業(yè)檔案管理角度來說卻讓此項工作量及難度都增加了，但企業(yè)檔案管理社會化地實施能夠很好地解決這一問題。首先，企業(yè)檔案管理社會化不但能夠在細化分工情況下借助于外部資料為企業(yè)檔案管理工作進行服務(wù)，進而有效地建設(shè)此項工作量與難度，并且專業(yè)外部服務(wù)地引進還可以在減少企業(yè)檔案管理諸如人員、設(shè)備等方面的投入情況下提升其利用效率。其次，企業(yè)檔案管理社會化地實施還可以借助于專業(yè)的檔案管理機構(gòu)使得社會資源得以有效地利用，并且在統(tǒng)籌社會資源情況下有助于資源優(yōu)化配置，這也是當前市場經(jīng)濟發(fā)展中所提倡的一大重點。

四、分析企業(yè)檔案管理社會化的可行性

首先，現(xiàn)代科學技術(shù)為企業(yè)檔案管理社會化提供了可行性條件。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時代，把地球縮小到足不出戶便知天下事。所以，企業(yè)利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理，能隨時隨地進行有效的交流合作，為雙方節(jié)約更多是時間和人力物力，提高了企業(yè)的辦事效率，從而提升企業(yè)的效益。其次，規(guī)范的檔案管理機構(gòu)和健全的中介服務(wù)市場，為企業(yè)檔案管理社會化可行性提供了有利保障。最后，從長遠發(fā)展來看，企業(yè)檔案管理社會化的可行性是可以滿足企業(yè)發(fā)展需求，也是提高企業(yè)效益的有效手段。企業(yè)檔案社會化管理已經(jīng)逐漸被各大企業(yè)所接受，而檔案管理機構(gòu)也將越來越多，這類中介服務(wù)市場也將逐步規(guī)范。

五、企業(yè)檔案管理社會化主要形式

通過對相關(guān)文獻研究以及結(jié)合筆者工作實踐來看，企業(yè)檔案管理社會化主要有三種形式：1.集中統(tǒng)一管理集中統(tǒng)一管理是企業(yè)檔案管理社會化主要形式之一，目前被廣泛地采用，這主要是得益于其相較于以往管理形式具有以下兩方面優(yōu)點：第一，對企業(yè)來說，檔案集中統(tǒng)一管理形式地應(yīng)用不但能夠在有效地降低此項工作中有關(guān)設(shè)備與人員投入情況下減少成本支出，同時也有助于提高檔案管理利用的便捷性；第二，結(jié)合實踐來看，以往企業(yè)檔案工作中采用傳統(tǒng)管理形式時，其主要是通過人員級別、所屬部門等規(guī)則進行分別管理，如此一來便會造成檔案管理工作效率性不高，同時相關(guān)信息資源地應(yīng)用率也較低。而集中統(tǒng)一管理形式地應(yīng)用使得企業(yè)能夠借助于專業(yè)機構(gòu)對檔案開展集中統(tǒng)一管理，這樣一來不僅實現(xiàn)了專業(yè)化、規(guī)范化以及高效化，同時也能夠大大地提升企業(yè)檔案工作效率及應(yīng)用率。2.集約化管理對企業(yè)來說，檔案管理工作不僅是其信息管理資產(chǎn)與知識產(chǎn)權(quán)重要內(nèi)容，同時它也會對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營地有效開展構(gòu)成一定的影響。在以往企業(yè)檔案傳統(tǒng)管理工作開展時往往是利用一套計算機系統(tǒng)，并且相關(guān)管理制度與方法等都不太完善，另外在加上人事流動大的干擾，如此一來便會造成企業(yè)檔案管理工作量及難度增加。在這種情況下，通過將集約化管理應(yīng)用到企業(yè)檔案管理工作中，可以使得此項工作借助于網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)管理地應(yīng)用而極大程度提升檔案工作效率及治療。此外，隨著越來越多先進技術(shù)及手段應(yīng)用在集約化管理形式中，這就更進一步提升企業(yè)檔案管理工作效率、便捷性以及安全性，從而使得企業(yè)更好地利用相關(guān)信息資源來保障生產(chǎn)經(jīng)營有效開展。3.實施檔案外包，提升企業(yè)競爭力隨著我國各種企業(yè)的逐漸壯大，企業(yè)的用工量和業(yè)務(wù)量的不斷攀升，在這種情況企業(yè)現(xiàn)有的人力、物力資源對于發(fā)展來說本已無法滿足企業(yè)的發(fā)展，這樣一來如何解決繁重的企業(yè)檔案管理工作成為一個難題。而通過實施檔案外包規(guī)則，借助于檔案管理機構(gòu)為企業(yè)檔案管理提供了便利，促進企業(yè)的管理性發(fā)展，業(yè)務(wù)外包不僅能增強企業(yè)對檔案資料的需求，提高效率，更能增強企業(yè)的競爭力。

六、結(jié)束語

隨著我國市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各種企業(yè)的規(guī)模不斷擴大，企業(yè)檔案越來越多，檔案管理工作難度逐漸增大，解決企業(yè)檔案管理問題成為企業(yè)首要問題。企業(yè)檔案管理社會化是解決企業(yè)檔案管理問題的有效措施，專業(yè)的檔案管理機構(gòu)為企業(yè)提供專業(yè)有效的管理服務(wù)，同時為企業(yè)節(jié)約管理成本，降低運營難度，保障檔案管理長久保存，便于查找，實現(xiàn)檔案信息雙重利用，有助于加強企業(yè)整體規(guī)范有效管理。有鑒于此，上文在充分結(jié)合筆者對相關(guān)文獻研究以及自己多年工作實踐經(jīng)驗，重點圍繞于企業(yè)檔案管理社會化問題展開探究，以供廣大同行參考。

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作者：劉麗麗 單位：北京京能房山熱力供應(yīng)有限公司